COMITÉ DE FINANZAS

INFORME DETALLADO

Recomendación del Auditor Externo

Prioridad

Calendario propuesto por el Auditor Externo

Medidas adoptadas, situación y marco temporal para su aplicación

Observaciones del Auditor

ASUNTOS FINANCIEROS

Forma de presentación de los estados de cuentas

Ajustes manuales

Recomiendo que la Organización examine críticamente el plan contable para determinar otras posibilidades de reducir los ajustes manuales (véase el párrafo 12).

Considerable

Antes del cierre del ejercicio 2002-03

Esta labor se ha finalizado.

Situación: Aplicada

Se está verificando.

Política de redondeo

Recomiendo que, a partir de los estados de cuentas de 2002-03, se incluya una nota relativa a la política de redondeo que indique claramente el nivel de redondeo. [párrafo 18]

Merece atención

Para las cuentas de 2002-03

En las cuentas del bienio 2002-03 se incluye ahora una nota donde se especifica la política de redondeo aplicable a los estados de cuentas de la Organización.

Situación: Aplicada

Verificado.

Situación financiera de la Organización

Reglamentos y estatutos aplicables al empleo de jubilados

Recomiendo lo siguiente:

• Las directrices y prácticas vigentes para la contratación de ex funcionarios que han cesado en el servicio deben consolidarse en una política completa, que deberá resolver, en particular, las cuestiones siguientes: el intervalo mínimo entre la rescisión del nombramiento y el nuevo contrato, el período máximo de empleo, la naturaleza de las tareas asignadas y las condiciones financieras y de otra índole del empleo.
• Por lo que respecta al primer punto, considero que es una buena práctica la norma de las Naciones Unidas de un mínimo de tres años. Deberá recordarse debidamente en todos los acuerdos de rescisión de contrato. El Director General podría, por supuesto, conceder siempre una exención a esta norma basándose en justificaciones detalladas. El período máximo de contratación podría basarse en el establecido para los jubilados (seis meses).
• Una vez definidas, las normas que rijan la contratación del personal que ha cesado en el servicio deberán incorporarse en el Manual de la FAO en la Sección 300 [párrafo 31].

Considerable

A principios de 2003

Si bien en la actualidad el programa de asociación para la utilización de expertos jubilados aborda las cuestiones planteadas por el Auditor Externo, la Organización reconoce la necesidad de un examen ulterior de estas cuestiones a la luz de la experiencia adquirida desde la puesta en práctica del programa, con miras a formular una política más completa y eficaz. Se introducirán las modificaciones correspondientes en la sección pertinente del Manual.

La Organización sostiene que debe seguir aplicándose la práctica actual, que se describe en un documento administrativo interno (Circular de Información Clave - KIC 99/7 de fecha 1º de julio de 1999), es decir, que no debe contratarse de nuevo a un antiguo funcionario durante el período cubierto por la indemnización por rescisión de mutuo acuerdo del nombramiento.

Situación: En curso de aplicación, con las excepciones anteriormente indicadas.

Fecha prevista de finalización: diciembre de 2004

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

Ejecución del programa "Petróleo por Alimentos”

Gestión de los fondos generados localmente

Recomiendo que la Organización siga realizando los esfuerzos necesarios para resolver todos los asuntos pendientes relativos a los procedimientos de los fondos generados localmente y que los ingresos y gastos relacionados con esos fondos se incluyan debidamente en los estados de cuentas de la FAO correspondientes al bienio 2002-03. [párrafo 97]

Fundamental

Antes del cierre del ejercicio 2002-03

Se han resuelto las cuestiones pendientes a que hace referencia el Auditor Externo. Los ingresos y gastos relacionados con los fondos generados localmente se han incluido en los estados de cuentas de la FAO correspondientes al bienio 2002-03.

Situación: Aplicada

Se está verificando.

EXAMEN DE LOS CONTROLES INTERNOS DE LA ORGANIZACIÓN

Organización de la función general de supervisión en la FAO

Normas y reglamentos aplicables

Recomiendo que se actualicen lo antes posible las Normas financieras que constituyen la Sección 202 del Manual de la FAO y la Sección 108 relativa al Departamento de Administración y Finanzas, sobre todo a fin de proporcionar una idea general de las funciones de supervisión en la Organización. [párrafo 131]

Merece atención

Antes del final de 2002

Se ha preparado un proyecto revisado de declaración de funciones de la Dirección de Finanzas (Sección 108 del Manual), que se está examinando. Se ha preparado también un proyecto revisado de Sección 202 del Manual que se está examinando en el contexto de una revision más amplia de las políticas y procedimientos constables y de las normas financieras. Este examen proseguirá durante todo el año 2004.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: finales de 2004

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

Organización general y mandatos respectivos

Recomiendo que la FAO examine la posibilidad de combinar la AUD y el PBEE a fin de crear una única oficina o dirección de supervisión. La actual Subdirección de Controles, que actúa en un ámbito diferente, podría permanecer dentro de la Dirección de Finanzas. No obstante, deberían establecerse oficialmente las relaciones de trabajo para evitar toda duplicación de la labor [párrafo 137]

Merece atención

Antes del final de 2003

En los períodos de sesiones conjuntos del Comité del Programa y el Comité de Finanzas celebrados en mayo y septiembre de 2003 se presentaron sendos documentos titulados: “Independencia y emplazamiento del Servicio de Evaluación”. Los Comités decidieron aumentar aún más la independencia del Servicio de Evaluación y concertaron diversas medidas con este fin. Asimismo acordaron que no resultaría útil combinar las funciones de evaluación y auditoría en una misma oficina.

Situación: Tras un nuevo análisis y consideración del tema según se ha indicado más arriba, no hay medidas que aplicar al respecto.

No se requiere verificación ulterior.

Examen de la Oficina del Inspector General

Planificación de las auditorías

Debería llevarse a cabo un proceso de evaluación de los riesgos y actualizarse regularmente (al menos una vez cada dos años). Su objetivo general sería reunir y analizar datos, cuantitativos y cualitativos, a fin de describir la forma, dimensión y características de los riesgos a los que se enfrenta la Organización. [párrafo 156]

Considerable

Para mediados de 2003

La AUD ha modificado su enfoque del proceso de planificación de las auditorías mediante el uso de evaluaciones basadas en los riesgos para determinar las actividades y sectores críticos que deben someterse a comprobación. La aplicación de este enfoque dará lugar a exámenes mejor orientados y a un uso más eficaz de los recursos humanos. Con respecto a ésto, la AUD ha elaborado la necesaria evaluación de riesgos y la aplicación de la planificación de las auditorías. El Plan de Auditoría para el bienio 2004-2005 se ha preparado sobre la base de este enfoque revisado.

Situación: Completado para el ciclo de planificación 2004-2005. Esta recomendación sigue siendo válida, por lo que la evaluación de riesgos se seguirá actualizando periódicamente.

Verificado.

Capacitación?

Recomiendo que la capacitación se intensifique y se centre, en especial, en la comprobación de los sistemas de información. Por otro lado, debería alentarse a algunos auditores a que se conviertan en auditores de sistemas de información titulados o “expertos titulados” en Oracle. [párrafo 168]

Considerable

Para el plan de capacitación de 2003

La capacitación y el desarrollo siguen siendo aspectos importantes de la administración global de la Oficina del Inspector General. Esta labor consta de tres elementos:

• capacitación de auditores profesionales,
• capacitación en idiomas; y
• capacitación en el uso de la ofimática.

Como parte de las actividades de capacitación permanente, se realizó en Roma en noviembre de 2003 un curso sobre auditoría de sistemas de información, centrado en la auditoría de las aplicaciones del Oracle y destinado a toda la Oficina. Además, se anima a los auditores de la FAO a que se inscriban en el programa de Auditores de sistemas de información titulados (CISA). Un funcionario dará el examen en 2004.

Situación: Completado para el ciclo de capacitación de 2003. La Oficina seguirá esforzándose por centrarse en la capacitación y afinar su orientación específica.

Verificado.

Rendimiento del trabajo de auditoría

Recomiendo lo siguiente:

Deberían hacerse mejoras drásticas en el manual de auditoría para que sea un instrumento útil para los auditores. Debería darse prioridad a la inclusión de secciones sobre evaluación de los riesgos, muestreo estadístico e importancia relativa. La sección dedicada a la Sede debería ampliarse de modo que abarque el sistema de información, las funciones de tesorería y las inversiones y las comprobaciones de las adquisiciones y de los recursos humanos [párrafo 172].

Considerable

Para mediados de 2003

La AUD ha empezado a trabajar en la actualización del manual de auditoría. Se ha elaborado una sección sobre metodología de la evaluación de los riesgos, que se incorporará en el Volumen 1 (Visión general de la comprobación de cuentas) del manual de auditoría, junto con:

a) las nuevas normas para la práctica profesional de la auditoría interna, que se aprobaron en junio de 2002, y

b) las orientaciones sobre muestreo estadístico e importancia relativa.

Por otro lado, se revisa regularmente el Volumen 2 (Programas de auditoría) del manual, ya que la AUD lo actualiza con programas de trabajo nuevos o revisados, según proceda, cuando se realizan auditorías o revisiones.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: segundo semestre de 2004

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

Presentación de informes y seguimiento de las recomendaciones formuladas a raíz de las auditorías

Recomiendo lo siguiente:

Debería elaborarse un modelo de informe para cada tipo de auditoría. Debería vigilarse atentamente el respeto del contenido y modelo convenidos [párrafo 175].

Considerable

Efecto inmediato

La AUD ha finalizado un examen comparativo de las prácticas de otros organismos. Como resultado del mismo ha introducido algunos elementos normalizados en el modelo de informe, que incluyen un cuadro de las recomendaciones con un marco temporal propuesto para su aplicación.

Situación: Aplicada

Verificado.

Examen de los controles internos sobre el uso de los recursos de la Organización

En vista de las deficiencias del examen realizado y de la poca fiabilidad de los resultados, recomiendo que se realice otro examen tan pronto como sea posible con la metodología apropiada, en concreto una evaluación del riesgo. La evaluación debería, en primer lugar, examinar los casos de fraude y de utilización indebida de los recursos de la Organización detectados en el pasado con objeto de determinar las causas que los propiciaron. De acuerdo con el modo en que las normas, los reglamentos y los procedimientos vigentes se habían aplicado en la práctica, la evaluación debería mirar al futuro y tratar de predecir los posibles riesgos de utilización indebida de los recursos de la Organización y recomendar modos de prevenirlos [párrafo 187].

Fundamental

En 2003

La AUD comenzó la labor relacionada con este ámbito durante el segundo trimestre de 2003, y el informe de auditoría correspondiente se publicó a finales del mismo año.

Situación: Aplicada

Verificado.

Examen del establecimiento de controles en Oracle

Proceso de desarrollo de sistemas

Recomiendo que se dé prioridad a lo siguiente:

• debería formalizarse una estrategia global;
• debería adoptarse una metodología de proyecto comprobada convenientemente para los proyectos relativos al presupuesto y a los recursos humanos y cualesquiera otros proyectos futuros;
• debería completarse y/o actualizarse la documentación existente (especialmente todas las guías de parámetros) y deberían determinarse los procedimientos para su mantenimiento;
• deberían documentarse oficialmente todos los controles realizados tanto a nivel de la Dirección de Sistemas y Tecnología de la Información (AFI) como de la Subdirección de Controles (AFFS). [párrafo 195]

Fundamental

Antes del final de 2002

Ya se han documentado oficialmente los procedimientos y controles relacionados con la seguridad en el acceso al sistema y se publicarán en la Intranet de la AFF. Los demás aspectos ya se han puesto en práctica y se han notificado al Comité de Finanzas (véase el documento FC 102/8 del Comité de Finanzas).

Situación: Aplicada

Verificado.

Interfaces

Aunque soy consciente de que la Subdirección de Controles ha comenzado a hacer frente a estos problemas mediante la supervisión y la presentación de informes relativos a la función de la interfaz y el seguimiento de las cuestiones que se plantean, recomiendo que prosigan los esfuerzos con objeto de establecer procedimientos para lo siguiente: frecuencia de las actualizaciones; análisis periódico de los productos defectuosos; reciclaje y seguimiento de la comprobación de cuentas. [párrafo 196]

Considerable

Efecto inmediato

Se ha realizado un volumen de trabajo considerable en el entorno de supervisión de la interfaz, que ha incluido la documentación de las interfaces existentes y la elaboración de informes para proporcionar seguridades concretas sobre el correcto funcionamiento de las interfaces entre los sistemas financieros de Oracle y también entre los sistemas pertenecientes a Oracle y los que no pertenecen a éste. La labor en este ámbito proseguirá en relación con esferas en las que aún no se han introducido plenamente los requisitos especificados o para las que se han indicado posibles mejoras de los informes actuales. Otras mejoras incluirán, cuando sea apropiado, la utilización de la función de flujo de trabajo de la versión 11i en el proceso de seguimiento de las interfaces.

Situación: Aplicada

Se verificará.

EXAMEN COMPLEMENTARIO DE LA GESTIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE TESORERÍA

Disposiciones en materia de organización

Comité Asesor sobre Inversiones

Recomiendo que el Comité Asesor sobre Inversiones (CAI) se reúna dos veces al año, mediante teleconferencia, y que se fomente la celebración de consultas informales entre esas reuniones. En todos los casos, aunque se trate de consultas informales, se deben preparar actas, que deben ser publicadas prontamente, como se recomendó anteriormente. [párrafo 213]

Merece atención

En 2003

El método recomendado se aplica desde el año 2003 en función de la disponibilidad de los miembros del CAI y de las cuestiones que hayan de examinarse. El Comité se reúne en Roma una vez por año (generalmente en abril); los asuntos urgentes se debatirán mediante llamadas telefónicas por conferencia.

Situación: Aplicada

Verificado.

Disposiciones bancarias

Recomiendo actuar con prontitud y poner en práctica el tercer elemento de la estrategia para racionalizar más el número de relaciones bancarias con sucursales y disminuir el costo de las actividades con los bancos. [párrafo 215]

Considerable

Antes del final de 2003

Con respecto al tercer elemento de la estrategia bancaria, se contrató a un experto en servicios bancarios para reestructurar las relaciones de la FAO con dichos servicios sobre el terreno. Se han establecido contactos con los principales proveedores de servicios bancarios en las distintas regiones de la FAO y se han presentado propuestas para que las apruebe la Administración superior.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: septiembre de 2005

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

Inversiones a largo plazo

Actualización, 2002

Como no se revisaron anteriormente las disposiciones existentes, tal como había recomendado en mi informe anterior, insto a la Organización a que actúe sobre esta cuestión (transferencia de las inversiones a largo plazo) lo antes posible ahora que se ha designado un Jefe de la Subdirección de Tesorería. [párrafo 224]

Fundamental

Para mediados de 2003

Con respecto a las disposiciones relativas a las inversiones a largo plazo, la Organización rescindió el contrato con el anterior gestor de inversiones en abril de 2003, momento en que los bonos y obligaciones se transfirieron a dos gestores de inversiones. Se ha completado la aplicación de esta fase de la estrategia de inversión a largo plazo.

Situación: Aplicada

Verificado.

EXAMEN COMPLEMENTARIO DE LA REORGANIZACIÓN Y LA DOTACIÓN DE PERSONAL DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

Examen de la plantilla

Recomiendo que, basándose en el informe final de la empresa consultora, se prepare un plan de acción detallado acerca de cómo abordar los problemas no resueltos de la Dirección AFF, y que se supervise de cerca su aplicación mediante la redacción periódica de informes sobre su puesta en práctica. [párrafo 254]

Considerable

Plan de acción detallado antes del final de 2002

Esta recomendación se tomó en cuenta en la planificación del presupuesto para el bienio 2004/2005. Sin embargo, es posible que las presiones presupuestarias en el ámbito de la Organización determinen ahora nuevos recortes de los recursos a disposición de la Dirección de Finanzas, con reducciones del número de puestos hasta un nivel inferior al que la empresa consultora había indicado como el mínimo aceptable.

Situación: Dependerá de la disponibilidad de fondos.

En vista de la situación actual, los progresos podrán verificarse una vez que quede clara la situación definitiva.

MEDIDAS ADOPTADAS EN RESPUESTA A INFORMES PREVIOS

Gestión de los recursos humanos

Utilización de otros recursos humanos

Por lo que se refiere al empleo de otros recursos humanos, recomendé que se normalizasen las condiciones de los servicios y contratos y que se estableciese un sistema de control y supervisión del uso por la institución de colaboradores externos [párrafo 119 de mi informe de 1998-99]. En el momento de escribirse este informe, se informó a mis colaboradores de que las nuevas disposiciones contractuales previstas, denominadas “acuerdo de servicios personales”, que sustituirían a cuatro tipos anteriores de contratos, serían puestas en práctica en octubre de 2002.

No se indica

No se indica

Se ha examinado la experiencia práctica en la aplicación de las nuevas disposiciones contractuales denominadas "acuerdo de servicios personales" y se han introducido algunas modificaciones en el documento del contrato para tomar en consideración las observaciones y necesidades de los usuarios. Ha finalizado la revisión del “Acuerdo de servicios personales”, estándose en este momento en espera de las autorizaciones internas y los cambios correspondientes en el sistema.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: mayo de 2004

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.