7PC 91/INF/3-FC 107
أيار /مايو 2004




الدورة الواحدة والتسعون للجنة البرنامج
الدورة السابعة بعد المائة للجنة المالية

روما، من 10 الى 17 مايو/أيار 2004

إطار الإشراف العام على
استخدام الأموال من خارج الميزانية

أولاً – معلومات أساسية

1- إنّ لجنة المالية، في دورتها الرابعة بعد المائة، "استذكرت أنه في ظل عدم وجود إطار سياسات معتمد من الأجهزة الرياسية بشأن استخدام الأموال من خارج الميزانية، أعربت بعض الدول الأعضاء عن الاهتمام بنطاق النشاطات التي تنفذ بهذه الموارد. وبناء على ذلك، طلبت اللجنة إعداد ورقة تقدم لدورتها في مايو/ أيار 2004 عن الإطار الإشرافي لاستخدام الأموال من خارج الميزانية1. ولوحظ أن من الضروري تقديم هذه الورقة أيضا للجنة البرنامج."

ثانياً – المهام والنطاق

2- ممّا تنصّ عليه مهام المنظمة، كما ترد في المادة 1 من دستور المنظمة:

ويكون من وظائف المنظمة:

(أ) تقديم المساعدات الفنية التي قد تطلبها الحكومات؛ (ب) تنظيم البعثات، بالتعاون مع الحكومات المعنية، اللازمة لمساعدتها في الوفاء بالالتزامات المترتبة على قبولها توصيات مؤتمر الأمم المتحدة للأغذية والزراعة، وموافقتها على هذا الدستور..."2

3- وتجيز المادة 6-7 من اللائحة المالية في النصوص الأساسية للمدير العام قبول المساهمات الطوعيّة. وتنص اللائحة المالية على ما يلي:

"للمدير العام أن يقبل المساهمات سواء كانت نقدية أو غير ذلك. وله أن يفتح حسابات لأموال الأمانة، وحسابات خاصة للأموال التي تقدم للمنظمة لأغراض خاصة، بشرط أن يكون الغرض من هذه المساهمات والأموال متمشياً مع سياسات المنظمة وأهدافها وأنشطتها."3

4- وعملاً بأحكام هذه المادة من اللائحة المالية، "تحدد بوضوح أغراض أموال الأمانة والأموال الخاصة وحدودها" ويكون بالتالي كل اتفاق مدعوماً بوثيقة المشروع التي تحدد فيها أهداف المشروع والأنشطة التى سيتم تنفيذها. وتصنّف تلك المساهمات بوجه عام ضمن الفئات التالية:

- الأنشطة الواقعة في إطار البرنامج الميداني على شكل مشروعات، بما في ذلك العائدات المحققة من خلال النداء الموجّه في اطار برنامج تليفود والتي تستخدم لتمويل مشروعات قاعدية عملية؛

5- "يتعيّن الحصول على موافقة المؤتمر لقبول المساهمات والأموال التي قد تترتب عليها، بطريق مباشر أو غير مباشر، التزامات مالية إضافية للدول الأعضاء."4

وتضمن ذلك السياسات والإجراءات العامة التي تسري على المشروعات الممولّة من موارد من خارج الميزانية والتي تستلزم ألا تنطوى فيها المشروعات على التزامات مالية إضافية للدول الأعضاء":


6- "تدار حسابات أموال الأمانة وحسابات الأموال الخاصة، والمساهمات، طبقاً للائحة المالية للمنظمة، ما لم يقرر المؤتمر خلاف ذلك."7

ويخضع الإشراف المالي للحسابات والحسابات الخاصة لكافة الأحكام المالية، والقواعد والإجراءات ذات الصلة التي تسري على الحساب العام، إلا في ما يتعلق باختلافات لا مفرّ منها ناشئة عن الطابع الخاص للحسابات المعنية.

7- "تُبلغ لجنة المالية بحسابات الأمانة والحسابات الخاصة."8

يبلّغ عن الحسابات والحسابات الخاصة إلى جانب الحساب العام في الكشوف المالية للمنظمة التي تصدر كل سنتين والتي يدلي المراجع الخارجي أيضاً برأيه فيها. (كما تصدر المنظمة كتيّباً توزّعه على الجهات المانحة يتضمّن رصيد كل مشروع من المشروعات الممولة من حسابات الأمانة والمقبوضات والمصروفات والنفقات لفترة السنتين).

ثالثاً – الإجراءات والخطوط التوجيهية بشأن قبول الأموال من خارج الميزانية

8- يتولى عادة التفاوض بشأن المساهمات من خارج الميزانية المدير العام المساعد/مصلحة التعاون التقني، وتحديداً قسم المساعدة في مجال السياسات بالنسبة للمساهمات للأنشطة المعيارية والتنفيذية، وقسم عمليات الطوارئ والإحياء بالنسبة لأنشطة الطوارئ. وتخضع كافة المساهمات لاتفاق رسمي مع الجهة المانحة المعنية ترفق به وثيقة المشروع التي تصف بالتفصيل الأنشطة التى سيتم تنفيذها.

9- ولكل مساهمة يفتح قسم الشؤون المالية حساباً منفصلاً في نظام أوراكل.9 ويتولى أمناء الميزانية والإدارة التنظيمية رصد وإدارة استخدام الموارد في دورة المشروع بأكملها طبقاً للقواعد والأنظمة المرعيّة في المنظمة. وتخضع كافة المعاملات والسجلات المالية ذات الصلة للضوابط المالية العادية في المنظمة وللمراجعة من جانب المراجع الخارجي ومكتب المفتش العام.

10- وبالنسبة للمفاوضات مع الجهات المانحة بشأن المساهمات لدعم الأنشطة المعيارية التي لا تتعدى قيمتها 000 150 دولار أمريكي، فيفوَّض المدراء العامون المساعدون في المصالح المستفيدة سلطة التفاوض طبقاً للمنشور الإداري رقم 2001/8 وللإجراء 2001/02 في مصلحة التعاون التقني.10 ويمكن أن يتخذ الاتفاق الرسمي بشأن هذه المساهمات شكل رسالة اتفاق.
11- وترسل المساهمات الإفرادية التي ترد من خلال النداء الموجه فى اطار برنامج تليفود (وتقوم بتنسيقه مصلحة الشؤون العامة والإعلام) إما إلى حساب الأمانة الخاص بتليفود في مقر المنظمة أو تدفع مباشرة في إحدى الحسابات المصرفية لتليفود التي فتحها قسم الشؤون المالية في عدد من البلدان. وتعتمد مصلحة الشؤون المالية والإدارية عن المبلغ المجموع في كافة أرجاء العالم في نهاية كل حملة سنوية. وتظل مصلحة التعاون التقني مسؤولة عن الموافقة على استخدام الأموال مع تفويض الإدارة المعنية بإدارة وتنسيق البرنامج الخاص للأمن الغذائي، وضمان أن تتسق المشروعات مع الخطوط التوجيهية لبرنامج تليفود وأن تكون سليمة من الناحية الفنية وذلك بدعم من الأقسام الفنية المختصة.

رابعاً – الإطار الاستراتيجي والتخطيط البرامجى

12- يوجه الإطار الاستراتيجي للمنظمة للفترة 2000-2015، الذي وافق عليه المؤتمر العام سنة 1999، وعملية تخطيط البرامج المرافقة له، عمل المنظمة فى نطاق جميع مصادر التمويل.

13- ويحدد الإطار الاستراتيجي خمس استراتيجيات جامعة لتلبية احتياجات البلدان الأعضاء، توجهها ستّ استراتيجيات إضافية تغطى القضايا المشتركة بين وحدات المنظمة. ولمّا كانت متطلبات تنفيذ الاستراتيجيات الجامعة من خلال الأنشطة المعيارية والتنفيذية تتجاوز عموما الموارد المتوافرة من الاشتراكات المقدّرة (البرنامج العادي)، كثيرا ما دعت الضرورة الى ايجاد موارد إضافية من خلال المساهمات الطوعية من أجل تنفيذ البرنامج بالكامل. وفي هذا الإطار، تساعد الاستراتيجيات الإضافية التي تغطى القضايا المشتركة بين وحدات المنظمة على تهيئة ظروف مشجّعة للمنظمة لزيادة فعالية الموارد من خارج الميزانية من خلال الاستهداف الفعال للدعم لمجالات الأَولوية في البرامج المعيارية والميدانية على حد سواء، وذلك عن طريق توسيع الشراكات والتحالفات ومواصلة تحسين عملية الإدارة وزيادة فعالية الموارد لخدمة المنظمة ودولها الأعضاء.

14- وتضع الخطة المتوسطة الأجل المتجددة لست سنوات الأسس التنفيذية للاطار الاستراتيجي وتوفر الهيكل اللازم لاستخدام الموارد العادية ومن خارج الميزانية. كما تحدد الفرص المتاحة للدعم من خارج الميزانية المرتبط بكيانات برامجية محددة. وهي تشكل بالتالي الأساس لجهود تعبئة الموارد المشتركة بين وحدات المنظمة ومؤشرا للجهات المانحة عن المجالات التي تتيح أعظم الاستفادة من مساهماتها الطوعية في إطار مجموعة الأولويات المتوسطة الأجل المقررة.

15- ويتضمن برنامج العمل والميزانية لفترة السنتين خطة التنفيذ التي رصدت لها ميزانية للفترة المالية الأولى من الخطة المتوسطة الأجل المتجددة. و يقوم برنامج العمل علي موارد البرنامج العادي والإيرادات الأخرى. وهذه الأخيرة تعرف بأنها "...مساهمات طوعية [بموجب المادة 6-7 من اللائحة المالية] متاحة لتنفيذ برنامج العمل إما لأنها موجودة تحت تصرف المنظمة و/أو تدار بطريقة وثيقة الصلة باعتمادات الميزانية العادية."11 وفضلاً عن ذلك، فان تقديرات مصروفات البرنامج الميداني وحسابات الأمانة لحالات الطوارئ ترصد حسب الأقاليم والبرامج، مع الإشارة إلى الطلب من الأعضاء وإلى مستوى الدعم المتوقّع بالنظر إلى السياسات المتبّعة من الجهات المانحة.

16- وتطبّق المنظمة نهجاً يرتكز إلى النتائج لتحديد البرامج والمشروعات وتصميمها لجميع مصادر التمويل. ويعني ذلك التحديد الواضح للأهداف والنتائج والمخرجات ومؤشرات الأداء، إلى جانب رصد التنفيذ ونظام شامل للتقييم. وتنطبق عمليات التخطيط ورفع التقارير على موارد البرنامج العادي وعلى التمويل التكميلى المرافق من خارج الميزانية، وهي جزء لا يتجزأ من إطار الإشراف العام على استخدام الموارد من خارج الميزانية دعماً لأنشطة المنظمة المعيارية والتنفيذية.

17- وتتم المساءلة في وحدات المنظمة من خلال تقرير تنفيذ البرامج في فترة السنتين، وهو سرد شامل وكمّي للإنجازات مقارنة مع برنامج العمل لفترة السنتين حسبما حدد في الخطة المتوسطة الأجل وفي برنامج العمل والميزانية. ويشمل القسم الخاص بالإيرادات الأخرى وحسابات الأمانة تحليلاً للإنفاق من الموارد من خارج الميزانية دعماً لبرنامج العمل.

خامساً – الإشراف العام والإدارة الداخلية السليمة خلال مراحل المشروعات

ألف – لجنة البرامج الميدانية

18- لجنة البرامج الميدانية هي لجنة رفيعة المستوى تتولى ترويج الأنشطة والمبادرات على مختلف مستويات المنظمة وتنسيقها ورصدها بغرض تحسين البرنامج الميداني للمنظمة والتوسّع فيه بما يتسق والإطار الاستراتيجي للفترة 2000-2015. وتصدر اللجنة، بوجه خاص، توجيهات في مجال السياسات وتتولى الإشراف العام على مستوى البرامج.

باء – استعراض البرامج والمشروعات

19- لا بد في كافة وثائق البرامج والمشروعات في المنظمة من تحديد الأهداف الطويلة الأجل والمباشرة وعلاقتها بالاستراتيجيات والأولويات القطرية و/أو الإقليمية. وتتم صياغتها وفقاً للخطوط التوجيهية والأشكال المحددة سلفاً التي تعتمد على مصدر التمويل وعلى طرائق التنفيذ و/أو التطبيق. وهناك في المنظمة ثلاثة أشكال رئيسية هي حساب الأمانة (برنامج التعاون بين المنظمة والحكومات/حساب الأمانة من طرف واحد) وبرنامج التعاون الفني وبرنامج الأمم المتحدة الإنمائي؛ لكن تجدر الإشارة إلى أنّ للعديد من مصادر التمويل شكلاً خاصاً بها (مثل مرفق البيئة العالمية والمجموعة الأوروبية وغيرهما). وقبل عرض وثائق البرامج والمشروعات على الأطراف المعنية للموافقة والتوقيع عليها (أي الجهات المانحة والحكومات)، تخضع تلك الوثائق لاستعراض داخلي كما يظهر في المرفق 1.

20- وهناك لجنة استعراض البرامج والمشروعات وهي لجنة داخلية رفيعة المستوى أنشئت بغرض استعراض مقترحات البرامج والمشروعات حرصاً على امتثالها للتوجهات والسياسات العامة في المنظمة. وهي تضمن بنوع خاص، أن تكون مختلف المشروعات التي تنفذها المنظمة في بلد ما تدعم بعضها البعض، وتتسم بتجانس حقيقي بغرض تحقيق الأهداف المشتركة. كما تعمل اللجنة على ضمان اتساق البرامج والمشروعات المقترحة مع المبادئ التوجيهية الستة التالية:

إضافة إلى ذلك، تعمل اللجنة على ضمان مساهمة جميع البرامج والمشروعات التي توافق عليها في أعمال متابعة مؤتمر القمة العالمي للأغذية وتتسق مع البرنامج الخاص للأمن الغذائي وتعززه حيثما أمكن ذلك.

جيم – تنفيذ المشروعات

21- يتم رصد تنفيذ المشروعات وأدائها بفضل مستودع بيانات أوراكل؛ نظام معلومات رصد البرامج الميدانية من خلال نظام تقديرات الانجاز؛ التقرير ربع السنوى لتنفيذ البرامج الذي يُظهر القياس الكمّي للانجاز والخطط من حيث المدخلات والأنشطة العينية. ويجري استعراض عمل مديري البرامج ورصده على أكثر من مستوى: من جانب أمناء الميزانية وفروع العمليات الإقليمية (حيثما ينطبق) وإدارة رصد وتنسيق البرامج الميدانية. وتوضح الضميمة 2 آليات المراقبة والإشراف العام أثناء تنفيذ المشروعات.

دال – المراجعة الداخلية

22- يشمل نظام المراجعة في المنظمة كما حددته النصوص الأساسية للمنظمة، مراجعة خارجية يؤديها المراجع العام (أو من يضطلع بوظيفة مماثلة) في أي من الدول الأعضاء وتختاره الأجهزة الرياسية في المنظمة ويكون مسؤولاً تجاهها مباشرة، إلى جانب المراجعة الداخلية التي يتولاها مكتب المفتش العام الواقع ضمن مكتب المدير العام. ويعمل مكتب المفتش العام بوصفه جزءاً لا يتجزأ من نظام الرقابة الداخلية في المنظمة، تبعاً لأفضل الممارسات، وبموجب السياسات التي تحددها الإدارة العليا. وتحال التقارير السنوية التي يرفعها المفتش العام إلى المدير العام، بالإضافة إلى التقارير الهامة الأخرى، إلى لجنة المالية.
23- وتقوم استراتيجية المراجعة ونطاقها وتأديتها في مكتب المفتش العام على مفهوم المراجعة الشاملة الذي يتضمّن عناصر مالية وخاصة بالامتثال والأداء و"كفاءة الأداء". وبالتالي، تتناول وظيفة المراجعة الداخلية الأنشطة والبرامج في المقر مع التركيز على بعض الجوانب مثل موثوقية العمليات المالية ونزاهتها والامتثال للقواعد والأنظمة المرعيّة في المنظمة وصون الأصول على النحو الواجب. وتقدم عمليات مراجعة الأنشطة الميدانية التأكيد على أن إدارة العمليات الميدانية تنجز بصورة اقتصادية وفعالة ومجدية، مع التركيز على أهم أولويات البرامج. كما تجري عمليات استعراض خاصة ودراسات وأبحاث لتقييم الأداء والجوانب المتعلقة بكفاءة الأداء، بما في ذلك حالات الاحتيال وافتراض حدوث الاحتيال.

24- كذلك يساعد برنامج المراجعة الداخلية بصورة مستمرة الإدارة على الارتقاء بالعمليات التي تنفذها المنظمة وعلى تدعيم الرقابة بتكاليف مناسبة، وعلى المتابعة الفاعلة لتطبيق توصيات المراجعة. وتقدّم خدمات المشورة إلى الوحدات، كما تشارك المراجعة الداخلية في مختلف اللجان الداخلية ومجموعات العمل حسب المقتضى.

هاء – التقييم

25- يخضع كل التمويل من خارج الميزانية، والذي يدمج بالكامل مع تمويل الميزانية العادية، لتقييم دقيق من جانب إدارة التقييم. ويخضع حالياً كل مشروع من المشروعات التي تبلغ ميزانيتها مليون دولار أمريكي أو أكثر، باستثناء المساعدات لحالات الطوارئ، لتقييم واحد على الأقل مستقل خلال فترة تنفيذ المشروع. ويسري هذا بالنسبة إلى مشروعات دعم العمل المعياري للمنظمة ومشروعات الدعم المباشر للبلدان الأعضاء على حد سواء. وتتولى عمليات التقييم هذه فرق مستقلة تماما تمثّل الجهات المانحة والبلدان المشاركة والمنظمة. كما أن مشروعات المساعدات لحالات الطوارئ والمشروعات الميدانية التي لا تتعدى ميزانيتها مليون دولار أمريكي والمشروعات الصغيرة التي هي جزء من البرامج المعيارية، تخضع بدورها لتقييم مستقل يكون عادة في سياق تقييم أي من الأهداف الاستراتيجية أو البرامج في المنظمة أو من خلال تقييم أنشطة المنظمة في بلد أو إقليم فرعي بعينه.

26- ويمكن الاطلاع في موقع إدارة التقييم على الإنترنت12 على معايير التقييم التي تنشر في عدد من الوثائق الصادرة عن الأجهزة الرياسية، لا سيما التقييم في سياق الإطار الاستراتيجي والنموذج البرامجى الجديد (سبتمبر/أيلول 1999)13. ومن أهم معايير التقييم الاتساق مع أولويات المنظمة كما حددتها الدول الأعضاء، ومع أولويات كل بلد من البلدان المستفيدة من تمويل خاص. وتجدر الإشارة في هذا الصدد إلى أنّ أياً من عمليات التقييم التي جرت في السنوات الأخيرة لم تلاحظ وجود تضارب في الأولويات التي خصص لها تمويل من خارج الميزانية وتلك التي أقرتها الأجهزة الرياسية فيما يتعلق بالمنظمة.

27- وتطلب مشورة لجنة البرنامج بشأن برنامج عمليات التقييم المستقلة المرتقبة، بما في ذلك تقييم الاستراتيجيات والبرامج والمواضيع التي تتضمن مكونات كبيرة من خارج الميزانية. وتدمج بالتالي نتيجة استخدام الموارد من خارج الميزانية بشكل كامل ضمن استخدام الموارد من الميزانية العادية.

28- وتتلقى لجنة البرنامج ورقة تجميعية عن نتائج عمليات تقييم المشروعات الميدانية14 والتى يمكن الاطلاع على موجز لها في موقع إدارة التقييم على الإنترنت. ويكفل هذا الإشراف العام أيضاً في التقارير اللاحقة التي تقدمها الأمانة إلى لجنة البرنامج عن إجراءات المتابعة التى اتخذت على ضوء نتائج التقييم وتوصياته.

29- كما بدأت مؤخراً عملية تقييم ذاتي ينتظر لها أن تشمل كافة الكيانات البرامجية. ويتولى العملية المديرون المسؤولون عن تلك الكيانات في المنظمة وهي تتضمّن استخدام أموال من خارج الميزانية تندرج في إطار عمل الكيان المعنى. ومن المتوقع أن تعدّ إدارة التقييم خلاصة عن نتائج عمليات التقييم كي تنظر فيها الأجهزة الرياسية.

المرفق 1

مراحل عملية استعراض المشروعات من خارج الميزانية

المساهمات بما يصل الى 000 150 دولار أمريكي دعماً للأنشطة المعيارية وحدها
(المسار السريع)

الفحص الأولي

تقوم المصالح الفنية المعنية بفحص المساهمات من خارج الميزانية بما يصل الى 000 150 دولار أمريكي وتعمل على ضمان أن تندرج في إطار الدعم المباشر أو تسديد نفقات أنشطة معينة من البرنامج العادي. ويتم الفحص الأولي هذا عند التفاوض مع الجهة المانحة وتوثّق النتائج في رسالة اتفاق تضفي طابعاً رسمياً على المساهمات في نطاق المسار السريع. وفي حين تتولى المصلحة الفنية المعنية التفاوض مباشرة، يوقّع المدير العام المساعد/مصلحة التعاون التقني على رسالة الاتفاق.

صياغة المشروعات

يرد وصف الأنشطة الممولة من المساهمات في المسار السريع في وثائق المشروعات عملاً بالإجراء 2001/2 في مصلحة التعاون التقني. وتتولى ذلك المصلحة الفنية المعنية.

الاستعراض الفني والتنفيذي

استناداً إلى أحكام إجراءات المسار السريع، تحرص المصلحة الفنية على أن تكون المشروعات سليمة من الناحيتين الفنية والتنفيذية؛ ومتسقة ومع المادة ذات الصلة فى اللائحة المالية؛ فضلا عن تطبيق معدل تكاليف دعم المشروعات الواجب تبعاً للسياسات المتّبعة.

استعراض مصلحة التعاون
التقني

قبل التوقيع على رسالة الاتفاق ذات الصلة، يحرص قسم المساعدة في مجال السياسات على حسن إعداد الاقتراح وفق أحكام إجراءات المسار السريع وعملاً بالتعميم الإداري 2001/8 وبالإجراء 2001/2 في مصلحة التعاون التقني (أنظر الفقرة 10 أعلاه).

المساهمات التي تزيد عن 000 150 دولار أمريكي

الفحص الأولي

تقوم مصلحة التعاون التقني بفحص كافة المساهمات من خارج الميزانية وتحرص على تقديم الدعم فقط للأنشطة المتسقة وسياسات المنظمة وأهدافها وأنشطتها، والتأكيد على ضرورة صياغتها في نهاية الأمر على شكل مشروعات ممولة من خارج الميزانية. ويتم هذا الفحص عند التفاوض مع الجهة المانحة وتوثّق النتائج في رسالة اتفاق تضفي طابعاً رسمياً على المساهمات من خارج الميزانية. ويتولى الفحص قسم عمليات الطوارئ والإحياء بالنسبة إلى المشروعات لحالات الطوارئ وقسم المساعدة في مجال السياسات بالنسبة إلى الأنشطة لغير الطوارئ.

عملية صياغة المشروعات

تكون كافة المساهمات للأنشطة المعيارية والتنفيذية على شكل وثائق مشروعات تعدها و/أو توافق عليها المصلحة الفنية المعنية. وينسّق قسم المساعدة في مجال السياسات وقسم عمليات الطوارئ والإحياء عملية صياغة المشروعات تبعاً للتعميم الخاص بالبرامج الميدانية بشأن دورة المشروعات. وتخضع الاتفاقات الخاصة بالمشروعات التي جرت صياغتها بالكامل لعمليتي استعراض منفصلتين ولكنهما أساسيتين.

الاستعراض الداخلي للمشروعات

تخضع كافة المشروعات لغير الطوارئ لعملية موافقة واستعراض داخلية بتنسيق من مصلحة التعاون التقني. والغرض من الاستعراض والموافقة تسليط الضوء على: العوامل الفنية (من جانب الأقسام الفنية)؛ التصميم التنفيذي والجدوى (من جانب فروع العمليات الإقليمية وقسم العمليات الميدانية)؛ الاتساق مع اللائحة المالية (من جانب قسم الشؤون المالية)؛ السياسات الخاصة بتكاليف دعم المشروعات (من جانب مكتب البرنامج والميزانية والتقييم)؛ الاتساق مع طلب البلد المتلقي وأولوياته (من جانب ممثليات المنظمة)؛ وأولويات/معايير الجهة المانحة (من جانب قسم المساعدة في مجال السياسات). ويمكن أيضاً الحصول على موافقة قانونية إذا اقتضت الحاجة (مكتب الشؤون القانونية).
وتخضع المشروعات لحالات الطوارئ لاستعراض مشابه لكن بتنسيق من قسم عمليات الطوارئ والإحياء تحت إشراف مصلحة التعاون التقني.

استعراض المشروعات الجامعة (لجنة استعراض البرامج والمشروعات)

تخضع كافة المشروعات لغير الطوارئ لاستعراض للتحقق من اتساقها وتوجهات السياسات في المنظمة عملاً بنشرة المدير العام 2000/17 عن لجنة استعراض البرامج والمشروعات (أنظر الفقرة 20 أعلاه) وكما يظهر بقدر أكبر من التفصيل في منشور خاص بالبرامج بشأن مراحل المشروعات (لجنة البرامج الميدانية 2003/04).

المرفق 2

    آليات مراقبة تنفيذ المشروعات والإشراف العام عليها
    كافة المشروعات

القواعد والأنظمة

تخضع كافة المشروعات، أياً يكن مصدر تمويلها أو حجمها، للقواعد وللأنظمة التي ترعى في المنظمة شراء المدخلات وتعيين الموظفين والإدارة المالية وإعداد التقارير.

المراجعة الداخلية والخارجية

تخضع كافة المشروعات، أياً يكن مصدر تمويلها أو حجمها، لعمليات مراجعة من جانب مكتب المفتش العام وللمراجعة الخارجية أيضاً.

التقييم

تخضع كافة المشروعات، أياً يكن مصدر تمويلها أو حجمها، لعمليات تقييم طبقاً لنشرة المدير العام 2001/33.

الموارد البشرية

لجنة اختيار الموظفين الميدانيين: الموافقة على وظائف الفئة الفنية في المشروعات لمدة 12 شهراً أو أكثر.
لجنة الموارد البشرية: الموافقة على الرتبة ف5 زائدا بدل خاص للوظيفة وللفئات الأعلى.
لجان الاختيار المحلية: الموافقة على الوظائف القطرية في المشروعات / فئة الخدمات العامة.
لجنة اختيار كبار الموظفين الميدانيين: الموافقة على الوظائف التي يترتّب عليها مسؤوليات إدارية.
تقييم الأداء: كافة الوظائف على الأقلّ سنوياً؛ أداة مشابهة للوظائف القصيرة الأجل.

شراء التجهيزات والخدمات

لجان استعراض المشتريات المحلية: تتألف عادة من ممثليات المنظمة؛ أي مسؤول مفوّض آخر، مسؤول قطري من الفئة الفنية، رئيس المستشارين الفنيين أو المدير/المنسق القطري للمشروعات؛ وطرف ثالث (كممثل برنامج الأمم المتحدة الإنمائي) و/أو خدمات مراجع محلي. فيستعرضون جداول الأسعار ويختارون المورد لكافة عمليات الشراء التي تزيد قيمتها عن 5000 دولار أمريكي.
لجان المشتريات: تعمل أيضاً في المكاتب شبه الإقليمية والإقليمية الفرعية وفي المقر حسب الحاجة.

إدارة الميزانية والمالية ومراقبتهما

يتم رصد ميزانية المشروعات والمصروفات فيها بشكل رئيسي بواسطة مستودع بيانات أوراكل ونظام معلومات عن إدارة البرامج الميدانية. كما يستعرض المراجعون المحليون نفقات المشروعات التي تتم عن طريق حساب السُلف المستديمة لدى ممثل المنظمة أو من خلال حساب السُلف للمشروعات.

رصد التنفيذ


يحتوي نظام معلومات إدارة البرامج الميدانية على سجلات كافة المشروعات الممولة من مصادر من خارج الميزانية ومن البرنامج العادي؛ يتضمّن بيانات مالية مفصّلة عن المشروعات (الكشوف المالية للمشروعات، تقارير عن الحالة، قوائم المعادلات)؛ متاح لجميع الموظفين في المنظمة عن طريق الإنترنت.

يمكن من خلال هذا النظام تتبع المشروعات التي لا يكون أداؤها مرضياً بغية التخطيط للتدابير التصحيحية والبدء بتنفيذها استناداً إلى المعلومات الواردة من فريق المهام المعني بالمشروع.
يتولى النظام تنبيه المسؤولين عن الميزانية أو المسؤولين الفنيين بالمهل الزمنية الرئيسية (مواعيد تقديم التقارير) وعدم كفاية الأداء وغير ذلك من خلال نظام إنذار تلقائي.
يتضمّن النظام كافة التقارير/الوثائق ذات الصلة بالمشروعات أياً تكن وبغض النظر عن حجمها، ومصادر تمويلها، والغرض منها (بما في ذلك مشروعات برنامج تليفود): وثيقة المشروع، التعديلات في الميزانية، تقارير البعثات، الكشوف أو التقارير النهائية، التقارير ربع السنوية عن تنفيذ البرامج وغير ذلك.

التقرير الربع سنوى عن تنفيذ البرامج

يعدّه أمناء الميزانية: استعراض أداء المشروعات في الأشهر الثلاثة الأخيرة، التخطيط للأنشطة في الأشهر الثلاثة اللاحقة، تحديد القضايا أو المشاكل التي قد تعيق التنفيذ. وتتاح هذه التقارير في نظام معلومات عن إدارة البرامج الميدانية بحيث يتسنى رصد أداء المشروعات على المستوى القطري من جانب المكاتب الإقليمية والمقر؛ هذا بالإضافة إلى تقديم الدعم والتوجيهات كلما دعت الحاجة.

1 تجدر الإشارة لأغراض هذه الورقة، إلى أنّ عبارة "من خارج الميزانية" تعني الأموال الواردة بالإضافة إلى الاشتراكات المقدّرة للأعضاء دعماً لأنشطة المنظمة المعيارية والتنفيذية المشار إليها في برنامج العمل والميزانية.

2 منظمة الأغذية والزراعة. "الدستور" (النقطة 3 من المادة الأولى) في النصوص الأساسية لمنظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة، المجلّد الأول – طبعة عام 2000 (روما، المنظمة، 2001).

3 منظمة الأغذية والزراعة، النصوص الأساسية لمنظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة، المجلد الأول، الجزء جيم – طبعة عام 2000 (روما، المنظمة، 2001).

4 منظمة الأغذية والزراعة، النصوص الأساسية لمنظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة، المجلد الأول، الجزء جيم – طبعة عام 2000 (روما، المنظمة، 2001).

5 ترفع تقارير دورية إلى الأجهزة الرياسية عن حجم الاسترجاع مقابل تكاليف الدعم من خلال تقرير تنفيذ البرامج الذي يقدّم كل سنتين. (تجدر الإشارة إلى أنّ تكاليف دعم المشروعات لا تقتطع من مشاريع برنامج تليفود عملاً بقرار المؤتمر 3/97).

6 دليل التعليمات الإدارية 250-113.

7 منظمة الأغذية والزراعة، النصوص الأساسية لمنظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة، المجلد الأول، الجزء جيم – طبعة عام 2000 (روما، المنظمة، 2001).

8 منظمة الأغذية والزراعة، النصوص الأساسية لمنظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة، المجلد الأول، الجزء جيم – طبعة عام 2000 (روما، المنظمة، 2001).

9 في ما خلا المساهمات التي لا تتعدى قيمتها 000 150 دولار أمريكي والتي تتم على شكل استرداد مباشر للنفقات المعيارية في الميزانية العادية وهي لا تحتاج إلى رفع تقارير مالية رسمية عنها من جانب الجهة المساهِمة (أنظر الإجراءات المشار إليها في الحاشية 7).

10 التعميم الإداري 2001/8: "الإجراء الخاص بكيفية التعاطي مع المساهمات المخصصة من خارج الميزانية في إطار الدعم المباشر أو إعادة تسديد الأنشطة المعيارية الممولة من البرنامج العادي (لا تفوق 000 150 دولار أمريكي)"؛ الإجراء 2001/2 في مصلحة التعاون التقني: "الإجراء الخاص بتلقي المساهمات المخصصة من خارج الميزانية دعماً للأنشطة المعيارية (لا يتعدى مجموعها 000 150 دولار أمريكي)".

11 الفقرة 154 من الوثيقة C 2003/3، برنامج العمل والميزانية للفترة 2004-2005.

12 http://www.fao.org/pbe/pbee

13 الوثيقة PC 82/4 لا سيما الفقرتين 5 و11.

14 كانت الوثيقة PC 83/4 (b) أحدث تلك الأوراق في عام 2000.