إحاطة أعضاء لجنة المالية

1 -    طلبت اللجنة إحاطتها علما بالوسائل التي تضمن تلبية المشروعات الممولة بالتبرعات لمعايير المنظمة بشأن قبول هذه المساهمات. وفيما يلي معايير هذا القبول ووسائل تدعيمها.

النصوص الأساسية: اللائحة المالية 6-7 (اقتباس)

2 -     تنص اللائحة المالية 6-7 على ما يلي: "للمدير العام أن يقبل التبرعات ..... بشرط أن يكون الغرض من هذه التبرعات والأموال متمشيا مع سياسات المنظمة وأهدافها وأنشطتها".

3 -     ترصد لجنة استعراض البرامج والمشروعات مدى التقيد بهذا الشرط. ومن المعلوم أن جميع البرامج والمشروعات المقترحة تقدم إلى اللجنة لاستعراضها في ضوء المعايير التي تنظم التوجهات العامة
للمشروعات التي تنفذها المنظمة ضمن إطار البرنامج الميداني. ويشار إلى أن كافة المشروعات، باستثناء مشروعات الطوارئ، تخضع لهذا الاستعراض. وتستعرض اللجنة فقط المشروعات، التي تم التأكد من تمويلها، من خلال الاتصالات الرسمية وغير الرسمية مع الجهات المتبرعة المعنية. وهكذا فان المشروعات التي لا تحظى بموافقة اللجنة، لن توافق المنظمة على تنفيذها.

4 -     وتتكون لجنة استعراض البرامج والمشروعات من مساعدي المدير العام للمنظمة، ويرأسها المدير العام المساعد لمصلحة الزراعة. ويقوم المدير العام المساعد لمصلحة التعاون التقني بعرض هذه المشروعات على اللجنة. وتكفل عملية الاستعراض التي تقوم بها اللجنة، إجراء استعراض مشترك لجميع المشروعات بخلاف الطوارئ، بما فيها المشروعات الممولة في إطار برنامج التعاون الفني والبرنامج الخاص للأمن الغذائي.

5 -     وقد تضمنت نشرة المدير العام 2000/17 اختصاصات لجنة استعراض البرامج والمشروعات. وهناك نسخة من هذه النشرة ملحقة بهذه الوثيقة كمرفق رقم 1. وفيما يلي الأحكام المتعلقة بالتقيد باللائحة المالية 6-7.

لجنة استعراض البرامج والمشروعات

6 -     الاختصاصات

          "تستعرض اللجنة مقترحات البرامج والمشروعات ... لتضمن تقيدها بالتوجهات والسياسات العامة للمنظمة وبخاصة ما يلي:

(2)      تتأكد اللجنة من أن البرامج والمشروعات المقترحة تتسق مع المبادئ التوجيهية الستة التالية:

(1)      ضمان استمرار التفاعل بين الأنشطة المعيارية والتنفيذية للمنظمة لإيجاد الدعم المتبادل بينها؛

(2)      الاستفادة القصوى من المزايا النسبية للمنظمة، والتدخل حيثما التأكد من وجود هذه المزايا؛

(3)      إحداث تأثير ملموس في تحسين الأمن الغذائي لفئات السكان الأشد حرمانا، والمساهمة في التنمية الريفية المستدامة؛

(4)      بناء و/أو تعزيز القدرات لضمان استمرارية العمل، وتشجيع الاعتماد المستدام على الذات، ودعم الاستخدام المستدام للموارد الطبيعية وإدارتها؛

          (5)      ترويج المساواة والتكافؤ بين الجنسين من خلال التقيد المنتظم بالتزامات المنظمة وسياساتها المقررة بشأن إدراج منظور جنساني في المسار الرئيسي لدراساتها المعيارية وأعمالها الميدانية؛

          (6)      تشجيع التوسع في الشراكات والتحالفات والمشاركات.

(3)        إضافة إلى ذلك، تتأكد اللجنة من أن جميع البرامج والمشروعات التي توافق عليها:

          -        تسهم في متابعة مقررات مؤتمر القمة العالمي للأغذية؛

          -        تنسجم مع البرنامج الخاص للأمن الغذائي وتدعمه حيثما أمكن."

المرفق 1

نشرة المدير العام

رقم 2000/17                                                                        التاريخ: 23/2/2000

لجنة استعراض البرامج والمشروعات

معلومات أساسية

            أنشئت، في ديسمبر/كانون الأول 1996، اللجنة الخاصة للسياسات البرامجية لتوفير المشورة بشأن السياسات للبرنامج الخاص للأمن الغذائي، ولاستعراض جميع المشروعات الجديدة (أو توسيعات المشروعات) المزمع طرحها على جهات التبرع الثنائي والمتعدد الأطراف لضمان اتساقها مع أهداف هذا البرنامج.

            وخضعت مهام هذه اللجنة، لتوسيع تدريجي لتشمل جميع البرامج والمشروعات ذات الطابع العملي والمزمع لتمويلها من موارد من خارج الميزانية فضلا عن مشروعات برنامج التعاون الفني والبرنامج الخاص للأمن الغذائي الممولة من مخصصات البرنامج العادي، باستثناء مشروعات الطوارئ. وفى يونيو/حزيران 1999، طرأ تغيير على اسم البرنامج ليعكس المهام الموسعة للجنة فأصبح يدعى "لجنة استعراض البرامج والمشروعات". وفى ضوء الخبرة المكتسبة، في غضون السنوات الثلاث الأخيرة وبعد مشاورات مستفيضة، تم استعراض اختصاصات اللجنة واجراءاتها العملية، وصدرت، بصورة رسمية، في سياق هذه النشرة.

اختصاصات اللجنة

            تستعرض اللجنة مقترحات البرامج والمشروعات حسبما حدد أعلاه، لتضمن تقيدها بالتوجهات والسياسات العامة للمنظمة وبخاصة ما يلي:

(1)       تتأكد اللجنة من أن مختلف المشروعات التي تنفذها المنظمة في بلد بعينه لا تحول إلى تدخلات مخصصة لكنها، على عكس ذلك، تمثل دعما متبادلا وتحرز تضافرا في الجهود الرامية لتحقيق الأهداف المشتركة.

(2)       تتأكد اللجنة من أن البرامج والمشروعات المقترحة تتسق مع المبادئ التوجيهية الستة التالية:

              (1)      ضمان استمرار التفاعل بين الأنشطة المعيارية والتنفيذية للمنظمة لإيجاد الدعم المتبادل بينها؛

            (2)       الاستفادة القصوى من المزايا النسبية للمنظمة، والتدخل حيثما تأكد من وجود هذه المزايا؛

            (3)       إحداث تأثير ملموس في تحسين الأمن الغذائي لفئات السكان الأشد حرمانا، والمساهمة في التنمية الريفية المستدامة؛

            (4)       بناء و/أو تعزيز القدرات لضمان استمرارية العمل، وتشجيع الاعتماد المستدام على الذات، ودعم الاستخدام المستدام للموارد الطبيعية وإدارتها؛

            (5)       ترويج المساواة والتكافؤ بين الجنسين من خلال التقيد المنتظم بالتزامات المنظمة وسياساتها المقررة بشأن إدراج المنظور الجنساني في المسار الرئيسي لدراساتها المعيارية وأعمالها الميدانية؛

            (6)       تشجيع التوسع في الشراكات والتحالفات والمشاركات.

 (3)      إضافة إلى ذلك، تتأكد اللجنة من أن جميع البرامج والمشروعات التي توافق عليها:

            ·          تسهم في متابعة مقررات مؤتمر القمة العالمي للأغذية؛

            ·          تنسجم مع البرنامج الخاص للأمن الغذائي وتدعمه حيثما أمكن.

(4)       تستعرض اللجنة أيضا التقارير التي يقدمها المفتشون الميدانيون للبرنامج الخاص للأمن الغذائي إلى جانب قائمة مراجعة أنشطة ومسؤوليات هذا البرنامج.

(5)          تقدم اللجنة مشورتها إلى المدير العام، كما تقترح التوصيات التي تراها مناسبة في ضوء اختصاصاتها.

تركيب اللجنة

            يرأس لجنة استعراض البرامج والمشروعات المدير العام المساعد الذي يعينه المدير العام، وهي تتكون من الأعضاء التالين:

            ·         المديرين العامين المساعدين لمصلحة الزراعة، ومصلحة الشؤون الاقتصادية والاجتماعية، ومصلحة مصايد الأسماك، ومصلحة الغابات، ومصلحة التنمية المستدامة، ومصلحة التعاون التقني، أو من ممثليهم المعينين لهذا الغرض؛

                ·          رئيس دائرة التنسيق والرصد في البرنامج الخاص للأمن الغذائي.

وتساعد لجنة استعراض البرامج والمشروعات أمانة، تعمل تحت إشراف المسؤول عن استعراض المشروعات في مكتب المدير العام المساعد.

الإجراءات

            ويرد فى الملحق (1) وصفا لإجراءات عمل اللجنة.

وتيرة الاجتماعات

            يدعو الرئيس اللجنة إلى عقد اجتماعاتها، حسب الاقتضاء، على أن تعقد اجتماعين اثنين على الأقل في السنة. إضافة إلى ذلك، تجتمع اللجنة لاستعراض مقترحات البرامج أو المشروعات الخاصة وفق متطلبات اجراءات عملها.

تقديم التقارير

            تقدم اللجنة إلى المدير العام تقريرا نصف سنوي يتضمن توصياتها، إن وجدت. إضافة إلى ذلك، تستطيع اللجنة أن تحيل إلى المدير العام أي مسائل تتعلق بالسياسات وتستدعي اهتمامه العاجل بها.

جاك ضيوف

المدير العــام

التوزيع: المقر الرئيسي، المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية ومكاتب الاتصال وممثليات المنظمة،

           ومديري المشروعات        

الملحق (1)

إجراءات استعراض مقترحات

البرامج والمشروعات

          يستند استعراض مقترحات البرامج والمشروعات على استمارة لاستعراض المشروعات (تجد طيا نموذجا لها)، وفيما يلي الإجراءات التي تراعى في ذلك:

1 -     القسم (1) من استمارة استعراض المشروعات يستكمله المسؤول عن صياغة الاستمارة/القسم الفني في حين تقوم مصلحة التعاون التقني بوضع الاستمارة في صيغتها النهائية.

2 -     أما القسم (2) من الاستمارة فيستكمله المسؤول عن الاستعراض في غضون 48 ساعة من استلام وثيقة المشروع والقسم (1).

3 -     وأما القسم (3) فيستكمله أيضا المسؤول عن الاستعراض في غضون نفس الفترة الآنفة. وبعدئذ ترسل الأقسام (1، 2، 3) ونسخة من وثيقة المشروع إلى أعضاء اللجنة.

4 -     وبعد ذلك يقوم أعضاء اللجنة بإرسال ملاحظاتهم واستنتاجاتهم إلى رئيس اللجنة في غضون 48 ساعة، بعدها يفترض فيهم أن يوافقوا على نص القسم (3)، كما هو مطروح. أما ملاحظاتهم فتدرج في القسم (4) من الاستمارة.

5 -     وفى حالة الاتفاق الإيجابى في الآراء، يرسل رئيس لجنة استعراض البرامج والمشروعات نشرة استعراض المشروع إلى مصلحة التعاون التقني.

6 -     أما إذا لم يكن هناك اتفاق بهذا الشأن بين أعضاء اللجنة، فيجتمع هؤلاء الأعضاء ويتدارسون معا المشروع الذي اختلفوا بشأنه، الأمر الذي يؤدي إلى واحد من احتمالين:

          6 – 1  قد تتفق المجموعة، بعد المداولات، على تعديل جماعي للتقييم ومن ثم إقرار المشروع، وبعدئذ تعود الإجراءات إلى المرحلة (5).

          6 – 2  أما إذا لم توافق المجموعة على المشروع فإنه يعاد إلى مصلحة التعاون التقني لإعاة صياغته، على أن ترفق اللجنة، مقترحاتها بهذا الشأن .

7 -     وإذا لم تتم الموافقة على المشروع بعد عرضه للمرة الثانية على اللجنة، يحال، في غضون 24 ساعة، إلى المدير العام لاتخاذ القرار.

ويتضمن الجدول التالي نماذج واشتراكات مقترحات البرامج والمشروعات التي تقدم إلى لجنة استعراض البرامج والمشروعات: