1- تتضمّن هذه الوثيقة الخطوط التوجيهية المنقحة للسياسات الخاصة بتنظيم المؤتمرات العالمية للغابات التي وافق عليها مجلس منظمة الأغذية والزراعة في دورته الخامسة عشرة بعد المائة في شهر نوفمبر/تشرين الثاني 1998.

2- ويرقى اهتمام المنظمة بالمؤتمرات العالمية للغابات إلى عام 1945 عندما تولّت المنظمة وظائف المعهد الدولي للزراعة. وكان المعهد الدولي للزراعة قد نظّم مؤتمرات عالمية للغابات في روما في عام 1926 وفي بودبست في عام 1936. ومنذ ذلك الحين، اختارت المنظمة البلد المضيف وشاركت في رعاية عشرة مؤتمرات إضافية وساعدت على تنظيمها وكان آخرها في مدينة كيبيك، كندا، في الفترة 21-28/9/2003. ومن المقرر عقد المؤتمر العالمي الثالث عشر للغابات في عام 2009 وسوف تتم دعوة المجلس إلى اتخاذ قرار بشأن البلد المضيف خلال دورته الثامنة والعشرين بعد المائة في شهر يونيو/حزيران 2005.

المبادئ الراعية لتنظيم المؤتمرات العالمية للغابات

3- يرمي المؤتمر إلى أن يكون منتدى لتبادل وجهات النظر والتجارب ولمناقشة المسائل التي تتعلق بمختلف جوانب الغابات، الأمر الذي قد يفضي إلى صياغة توصيات واسعة النطاق يمكن تطبيقها على المستوى الإقليمي أو العالمي على السواء. كما يسعى المؤتمر إلى تحقيق هدف أوسع يقضي بإتاحة الفرصة دورياً (كل ست سنوات عادة) لقطاع الغابات لإعطاء لمحة عامة عن حالة الغابات وإدارتها، بغية استخلاص الاتجاهات وتكييف السياسات وتوعية متخذي القرارات والرأي العام والأطراف المعنية كافة.

4- والمؤتمر ليس اجتماعاً حكومياً مشتركاً وليست له دوائر رسمية أو وفود قطرية. وعلى اعتبار أنّ المؤتمر هو المنتدى العالمي الرئيسي لجميع المعنيين بالغابات وبإدارة الغابات، يجب النظر إليه على أنه يجمع بين العالم ككل، ويجب أن يكون هناك حسّ مشترك بالملكية بين جميع الدوائر في قطاع الغابات ومختلف المناطق الجغرافية في عملية التحضير للمؤتمر. ووظائف المؤتمر استشارية وليست تنفيذية. ولا يعني تنفيذ توصياته إلا أولئك الذين تتوجه إليهم أي، الحكومات والمنظمات الدولية والأجهزة العلمية ومالكي الغابات وغير ذلك، كل بحسب ظروفه الخاصة. وينبغي عرض نتائج المؤتمر على مؤتمر المنظمة الذي يعقبه، وهو قد يبحث في إمكانية أن يؤيّد، من خلال قرار، الإعلان الصادر عن المؤتمر.

5- ويتألف المؤتمر من مشاركين مسجلين من علماء وفنيين ومديرين مهتمين بإدارة الغابات. وبمعزل عما إذا كان أي من المشاركين ينتمي إلى منظمة حكومية أو إلى هيئة علمية أو مهنية أو إلى مؤسسة مختصة بالغابات أو إذا كان حاضراً بصفته الشخصية، يعبّر كل من المشاركين عن رأيه الشخصي. وإنّ أياً من الأوراق المكتوبة والمداخلات الشفهية خلال الاجتماعات ليست ملزِمة لأي من الحكومات أو المنظمات، التي قد ينتمي إليها المشارك ولا هي تعبّر عن آرائها.

6- وينبغي الاعتراف بأهمية المؤتمرات العالمية للغابات لما يتخللها من أوراق ومداولات رفيعة المستوى ونظراً إلى التوافق الواسع في الآراء الذي يدعم، بشكل مؤكّد وإن لم يكن إلزامياً، المشورة للسياسات والمشورة الفنية إلى الحكومات وإلى المنظمات الدولية. وتتبع مناقشات المؤتمر خطوطاً عريضة صُممت خصيصاً من أجل:

• الجمع بين المعارف والتجارب بغية إعطاء توجيهات عن المسائل المتعلقة بصياغة السياسات الحرجية وتطبيقها؛
• التعبير عن وجهات نظر من شأنها أن توجّه منظمات الأبحاث كي تتوصل إلى رسم خطوط مفيدة لأبحاثها في المستقبل؛ غير أنه لا يجدر بالمؤتمر نفسه إجراء أي أبحاث ولا الخوض في أي مناقشات علمية أو فنية مفصّلة؛
• التعبير عن وجهات نظر من شأنها أن تساعد المنظمات الدولية على تخطيط عملها في المستقبل، رهناً بموافقة الأجهزة الرياسية في تلك المنظمات؛
• التشجيع على وضع معايير فنية والموافقة عليها على مستوى العالم ككل، ومنها على سبيل المثال مصطلحات دولية عن الغابات وتوحيد تصنيف المؤلفات عن الغابات وتوحيد طرق البحث، فضلاً عن تبادل التلامذة والطلاّب.

الأحكام الواجب إدراجها في اللائحة الداخلية للمؤتمرات العالمية للغابات

7- يجب أن يكون المؤتمر مفتوحاً أمام المشاركين والمشاركين المزاملين من البلدان الأعضاء في المنظمة وفي الأمم المتحدة وفي أي من وكالاتها المتخصصة، أو في الوكالة الدولية للطاقة الذرية. أما المشاركون المزاملون فهم التلامذة. وباستطاعة أي شخص مهتمّ بالغابات أو بإدارتها من تلك البلدان أن يسجّل نفسه للمشاركة في المؤتمر بحقه الذاتي من دون أن توجّه إليه الدعوة. وتخضع المساهمات الخطية في المؤتمر والمداخلات أثناء المداولات لإجراءات تنظيم البرنامج. ويمكن المساهمة في إحدى الفئات التالية في مداولات المؤتمر: الكلمات الافتتاحية والختامية والبيانات، البيانات الرئيسية، بيانات المتحدثين الضيوف، التقارير الخاصة والوثائق الإعلامية، أوراق المواقف، الأوراق الخاصة والأوراق الطوعية. وينبغي اتخاذ الترتيبات اللازمة لحضور الصحافة والجمهور.

8- وينبغي أيضاً تشكيل لجنة للترشيحات. ويجب أن تعقد اللجنة اجتماعاً لها قبل الدورة الافتتاحية للمؤتمر وتكون مسؤولة بالدرجة الأولى عن إعداد قائمة الأعضاء في هيئة مكتب المؤتمر لدراستها والموافقة عليها في الدورة الافتتاحية للمؤتمر. وتتألّف لجنة الترشيحات من: رئيس اللجنة التنظيمية أو من يمثّله الذي يتولى رئاسة اللجنة؛ ممثل عن منظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة؛ وممثلون عن الحكومات والمنظمات الدولية غير الحكومية وعن الجمعيات والقطاع الخاص.

9- وينبغي تشكيل لجنة عامة لتسهيل سير العمل المنتظم للمؤتمر، لا سيما لتذليل أي تباين في الآراء قد ينشأ نتيجة تفسير اللائحة الداخلية للمؤتمر واتخاذ قرار بشأن أي اقتراحات أو أسئلة يحيلها إليها الرئيس أو أي عضو آخر في هيئة مكتب المؤتمر أو ممثل منظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة. ويجب أن تتألف اللجنة العامة من رئيس المؤتمر والرؤساء المشاركين ونوّاب الرئيس وممثل عن منظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة.

10- وعند طرح أي قضية على التصويت، يجب أن يتمتّع كل مشارك في المؤتمر حاضر ومسجّل حسب الأصول بحق الإدلاء بصوت واحد عند التصويت. وتُتخذ القرارات بالأغلبية البسيطة.

إجراءات اختيار البلد المضيف

11- تُعرب عادة البلدان الراغبة في استضافة الدورة التالية للمؤتمر عن رغبتها هذه في الحفل الاختتامي للمؤتمر. ويدعو المدير العام جميع الأعضاء في المنظمة أو الدول الأعضاء في الأمم المتحدة أو في أي من وكالاتها المتخصصة أو في الوكالة الدولية للطاقة الذرية، قبل أربع سنوات على الأقل من الموعد المتوقع للمؤتمر، كي يتسنى تقديم العروض لاستضافة المؤتمر وتنظيمه بمعزل عما إذا كانوا قد قدّموا عرضاً في الدورة السابقة للمؤتمر أم لا. وتقدّم العروض بالشكل الذي حددته الخطوط التوجيهية الفنية والتنفيذية التي أعدتها مصلحة الغابات وتدرسها لجنة الغابات إلى جانب تقييم العروض المقدّمة من الأمانة. وترفع لجنة الغابات توصياتها إلى مجلس المنظمة.

12- وقبل دراسة العروض المقدّمة من مجلس المنظمة، ينبغي إجراء تقييم أوّلي لقدرات البلدان المضيفة يشار فيه إلى الميزات المقارنة والفرص، وأي قيود محددة ينبغي التخلص منها. كما يتصل هذا أيضاً بتأمين التمويل الكافي لضمان حضور المشاركين الذين يستحقون ذلك من البلدان النامية. وينبغي الإشارة في مرحلة مبكرة إلى أي دعم فني ولوجستي يجدر بالمنظمة تقديمه لمساعدة البلد المضيف وتكميل قدراته المتاحة.

13- وتُعرض الاقتراحات على المجلس لاتخاذ قرار بشأنها على ضوء توصيات لجنة الغابات. ومن الأمور التي سيأخذها المجلس بعين الاعتبار الرغبة في اعتماد مبدأ المداورة بين مختلف الأقاليم بالنسبة إلى مكان عقد المؤتمر والأحكام المقترحة لضمان مشاركة عالمية واسعة النطاق في التحضيرات للمؤتمر ومجرياته. وينبغي اتخاذ هذا القرار قبل ثلاث سنوات على الأقل من الموعد المتوقع للمؤتمر.

14- وسيبلغ المدير العام حكومة البلد الذي يقع عليه الاختيار لاستضافة المؤتمر، قرار المجلس ويزوّدها بنسخ عن الخطوط التوجيهية الفنية والتنفيذية والمتصلة بالسياسات لتنظيم المؤتمر، وسيطلب أن تؤكد الحكومة أنها ستتيح الأموال اللازمة لتنظيم المؤتمر وسيوضح الخطوط العامة لاتفاق التعاون الذي سيُبرم بين الحكومة المضيفة والمنظمة للتحضير للمؤتمر.

دور المنظمة

15- ينبغي إشراك المنظمة بالكامل في التحضير للمؤتمر بوصفها تشارك في رعايته، مع أنّ الحكومة المضيفة هي المسؤولة بالدرجة الأولى عن تنظيم المؤتمر. ويجب أن تشكل المنظمة لجنة استشارية للمساعدة في عملية المشاورات الواسعة النطاق مع الأطراف المعينة كافة، من أجل اختيار موضوع المؤتمر وهيكلة البرنامج الفني واختيار المتحدثين والمؤلفين المدعوين واقتراح أي مبادرات من شأنها إعطاء قيمة إضافية لهذا الحدث على اللجنة التنظيمية.

16- يجدر بمصلحة الغابات أن تنشئ فريق مهام للتعاون مع اللجنة الاستشارية ولدعم وتوجيه المدير العام المزامل للمؤتمر الذي تعيّنه المنظمة، وذلك للعمل معاً مع المدير العام الذي يعينه البلد المضيف للتحضير للمؤتمر، وذلك في إطار توجيهات عامة من اللجنة المنظّمة التي يشكلها البلد المضيف.

17- وتعيّن مصلحة الغابات الأمناء الفنيين المزاملين للتعاون مع الأمناء الفنيين الذين يعيّنهم البلد المضيف، لبحث مواضيع البرنامج الفني للمؤتمر، بما في ذلك، استعراض أوراق المدعوين والأوراق الطوعية وخدمة الجلسات الفنية خلال المؤتمر.

18- وتبرم المنظمة اتفاقاً مع المؤسسة المسؤولة في البلد المضيف عن تنظيم المؤتمر، يشار فيه إلى الدعم الذي ستقدّمه المنظمة وتتعهد فيه الحكومة المضيفة بتقديم موارد مالية كافية لتغطية جزء من أو كل الخدمات التي توفرها المنظمة.

19- ويجدر بالمنظمة أن تساعد البلد المضيف على تعميم نتائج المؤتمر على نطاق واسع وأن تحرص على متابعتها، بما يشمل رصد تطبيق توصيات جميع الأطراف المعنية ورفع تقرير عنها إلى المؤتمر التالي. وينبغي أن تلحظ مصلحة الغابات عمل الأمانة ما بين الدورات في حدود تركيبتها وميزانيتها الموجودة.