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Organización de la Conferencia

1. La Conferencia Regional de la FAO para Europa se celebrará en la École Nationale Supérieure Agronomique de Montpellier (ENSAM)del 5 al 7 de mayo de 2004. La ceremonia de inauguración comenzará a las 10.00 horas del miércoles 5 de mayo de 2004 en el Auditorio de la ENSAM. La sesión de la tarde y las demás sesiones plenarias tendrán lugar igualmente en el Auditorio.

2. El horario de trabajo de la Conferencia será de las 9.30 a las 12.30 horas y de las 14.30 a las 17.30 horas, a menos que la Conferencia decida otra cosa.

3. Diariamente se publicará un orden del día en el que se dará información detallada sobre los trabajos de la Conferencia, el calendario de reuniones, los temas que habrán de tratarse y otras cuestiones de interés general.

4. La Organización designará al Secretario de la Conferencia, quien contará con la asistencia de varios funcionarios de la FAO cuyos nombres y funciones se incluirán en una lista que se publicará el primer día de la Conferencia.

Idiomas de trabajo

5. Se proporcionará interpretación simultánea al alemán, español, francés e inglés. La documentación se publicará en español, francés e inglés.

Enlace con los servicios de prensa e información

6. Durante la Conferencia, un oficial de información de la FAO, con la ayuda de un oficial de prensa del Gobierno francés, se encargará de los contactos con la prensa y de todas las cuestiones relativas a la información que habrá de transmitirse al público.

7. En el lugar de celebración de la Conferencia habrá una mesa de acreditación en la que los periodistas deberán presentar dos fotografías de tamaño pasaporte, así como una carta de asignación de su director o empleador.

Documentación

8. Los documentos de trabajo se enviarán a todos los gobiernos y organizaciones invitados antes de que empiece la Conferencia. Los documentos que se redacten durante la Conferencia podrán obtenerse en la mesa de distribución de documentos, ubicada fuera de la sala de conferencias, cuyo personal también distribuirá la correspondencia y los mensajes y proporcionará información sobre cuestiones generales.

Proyectos de recomendación y de enmienda

9. Los delegados que deseen presentar proyectos de recomendación u otros documentos que requieran una decisión de la Conferencia deberán entregar esos documentos (de ser posible, tres ejemplares mecanografiados) al Secretario de la Conferencia en español, francés o inglés. Los delegados que deseen distribuir otros textos relacionados con el programa de la Conferencia deberán entregar a la Secretaría 100 ejemplares de los mismos en inglés, 50 en francés y 20 en español, para su distribución.

Textos anticipados de discursos y declaraciones

10. Con el fin de facilitar la labor de la Secretaría y garantizar la exactitud de la interpretación, se recomienda que se entreguen con antelación al Secretario de la Conferencia tres ejemplares mecanografiados del texto de los discursos que vayan a pronunciarse.

Correspondencia

11. Toda la correspondencia relativa a la Conferencia Regional deberá remitirse al Secretario de la Conferencia, en la Oficina Regional de la FAO para Europa, y al Oficial de enlace, a las siguientes direcciones:

- Secretario de la Conferencia
Oficina Regional de la FAO para Europa
Viale delle Terme di Caracalla
00100 Roma
Nº de tel.: +39 06 57053499
Nº de fax: +39 06 57055634
Correo electrónico: [email protected]

- Monsieur Patrick Pruvot
Secrétaire général du Comité interministériel pour l’agriculture et l’alimentation
Chargé de liaison (Conférence de l’OAA)
Bureau du Premier Ministre - SGCI
Nº de tel.: +33 01 44871600
Nº de fax: +33 01 44871604
Correo electrónico: [email protected]

12. En el lugar de celebración de la Conferencia se facilitarán servicios telefónicos y de fax.

Formalidades de entrada en Francia

13. Los residentes de determinados países de la región europea deberán disponer de un visado para entrar en territorio francés. En consecuencia, se ruega a los participantes que se dirijan a las autoridades consulares francesas o, en su defecto, de un Estado firmante del Acuerdo de Schengen que represente a Francia en su país, para obtener el visado requerido.

14. Se recomienda a los participantes que comuniquen, al menos seis semanas antes de su llegada, toda la información pertinente relativa a la compañía aérea, el número de vuelo (o el número de tren), la hora prevista de llegada a Francia y la fecha de su partida, a la dirección que se indica en el Anexo A. Se recomienda encarecidamente a los participantes que identifiquen claramente su equipaje para facilitar su reconocimiento.

15. Tanto en el aeropuerto como en la estación de Montpellier se dispondrán mesas de bienvenida para ayudar a los participantes, en el momento de su llegada, en lo relativo a los trámites aduaneros, el control de visados y la recogida del equipaje, así como para brindar cualquier otra ayuda que los participantes pudieran necesitar.

Divisas y servicios bancarios

16. No hay límite alguno a la cantidad de divisas que pueden introducirse en Francia. Las oficinas de cambio y los bancos facilitarán la información necesaria sobre los tipos de cambio y otras operaciones de cambio y transferencia. La moneda del país es el EURO.

Servicios médicos y primeros auxilios

17. En el lugar de la Conferencia se dispondrá de servicios médicos y de primeros auxilios.

18. Las reservas de hotel deberán hacerse por conducto de la Région
Languedoc-Roussillon. Se ruega a los delegados que rellenen el formulario de reserva de hotel que figura en el Anexo A (páginas 5 y 6) y lo envíen tan pronto como sea posible, y en cualquier caso seis semanas antes de la fecha prevista de inicio de la Conferencia, a la
Sra. Anne L’Épine (nº de tel. : +33 4 67228096/+33 4 67229381; nº de fax: +33 4 67228193; correo electrónico: [email protected]), con copia al Secretario de la Conferencia (nº de fax: +39 06 57055634) y al Oficial de enlace de la Conferencia (nº de fax: +33 1 44871604). Las autoridades francesas facilitarán servicios de transporte entre los hoteles y la ENSAM para todos los delegados y observadores.

19. Los participantes y sus familiares podrán alojarse en los hoteles indicados en el Anexo B, en la página 7.

Inscripción

20. La inscripción tendrá lugar el miércoles 5 de mayo de 2004 de las 8.00 a las 10.00 horas en la ENSAM. La Secretaría de la Conferencia preparará una lista provisional de participantes el primer día de la Conferencia. Deberán notificarse a la Secretaría cualesquiera correcciones o adiciones a dicha lista; toda la información pertinente deberá comunicarse al personal de la mesa de distribución de documentos.

Clima

21. El clima del sur de Francia es generalmente agradable y cálido en el mes de mayo. Las temperaturas oscilan entre los 31 grados Celsius (de día) y los 16 grados Celsius (de noche).

Electricidad

22. En Francia la frecuencia de la corriente eléctrica es de 50 Hz.

Viaje de estudio

23. Por invitación del Gobierno anfitrión, los delegados podrán participar en un viaje de estudio que tendrá lugar el viernes 7 de mayo de 2004 por la mañana. Los delegados que deseen participar en esta visita deberán comunicarlo anticipadamente al personal de la mesa de distribución de documentos, a fin de que el Gobierno anfitrión pueda hacer los preparativos necesarios. Se proporcionará información complementaria sobre la visita en el lugar de celebración de la Conferencia; dicha información se publicará asimismo con antelación en el orden del día. El Gobierno anfitrión planea organizar una excursión para los cónyuges. En el momento de la llegada se proporcionarán más detalles sobre esta excursión y cualesquiera otras informaciones al respecto se incluirán en el orden del día.

Comidas

24. Los participantes en la Conferencia podrán comer en el restaurante de la ENSAM. Para ello, deberán comprar un vale de comida, a la venta en la oficina que se instalará a tal efecto en el vestíbulo de recepción e inscripción. El precio del vale para una comida es de alrededor de 10 euros, bebida incluida.

ANEXO A

24ª CONFERENCIA REGIONAL DE LA FAO PARA EUROPA
Montpellier (Francia), 5-7 de mayo de 2004

FORMULARIO DE RESERVA DE HOTEL Y NOTIFICACIÓN DE LLEGADA

NOTA: Cada participante deberá completar este Anexo A y enviar una copia del mismo a cada una de las direcciones que figuran a continuación tan pronto como sea posible, pero preferiblemente seis semanas antes de la Conferencia, aun cuando no se disponga de información completa sobre el vuelo. Ésta podrá comunicarse por fax más tarde.

ANEXO B

LISTA DE HOTELES

¹ Se trata de precios especiales que los organizadores han obtenido con ocasión de la Conferencia. En todos los hoteles antes mencionados se aplica un impuesto de estancia que oscila entre 0,85 y 1,18 euros por persona y noche.