FC 107/4

COMITÉ FINANCIER

Table des matières

Introduction

Première partie

Définitions et méthodologie
Évolution récente
Mesures appliquées et proposées pour réduire l'écart

Deuxième partie

Définitions
Situation
Possibilités d'harmonisation

Introduction

1. À sa cent quatrième session, le Comité financier a noté l'importance et la complexité de la question du recouvrement des dépenses d'appui des projets, il a rappelé qu'un déficit dans ce domaine peut avoir une incidence sur les virements entre programmes et chapitres budgétaires et il a demandé que cette question soit réexaminée à sa session de mai 2004.

2. Le Comité a reconnu en outre l'absence d'uniformité des taux des dépenses d'appui appliqués aux commissions, notant que certaines de celles qui ont été créées il y a longtemps en sont exemptées. Il a demandé au Secrétariat de préparer une proposition d'harmonisation des taux des dépenses d'appui appliqués aux commissions de la FAO, qui serait examinée à sa prochaine session et qui envisagerait la possibilité de facturer des dépenses d'appui aux commissions qui en sont actuellement exemptées.

3. Le présent document répond aux demandes qui ont été exprimées par le Comité. La première partie contient des informations sur les définitions et les méthodes de calcul, sur l'évolution récente des dépenses d'appui et des recouvrements, ainsi que sur les mesures appliquées ou proposées pour réduire le déficit. La deuxième partie présente le schéma actuel des taux des dépenses d'appui des projets appliqués aux commissions et envisage différentes options pour leur harmonisation.

Première partie

DÉFINITIONS ET MÉTHODOLOGIE

4. Le Comité financier a déjà examiné en détail la question des dépenses d'appui lorsqu'il a formulé le cadre conceptuel, les principes et les politiques régissant les taux de remboursement des dépenses d'appui, à ses quatre-vingt-treizième, quatre-vingt-quatorzième et quatre-vingt-quinzième sessions¹. Ces questions ont ensuite été entérinées par le Conseil à sa cent dix-neuvième session². Le présent document utilise les définitions des dépenses d'appui qui ont été examinées et appliquées par le Comité à ses quatre-vingt-treizième³ et quatre-vingt-quatorzième⁴ sessions.

5. Il importe de faire une distinction entre les dépenses engagées pour soutenir les projets et le recouvrement de ces coûts auprès des projets concernés. Comme l'a indiqué le Comité à sa quatre-vingt-treizième session, tous ces recouvrements seront appelés « remboursements des dépenses d'appui »⁵, y compris les recouvrements au titre de projets financés par le Programme ordinaire tels que les projets PCT et PSSA.

6. Deux catégories de dépenses d'appui ont été définies: le soutien administratif et opérationnel (SAO), correspondant à des dépenses d'appui indirect variables; les services d'appui technique (SAT), qui sont pour la plupart des dépenses de projets directes⁶. La demande du Comité concerne le SAO dans le cadre de l'examen des dépenses d'appui indirect variables. Le remboursement des dépenses de SAO s'effectue généralement par le prélèvement d'un certain pourcentage sur les coûts d'exécution des projets – appelés frais de gestion du projet (PSC) – conformément à la politique relative aux taux de remboursement des frais de gestion des projets⁷.

7. La méthode utilisée pour calculer ces coûts sur une base annuelle est décrite en détail et examinée par le Comité dans les documents portant la cote FC 93/4, FC 94/4 c)⁸ et FC 94/4 d)⁹. Le Comité a approuvé la procédure selon laquelle le Secrétariat rend compte du montant des dépenses de soutien engagées, et des remboursements reçus, dans le Rapport biennal sur l'exécution du programme à la section intitulée Coût du soutien au programme de terrain¹⁰.

ÉVOLUTION RÉCENTE

8. Les dépenses annuelles de SAO pour la période 1998-2002 figurent au tableau 1. Les chiffres concernant 1998-2001 ont été publiés dans le Rapport sur l'exécution du programme 2000-2001¹¹, tandis que les chiffres concernant 2002 reposent sur la dernière étude du système de comptabilité des prix de revient effectuée par l'Organisation. Les résultats de cette étude pour 2003, qui seront disponibles début juin, seront publiés dans le Rapport sur l'exécution du programme 2002-2003.

Tableau 1. Dépenses d'appui opérationnel et administratif ventilées par composante

9. Ces chiffres incluent l'incidence de la variance des dépenses de personnel, reflétant ainsi les coûts effectifs au taux budgétaire afin de tenir compte uniquement des variations de coûts – sans tenir compte de l'incidence des taux de change, sur lesquels l'Organisation n'a aucun contrôle. La composition des dépenses SAO est restée relativement stable sauf en ce qui concerne la formation dans le cadre des projets, qui a progressivement baissé en proportion du coût total. Le pourcentage des dépenses SAO par rapport aux dépenses d'exécution annuelles totales a quelque peu varié, sans refléter aucune tendance particulière, tout en subissant l'influence des grandes variations au titre de l'exécution annuelle.

10. Depuis 1998, les dépenses SAO oscillent autour de 31 millions de dollars EU, sauf en 2000, année durant laquelle a été mise en place la décentralisation des responsabilités budgétaires des projets vers les bureaux de pays. Cette stabilité relative est particulièrement encourageante, car elle signifie qu'en valeur réelle l'Organisation est parvenue à absorber les augmentations des coûts de personnel ou tout au moins à réduire les délais nécessaires pour mener à bien l'exécution des projets.

11. La tendance à la baisse des recouvrements perçus au titre des dépenses d'appui, indiquée au tableau 2, a été renversée en 2000. En 2003, les remboursements totaux ont atteint 19 millions de dollars EU – soit un retour au niveau de 1999.

Tableau 2. Dépenses d'appui administratif et opérationnel et montant des recouvrements

12. Le remboursement des frais de gestion des projets (PSC) est la principale composante des remboursements des dépenses d'appui des projets. Le tableau 3 illustre l'évolution des remboursements PSC et la compare aux prévisions figurant dans le Programme de travail et budget. Le niveau des remboursements PSC a augmenté progressivement et celui des montants non recouvrés a diminué, par rapport aux montants budgétisés.

Tableau 3: Écart entre recouvrements PSC et les montants budgétisés¹³

MESURES APPLIQUÉES ET PROPOSÉES POUR RÉDUIRE L'ÉCART

13. Dans les informations complémentaires présentées au Comité à sa quatre-vingt-quinzième session, le Secrétariat analysait en détail les causes de l'écart entre les dépenses d'appui des projets et leurs remboursements¹⁴. Ce document distinguait un facteur extérieur essentiel (les nouveaux arrangements du PNUD) qui était responsable de la réduction des recouvrements et plusieurs causes pour les variations des coûts. Tous les facteurs extérieurs qui étaient cités comme étant les principales causes des variations de coûts (taux de change, exécution globale, variations brutales de l'exécution, dimensions du projet, combinaison d'intrants) sont toujours pertinents.

14. L'Organisation met en œuvre plusieurs mesures pour réduire davantage l'écart entre les coûts et les remboursements au titre des dépenses SAO.

15. Modification de la nature de la participation de la FAO à l'exécution du Programme de terrain. Les nouveaux modèles pour la mobilisation de ressources à l'appui du Programme de terrain ont été adoptés par le Comité à sa cent deuxième session¹⁵. L'application de ces nouveaux modèles devrait entraîner une réduction des coûts opérationnels des projets.

16. Restructuration des opérations du Programme de terrain. Comme cela est indiqué dans le Programme de travail et budget 2004-2005¹⁶, une équipe spéciale interdépartementale a été chargée d'examiner les opérations des unités d'appui à la gestion des bureaux régionaux et des unités régionales responsables des opérations des projets de terrain. La mise en application éventuelle des recommandations de cette étude devrait entraîner une rationalisation des procédures opérationnelles et administratives, ainsi que du déroulement des activités des projets, et une amélioration de l'accès aux informations et aux services centraux pour les bureaux de pays.

17. Estimations des coûts et des remboursements des dépenses d'appui durant le processus de planification. Les systèmes d'information (en particulier FPMIS¹⁷) permettent d'établir des estimations plus détaillées des services nécessaires et des niveaux des ressources extrabudgétaires prévus. Ces estimations servent de base aux examens et aux négociations menés avec les centres d'appui concernés – tels que les sous-divisions des opérations des bureaux régionaux – permettant ainsi de mieux réagir aux changements de la demande.

18. Évaluation thématique de la décentralisation des programmes et des services de la FAO. Les recommandations concernant l'ampleur et les modalités du processus de décentralisation peuvent modifier la structure actuelle des coûts. Cette évaluation sera présentée au Comité du Programme à sa session de septembre 2004.

19. Meilleure conception du projet. Il convient de veiller tout particulièrement, au stade de la planification, à garantir un financement adéquat lorsque les modalités d'exécution du projet impliquent un travail intensif.

20. Meilleure évaluation financière des recouvrements PSC versés à l'Organisation. L'application rigoureuse de la politique concernant les remboursements PSC et la surveillance étroite des projets hors normes ont permis d'accroître les recouvrements en 2003. L'amélioration actuelle du système comptable pour permettre d'imputer les dépenses SAO comme coûts directs, permettra aussi de réduire l'écart entre les coûts et les recouvrements.

Deuxième partie

DÉFINITIONS

21. La politique en vigueur en matière de frais de gestion des projets stipule que les comptes des fonds fiduciaires à long terme (tels que les commissions établies sous les auspices de la FAO) feront l'objet d'une estimation au cas par cas des dépenses d'appui indirect variables et seront facturés en conséquence. Les commissions dont il est question sont celles qui sont établies en vertu de l'Article XIV de l'Acte constitutif de la FAO.

22. Les organes (par exemple les commissions) établis en vertu de l'Article XIV de l'Acte constitutif sont ceux qui sont établis au titre de conventions et accords approuvés par la Conférence ou par le Conseil. Ces organes se répartissent en trois catégories: a) organes financés en totalité par l'Organisation; b) organes qui, outre un financement de l'Organisation, peuvent entreprendre des projets coopératifs financés par leurs membres; c) organes qui, outre le financement de l'Organisation, possèdent des budgets autonomes¹⁸.

23. Les contributions octroyées pour ces projets coopératifs et ces organes autonomes sont versées à l'Organisation et, dans chaque cas, sont administrées par un fonds spécial conformément au Règlement financier de l'Organisation et à la politique applicable aux frais de gestion des projets visée ci-dessus.

SITUATION

24. Il existe actuellement six organes constitués en vertu de l'Article XIV et sept fonds fiduciaires en activité, comme l'indique le tableau 4. Les taux applicables aux frais de gestion de leurs projets varient entre 0 et 13 pour cent, selon deux modalités principales: un taux unique ou une combinaison des taux des différentes composantes. Les taux ont été fixés en application de la politique en vigueur au moment où les fonds fiduciaires ont été établis. Le taux moyen, calculé en fonction des dépenses effectives pour toutes les commissions entre 1998 et 2003, était de 2,5 pour cent.

Tableau 4: Fonds fiduciaires en activité établis pour des organes constitués en vertu de l'Article XIV

25. En utilisant les taux calculés pour les comptes sur la base des données de l'étude quantitative des coûts pour 2002 et en supposant que ces commissions s'apparentent aux fonds fiduciaires gérés au Siège de la FAO, on peut estimer en moyenne à 7 pour cent le taux pour les dépenses d'appui indirect variables. Avec 45 pour cent de dépenses pour les ressources humaines, dont la majorité correspond à des postes à long terme, ces fonds fiduciaires correspondent à peu près aux structures de coûts des projets normatifs et des autres projets gérés au Siège. Toutefois, les variations importantes entre les structures des coûts et les fonctions des budgets des commissions (par exemple l'étendue des services opérationnels accordés) laissent supposer de grandes différentes dans les dépenses d'appui.

POSSIBILITÉS D'HARMONISATION

26. On se souviendra que le Comité a fondé sa décision de ne pas approuver la demande de la Commission des thons de l'océan Indien de réduire ses taux PSC, sur le principe selon lequel l'Organisation doit viser à recouvrer la totalité des coûts variables indirects de l'exécution des activités financées par des crédits extrabudgétaires. Comme on l'a indiqué plus haut, le Comité a demandé au Secrétariat de préparer une proposition d'harmonisation des taux des dépenses d'appui pour les commissions de la FAO qui sera examinée à sa prochaine session et d'envisager la possibilité d'introduire des dépenses d'appui pour les commissions qui en sont actuellement exemptées.

27. Sur la base de cette analyse et des conclusions selon lesquelles les coûts variables indirects varieront d'une commission à l'autre, il est impossible de recommander un coût standard pour toutes les commissions. La politique actuelle doit donc être appliquée, à savoir que les comptes des fonds fiduciaires à long terme (commissions établies sous les auspices de la FAO) feront l'objet d'une estimation au cas par cas pour déterminer le niveau effectif des dépenses d'appui indirect variables et seront facturés en conséquence. Il est donc recommandé que cette politique soit reconfirmée pour toutes les commissions qui seront établies à l'avenir.

28. La Commission a examiné la possibilité d'appliquer cette politique aux commissions qui existent déjà, qui sont généralement exemptées de dépenses d'appui (seule la Commission des thons de l'océan Indien a des taux fixés à partir d'une étude de coûts basée sur des définitions convenues). Le Secrétariat est contraire à une telle politique pour les raisons suivantes:

• l'examen des accords de projets actuels ne fait apparaître aucun obstacle juridique à la révision des taux PSC pour ces fonds, mais cette révision devrait être effectuée en consultation avec les commissions et le processus serait long, en particulier dans les cas où les taux devraient être augmentés;
• cette démarche pourrait être contestée en vertu du fait qu'une modification des politiques entraînant des augmentations des coûts par rapport aux accords préexistants n'est pas judicieuse, en particulier parce que les taux actuels ont été négociés et approuvés en vertu des politiques en vigueur à l'époque;
• des études détaillées des coûts de chaque fonds fiduciaire des commissions impliqueraient des dépenses non seulement pour les études mais aussi pour négocier avec chaque commission tout changement des taux qui serait proposé;
• l'avantage potentiel pour l'Organisation est limité; si le taux moyen était porté de 2,5 à 6 pour cent, le gain annuel au titre des remboursements SAO serait d'environ 80 000 dollars EU [160 000] sur la base de l'exécution des projets en 2002-2003.

29. En conclusion, compte tenu des avantages nets limités de la révision des taux des frais de soutien des projets, le Secrétariat recommande de ne pas appliquer la politique actuellement en vigueur aux fonds fiduciaires des commissions préexistantes.

¹ CL 117/4, CL 119/12, CL 119/13

² CL 119 Rep par. 70, CL 119/13 Annexe 2

³ FC 93/4 – Dépenses d'appui

⁴ FC 94/4 d) Examen des dépenses d'appui: principes proposés pour établir les taux de remboursement des dépenses d'appui aux programmes de terrain et aux autres programmes financés par des contributions volontaires

⁵ FC 93/4 – par. 10

⁶ FC 93/4 par. 14-17, FC 94/4 d) par. 11

⁷ CL 119/13 Annexe 2

⁸ FC 94/4 c) – Examen des dépenses d'appui: méthodes utilisées pour calculer le coût du soutien aux programmes de terrain et autres programmes financés par des contributions volontaires

⁹ FC 94/4 d) – par. 38 et 42 c)

¹⁰ CL 119/12 par. 14

¹¹ C 2003/8 – Rapport sur l'exécution du programme 2000-2001 – Tableaux 2.7 et 2.8

¹² Incluant les recouvrements pour les projets financés par le Programme ordinaire (voir par. 5 ci-dessus)

¹³ Source: Rapports annuels sur l'exécution du budget et sur les virements entre programme et budget pour 1998 (FC 92/4), 1998-1999 (FC 95/2); 2000 (FC 96/4), 2000-2001 (FC 99/2); 2002 (FC 102/3); 2002-2003 (FC 107/2)

¹⁴ FC 95/6 – Dépenses d'appui – Informations complémentaires, par. 5, 9-14

¹⁵ FC 102/5

¹⁶ C 2003/3 par. 183-185

¹⁷ FPMIS – Système d'information sur la gestion du Programme de terrain

¹⁸ Textes fondamentaux de la FAO (édition 2000), Volume II, Section R