FC 109/27

Comité financier

Table des matières

I. ORACLE - FINANCES

II. SYSTÈME D'APPUI À LA PLANIFICATION ET À L'ÉVALUATION DU PROGRAMME, AINSI QU'À LA PRÉSENTATION DE RAPPORTS SUR SON EXÉCUTION (PIRES)

III. LE SYSTÈME DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES D'ORACLE (HRMS)

INTRODUCTION

1. Le présent rapport regroupe des informations à l'intention du Comité financier sur les progrès réalisés, de février 2004 à janvier 2005, concernant les systèmes d'information administrative, ainsi que les plans concernant la période comprise entre février 2005 et janvier 2006.

I. ORACLE - FINANCES

Progrès réalisés entre février 2004 et janvier 2005

2. Entre février 2004 et janvier 2005, les principaux domaines d'activités abordés ont été les suivants:

1. Amélioration de l'application concernant les comptes créditeurs (paiements). Le projet visant à améliorer la qualité des informations du fichier principal relatives aux coordonnées bancaires des fournisseurs s'est achevé en octobre 2004. Ce projet a permis d'importantes réalisations, parmi lesquelles: hausse marquée du taux de traitement de bout en bout des transferts de fonds électroniques, jusqu'à des niveaux désormais largement supérieurs à la norme du secteur concerné¹; baisse des frais bancaires; normalisation des données bancaires figurant dans l'application des comptes créditeurs d'Oracle; et mise en service de normes bancaires internationales pour la mise à jour de ces données. Au cours de cette période, une nouvelle fonctionnalité de gestion des tâches a également été mise en place pour améliorer le cycle de traitement des paiements en espèces.
2. Perfectionnement des rapports de contrôle des interfaces. L'examen des procédures d'interfaçage, l'identification des commandes actuelles et les spécifications des rapports de contrôle sont terminés pour l'ensemble des interfaces s'inscrivant dans le cadre de cet examen. Les rapports normalisés relatifs aux activités des interfaces sont désormais produits chaque mois, ce qui en garantit le bon fonctionnement.
3. Rédaction et publication du Manuel de procédures comptables de l'Organisation. Les procédures financières actuelles énoncées dans les diverses sections du Manuel ont été examinées, de façon à procéder à une première évaluation de leur pertinence et de la possibilité de les appliquer. Les procédures relatives aux comptes débiteurs et aux autres catégories ont été réalisées et publiées sur la page intranet d'AFF.
4. Perfectionnement de la grande base de données. Les fonctions d'établissement de rapports ont été étendues afin de reprendre des informations provenant des modules "comptes débiteurs" et "ressources humaines".
5. Rapports relatifs à la mise en recouvrement fractionnée des contributions. Des mesures ont été prises pour permettre l'établissement de nouveaux rapports permettant de faire face aux besoins de l'Organisation et des responsables de budget en matière de contrôle des ressources allouées au titre du Programme ordinaire.
6. Rationalisation des fonctions classiques relatives aux procédures d'achat de l'Organisation. Diverses modifications des systèmes ont été définies et mises au point en vue de mieux tirer profit des fonctions de la version 11i d'Oracle - Finances. Il s'agit entre autres de l'élaboration d'une nouvelle fonction de rapport et d'analyse des données pour les modules Achats et Immobilisations.
7. Projet de mise à niveau d'Oracle - Finances. La mise à niveau d'Oracle - Finances conditionne la réussite de l'exécution du projet de système de gestion des ressources humaines (HRMS). En effet, pour profiter des nettes améliorations qui ont été apportées à ses versions les plus récentes, l'application Oracle HRMS sera mise en service sous une version supérieure à celle d'Oracle - Finances actuellement utilisée à la FAO. S'agissant d'une suite intégrée d'applications, il est nécessaire que toutes ses composantes fonctionnent sous la même version. Le Comité de direction du projet Oracle a adopté les spécifications de ce projet à sa réunion d'octobre 2004.
   Si l'on s'appuie sur les expériences précédentes, ce projet devrait nécessiter une préparation de huit mois au minimum. Les activités de mobilisation destinées à libérer de leurs fonctions actuelles les membres du personnel qui intègrent l'équipe de base du projet se sont achevées à la fin du mois de février 2005, de sorte que les principales activités du projet peuvent désormais débuter.
8. Projet de remplacement de la comptabilité de terrain. L'actuel système de comptabilité de terrain (FAS) a été installé dans les bureaux décentralisés en 1999 et a, depuis, subi diverses modifications. Son architecture et sa plate-forme technologique aujourd'hui dépassée continuent de mobiliser d'importantes ressources pour assurer le fonctionnement quotidien des bureaux décentralisés. Par ailleurs, le système ne tient pas pleinement compte des besoins actuels de l'Organisation ni des exigences des utilisateurs et il manque de stabilité, de sécurité et de souplesse. Le projet de remplacement du système de comptabilité de terrain a débuté en juin 2004 et devrait durer environ 24 mois, l'objectif étant une mise en service au troisième trimestre 2006.
   Entre juin 2004 et janvier 2005, la tâche a, avant tout, porté sur le lancement du projet et les activités se rapportant à la mise en place de la structure de gestion du projet, à la définition de la charte et de la portée du projet et à la collecte d'informations relatives aux exigences des utilisateurs.

Plans relatifs à la période février 2005 - janvier 2006

3. De février 2005 à janvier 2006, les activités seront avant tout axées sur l'exécution du projet de mise à niveau d'Oracle - Finances, dont la préparation devrait durer au minimum huit mois. Les activités de projet qui seront menées à bien au cours de cette période se dérouleront en trois phases:

1. Phase 1 – examen des besoins et délimitation du champ d'application du projet;
2. Phase 2 – mise en place des modifications qui feraient partie du champ d'application du projet;
3. Phase 3 – essai des modifications, formation correspondante et mise en service du nouveau système, y compris un soutien postérieur immédiat.

4. Les activités se poursuivront également dans les domaines suivants:

1. Projet de remplacement de la comptabilité de terrain. L'équipe chargée du projet continuera de collecter, de valider et de finaliser les exigences des utilisateurs. Celles-ci seront ensuite examinées, discutées et approuvées avant que l'équipe technique passe à l'élaboration des spécifications techniques.
2. Amélioration de l'application concernant les comptes créditeurs (paiements). Ce projet serait désormais étendu aux extraits bancaires relatifs aux salaires qui figurent dans une application et un fichier de base différents.
3. Rédaction et publication du Manuel de procédures comptables de l'Organisation. On continuera d'analyser et de réviser les politiques et procédures financières en vigueur, ainsi que les autres documents nécessaires à la compilation d'un manuel exhaustif des procédures comptables de l'Organisation.
4. Perfectionnement de la grande base de données. De nouvelles analyses et améliorations seront apportées à la grande base de données, en vue d'étendre les fonctions d'établissement de rapports disponibles.
5. Rapports relatifs à la mise en recouvrement fractionnée des contributions. De nouveaux rapports seront achevés pour faire face aux besoins de l'Organisation et des responsables de budget en matière de contrôle des ressources allouées au titre du Programme ordinaire.
6. Rationalisation des fonctions classiques relatives aux procédures d'achat de l'Organisation. Il s'agit d'une activité permanente qui se poursuivra tout au long de 2005.

Utilisation des ressources

5. Le coût des activités liées à Oracle - Finances est financé dans sa totalité grâce à des arriérés:

6. Selon les estimations, les besoins de financement du projet de mise à niveau d'Oracle - Finances devraient s'élever à 1 550 000 dollars EU et les fonds devraient, selon toute vraisemblance, provenir d'une avance du projet HRMS de la FAO (se reporter également au paragraphe 24).

Enjeux et observations

7. Pendant la durée du projet de mise à niveau d'Oracle - Finances, les activités de conception du système seront interrompues, de manière à s'assurer qu'aucune modification majeure ne soit appliquée au système opérationnel avant que les essais du nouveau système soient achevés. Cette mesure limitera la portée des autres tâches de conception du système susceptibles d'être menées à bien durant la mise à niveau et pendant tout le reste de la phase de mise en œuvre du système HRMS. Il faudra néanmoins prendre en considération les évolutions jugées hautement prioritaires, comme le projet de remplacement du système de comptabilité de terrain.

8. Le budget du projet de remplacement du système de comptabilité de terrain prévoit un montant de 675 000 dollars EU, soit environ un tiers de la somme de 1,8 millions de dollars EU dépensée en 1998 pour l'actuel système de comptabilité de terrain. L'Organisation cherchera une solution souple qui permettra l'ajout de nouvelles fonctions. Toutefois, les fonctions prévues à l'origine du projet seront restreintes aux aspects financiers et budgétaires des bureaux des représentants de la FAO.

9. Le projet consistant à remplacer le système de comptabilité de terrain est financé grâce à des arriérés. Étant donné l'ampleur des exigences opérationnelles et vu que le projet n'a été amorcé que récemment, la mise en application totale de la partie du projet financée par des arriérés s'avérera impossible avant la fin de l'exercice biennal 2004-2005. Du fait de l'interruption du développement du système pour la mise à niveau d'Oracle - Finances, il pourrait également s'avérer impossible d'exécuter dans leur intégralité, d'ici la fin de l'exercice biennal 2004-2005, les autres projets de systèmes d'information administrative financés par des arriérés de contribution au titre de la rubrique "coûts non inscrits au budget du regroupement des modules d'Oracle - Finances". Il est proposé que tout solde non dépensé au bénéfice du projet soit reporté en 2006 dans le cadre du Dispositif pour les dépenses d’équipement.

II. SYSTÈME D'APPUI À LA PLANIFICATION ET À L'ÉVALUATION DU PROGRAMME, AINSI QU'À LA PRÉSENTATION DE RAPPORTS SUR SON EXÉCUTION (PIRES)

Progrès réalisés entre février 2004 et janvier 2005

10. Tous les produits prévus présentés au Comité financier, à sa cent septième session de mai 2004, ont été réalisés:

1. Budgétisation, planification des tâches et évaluations annuelles. Le système PIRES a été utilisé pour compiler et analyser les ajustements à apporter au Programme de travail et budget 2004-05, au montant approuvé pour le budget, et pour rassembler la documentation nécessaire (FC 107/14). Le nouveau module de planification du travail a été mis en exploitation en juin, après l'intégration dans le système PIRES des attributions ajustées pour 2004. Le nouveau module relatif à l'évaluation annuelle et au Rapport sur l'exécution du programme 2002-03 a été lancé mi-avril 2004 et utilisé pour effectuer les évaluations succinctes de toutes les entités des programmes techniques et pour recueillir les données nécessaires à l'élaboration du Rapport sur l'exécution du programme 2002-03 (C 2005/8). Les premières versions des modules de planification des tâches et d'évaluation ont été mises à jour et intégrées en janvier 2005, de manière à compléter les outils de gestion des programmes départementaux.
2. Plan à moyen terme 2006-11. Grâce aux fonctions améliorées du module Plan à moyen terme du système PIRES, les programmes "non techniques" et de coopération technique ont été reformulés conformément à un modèle de budgétisation axée sur les résultats. La collecte et l'analyse des propositions relatives au Plan à moyen terme concernant l'ensemble des programmes ont été achevées en juillet.
3. Suivi du budget de l'Organisation et prévisions budgétaires et interactions entre le programme ordinaire et le programme de terrain. L'équipe de projet a épaulé trois groupes de travail du Comité du programme de terrain (CPT) qui procèdent à l'analyse des politiques générales relatives à la planification et au suivi du programme de terrain. Le CPT a approuvé l'évaluation pilote des approches de l'intégration des stratégies de pays aux systèmes de planification de l'Organisation. L'analyse des mesures nécessaires pour appuyer les recommandations formulées dans le cadre de l'évaluation indépendante de la décentralisation de la FAO se poursuit.
4. Intégration d'Oracle HRMS. L'analyse des points d'intégration entre le système PIRES et le projet de Système de gestion des ressources humaines a débuté en avril et s'est poursuivi tout au long de la période visée par le rapport.

11. Bien que le plan ne le prévoie pas de façon explicite, le PMT 2006-11 et le REP 2002-03 ont été réalisés à l'aide d'une nouvelle technologie qui permettra de rationaliser la production de documents, la traduction et la gestion des opérations de publication.

Plans relatifs à la période février 2005 - janvier 2006

12. La planification relative aux prochains mois revêt une importance particulière, puisque le financement du système PIRES à partir des arriérés sera épuisé en septembre 2005. Par conséquent, faute de ressources supplémentaires, le système PIRES doit être porté à un stade de développement viable dans le courant de l'année.

13. Le plan de travail entériné par le Groupe de travail intergouvernemental du projet comporte deux catégories d'activités: (1) celles représentant des objectifs spécifiques en matière de développement du système sous l'autorité de PBE et (2) celles ayant trait aux points d'intégration avec d'autres systèmes et processus de l'Organisation, la priorité allant à une rationalisation des applications.

14. Dans ce cadre, les activités suivantes seront menées à terme en 2005:

1. Programme de travail et budget (PTB) 2006-07. Une évaluation globale du PTB 2004-05 et du Plan à moyen terme 2006-11 (PMT) a été réalisée au cours du quatrième trimestre de 2004 et les informations qui en ont été tirées ont directement servi à améliorer la conception du module de préparation du PTB 2006-07. En dehors d'une rationalisation accrue, il n'est prévu d'apporter aucune modification majeure au module du PTB dans le système PIRES.
2. Appui à la planification des systèmes d'information. Le système PIRES a facilité la collecte des renseignements de base relatifs aux projets de système d'information proposés dans le PMT 2006-11. Les efforts déployés par la Division AFI dans ce domaine continueront d'être soutenus dans le PTB 2006-07, notamment par l'établissement d'un lien entre certains produits biennaux spécifiques et un projet de système d'information qui s'y rapporterait, ce qui aidera AFI à élaborer un plan biennal relatifs aux systèmes d'information, lequel s'intégrera dans le contexte plus large d'une stratégie à moyen terme.
3. Planification des activités, suivi et évaluation. Il est prévu de perfectionner les outils départementaux en s'appuyant sur l'application du modèle axé sur les résultats pour les activités non techniques et le Programme de coopération technique et sur le retour d'information de la part des utilisateurs.
4. Suivi du budget de l'Organisation et prévisions. Il s'agit d'une activité d'intégration primordiale. Conformément à ce qui a été prévu, elle consistera à définir les besoins des différents échelons opérationnels en matière de suivi du budget de l'Organisation et de prévisions avant de formuler des propositions relatives aux systèmes d'information.
5. Interactions entre Programme ordinaire et Programme de terrain. Parmi les domaines prioritaires à mettre au point ou à soutenir dans le cadre de cette activité d'intégration figure une meilleure intégration de l'appui extrabudgétaire aux processus liés à la budgétisation axée sur les résultats, et s'attachant plus particulièrement au PTB 2006-07.
6. Appui à l'évaluation. La charte du projet PIRES prévoyait que le logiciel appuierait le processus d'évaluation. Le module d'évaluation succincte du Rapport sur l'exécution du programme 2002-03 permet de consigner les progrès accomplis sur le plan de la réalisation des produits et des résultats escomptés. Cette activité du système PIRES a pour objectif de recenser et de mettre en place une fonction de base qui viendrait compléter le module d'évaluation annuelle, de façon à consolider l'appui aux processus d'évaluation, en particulier par une boucle de rétroaction, grâce à laquelle l'expérience acquise lors de la mise en œuvre peut entraîner des adaptations du programme.
7. Appui au HRMS et intégration de celui-ci. Les progrès s'accélèrent en ce qui concerne l'examen des grandes questions d'intégration, comme la gestion des postes, la gestion du comportement professionnel, les états de paie et d'autres domaines. Leurs conséquences pratiques sur le système PIRES ne seront néanmoins pas connues avec précision avant la fin de 2005.

Utilisation des ressources

15. Les ressources globales allouées au projet du système PIRES n'ont guère évolué depuis les précédents rapports remis au Comité financier et les dépenses respectent les prévisions.

Enjeux et observations

16. Comme indiqué précédemment, le financement du système PIRES à partir des arriérés sera épuisé avant la fin de 2005, de sorte que le plan de travail pour cette année vise à porter le système à un niveau de développement viable, en réalisant le plus grand nombre possible d'objectifs du projet d'ici la fin de cette année.

17. Un programme de formation destiné à garantir les compétences internes est mis en place à l'intention de deux membres du personnel technique de PBE. Il se fonde sur l'architecture technique du système PIRES. Il est probable que les différents points d'intégration déjà mentionnés nécessiteront des efforts supplémentaires, en particulier en ce qui concerne le projet HRMS. Par ailleurs, le PTB 2006-07 définira les besoins en effectifs à plus long terme pour le maintien du système PIRES.

III. LE SYSTÈME DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES D'ORACLE (HRMS)

Progrès réalisés entre février 2004 et janvier 2005

18. Les plans de travail concernant la période février 2004 - janvier 2005 ont été réalisés de manière satisfaisante. Le recensement des procédures de l'Organisation concernant les ressources humaines est terminé et l'examen des propositions d'amélioration des procédures opérationnelles est sur le point de s'achever.

19. Une étude relative à la version actuelle et future du modèle de gestion des ressources humaines a débuté en décembre 2004 et devrait s'achever en avril 2005. Le nouveau modèle de gestion cherchera à élargir le champ d’action et à améliorer la fourniture générale de services dans ce domaine, tout en permettant une nette réduction des coûts. L'un des objectifs de cette étude consiste à évaluer les avantages et les économies découlant de la mise en œuvre du système HRMS.

20. Entre octobre 2004 et mars 2005, les activités ont principalement porté sur l'analyse des écarts, la transposition des nouvelles procédures de la FAO vers les fonctions standard du module de planification des ressources d'entreprise d'Oracle, de manière à recenser la configuration de base et les lacunes en matière de fonctionnalité. Des difficultés de recrutement de techniciens de haut niveau ont entraîné un léger retard de ce projet, mais les dépenses pour 2004 ont été inférieures aux prévisions. En conséquence, il devrait être possible de résorber ce délai en respectant le plan financier et le calendrier actuels.

Plans relatifs à la période février 2005 - janvier 2006

21. Dès que la phase d'analyse des écarts exposée ci-dessus sera terminée et que le nouveau modèle de fourniture de services pour les ressources humaines sera défini, le projet passera à la phase suivante, le projet pilote concernant les salles de conférence, dans le cadre duquel un prototype du système sera présenté aux utilisateurs et commenté avec ceux-ci entre avril et septembre 2005. Au cours du deuxième semestre 2005, les activités de développement débuteront elles aussi, le projet devant s'achever à la fin de 2006.

22. Ce projet contribuera également à la mise à niveau d'Oracle - Finances et met un terme à la conception de l'intégration des systèmes PIRES et HRMS, notamment dans les domaines de la gestion des postes, du calcul des coûts de personnel, de la gestion des rendements et de la planification des ressources humaines.

Utilisation des ressources

23. En mai 2004, le Comité financier a été informé du fait que les coûts relatifs au projet étaient estimés à un total de 19 millions de dollars EU, avec un déficit de 5 021 000 dollars EU. Dans la mesure où l'analyse des écarts n'était pas terminée au moment de rédiger le présent rapport et que ses résultats serviront de fondement à une prévision plus précise des coûts, le Comité sera saisi d'une nouvelle estimation des coûts à sa session de septembre 2005. Elle englobera une évaluation des avantages (y compris les économies) qui découleront du projet.

24. Comme indiqué au paragraphe 20, les dépenses pour 2004 ont été inférieures aux prévisions. Les dépenses prévues concernant le financement à partir d'arriérés attribué à ce projet ont été échelonnées sur une plus longue période, à savoir 2004, 2005 et 2006, et des fonds ont été alloués à la mise à niveau d'Oracle - Finances, comme cela est expliqué à la première section. Le tableau ci-après résume la nouvelle affectation des ressources.

25. Un solde non dépensé, d'un montant estimé de 1 640 000 $EU, devra être reporté sur 2006. Ce projet a été inclus dans la proposition de budgétisation des investissements que le Comité financier a adopté en mai 2004.

26. Des dispositions ont été prises pour définir les domaines dans lesquels il serait possible de réduire les coûts. Certaines réductions ont été appliquées, d'autres sont en cours d'examen:

• Le volet Formation des usagers sera axé sur la "formation des formateurs", afin de minimiser les coûts et de tirer profit au maximum des ressources disponibles, et les frais y afférents seront couverts grâce aux fonds alloués à la formation professionnelle du personnel dans le Programme de travail et budget 2006-2007. Il sera ainsi possible de réduire de 1,5 millions de dollars EU les coûts estimés relatifs au projet.
• Les solutions adoptées par d'autres organismes des Nations Unies, en particulier l'OIT, ont été analysées en vue d'être éventuellement intégrées au système de gestion des ressources humaines de la FAO, ce qui pourrait permettre d'effectuer des économies au niveau des coûts de configuration et d'extension. Le protocole d'accord conclu entre les deux organisations devrait permettre de mettre en commun, sans la moindre entrave, les informations relatives au projet, ce qui réduirait d'autant les efforts de mise en oeuvre déployés par la FAO.
• L'Organisation étudie les moyens de réduire le coût unitaire du volet consacré à la mise au point des systèmes en transférant ces activités dans des lieux où les coûts sont moindres. Le Bureau régional de Bangkok a trouvé un endroit adapté. On rédige en ce moment un dossier afin d'étudier la disponibilité des ressources locales, les taux du marché, les coûts liés aux infrastructures, les arrangements relatifs aux contrôles, la viabilité et les coûts permanents.
• Une des solutions pour maîtriser les coûts du projet pourrait passer par une mise en service progressive des adaptations à l'usager, tout en respectant les objectifs élevés fixés à l'origine. Il est possible de retarder ces adaptations et de les appliquer dans le cadre de l'entretien du système, en s'appuyant sur les connaissances et les compétences existantes, pour autant que l'on dispose de ressources suffisantes.

Enjeux et observations

27. Le recrutement de techniciens de haut niveau s'est heurté à des difficultés, dans la mesure où les tarifs en vigueur sur le marché sont supérieurs aux honoraires maximaux que la FAO peut proposer aux consultants. Des mesures ont été prises pour résoudre ce problème.

28. D'autres priorités relatives aux programmes ont limité les ressources disponibles au niveau des divisions concernées, dont les budgets ont été fortement amputés au cours de l'exercice biennal 2004-2005. Cette situation a entraîné, sur le plan des activités de projet, des retards qui se sont désormais résorbés. Il n'est toutefois pas exclu que d'éventuelles nouvelles coupes budgétaires retardent les réponses aux demandes de projet, ce qui commencerait à influer sur le calendrier et les coûts du projet.

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¹ Au 31 décembre 2004, le taux de traitement de bout en bout relatifs aux comptes bancaires servant à traiter les paiements aux créditeurs était supérieur à 90 pour cent, alors que la référence du système SWIFT dans le secteur bancaire n'est que de 76 pour cent.