FC 109/12


Comité de Finanzas

109º período de sesiones

Roma, 9-13 de mayo de 2005

Estructura de los comités de auditoría interna de la FAO y el PMA


1. En su 108º período de sesiones, celebrado del 27 de septiembre al 1º de octubre de 2004, el Comité de Finanzas solicitó información sobre la estructura de los comités de auditoría interna de la FAO y el PMA y en particular sobre sus mandatos (asunto debatido dentro del tema Métodos de trabajo del Comité de Finanzas).

2. En respuesta al pedido mencionado se ha preparado el anexo del presente documento, en el que se indican las características más destacadas de los respectivos comités y se proporciona información detallada sobre su estructura, composición y funciones principales. Cabe señalar que el mandato del Comité de Auditoría del PMA (tal como aquí se presenta) está pendiente de la aprobación final de su Director Ejecutivo.

3. El Comité de Auditoría de la FAO, cuyo establecimiento está en consonancia con las mejores prácticas de administración observadas en los sectores público y privado, desempeña una función de supervisión de suma importancia y utilidad. El estímulo a crear este Comité fue proporcionado por una recomendación del Auditor Externo, y por el compromiso asumido por el Director General ante el 100º período de sesiones del Comité de Finanzas en septiembre de 2002. La principal finalidad del Comité de Auditoría consiste en mejorar la gestión de la Organización y potenciar el marco de sistemas y controles de que dispone. Además, el Comité ofrece un foro activo para el debate sobre cuestiones fundamentales, actúa como órgano asesor del Director General y el Inspector General, aumenta la transparencia y promueve la comprensión de las cuestiones relativas a la auditoría dentro de la Organización. Desde su establecimiento en abril de 2003, el Director General ha dado todo su apoyo al Comité a fin de que pueda cumplir plenamente su mandato y funciones.

4. Dentro del sistema de las Naciones Unidas, la FAO se halla bastante más adelantada que la mayoría de los demás organismos por lo que respecta a la creación de un Comité de Auditoría, y ha logrado que éste funcione con eficacia y eficiencia y desempeñe sin impedimentos la función y el mandato que se le han conferido. El Comité de Auditoría de la FAO sigue el modelo adoptado por la UNESCO.

5. El Comité se reúne periódicamente para tratar una serie de cuestiones relacionadas con la gobernanza y los controles. Desde su establecimiento funciona adecuadamente y proporciona un asesoramiento eficaz y beneficioso. El Comité presenta informes anuales al Director General, quien a su vez los da a conocer al Comité de Finanzas.

6. Los aspectos principales que se destacan en el Anexo, que ofrece información comparada sobre los comités de auditoría de la FAO y del PMA, son los siguientes:

 

ANEXO I

EXAMEN DE LOS COMITÉS DE AUDITORÍA/SUPERVISIÓN

 
PMA
FAO
Establecimiento del Comité (como comité asesor del jefe de la Organización)
El PMA (el Programa) estableció un Comité de Auditoría para que prestara asistencia al Director Ejecutivo en el cumplimiento de sus funciones por lo que respecta a la presentación de informes financieros, la utilización de los recursos, las disposiciones de control interno del Programa, el proceso de gestión de riesgos y otros ámbitos de comprobación. El Comité de Auditoría se ocupa principalmente de asesorar al Director Ejecutivo sobre estas cuestiones, y no pretende sustituir las funciones de comprobación que desempeñan para la Junta Ejecutiva la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto (CCAAP) y el Comité de Finanzas de la FAO.
A fin de facilitar la transparencia del Comité de Auditoría y su relativa independencia de la administración cotidiana, la mayoría de los miembros del Comité deben ser personas no pertenecientes al Programa. Deben, además, poseer competencia sobre los aspectos pertinentes del Programa (en particular finanzas, gestión y auditoría).
El Comité de Auditoría debe estar presidido por un miembro externo.
El Comité se desempeña como grupo asesor del Director General y de la Oficina del Inspector General (AUD). Su propósito es prestar asistencia a la Organización para lograr que en todo su ámbito se reconozca la importancia y el valor de las funciones de auditoría interna, inspección e investigación, y dar garantías al Director General de que estas funciones se desempeñan de manera eficaz y eficiente.
Mandato
El Comité de Auditoría deberá:
  • Asesorar al Director Ejecutivo sobre todas las cuestiones dimanantes de las actividades desarrolladas en virtud de este mandato.
  • Examinar las políticas que tengan repercusiones importantes en la presentación de informes contables y financieros, la utilización de los recursos y la eficacia de los controles internos del Programa así como en la función de auditoría interna, los procedimientos operativos y la gestión del riesgo, y asesorar al Director Ejecutivo al respecto.
  • Examinar los estados de cuentas e informes financieros del Programa y asesorar al Director Ejecutivo al respecto.
  • Fomentar la comprensión de la función de auditoría dentro del Programa y el ejercicio eficaz de dicha función, y proporcionar un foro para el examen de cuestiones relacionadas con el control interno y la gestión del riesgo así como con los procedimientos operativos y las cuestiones planteadas en las auditorías internas y externas.
  • Formular observaciones sobre los planes de trabajo de las auditorías internas y externas para que se consideren en su examen continuo.
  • Examinar todos los informes pertinentes de los auditores internos y externos, incluidos los referentes a los estados financieros del Programa y las cartas sobre asuntos de gestión. Es responsabilidad del Programa la presentación correcta de los estados financieros, incluida su adecuada divulgación.
  • Examinar desde el punto de vista de su mandato las implicaciones en materia de riesgo y control de los informes de la Oficina del Director General y remitir los temas de comprobación a la dependencia de investigación correspondiente, teniendo en cuenta el procedimiento pertinente y las consideraciones relativas a la confidencialidad.
  • Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones de las auditorías internas y externas.
  • Examinar las disposiciones establecidas por el Programa a fin de que sus empleados o partes ajenas al Programa puedan plantear preocupaciones en confianza sobre presuntos ilícitos en la gestión y realización de las operaciones, y asesorar al respecto al Director Ejecutivo.
  • Preparar un informe anual sobre sus actividades destinado al Director Ejecutivo, que se trasmitirá a la Junta para su información.
  • Formular recomendaciones apropiadas para el Director Ejecutivo.
 El Comité di Auditoría deberá:
  • Evaluar la idoneidad y eficiencia de los servicios de auditoría interna así como sus estrategias, prioridades y planes de trabajo, y proponer posibles ámbitos de auditoría para hacer frente a los riesgos de la Organización.
  • Examinar los avances en la aplicación de los planes de acción acordados de la Oficina del Inspector General (AUD).
  • Tomar nota de los informes del Auditor Externo y vigilar el seguimiento oportuno de sus recomendaciones.
  • Garantizar la independencia de la Oficina del Inspector General.
  • Examinar los planes de trabajo bienales de AUD en los ámbitos de auditoría e inspección establecidos, y brindar asesoramiento al respecto.
  • Examinar los riesgos significativos con que se enfrenta la Organización.
  • Evaluar la eficacia e idoneidad de la cobertura de la auditoría interna, teniendo en la debida cuenta los ámbitos que abarca la auditoría externa, para garantizar que se ponga el acento en las esferas que comportan un riesgo elevado.
  • Examinar los informes de AUD y del Auditor Externo (con la excepción de los solicitados específicamente por los donantes), evaluar las consecuencias de sus conclusiones respecto de las políticas, sistemas y procedimientos en vigor, y supervisar y vigilar activamente la aplicación oportuna de las recomendaciones de las auditorías.
  • Cerciorarse de que AUD observa las normas internacionales sobre auditoría interna adoptadas por los jefes de auditoría de las Naciones Unidas, los organismos especializados y el Banco Mundial, así como por otras entidades del sistema de las Naciones Unidas.
  • Examinar las conclusiones de las investigaciones sobre casos presuntos o efectivos de mala administración, irregularidades y fraudes y supervisar la labor de seguimiento de los mismos.
  • Examinar el informe anual sobre las actividades de AUD que se presenta al Director General y se remite sucesivamente al Comité de Finanzas.
  • Examinar los resultados y la eficacia de AUD, cerciorándose de que su actividad esté en consonancia con los planes aprobados y con la Carta de la Oficina del Inspector General.
  • Cerciorarse de que los recursos de que dispone AUD sean suficientes para responder a las necesidades de la Organización.
  • Brindar asesoramiento al Director General y al Inspector General cuando lo considere apropiado.
Composición
Un Presidente, dos miembros externos, dos miembros internos (a título personal) y un Secretario (que no sea miembro del Comité).
 El Comité constará de siete miembros, cinco internos y dos externos, a saber:

Presidente - Director General Adjunto

Tres miembros internos:
  • El Subdirector General, AG
  • El Asesor Jurídico o un representante (oficial superior) por él designado
  • Un segundo Subdirector General o su suplente (un tercer Subdirector General, que el Director General designará por rotación)
Dos miembros externos:
  • Un profesional superior especializado en auditoría
  • Un profesional especializado en auditoría e investigación
Secretario (ex officio) – Inspector General, AUD
Selección de los miembros (internos y externos)
Miembros designados a título personal por el Director Ejecutivo.
 Todos los miembros son designados por el Director General. Los miembros externos se seleccionan sobre la base de sus títulos y experiencia como profesionales superiores de la auditoría y la investigación.
Duración del mandato de los miembros
Mandato de dos años renovable una vez, escalonándose el período de renovación de manera de garantizar la continuidad de la supervisión.
 El Subdirector General de AF y el Asesor Jurídico son miembros permanentes. El segundo Subdirector General y su suplente (un tercer Subdirector General designado por el Director General) tienen un mandato de dos años, prorrogable a discreción del Director General, y se reemplazan por rotación. Los miembros externos ejercen sus funciones durante un período de dos años, que a discreción del Director General puede renovarse por uno o más años.
Líneas de notificación y autoridad
El Comité de Auditoría preparará un informe anual sobre su labor que se presentará al Director Ejecutivo durante el primer trimestre del año civil subsiguiente. Dicho informe incluirá recomendaciones sobre posibles modificaciones de su mandato. Además, cada año el Comité de Auditoría preparará un informe para el período de sesiones de mayo de la Junta Ejecutiva. Estos informes serán presentados por el Presidente.
El Presidente mantendrá una comunicación regular con el Director Ejecutivo sobre los resultados de las de liberaciones del Comité de Auditoría y las nuevas cuestiones de interés para su actividad.
 El Comité presenta sus informes al Director General. El Director General proporcionará una copia del informe anual del Comité al Comité de Finanzas. El Comité de Auditoría tiene facultades para :
  • obtener toda la información necesaria y consultar directamente al Inspector General y al personal a su cargo
  • consultar todos los informes y documentos de trabajo elaborados por AUD
  • pedir a cualquier funcionario cualquier información que necesite y solicitar la cooperación de todos los funcionarios ante cualquier petición del Comité
  • obtener asesoramiento profesional independiente, así como la participación de personas externas con experiencia y conocimientos técnicos de interés si lo considera necesario. A discreción del Presidente, se invitará al Auditor Externo a asistir a las reuniones del Comité de Auditoría
Número de reuniones
Normalmente el Comité de Auditoría se reunirá cuatro veces por año como mínimo. El Presidente, cualquiera de los miembros y el Auditor Externo podrán solicitar la convocación de reuniones adicionales.
 A discreción del Presidente, el Comité se reunirá tres o cuatro veces por año. El Presidente podrá solicitar la convocación de reuniones adicionales si lo considera apropiado. El Inspector General tiene derecho a pedir al Presidente que convoque una reunión en caso necesario.
Reglamento
El Director Ejecutivo designará a los cinco miembros del Comité de Auditoría; tres de ellos serán externos, y dos serán empleados del Programa. Los miembros no podrán estar representados por un suplente. Constituirán quórum cualesquiera tres miembros (dos de los cuales deben ser miembros externos).
 Está previsto que en cada reunión participen los siete miembros, o bien el Subdirector General suplente y el representante del Asesor Jurídico cuando proceda. A discreción del Presidente, en caso necesario las reuniones podrán celebrarse con cinco miembros como mínimo, uno de los cuales será externo. El Secretario de la reunión (el Inspector General) no tendrá derecho de voto.