FC 109/12

Comité financier

Cent neuvième session

Rome, 9 - 13 mai 2005

Structure des Comités de vérification interne de la FAO et du PAM

1. À sa cent huitième session tenue du 27 septembre – au 1^er octobre 2004, le Comité financier a demandé des informations sur la structure des comités de vérification interne de la FAO et du PAM, y compris sur leurs mandats (question examinée au titre du point de l'ordre du jour relatif aux Méthodes de travail du Comité).

2. Conformément à la demande précitée, l’annexe ci-jointe a été préparée afin d’identifier les principales caractéristiques des comités respectifs et de fournir des détails sur leurs structures, compositions et fonctions principales. Il convient de noter que le mandat du Comité du PAM (tel que présenté) ne sera publié qu’après approbation du Directeur exécutif.

3. Le Comité de vérification de la FAO est établi en pleine conformité aux bonnes pratiques de gestion observées dans les secteurs publics et privés et remplit une fonction de contrôle importante et appréciable. La création de ce Comité est le fruit d’une recommandation du Commissaire aux comptes et d’un engagement pris par le Directeur général en septembre 2002 lors de la centième session du Comité financier. L’objectif principal du Comité de vérification est de renforcer la gouvernance de l’Organisation et d’améliorer la structure des systèmes et des contrôles. Le Comité constitue en outre un cadre dynamique pour débattre les questions importantes, sert d’organe consultatif auprès du Directeur général et de l’Inspecteur général, renforce la transparence et favorise la compréhension des questions de vérification au sein de l’Organisation Depuis sa création en avril 2003, le Directeur général a apporté son plein soutien au Comité afin qu’il puisse s’acquitter de son mandat et remplir son rôle.

4. Dans le contexte du système des Nations Unies, la création d’un tel comité fait de la FAO une organisation très en avance par rapport à la plupart des autres institutions des Nations Unies, puisque ce Comité est en mesure de fonctionner de manière efficiente et efficace et qu’aucun obstacle ne l’empêche de jouer son rôle et de s’acquitter de son mandat. Le Comité de vérification de la FAO s’inspire du modèle adopté par l’UNESCO.

5. Le Comité se réunit périodiquement et traite de questions liées à la gouvernance et aux contrôles. Depuis sa création, le Comité a démontré l’efficacité de son action et fournit des orientations utiles et bénéfiques. Le Comité présente un rapport annuel au Directeur général qui, à son tour, le communique au Comité financier.

6. Les éléments essentiels de l’annexe, qui établit une comparaison entre les Comités de vérification de la FAO et du PAM, sont les suivants:

Les deux comités font rapport au Directeur général et au Directeur exécutif respectivement.
Les mandats et les modalités suivies pour rendre compte sont dans l’ensemble raisonnablement comparables.
La composition des deux comités et la durée de l’engagement de ses membres présentent certaines différences.

ANNEXE I

COMITÉS DE VÉRIFICATION/CONTRÔLE

	PAM	FAO
Établissement du Comité (c’est-à-dire, Comité consultatif auprès du Chef de l’Organisation)	Le PAM (le Programme) a établi un Comité de vérification afin d’aider le Directeur exécutif à s’acquitter de ses responsabilités dans les domaines suivants: établissement des rapports financiers, utilisation des ressources, dispositions du Programme concernant le contrôle interne, processus de gestion des risques et autre questions liées à la vérification des comptes. Le Comité de vérification conseille principalement le Directeur exécutif sur ces questions et n’a pas pour but de se substituer aux fonctions consultatives fournies au Conseil d’administration par le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) ou le Comité financier de la FAO. Afin de faciliter la transparence et l’indépendance du Comité de vérification par rapport à la gestion courante, la majorité de ses membres ne font pas partie du Programme. Ils devraient être compétents dans les domaines pertinents du Programme (y compris, finance, gestion et vérification). Un membre extérieur préside le Comité de vérification.	Le Comité fonctionne comme un groupe consultatif auprès du Directeur général et du Bureau de l’Inspecteur général. Son but est d’aider l’Organisation à faire davantage accepter l’importance et l'utilité des fonctions de vérification interne, d’inspection et d’enquête et de donner au Directeur général l’assurance que ces fonctions sont mises en œuvre de manière efficace et efficiente.
Mandat	Le Comité de vérification: Conseille le Directeur exécutif sur toutes les questions découlant des activités qui relèvent de son mandat Examine les politiques ayant un impact significatif sur les questions d’établissement des rapports financiers et comptables, l’utilisation des ressources et l’efficacité des contrôles internes du Programme, la fonction de vérification interne, les procédures opérationnelles et la gestion des risques et conseille le Directeur exécutif dans ces domaines. Examine les états financiers et les rapports du Programme et conseille le Directeur exécutif à cet effet. Contribue à faire mieux comprendre et à renforcer l’efficacité de la fonction de vérification au sein du Programme, et constitue un cadre pour débattre les questions de contrôle interne et de gestion des risques, les procédures opérationnelles et les problèmes soulevés par les vérifications interne et externe Formule des observations sur les plans de travail des services de vérification interne et externe à prendre en compte dans leur examen en cours Examine tous les rapports pertinents établis par les vérificateurs internes et externes, dont les rapports sur les états financiers du Programme et la note de gestion. Le Programme est responsable de la régularité des états financiers présentés et doit veiller à ce que les données fournies soient suffisamment complètes Examine les implications, sur le plan du risque et des contrôles, des rapports établis par le Bureau du Directeur exécutif conformément à son mandat et, le cas échéant, communique à l’unité des enquêtes les problèmes de vérification, en veillant bien au respect des garanties et de la vie privée Contrôle la mise en œuvre des recommandations des services de vérification interne et externe des comptes Examine les dispositions du Programme permettant à son personnel et à des parties extérieures d’attirer l’attention, en toute confiance, sur d'éventuelles irrégularités dans la gestion et la conduite des opérations Établit un rapport annuel sur ses activités à l’intention du Directeur exécutif, pour transmission à des fins d’information au Conseil d’administration Formule les recommandations appropriées aux Directeur exécutif	Le Comité de vérification: Évalue le niveau et l’efficacité des services de vérification interne, ainsi que ses stratégies, priorités et plans de travail et propose des domaines éventuels de vérification afin de réduire les risques encourus par l’Organisation Examine les progrès accomplis dans la mise en œuvre des plans d’action du Bureau de l’inspecteur général qui ont été approuvés Prend note des rapports du Commissaire aux comptes et contrôle que les recommandations sont suivies d’effet en temps voulu Garantit l’indépendance du Bureau de l’inspecteur général Examine les plans de travail biennaux du Bureau de l’Inspecteur général dans les domaines de la vérification et de l’inspection et donne des avis à ce sujet Examine les risques importants auxquels l’Organisation est confrontée Évalue l’efficacité et le niveau de couverture de la vérification interne compte dûment tenu des domaines couverts par la vérification externe des comptes, afin de garantir qu’une attention particulière soit accordée aux domaines à haut risque Analyse les rapports du Bureau de l’Inspecteur général et du Commissaire aux comptes (sauf les rapports requis spécifiquement par les donateurs), évalue leurs implications pour les politiques, les systèmes et les procédures en vigueur et contrôle activement la mise en œuvre en temps voulu des recommandations issues de la vérification S’assure que le Bureau de l’inspecteur général se conforme aux normes internationales de vérification interne adoptées par les responsables de la vérification des comptes des Nations Unies, des institutions spécialisées et de la Banque mondiale et d'autres entités au sein du système des Nations Unies Examine les résultats d’enquêtes menées sur des fautes de gestion, irrégularités et malversations présumées ou réelles et contrôle les responsabilités en matière de suivi Examine le rapport annuel d'activité du Bureau de l’Inspecteur général, qui est présenté au Directeur général puis est transmis au Comité financier Analyse les résultats et l’efficacité du Bureau de l’Inspecteur général, assurant la cohérence avec les plans approuvés et la Charte du Bureau de l’Inspecteur général S’assure que les ressources disponibles pour le Bureau de l’Inspecteur général sont suffisantes pour faire face aux besoins de l’Organisation Donne les avis qu’il juge appropriés au Directeur général et à l’Inspecteur général
Composition	Un président, deux membres extérieurs, deux membres intérieurs (à titre personnel) et un secrétaire (qui n’est pas membre du Comité).	Le Comité est composé de sept membres, cinq intérieurs et deux extérieurs, soit: Président – Directeur général adjoint Trois membres intérieurs: Sous-Directeur général, chargé du Département de l'administration et des finances Conseiller juridique ou un représentant (fonctionnaire principal) nommé par ses soins Un deuxième Sous-Directeur général ou son/sa suppléant(e) (un troisième Sous-Directeur général, nommé par le Directeur général par roulement) Deux membres extérieurs: Spécialiste de la vérification des comptes de haut niveau Spécialiste de la vérification des comptes et des enquêtes de haut niveau Secrétaire (de droit) – Inspecteur général, AUD
Choix des membres (Intérieurs et extérieurs)	Membres désignés à titre personnel par le Directeur exécutif.	Tous les membres sont nommés par le Directeur général. Les membres extérieurs sont choisis en fonction de leurs connaissances spécialisées de la vérification des comptes et des enquêtes de haut niveau.
Durée du mandat des membres	La durée du mandat est de deux ans renouvelable une fois, la période de renouvellement étant échelonnée afin d’assurer la continuité de la surveillance.	Le Sous-Directeur général, AF et le conseiller juridique sont des membres permanents. Le deuxième Sous-Directeur général et son/sa suppléante (un troisième Sous-Directeur général, nommé par le Directeur général) ont un mandat de deux ans, prorogeable à la discrétion du Directeur général, et sont remplacés par roulement. Les membres extérieurs exercent leurs fonctions pour une période de deux ans que le Directeur général peut, s’il le juge bon, prolonger d’une ou plusieurs années.
Filière et responsabilité pour l’établissement des rapports	Le Comité de vérification prépare un rapport sur ses activités de l’année précédente pour présentation au Directeur exécutif au cours du premier trimestre de l'année civile. Il comprend des recommandations concernant les modifications de son mandat. Le Comité de vérification prépare aussi un rapport pour la session annuelle du Conseil d’administration qui se tient au mois de mai. Le président présente ces rapports. Le président s’entretiendra régulièrement avec le Directeur exécutif des résultats des travaux du Comité de vérification ainsi que des questions à venir pertinentes pour ses activités.	Le Comité fait rapport au Directeur général. Le Directeur général transmet une copie du rapport annuel du Comité au Comité financier. Le Comité de vérification est habilité à: obtenir toutes les informations nécessaires et consulter directement l’Inspecteur général et son personnel accéder à tous les rapports et documents de travail établis par le Bureau de l’Inspecteur général demander toutes les informations dont il a besoin à tout fonctionnaire et demander à tout fonctionnaire de coopérer à toute demande du Comité obtenir des avis professionnels indépendants et s’assurer la participation de personnes extérieures ayant l’expérience et les compétences voulues en cas de besoin. Si le Président le juge bon, le Commissaire aux comptes peut être invité à assister aux réunions du Comité de vérification
Nombre de réunions	Le Comité de vérification se réunit en principe au moins quatre fois par an. Le président, tous les membres et le Commissaire aux comptes peuvent demander des réunions supplémentaires.	Le Comité se réunit trois ou quatre fois par an, à la discrétion du Président. Le président peut demander des réunions supplémentaires, le cas échéant. L'Inspecteur général a le droit de demander au Président de convoquer une réunion si nécessaire.
Règles de procédure	Le Directeur exécutif nomme les cinq membres du Comité de vérification; trois membres sont externes au Programme et deux membres font partie du personnel. Les membres ne peuvent pas être représentés par un suppléant. Le quorum est constitué par trois membres (dont deux membres extérieurs).	Il est prévu que chaque réunion se tien en présence des sept membres, ou du Sous-directeur général suppléant et du représentant du conseiller juridique, selon le cas. Si le président le juge bon, les réunions peuvent se tenir avec au moins cinq membres, dont un extérieur. Le secrétaire de la réunion (Inspecteur général) n’a aucun droit de vote.