FC 107/9 |
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FC 107/9 |
107º período de sesiones |
Roma, 8 -14 de mayo de 2004 |
Programa de trabajo del
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1. El Auditor Externo presentó su Programa de trabajo para el bienio 2004-05 al Comité de Finanzas en su 104º período de sesiones. El Programa incluía una propuesta para que fueran objeto de auditoría hasta cuatro cuestiones de una lista de seis cuestiones que podrían someterse a una comprobación de la eficacia en el uso de los recursos indicadas por el Auditor Externo. El Comité de Finanzas estuvo de acuerdo con dos de las cuestiones seleccionadas (Viajes oficiales y Contratos de servicios locales) y pidió al Auditor Externo que proporcionara información sobre los cuatro temas restantes, con objeto de aclarar las razones en las que se fundaba la selección de las cuestiones objeto de auditoría (Documento No. CL 125/4). Asimismo, el Comité pidió al Auditor Externo que examinara la posibilidad de integrar la cuestión del sistema de gestión de la información mediante Oracle y la de las economías por eficiencia debido a la ampliación de los servicios de TI. En cumplimiento de esa petición, incluimos ese tema en el alcance del examen del sistema de gestión de la información mediante Oracle.
2. En el presente documento se debaten las razones en las que se funda la propuesta para someter tres cuestiones a una comprobación de la eficacia en el uso de los recursos, a saber: las operaciones de tesorería, determinadas esferas de gestión de recursos humanos y el sistema de gestión de la información mediante Oracle. Proponemos que se examinen dos cualesquiera de esas cuestiones y se pidan sugerencias al Comité de Finanzas sobre el particular.
3. Una gestión adecuada de los recursos humanos es la clave para asegurar que la FAO ejecute su programa eficazmente y cumpla los objetivos previstos. Los recursos humanos siguen constituyendo la parte más importante de los gastos de la FAO.
4. En un documento sobre la reforma de la gestión de los recursos humanos (documento Nº FC 97/15), la administración analizó los intentos de reforma de la gestión de los recursos humanos llevados a cabo por la FAO al elaborar estrategias y políticas de recursos humanos. El Auditor Externo abarcó algunas de las esferas en su informe sobre cuentas para 1998-1999. La Dependencia Común de Inspección (DCI) se ocupó de varios aspectos de la gestión de los recursos humanos en su informe JIU/REP/2002/08. La Administración presentó informes al Comité de Finanzas sobre los progresos realizados respecto de esas cuestiones en los documentos FC 99/10 (mayo de 2002), FC 102/23 (mayo de 2003) y FC 104/15 (septiembre de 2003). Proponemos que en la auditoría se examinen los aspectos clave de las reformas de gestión de recursos humanos en el contexto de esos informes y que se vuelvan a examinar algunas esferas que se abordaron en la auditoría anterior, en vista de que siguen siendo importantes.
5. En el documento Nº FC 97/15 se determinaron dos esferas de actividad fundamental: la descentralización progresiva de la gestión de recursos humanos a los directores de servicios, unida a un aumento de la rendición de cuentas y la instauración de una gestión central de los recursos humanos para formular nuevas políticas y estrategias, proporcionar orientación y apoyo a los departamentos, y vigilar la aplicación de las políticas de recursos humanos.
6. Con arreglo a las nuevas disposiciones, a la Dirección AFH le corresponde facilitar servicios de planificación, asesoramiento y apoyo, mientras que al Comité de Recursos Humanos de Alto Nivel le corresponde asesorar al Director General sobre cuestiones relativas a la gestión de los recursos humanos y dirigir la reforma de esa gestión. La ejecución satisfactoria de esas reformas sigue siendo una cuestión de gran importancia.
7. Proponemos que se examinen las cuestiones relativas a la utilización eficaz de los recursos humanos en los programas y operaciones de la FAO abordadas por la Dirección de Gestión de los Recursos Humanos (AFH) y el Comité de Recursos Humanos. La auditoría se centrará en el funcionamiento de la AFH y en la función del Comité de Recursos Humanos en el fortalecimiento de la reforma y descentralización actuales. Además, examinaremos los progresos realizados en la simplificación de los procedimientos en diversas esferas de la gestión de recursos humanos.
8. Otra esfera en la que se centrará la auditoría serán las actividades de gestión de los recursos humanos relacionadas con los proyectos. Teniendo presente la descentralización de las funciones de gestión de los recursos humanos a los directores de servicios que se ha llevado a cabo en varios departamentos, proponemos examinar la coherencia y la eficacia de los procedimientos y de los controles internos tras la descentralización, por lo que se refiere a la gestión de los recursos humanos en relación con los proyectos. Proponemos que, en el marco de esta auditoría, se vuelvan a examinar las cuestiones planteadas por el anterior Auditor Externo en cuanto a la utilización de otros recursos humanos (Consultores).
9. Las operaciones de tesorería de la FAO abarcan la gestión de las inversiones y las operaciones bancarias. Al 31 de diciembre de 2003 las inversiones (a corto y a largo plazo) constituyen el 92 por ciento del activo total de la FAO (fuente: Proyecto de Cuentas provisionales cuentas de la FAO 2002-03). Estas partidas constituyen el activo más importante en el balance de la FAO. Si bien los ingresos derivados de las inversiones a corto plazo se acreditan a las cuentas de los donantes, se tiene previsto destinar los ingresos derivados del vencimiento de las inversiones a largo plazo a planes de fondos relacionados con el personal. Dada la importancia de dicho activo, es preciso que en la auditoría se preste atención constante a la eficacia inherente de las políticas y procedimientos internos en la gestión de esos fondos. En consecuencia, proponemos que se examinen determinados aspectos de la gestión de esos fondos.
10. Al 31 de diciembre de 2003 las inversiones a corto plazo y el efectivo constituyen el 70 por ciento del activo total de la FAO. Esas inversiones se financian en gran medida con fondos sobrantes de programas de fondos fiduciarios o del PNUD. Puede que las pérdidas de fondos que los donantes hayan confiado a la FAO sin ninguna instrucción de inversión específica tengan que compensarse con el presupuesto de la FAO. Por consiguiente, la seguridad de esos fondos es de gran importancia para la FAO y debe reducirse al mínimo el riesgo de pérdidas de capital en ese ámbito para que el presupuesto de la FAO no se vea afectado. Entre 2002 y 2003 la Administración contrató a nuevos gestores para realizar inversiones a corto plazo y modificó la composición de la cartera. En nuestro examen se evaluarán la eficacia y los resultados de las nuevas disposiciones, la evaluación de las opciones de inversión por parte de la Administración, la eficacia de las disposiciones de vigilancia y actuación de los gestores de activos.
11. En el pasado se han notificado pérdidas significativas en las inversiones a largo plazo. Por lo que se refiere a las cuentas provisionales de la FAO para 2002, se registró una pérdida de 12,21 millones de dólares EE.UU. por concepto de esas inversiones. Los auditores externos insistieron en la importancia de llevar a cabo una vigilancia adecuada de las inversiones y de la diversificación de los gestores de activos para esos fondos. La Administración está adoptando diversas medidas rectificadoras en esa esfera, incluido un mayor apoyo al personal y más disposiciones en materia de vigilancia. En vista de la relevancia de esta cuestión para la salud financiera de la FAO, esas medidas se examinarán en la auditoría.
12. La ejecución del Proyecto Oracle durante el bienio 2002-03 supuso importantes progresos en Oracle Financials, incluida la versión 11i de Oracle y la base de datos. En su informe (FC 102/27), la Administración informó al Comité de Finanzas de las siguientes novedades:
Se concluyeron el paso de la versión 10.7 a la versión 11i de Oracle y la mejora de la base de datos. En 2003 se tomaron medidas para el seguimiento y la estabilización de los flujos de trabajo y la terminación del primer ciclo de cierre de ejercicio en el nuevo entorno mejorado. Se ultimó el nuevo módulo de mantenimiento del presupuesto. En la base de datos se creó un nuevo conjunto de datos relativo a las cuentas por cobrar. La distribución de Oracle 11i se realizó dentro del plazo convenido con un alcance más limitado y se adoptó PRINCE2 como marco metodológico para el proyecto. Se ha iniciado la Fase I del módulo de gestión de los recursos humanos. El aumento del apoyo del PIRES al Programa de Labores y Presupuesto (PLP) se hizo funcional durante la preparación del PLP para 2004-05. Además, hemos observado que la utilización y aplicación de los instrumentos de TI en el Sistema de información sobre gestión del Programa de Campo (FPMIS) se incrementaron durante el bienio.
13. Así pues, la actual estructura del sistema de TI de la FAO incluye el eBMM, el PIRES, Oracle Financials, el FPMIS y subsistemas como Atlas y FAS. Proponemos que se examine el alcance de la racionalización de algunas de estas aplicaciones, con el fin de reducir la duplicación de esfuerzos al atender eficazmente las necesidades de gestión. Otra cuestión es la idoneidad de las aplicaciones de las TI existentes, tales como el FAS y la base de datos, para satisfacer las necesidades operativas de los FAOR y de las Oficinas Regionales tras la descentralización de las actividades operacionales y la importante modificación de sus funciones y responsabilidades. Proponemos que se examinen las medidas adoptadas por la Administración para resolver estas cuestiones y reforzar el apoyo de las TI a las dependencias descentralizadas, y su integración con Oracle Financials. Asimismo, sugerimos que se examinen los progresos realizados en la ejecución del sistema de gestión de los recursos humanos (HRMS), de conformidad con la carta del proyecto aprobada por el Comité de Gestión del Proyecto Oracle. El examen de auditoría abarcará el alcance de las economías por eficiencia en estas esferas.
14. Tenemos previsto iniciar estos exámenes en el primer trimestre de 2005 y comunicar nuestras conclusiones por medio de cartas a la Administración, y, sobre la base de su respuesta, finalizar nuestro informe detallado al Comité de Finanzas.