لجنة المالية

يرفـق لعلـم أعضــاء لجنـة الماليـة التقريــر الســنوي للجنــة المراجعـــة عــن عـــام 2003 المقـــدم للمديـــــر العــام.

لجنة المراجعة (الداخلية) في منظمة الأغذية والزراعة
التقرير السنوي عن عام 2003 المقدم للمدير العام

أولا - مقدمة ومعلومات أساسية

1- هذا التقرير هو أول تقرير سنوي صادر عن لجنة المراجعة عقب إنشائها في أبريل/نيسان 2003. ويقدم التقرير عرضا عاما عن أنشطة اللجنة والقضايا الهامة التي برزت والإجراءات التي اتخذها مكتب المفتش العام وأصحاب الشأن الآخرين المشاركين في عمليات المراجعة.

2- وإثر توصية صادرة عن المراجع الخارجي السابق، وإعمالا لالتزام المنظمة للدورة المائة للجنة المالية، أنشأ المدير العام لجنة المراجعة (الداخلية) في أبريل/نيسان 2003. وترد تشكيلة اللجنة وصلاحياتها في منشور المدير العام رقم 2003/6 Rev.1 بتاريخ 2/4/2003.

3- وتشكيلة اللجنة هي على النحو التالي:

الأعضاء الداخليون:

السيد D. Harcharik، رئيس
السيد K. Mehboob، عضو مستديم
السيد G. Pucci، عضو مستديم
السيدة L. Fresco، عضو دوري يعين لمدة سنتين
السيدة A. Lo Faso، أمينة اللجنة

الأعضاء الخارجيون:

السيد ¹P. Maertens، رئيس المراجعة الداخلية، مصرف الاستثمار الأوروبي
السيد ²B. Kass، المدير السابق للمراجعة الداخلية، برنامج الأغذية العالمي وكبير استشاريين

4- وتقوم اللجنة بمهمة الفريق الاستشاري للمدير العام ولمكتب المفتش العام بهدف تقديم التوجيه والمساعدة. وتركز اللجنة على الجوانب التالية:

• مساعدة المنظمة على التوصل الى قبول شامل لكل المنظمة لأهمية وقيمة وظائف المراجعة الداخلية والتفتيش والتحقيق؛
• تقديم الإسهامات والمشورة بشأن استراتيجيات المراجعة والتفتيش وأولويات وأعمال مكتب المفتش العام، مع الأخذ في الحسبان المخاطر التي تواجهها المنظمة واحتياجاتها؛
• استعراض سير العمل في تنفيذ توصيات المراجعة؛ وتقييم الإجراءات العلاجية التي اتخذها من خضعوا للمراجعة؛
• الإطلاع على خطط المراجع الخارجي ونتائج عمله، ورصد متابعة توصياته في الوقت المطلوب؛
• تقييم الدور المستقل لمكتب المفتش العام.

ثانيا - طريقة عمل اللجنة

5- اجتمعت اللجنة ثلاث مرات خلال عام 2003. وكانت الجوانب الرئيسية التي تدارستها اللجنة في كل اجتماع، كالآتي:

1. تقرير المفتش العام عن أنشطة مكتب المفتش العام؛
2. خطة عمل مكتب المفتش العام؛
3. حالة تنفيذ توصيات المراجعة الداخلية والخارجية؛
4. ملخص وحالة تنفيذ قرارات اللجنة وتوصياتها؛
5. حالة تصريف اللجنة لمهامها ومسؤولياتها؛

6- وأعد لكل من الإجتماعات الثلاثة محضر مختصر ووافق عليه أعضاء اللجنة.

7- ولقد وجهت الدعوة للمراجع الخارجي لحضور اجتماع اللجنة في نوفمبر/تشرين الثاني 2003، ولكن تعذر عليه الحضور. وستوجه له الدعوة للمشاركة في اجتماع أبريل/نيسان 2004.

8- وكفلت المهارات والخبرات المتباينة لأعضاء اللجنة ومشاركتهم النشطة، مناقشات بناءة وثرية أفضت الى تحقيق إسهامات ايجابية في ضمان الفعالية الشاملة لعمليات ومهام المراجعة والتفتيش. وأعان على ذلك استعداد مكتب المفتش العام وشفافيته وتعاونه في تقديم كافة المعلومات اللازمة للجنة.

ثالثا - ملاحظات محددة للجنة المراجعة عن أنشطة مكتب المفتش العام

ألف - الاستنتاجات

9- حققت اللجنة، خلال عام 2003، تقدما ملحوظا فيما يتصل بالغايات والمسؤوليات المنصوص عليها في صلاحياتها، وخلصت إلى ما يلي:

1. أن مكتب المفتش العام يتمتع باستقلال كاف لضمان إجراء عمليات مراجعة ودراسات موضوعية تقدم للإدارة؛
2. أن عملية التخطيط الداخلي في مكتب المفتش العام تكفل الدراسة الوافية للمخاطر الهامة التي تواجه المنظمة بغية شمول المراجعة الفعالة لكافة أنشطتها؛
3. أن التحقيق في سوء الإدارة والمخالفات والاحتيال يجري على الفور، وتصدر التقارير عنها؛
4. أن مكتب المفتش العام ينجز أعماله وفقا لميثاقه؛ وأنه يلتزم بمعايير المراجعة الداخلية المناسبة؛
5. أن موارد مكتب المفتش العام كافية، ولكن لابد من شغل وظائف شاغرة معينة؛
6. أنه ينبغي إيلاء اهتمام أكبر لتنفيذ التوصيات المتعلقة بالفترة المالية 2004-2005؛
7. وأن مكتب المفتش العام عالج، على النحو المطلوب، القضايا الرئيسية بشأن مهمة المرجعة الداخلية والتي أثارها المراجع الخارجي السابق في تقريره عن الفترة 2000-2001، الذي رفعه الى لجنة المالية.

باء - تفصيل الإنجازات

10- قدمت اللجنة، في نطاق تصريفها لمهامها ومسؤولياتها، إسهامات في الجوانب التالية:

1. زيادة الوعي بمكتب المفتش العام وبمساهمته داخل المنظمة من خلال تحفيز مشاركة المدراء في عملية المراجعة والتزامهم بها. وفي هذا الصدد، أثيرت، من بين جملة أمور، القضايا الهامة التالية في اجتماع الإدارة العليا: (أ) توقيت استجابة من خضعوا للمراجعة لمسودات تقارير المراجعة الداخلية، (ب) التنفيذ الفوري لتوصيات المراجعة.
2. تعزيـز عمليــات المنظمــة بضمان اتخاذ الإجراءات بشـأن بعض الملاحظات الجوهرية التي يبديها مكتب المفتش العام، ومنها مثلا (أ) التدابير الرامية إلى تقليل مخاطر الاحتيال في المكاتب الميدانية، (ب) الإجراءات الى وضع خطة عمل استباقية للطوارئ؛ (ج) مساعدة الأقسام على الامتثال بصورة أفضل لمتطلبات رسائل الاتفاق.
3. دعم خطة مكتب المفتش العام لإرساء أسلوب منهجي بقدر أكبر لتتبع التوصيات، بما في ذلك استخدام البرمجيات التفاعلية لتيسير رصد ومتابعة وتنفيذ توصياته، وتشجيع زيادة الكفاءة داخل مكتب المفتش العام بالإسراع في إنجاز عملية المراجعة بدءا بالتخطيط وانتهاء برفع التقارير.
4. مساعــدة المنظمــة على تعزيز استراتيجيــات المراجعــة والتفتيش مـن طريق (أ) تقديم الاستشارة عن الجزء الخاص بعام 2003 من خطة المراجعة للفترة المالية 2002-2003، بما في ذلك أنشطة مكتب المفتش العام ودوره فيما يتعلق ببرنامج النفط مقابل الغذاء وقرارات مجلس الأمن المتعلقة بالعراق (ب) تقديم التوجيه بشأن تحليل المخاطر وما يترتب عنه من خطة المراجعة للفترة المالية 2004-2005.
5. دعم واستعراض ورصد تنفيذ ملاحظات المراجع الخارجي السابق فيما يتصل بتعزيز مكتب المفتش العام. وأصبح هذا الأمر بندا ثابتا في جدول أعمال اللجنة.

رابعا - برنامج عمل لجنة المراجعة لعام 2004

11- تعتزم اللجنة الاجتماع ثلاث مرات على الأقل خلال عام 2004، وستقوم بتصريف مهامها ومسؤولياتها وفقا لاختصاصاتها المحددة في منشور المدير العام رقم 2003/6 Rev.1. وعلى وجه الخصوص سيتواصل التركيز على تحسين رصد تنفيذ توصيات المراجعة، واستجابة المدراء في التوقيت المطلوب والتزامهم في هذا الصدد، ومدة عملية المراجعة بدءا من التخطيط لها وانتهاء برفع التقرير عنها. علاوة على ذلك تعتزم اللجنة، من بين جملة أمور أخرى، استعراض عدد من تقارير المراجعة الإفرادية بغرض تقديم المشورة لمكتب المفتش العام بشأن التحسينات الممكنة ذات الصلة، كما ستواصل تقديم التوجيه لمكتب المفتش العام عن طائفة من القضايا، بما فيها استعراض جوانب الإدارة المضمنة في خطة المكتب.

¹ عين لمدة سنتين قابلة للتجديد لمدة سنتين أخريين.

² عين لمدة سنتين قابلة للتجديد لمدة سنتين أخريين.