FC 109/13

Comité financier

Cent neuvième session

Rome, 9 – 13 mai 2005

Rapports sur les contrôles internes

Table des matières

I. HISTORIQUE

II. RÈGLEMENT FINANCIER DE LA FAO

III. PRATIQUES D’AUTRES ORGANISATIONS DES NATIONS UNIES CONCERNANT LES RAPPORTS SUR LES CONTRÔLES INTERNES

IV. MISE EN ŒUVRE D’UNE PROCÉDURE D’ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS SUR LES CONTRÔLES INTERNES

V. CONCLUSION

I. HISTORIQUE

1. À sa cent septième session (mai 2004), le Comité financier a débattu l’instauration d’une procédure d’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes au sein de la FAO. Comme cela a été noté lors de cette session, l’Organisation ne verrait, en principe, aucune objection à l’établissement de tels rapports, qui seraient présentés en même temps que les états financiers vérifiés (voir Rapport de la cent septième session du Comité financier, 10-18 mai 2004, document CL 127/14).

2. Le Comité avait demandé au Secrétariat d’étudier les pratiques d’autres organisations du système des Nations Unies concernant les rapports sur les contrôles internes et de les analyser au regard du Règlement financier de la FAO, de manière à s'assurer que toute mesure proposée soit conforme aux dispositions en vigueur. Le Comité avait également demandé qu'un document présentant les meilleures pratiques actuelles concernant les rapports sur les contrôles internes, ainsi que les questions soulevées par l’instauration de la procédure correspondante au sein de l'Organisation soit présenté lors d'une prochaine session, en tenant compte également des résultats de l'étude mentionnée ci-dessus. Le présent document a été rédigé afin de donner suite à cette demande.

II. RÈGLEMENT FINANCIER DE LA FAO

3. L’avis du Bureau juridique de la FAO a été sollicité, afin de déterminer si l’instauration d’une procédure d’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes était conforme au Règlement financier de l’Organisation. À cet égard, le Bureau juridique a confirmé que, même si l’établissement de tels rapports n’était pas expressément prévu dans le Règlement financier, les textes fondamentaux de la FAO ne renfermaient aucune disposition légale susceptible d’y faire obstacle.

III. PRATIQUES D’AUTRES ORGANISATIONS DES NATIONS UNIES CONCERNANT LES RAPPORTS SUR LES CONTRÔLES INTERNES

4. Dans le cadre de cette étude, d’autres organisations du système des Nations Unies ont été contactées en vue d’obtenir des informations sur les pratiques mises en œuvre concernant l'établissement de rapports sur les contrôles internes. Aucune des organisations contactées n’applique de procédure d’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes, mais plusieurs d’entre elles envisagent de le faire.

Organisation	Réponse
BIT	Le BIT n’envisage pas, pour l’instant, l’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes, mais suit l’évolution de la situation avec intérêt.
OMS	L’OMS ne dispose pas de procédure d’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes, mais la question, soulevée par le commissaire aux comptes, sera examinée pendant l’exercice biennal en cours. Il peut s’agir d’inclure des paragraphes sur les contrôles internes soit dans l’introduction du Directeur général figurant dans le Rapport financier, soit dans une section distincte, en notant qu’il incombe au Directeur général de garantir un cadre de contrôle interne et un cadre de vérification interne des comptes et de faire en sorte que les questions connexes liées aux obligations redditionnelles et à la lutte antifraude soient prises en compte.
FMI	Le FMI ne dispose pas de procédure d’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes, mais le Département des finances travaille actuellement à la mise en place de mécanismes de contrôle interne et d’établissement de rapports, qui permettront de disposer d’informations plus détaillées grâce auxquelles il sera possible de garantir la qualité des contrôles effectués au niveau des finances de l’Organisation.
FIDA	À sa session de mars/avril 2003, le Comité de vérification des comptes du FIDA a demandé que des informations détaillées sur le cadre de contrôle interne lui soient communiquées et que la pertinence de ce dernier soit évaluée. Le Secrétariat est convenu d’établir une procédure d’évaluation du cadre de contrôle interne et de définir un plan d’action relatif à l’examen de l’application des contrôles internes, de remédier aux lacunes identifiées, puis de rendre compte des progrès réalisés chaque année, au mois d’avril. Il n’a pas encore été décidé de mettre en place une procédure d’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes, mais une évaluation des risques a été effectuée et des documents ont été préparés sur le cadre de contrôle, à haut niveau.
AIEA	L’AIEA ne dispose pas de procédure d’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes. Dans la réponse communiquée, l'Organisation fait cependant remarquer que le nouveau commissaire aux comptes venait de prendre ses fonctions dans le courant de l'année et qu'il se pourrait que de tels rapports soient bientôt demandés.
PNUD	Le PNUD ne dispose pas de procédure d’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes, mais le commissaire aux comptes de l’Organisation a, dans le dernier rapport, recommandé au Programme d’envisager de rendre publics des éléments du rapport financier liés au contrôle, aux rapports sur les rendements, aux questions de comptabilité sociale, à la gestion des risques, à la continuité et au contrôle interne.
HCR	Le Haut Commissariat ne dispose pas de procédure d’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes, mais le commissaire aux comptes a fait observer qu’il serait peut-être nécessaire d’en envisager une.
PAM	Le PAM s’est engagé à introduire officiellement une déclaration relative au contrôle interne, mais aucune décision n’a encore été prise concernant la portée du rapport en question, son cadre, sa fréquence ou la planification de son exécution. Le Département de la vérification interne des comptes procède actuellement à une vérification générale des contrôles internes, qui comprendra des avis sur les modalités susceptibles d’être appliquées. L’exercice de formation et de gestion des risques mis en œuvre actuellement à l’échelle de l’Organisation devrait également constituer une base de référence pour l’établissement des rapports.

IV. MISE EN ŒUVRE D’UNE PROCÉDURE D’ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS SUR LES CONTRÔLES INTERNES

5. Il convient de noter que l’instauration d’une procédure d’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes au sein d’une organisation est un processus long et intensif, articulé en plusieurs phases, notamment:

Étude du format et de la portée les plus appropriés pour l’établissement de rapports (pour les organisations non régies par une législation nationale)
Mise en place d’un mécanisme interne de contrôle
Définition de filières adaptées pour l’établissement des rapports
Définition d’un plan d’application détaillé
Exécution d’une évaluation des risques à l’échelle de l’organisation
Collecte officielle d’informations circonstancielles sur les contrôles en vigueur
Évaluation des contrôles et identification des problèmes
Mise à jour des informations circonstancielles
Établissement de rapports officiels par la direction.

6. Un tel processus ne peut être mené à bien sans investissements de départ considérables, aussi bien sous forme de journées de travail de fonctionnaires que d’avis d’experts. De plus, la mise à jour du système d’établissement des rapports après la première année d’opération, notamment les mises à jour périodiques, les essais et la compilation des informations circonstancielles, nécessitent en permanence des ressources importantes.

7. En effet, selon les informations communiquées par un grand cabinet d’expertise comptable, l’exécution et la mise à jour des rapports officiels sur les contrôles internes, qu’elles soient conformes à la procédure mise en œuvre par la Banque mondiale ou conformes à la législation et aux normes en vigueur aux États-Unis ou au Royaume-Uni, sont des processus lourds et coûteux. À titre d’exemple, selon une étude effectuée aux États-Unis¹, le coût moyen de l’application de la Section 404 de la loi Sarbanes-Oxley est évalué à plus de 3 millions de dollars EU la première année, y compris plus de 25 000 heures de travail du personnel et une hausse moyenne des frais de vérification extérieure des comptes d’environ 50 pour cent. En principe, les coûts de mise à jour du système d’établissement de rapports diminuent après la première année, mais ils n'en demeurent pas moins élevés.

V. CONCLUSION

8. Dans le cas de la FAO, organisation importante et complexe comptant de nombreux bureaux décentralisés, les coûts probables liés à l’instauration d’une procédure d’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes, telle que celle envisagée par la législation relative aux entreprises établie récemment dans certains États Membres, seraient élevés, en raison du nombre important d’heures de travail et d’avis d’experts nécessaires. Étant donné ce qui précède, les principales décisions que pourrait prendre la FAO seraient notamment les suivantes:

Le cas échéant, il convient de définir la portée de la procédure d’établissement de rapports officiels sur les contrôles internes. Il pourrait être utile d’étudier les différentes options avec des professionnels avertis (des cabinets d’expertise), afin de déterminer la solution optimale.
Il convient de définir si la FAO devrait procéder sans intervention extérieure ou si la question devrait être abordée à une autre échelle, au niveau du système des Nations Unies.
Étant donné les coûts élevés prévus pour l’application d’une procédure d’établissement de rapports sur les contrôles internes, il convient de définir quel serait le financement adéquat pour un tel exercice: aussi bien en ce qui concerne la mise en œuvre nécessaire, que les activités ultérieures de contrôle et d’établissement de rapports.

9. Le Comité financier est invité à examiner le présent document et à donner des indications sur la question, selon qu’il conviendra.

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