财政委员会

第一○七届会议

2004年5月，罗马

关于外聘审计员
各项建议实施情况的进展报告

长 篇 幅 报 告

外聘审计员的建议

优先程度

外聘审计员
建议的时间表

采取的行动、落实情况和时限

审计员的意见

财务事项

财务报表的格式

手工调整

我建议本组织急需审核帐目表以确定减少手工调整进一步的可能性 (见 12段)。

重要

2002-03年结束之前

该任务已完成。

情况：已落实

正在核实

合成整数政策

我建议自2002-03两年度财务报表起增加一项有关取整的说明，明确指明取整的水平。[第18段]

值得注意

2002-03年帐目开始

适用于本组织财务报表的取整政策现已在两年度帐目的一项说明中指出。

已核实

本组织的财务形势

聘用退休人员的适用规章和条例

我建议如下:

· 返聘已经离职的前雇员应纳入一项综合政策，尤其应解决以下问题：离职与返聘之间的起码时间、聘用的最长期限、工作的性质、聘用的财务及其他条件。

· 对于第一点，我认为联合国的至少三年的标准规则是适当的做法。在所有终止协议中均应予以适当说明。当然，总干事可以在详细说明原委的基础上给予豁免。聘用最长时限可以采用退休人员的做法（六个月）。

· 有关已离职雇员返聘问题的规则一旦制定，即应纳入《粮农组织手册》第300节（第31段）。

重要

2003年初期

虽然目前利用退休专家的伙伴关系计划是解决外聘审计员提出的问题，但本组织认为需要根据该计划实施以来取得的经验进一步审查这些问题，以便制定更加全面和有效的政策。将对手册的有关章节进行修订。

如内部管理文件 (主要情况通知 – KIC 99/7 日期为1999年7月1日)所述, 本组织主张应继续采用现行的作法, 即在支付商定的离职补偿金期间不能考虑重新聘用以前的工作人员。

情况：除上述内容外，正在落实中。

预计完成日期：2004年12月

将在收到落实情况的报告以后核实有关该事项的进展情况。

管理问题

“石油换食品”计划的实施

当地产生资金的管理

我建议粮农组织继续采取必要措施，解决有关当地产生的资金程序的所有未决事项，并将当地产生的资金的收入和支出情况纳入粮农组织2002-03两年度财务报表。[第97段]

重要

2002-03年结束之前

外聘审计员提到的未决事项现已解决。当地产生的资金的收入和支出情况已纳入粮农组织2002－03两年度的财务报表

情况：已落实

正在核实

对粮农组织内部监督的审查

粮农组织内总体监督职能的组织

适用的规则和条例

我建议尽快对作为《粮农组织手册》202节的财务规则及与财务部有关的108节进行修订，以便全面反映粮农组织的监督职能。[第131段]

值得注意

2002年年底以前

已经编写财务司职能说明的一份修订草案，目前正在审查。也编写了一份手册202节的修订草案，目前正在广泛修订财务政策和程序以及财务规则的范围内审查。该项活动将在2004年全年持续进行。

情况：正在落实

预计完成日期：2004年底

将在收到落实情况的报告以后核实有关该事项的进展情况。

整个组织及各自职责

我建议粮农组织研究将监察长办公室与评价处合并，创建一个新的独立的监督办公室或司。现有的监督组工作级别不同，可以继续留在财务司内。但是，应正式确定各种工作关系，以避免工作重复。[第137段]

值得注意

2003年年底以前

题为“评价处的独立性和机构设置”的文件已提交计划和财政两委员会2003年9月的联席会议。两委员会决定进一步加强评价处的独立性并同意对此采取各种步骤。还认为将评价与审计功能合并为一个办公室并无益处。

情况：如此所述，在进一步分析和审议后，该事项无需落实。

无需核实。

对稽查长办公室的审查

审计计划编制

进行风险评估程序并定期更新（至少每两年度一次）。其总体目的是收集和分析定量和定性数据，说明粮农组织面临的风险的形式、程度和特点。[第156段]

重要

到2003年中期

监察长办公室通过利用风险评估确定需审计的重要领域和活动而改变了对审计规划过程采取的方法。预计该方法将导致更有针对性的审查和更有效利用人力资源。在这方面，监察长办公室开发了必要的风险评估和审计规划应用程序。2004－2005两年度的审计计划是按照修订方法编制的。

情况：2004－2005年的规划周期已完成。该建议仍然有效，将继续定期更新风险评估。

已核实。

培 训

我建议培训特别是有关信息系统审计的应予加强和突出重点。此外, 应鼓励一些现有的审计员成为注册的 CISAs [信息系统注册审计员] 或 Oracle “认证的专业人员”。[第168段]

重要

2003年的培训计划

培训和发展仍然是监察长办公室总体管理的重要方面。这类培训包含三部分:

· 专业审计培训,

· 语言培训, 和

· 办公室技术使用培训。

作为目前培训工作的一部分，2003年11月在罗马为整个办公室举办了关于信息系统审计的培训班，重点是审计Oracle应用程序。此外，还鼓励审计人员参加验证信息系统审计员计划。在这方面，一名雇员将参加2004年的考试。

情况：2003年的培训周期已完成。该办公室将继续努力针对并侧重于培训。

已核实。

审计工作的执行情况

我建议如下：

对《审计手册》进行大幅改进，使之成为审计人员的有益工具。应优先重视风险评估、统计采样及实质性等章节。有关总部的章节应进行扩展，使之涵盖信息系统、财政职能和投资、采购及人力资源审计[第172段]。

重要

到2003年中期

监察长办公室已开始更新审计手册的工作。已拟定关于风险评估方法的一节，以便与以下内容一起纳入手册第一卷（审计概论）：

(a) 2002年6月通过的内部审计专业方法新标准；

(b) 统计采样和实质性指南。

此外，正在不断审查手册第二卷（审计计划），因为凡开展审计或审查时，监察长办公室便酌情以修订或新的审计工作计划更新该手册。

情况：正在落实

预计完成日期：2004年下半年

将在收到落实情况的报告以后核实有关该事项的进展情况。

审计结论的报告和后续行动

我建议如下:

应为每一类型的审计任务设计标准的报告。对是否符合特定内容和格式要求应认真检查。

重要

立即落实

监察长办公室已完成对其他机构做法的比较审查。结果，监察长办公室将一些标准化的方面引入了报告格式，其中包括一份建议表和落实的建议时限。

情况：已落实

已核实。

审查对本组织资源使用的内部监督

鉴于所做审查的欠缺和结果的不可靠性，我建议尽快进行再次审查，采用适当的方法，即风险评估法。评估应首先回顾以往舞弊及粮农组织资源滥用的案例，以确定导致这些案例发生的诱因。在确定应如何对现有规章、条例和程序进行切实应用的基础上，评估应前瞻预测粮农组织资源滥用的可能风险何在，并提出预防建议。

重要

2003年

监察长办公室在2003年第二季度已开始这方面的工作，2003年底已公布有关的审计报告。

情况：已落实

已核实。

审查对Oracle系统的监督设置

系统开发程序

我建议对下列领域给予优先:

· 整体战略应予最后定稿；

· 对人力资源和预算项目及今后所有其它项目均应采用经过验证的项目方法；

· 应完成并/或更新现有的文件纪录（尤其是所有的参数指南）并制定对其进行维护的程序；

· 在信息系统及技术司或监督组两级别进行的所有监督工作均应正式进行文件纪录。[第195段]

重要

2002年年底以前

与系统进入安全有关的程序和控制已经正式编制文件并在财务司内联网公布。其他事项已经落实并向财政委员会报告（见财政委员会文件FC 102/8）。

情况：已落实

已核实。

界 面

尽管我意识到监督组已开始通过对界面活动的监测和报告来解决这些问题及对出现的问题进行跟踪，我仍建议继续采取措施建立下列程序：更新频率；定期分析项目；反复应用及审计试验。[第196段]

重要

立即落实

已在界面监测环境中开展大量工作，包括现有界面的文件编制和报告编写，以便就Oracle财务系统之间及非Oracle系统与Oracle系统之间界面的正确运行提供积极的保证。在这方面将继续开展与尚未完全采用规定要求或已认定对现有报告可以改进的领域有关的工作。其他改进将酌情包括在界面监测过程中采用11i工作流程功能。

情况：已落实

将予核实。

对财政管理的跟踪审查

组织安排

投资咨询委员会

我建议ACI [投资咨询委员会]每年通过电话会议会面2次，在此中间鼓励非正式磋商。在所有的情况下都应准备备忘录并及时公布，即使是非正式磋商也不例外，正如以前建议的那样[第213段]。[第213段]

值得注意

2003年

建议的方法正在落实，视投资咨询委员会成员是否有空和将要讨论的问题而定。该委员会每年在罗马举行一次会议（通常在四月），紧迫事项将通过电话会议讨论。

情况：已落实

已核实。

银行事务安排

我建议立即采取措施实施战略的第三层计划，以便进一步使零散的银行关系精简有效，降低银行业务成本（第215段）[第215段]

重要

2003年年底以前

关于第三届银行业务战略，已聘用一名银行专家协助调整粮农组织的实地银行业务关系。已与粮农组织各区域的主要银行服务提供者联系，建议已提交高级管理层批准。

情况：正在落实

预计完成日期：2005年9月

将在收到落实情况的报告以后核实有关该事项的进展情况。

长期投资

2002年更新

很遗憾现在的安排没有尽早进行审查，正如我以前报告建议的那样，我督促粮农组织在本问题（长期投资的转让）上尽快取得进展，既然已任命了财政科科长。[第224段]

重要

2003年中期

关于长期投资安排，本组织于2003年4月结束了前投资管理员的合同。当时将证券和股票均转交给现在的两名投资管理人。本阶段的长期投资战略已经完全落实。

情况：已落实

已核实。

对财务司改组和人员配置的跟踪审查

人员配置的审查

我建议在咨询公司最后报告的基础上，对如何着手解决财务司所面临的未决问题制订一个详细的行动计划，并通过定期发布进展报告密切监测其执行情况。[第254段]

重要

于2002年年底前制定详细行动计划

该建议是在2004/2005两年度预算的规划活动中提出的。然而，本组织内的预算压力目前可能导致对财务司的资源进一步削减，将职位数减至低于顾问公司认为可接受的最低水平。

情况：视资金占有情况而定

鉴于目前的情况，只有在确定最终立场后才能对进展情况予以核实。

为回应以前报告所采取的行动

人力资源管理

其它人力资源的使用

关于使用其它人力资源, 我建议规范服务和合同的条件，并对联合使用外部协作人员实施一种监督及监测系统。 [我的1998-99报告的第119段]。当写这个报告的时候，我的同事获悉，拟议中的新合同管理称为“个人服务协议”，将取代以前的四种合同类型，并将在2002年 10月实施。

未说明

未说明

对实施所谓“个人服务协议”的新合同安排取得的经验进行了审查，为考虑用户的反馈意见和需要，对合同文件进行了一些调整。已完成对个人服务协议的修订，该事项正等待核批和系统改变。

情况：正在落实

预计完成日期：2004年5月

将在收到落实情况的报告以后核实有关该事项的进展情况。