FC 107/9 |
| FC 107/9 |
Cent septième session |
Rome, 8 - 14 mai 2004 |
Programme de travail du
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1. Le Commissaire aux comptes a présenté son Programme de travail pour l’exercice 2004-2005 au Comité financier, à sa cent quatrième session. Il contenait une proposition de vérification de l’optimisation des ressources portant sur quatre thèmes au plus à choisir sur une liste de six thèmes établis par le Commissaire aux comptes. Le Comité financier est convenu de retenir deux thèmes (Voyages officiels et Contrats de services locaux) et a demandé au Commissaire aux comptes de fournir des informations sur les quatre autres thèmes afin d'aider à mieux comprendre les raisons pour lesquelles ces thèmes avaient été retenus pour la vérification (Document No. CL 125/4). Le Comité a aussi demandé au Commissaire aux comptes d’envisager la possibilité de fusionner deux thèmes: système de gestion de l’information à l'aide d’Oracle et gains d’efficience dus à un recours accru aux technologies de l’information. Conformément à cette demande, nous avons inclus ce thème dans l’étude du système de gestion de l’information sur la base d’Oracle.
2. Le présent document expose les raisons pour lesquelles trois thèmes ont été choisis pour faire l’objet d’une vérification de l’optimisation des ressources, à savoir Opérations de trésorerie, Certains domaines de la gestion des ressources humaines et Gestion de l’information à l'aide d’Oracle. Nous proposons d’entreprendre la vérification de deux de ces trois thèmes et demandons au Comité financier ses suggestions à ce sujet.
3. La gestion efficiente des ressources humaines est un élément déterminant pour permettre à la FAO d'exécuter son programme et d'atteindre les objectifs fixés. Les ressources humaines restent le poste de dépenses le plus important de la FAO.
4. Dans un document sur la réforme de la gestion des ressources humaines (document No. FC 97/15), la Direction a analysé les efforts entrepris dans ce domaine au sein de la FAO en élaborant des stratégies et des politiques pour les ressources humaines. Le Commissaire aux comptes a analysé certains de ces domaines dans son rapport sur les comptes pour 1998-1999. Le Corps commun d’inspection a examiné plusieurs aspects de la gestion des ressources humaines dans son rapport JIU/REP/2002/08. La Direction a présenté au Comité financier des rapports d’activité sur ces questions, dans les documents FC 99/10 (mai 2002), FC 102/23 (mai 2003) et FC 104/15 (septembre 2003). Nous proposons de faire la vérification des aspects essentiels des réformes de la gestion des ressources humaines dans le contexte de ces rapports et de réexaminer certains domaines couverts dans la vérification précédente, car ils restent importants.
5. Le document No. FC 97/15 identifiait deux domaines principaux: décentralisation progressive de la gestion des ressources humaines aux responsables hiérarchiques, associée à un renforcement de l’obligation redditionnelle et à la création d’une gestion centrale des ressources humaines chargée de concevoir de nouvelles politiques et stratégies, de fournir des orientations et un appui aux départements et de surveiller l’application des politiques des ressources humaines.
6. Conformément aux nouvelles dispositions, la Division de la gestion des ressources humaines (AFH) est chargée d’assurer les services de planification, de conseils et d’appui tandis que le Comité de haut niveau des ressources humaines est chargé de fournir des avis au Directeur général sur les questions de gestion des ressources humaines et de piloter la réforme des ressources humaines. La bonne application de ces réformes reste une question de haute importance.
7. Nous proposons d’examiner comment les questions concernant l’utilisation efficace des ressources humaines pour les programmes et les opérations de la FAO sont traitées par l’Unité centrale des ressources humaines (AFH) et le Comité des ressources humaines. La vérification sera axée sur le fonctionnement d'AFH et le rôle du Comité des ressources humaines dans le renforcement de la réforme et de la décentralisation en cours. Nous examinerons aussi les progrès accomplis en matière de rationalisation des procédures dans divers domaines de la gestion des ressources humaines.
8. La vérification portera aussi sur les activités de gestion des ressources humaines en rapport avec les projets. Compte tenu de la décentralisation des fonctions de gestion des ressources humaines aux responsables hiérarchiques dans différents départements, nous proposons de vérifier la cohérence et la fiabilité des procédures et des contrôles internes qui se sont mis en place à la suite de la décentralisation, au regard de la gestion des ressources humaines relatives aux projets. Dans le cadre de cette vérification, nous proposons de réexaminer les questions soulevées par le précédent Commissaire aux comptes sur l’utilisation des autres ressources humaines (Consultants).
9. Les opérations de trésorerie de la FAO englobent la gestion des placements et les opérations bancaires. Les placements (à court et à long termes) constituent 92 pour cent du total des actifs de la FAO au 31 décembre 2003 (source, comptes provisoires de la FAO pour 2002-2003). Ces éléments sont les actifs les plus importants inscrits au bilan de la FAO. Les revenus des placements à court terme sont crédités aux comptes des donateurs, tandis que les revenus des échéances sur les placements à long terme sont destinés au financement de plans concernant le personnel. Compte tenu de l’importance de ces actifs, la vérification doit en permanence être attentive à la fiabilité des politiques et des procédures internes de gestion de ces fonds. En conséquence, nous proposons d’examiner certains aspects de la gestion de ces fonds.
10. Les placements à court terme et les liquidités constituent 70 pour cent de la totalité des actifs de la FAO au 31 décembre 2003. Ces placements sont en grande partie financés par les fonds excédentaires détenus pour les programmes PNUD/fonds fiduciaires. Toutes les pertes encourues sur les fonds confiés par les donateurs à FAO sans instructions particulières de placement, peuvent être compensées à partir du budget de la FAO. La sécurité de ces fonds est donc d’une grande importance pour la FAO et le risque de perte de capital à cet égard doit être réduit le plus possible afin de ne pas entamer le budget de la FAO. En 2002-2003, la Direction a engagé de nouveaux gestionnaires pour les placements à court terme et changé la composition du portefeuille. Notre examen évaluera l’efficience et les résultats des nouveaux arrangements, l’évaluation de la gestion des options de placement, l’efficacité des dispositions de suivi et les résultats obtenus par les gestionnaires des actifs.
11. En ce qui concerne les placements à long terme, des pertes importantes ont été enregistrées par le passé. D’après les comptes provisoires de la FAO pour 2002, une perte de 12,21 millions de dollars EU a été comptabilisée sur ces placements. Les Commissaires aux comptes ont insisté sur la nécessité d’un suivi approprié de ces placements et de la diversification des gestionnaires d’actifs pour ces fonds. La direction prend différentes mesures correctives dans ce domaine y compris le renforcement des effectifs et des dispositions concernant la surveillance. Étant donné l’importance de cette question pour la santé financière de la FAO, la vérification portera sur ces mesures.
12. La mise en œuvre du projet Oracle en 2002-03 a bien progressé en ce qui concerne Oracle-Finances, y compris la version 11i d'Oracle et la grande base de données. Dans son rapport (FC 102/27), la direction informait le Comité financier des faits suivants:
Le passage d'Oracle 10.7 à 11i et le perfectionnement de la grande base de données sont terminés. En 2003, des mesures ont été prises pour contrôler et stabiliser le déroulement des opérations et mener à bien le cycle des opérations de clôture des comptes de la première année dans le nouvel environnement amélioré. Le module d'exploitation du budget (eBMM) a été mis au point. Un nouvel ensemble de données a été créé dans la grande base de données concernant les comptes à débiteurs. La version 11i d’Oracle a été mise en place dans les délais convenus avec une portée plus réduite et PRINCE 2 a été le cadre méthodologique adopté pour le projet. Le module de gestion des ressources humaines, Phase I, progresse. Le déploiement du système PIRES de soutien au PTB a fonctionné durant la préparation du PTB 2004-2005. Nous avons aussi noté que l’utilisation et l’application des technologies de l’information dans le système d’information sur la gestion du Programme de terrain (FPMIS) ont été renforcées au cours de l’exercice biennal.
13. L’architecture actuelle du système des technologies de l’information de la FAO inclut donc eBMM, PIRES, Oracle-Finances, FPMIS et des sous-systèmes comme Atlas et FAS (système de comptabilité de terrain). Nous proposons d’examiner les possibilités de rationaliser certaines de ces applications afin de réduire les doubles emplois pour répondre efficacement aux besoins en matière de gestion. Une autre question est l’adéquation des applications des technologies de l’information en place telles que FAS et la grande base de données pour faire face aux besoins professionnels des Représentants de la FAO et des Bureaux régionaux à la suite de la décentralisation des activités opérationnelles et des modifications importantes apportées à leurs rôles et responsabilités. Nous proposons d’examiner les mesures prises par la direction pour résoudre ces questions et renforcer le soutien en matière de technologies de l’information aux unités décentralisées et leur intégration dans Oracle-Finances. Nous proposons aussi d’examiner les progrès accomplis dans la mise en œuvre du projet de système de gestion des ressources humaines (HRMS), conformément à la Charte du projet approuvée par le Comité de gestion du projet Oracle. La vérification portera aussi sur les possibilités de gains d’efficience dans ces domaines.
14. Nous prévoyons d’effectuer ces examens au premier trimestre de 2005 et de rendre nos conclusions sous forme de Lettre à la Direction. Sur la base des réponses de la Direction, nous établirons notre rapport détaillé au Comité financier.