FC 108/3

财政委员会

内容提要

1． 2004年5月，财政委员会第一O七届会议在讨论与财务司有关的文件FC 107/14对2004-05年工作计划和预算的调整时，对“财务司取消五个一般服务人员职位可能影响本组织的内部管理表示关注，并要求在产生额外增效节支时首先考虑恢复这些职位”（参见文件CL 127/14—财政委员会第一O七届会议(2004年5月10-18日)报告）。

2. 本文件是应委员会的要求编写的，以提供关于这些职位状况的最新情况、取消职位类型和所开展工作的情况以及取消这些职位对进行财务往来内部管理的影响。

I．已取消职位的说明及其现况

3. 取消的五个一般服务人员职位是四个记帐员和一个办事打字员。要求财务司办事人员进行的工作包括处理财务往来、协调帐目、对实地地点记入会计系统的数据进行批准控制以及处理供给者、顾问和职员的询问。一名办事打字员除提供秘书支持以外还承担办事任务。在编写本文件时这些取消的职位尚未恢复。

II．取消职位对内部管理的影响

4. 取消办事员职位意味着总体上财务司在如下方面增加了积压：

• 处理付款和确保准确记帐；
• 处理项目帐目回报并确保对适当项目帐户的支出分配；
• 跟踪和解决实地会计系统的用户提出的询问；
• 跟踪和解决提供者、顾问及职员与付款有关的询问；
• 处理与职员有关的财务往来，包括最后薪酬及其他与权益有关的付款并负责相关的帐目。

5. 取消职务对内部管理的进一步影响是更多的财务往来工作由剩余职员处理，增加了错误的风险并可能妨碍及时发现错误。财务司确认文件FC 107/14第115段谈到的风险“……削减职员编制将不仅造成答复时间延迟和普遍积累，而且剩余职员的工作量增加可能增加出现错误的风险并可能削弱内部管理和影响财务管理”仍然存在。取消职务的进一步影响是已经不能采取新的措施加强内部管理这一财务司的连续和预期的职能，因为专业人员在每日处理财务往来和跟踪询问方面必须发挥更积极的作用。此外，只能预计财务往来和询问积压持续增加将意味着财务司向本组织内外利益相关者提供的服务水平下降。