FC 108/3

Comité financier

Cent huitième session

Rome, 27 septembre – 1^er octobre 2004

Postes supprimés dans la Division des finances et incidence sur
les contrôles internes

RÉCAPITULATIF

1. En mai 2004, à sa cent septième session, dans le cadre des débats portant sur la partie du document FC 107/14 Ajustements du Programme de travail et budget 2004-05 consacrée à la Division des finances (AFF), le Comité financier a « noté avec préoccupation que l'élimination de cinq postes d'agents des services généraux dans la Division AFF pourrait constituer un risque pour les contrôles internes de l'Organisation et a demandé que ces postes soient rétablis dès que possible, aussitôt que d'autres économies pourront être réalisées » (voir Rapport de la cent septième session du Comité financier, 10-18 mai 2004, document CL 127/14).

2. Le présent document a été élaboré à la demande du Comité, afin de présenter une mise à jour concernant le statut de ces postes, des informations sur les types de postes supprimés et sur les travaux accomplis, ainsi que des observations sur l’incidence de la suppression de ces postes sur les contrôles internes concernant le traitement des transactions financières.

I. DESCRIPTION ET STATUT ACTUEL DES POSTES SUPPRIMÉS

3. Des cinq postes d’agents des services généraux qui ont été supprimés, quatre étaient des postes de commis comptables et un de commis dactylographe. Les tâches qu’il est demandé d’accomplir au personnel administratif dans la Division des finances comprennent le traitement de transactions, le rapprochement des comptes, la validation des données enregistrées dans les systèmes comptables sur le terrain et le traitement des demandes d’information soumises par les fournisseurs, les consultants et le personnel. Les commis dactylographes s’acquittent non seulement de tâches administratives, mais également de services de secrétariat. En date de rédaction du présent document, les postes supprimés n’avaient pas été rétablis.

II. INCIDENCE DE LA SUPPRESSION DES POSTES SUR LES CONTRÔLES INTERNES

4. La suppression des postes administratifs s’est traduite, pour la Division des finances dans son ensemble, par une aggravation des retards accumulés dans les domaines suivants:

traitement des paiements et vérification que les montants sont prélevés sur les comptes adéquats;
traitement des opérations financières relatives aux projets et vérification que les dépenses sont réparties dans les comptes adéquats;
suivi des demandes d’information soumises par les usagers du Système de comptabilité de terrain et formulation de réponses;
suivi des demandes d’information présentées par les fournisseurs, les consultants et le personnel concernant des paiements et formulation de réponses;
traitement des transactions relatives au personnel, notamment indemnités de cessation d’emploi et autres versements relatifs à des indemnités, et prélèvement sur les comptes adéquats.

5. Une autre incidence de la suppression des postes sur les contrôles internes est que le personnel restant doit traiter un volume plus important de transactions, ce qui augmente le risque d’erreurs et est susceptible d’empêcher la détection d’erreurs en temps opportun. La Division des finances confirme que les risques soulignés au paragraphe 115 du document FC 107/14 subsistent : « ... cette réduction des effectifs entraînera des retards, ainsi que l’accumulation du travail en souffrance; de plus, l’augmentation du volume de travail pour le personnel restant pourrait accroître les risques d’erreurs, affaiblir les contrôles internes et peser sur la gestion financière ». Autre conséquence de la suppression des postes, il n’a pas été possible de mettre en œuvre de nouvelles mesures visant à renforcer les contrôles internes, fonction récurrente et officielle de la Division, car le personnel du cadre organique a dû s’impliquer de façon plus dynamique dans le traitement quotidien des transactions et dans le suivi des demandes d’information. De plus, tout porte à croire que l’augmentation soutenue des retards accumulés en ce qui concerne les transactions et les demandes d’information se traduira par un abaissement du niveau des services fournis par la Division des finances aux intervenants, aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Organisation.