Titre

Cote du CCI

Cote du Conseil

Session du Comité du Programme et/ou du Comité financier

Dépenses d'appui relatives aux activités extrabudgétaires dans les organisations du système des Nations Unies

2002/3

CL 124/INF/10

Mai 2003

Examen de la gestion et de l'administration dans l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture

2002/8

CL 124/INF/14

Mai et septembre 2003

aximisation des effets bénéfiques des projets de coopération technique relatifs aux ressources en eau pour les communautés cibles: remédier au décalage entre les niveaux normatif et opérationnel dans le système des Nations Unies (études de cas dans deux pays africains)

2002/4

CL 124/INF/11

Septembre 2003

La réforme de l'administration de la justice dans le système des Nations Unies: Options pour la création d'instances supérieures de recours

2002/5

CL 125/INF/12

Septembre 2003

Les activités productrices de recettes dans le système des Nations Unies

2002/6

CL 125/INF/13

Septembre 2003

estion de l'information dans les organisations du système des Nations Unies : les systèmes d'information de gestion

2002/9

CL 125/INF/15

Septembre 2003

Evaluation de la réaction du système des Nations Unies au Timor-Oriental: coordination et efficacité

2002/10

CL 125/INF/16

Septembre 2003

Le multilinguisme dans le système des Nations Unies

2002/11

CL 125/INF/14

Septembre 2003

Recommandation
(numéro dans le rapport d'origine)

Information sur le suivi

4

Les organes délibérants voudront peut-être examiner la possibilité de permettre aux organisations du système des Nations Unies de conserver les intérêts provenant de ressources extrabudgétaires destinées au financement d’activités multidonateurs lorsque ces ressources sont confondues et qu’une comptabilisation distincte par donateur n’est pas possible. Ils voudront peut-être décider que ces recettes devraient venir en déduction des dépenses d’appui au titre des activités extrabudgétaires et qu’il devra être rendu compte de façon appropriée aux organes délibérants de la relation entre ces recettes et les taux de recouvrement des dépenses d’appui.

Cette recommandation n'a été appuyée que pour des motifs pragmatiques puisqu'il n'existe essentiellement aucun rapport logique entre les dépenses d'appui et les intérêts acquis sur les soldes des projets. Son application à la FAO dépend de l'acceptation des donateurs et intervient au cas par cas. D'une façon générale, l'Organisation parvient mieux à utiliser l'intérêt acquis pour financer des activités supplémentaires que pour contribuer à une diminution des dépenses d'appui.

5

Les chefs de secrétariat devraient revoir les règles de recouvrement des dépenses d’appui extrabudgétaires qui s’appliquent à leurs organisations respectives et présenter aux organes délibérants des propositions visant à éliminer les contradictions qu’elles comportent.

Ces contradictions ont été éliminées à la FAO après que le Conseil a approuvé, en novembre 2000, la nouvelle politique en matière de dépenses d'appui. Un rapport annuel fournit au Comité financier des informations à propos de l'application de la politique de recouvrement des dépenses d'appui.

7

Le Conseil d’administration du PNUD devrait réexaminer la pratique consistant à incorporer les dépenses d’appui indirectes des organisations du système dans les éléments et dépenses de fond des projets du PNUD. Le Conseil d’administration voudra peut-être réviser cette politique suivant les principes indiqués dans la recommandation 9 ci-après.

À sa deuxième session ordinaire de septembre 2004, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a examiné le rapport de l'Administrateur du PNUD relatif à la gestion des dépenses stratégiques du Programme et à ses conséquences en matière de recouvrement des dépenses (DP/2004/35). Ce rapport donne un aperçu plus précis de la politique appliquée par le PNUD au sujet du recouvrement des dépenses, y compris l'harmonisation des principes et des usages s'y rapportant au niveau des fonds et des programmes du GNUD. Il n'avance aucune proposition de changement ou de modification majeure de l'actuelle politique de recouvrement des dépenses.

10

Pour mettre en œuvre les nouvelles politiques et les nouveaux taux de recouvrement des dépenses d’appui extrabudgétaires institués conformément aux principes énoncés dans la recommandation 9 ci-dessus, les chefs de secrétariat devraient commencer par examiner attentivement l’effet qu’auront ces changements sur les recettes perçues au titre de ces dépenses, en veillant à ce qu’ils n’aboutissent pas à faire supporter par les ressources de base une fraction plus élevée des dépenses d’appui en question. Toute diminution des recettes au titre des dépenses d’appui due à des taux de recouvrement réduits devrait en principe être compensée par une efficience accrue des services administratifs.

Le niveau des dépenses d'appui fait l'objet d'un contrôle annuel au travers d'une enquête de mesure des coûts. Les recettes sont, elles aussi, suivies de près et des réductions de la redevance des dépenses d'appui de projet sont accordées, dans le respect total de la politique de la FAO en matière de dépenses d'appui, lorsqu'elles ont trait à des activités et/ou des modalités d'application ne nécessitant qu'un faible appui opérationnel ou administratif. Il convient toutefois de reconnaître que le montant net des dépenses d'appui financées grâce au budget ordinaire (les ressources de base) varie d'une période à l'autre en fonction de nombreux facteurs (par ex. la décentralisation des services). Il se peut, de surcroît, que la compensation n'intervienne pas au cours de la même période.

11

Le Conseil des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) devrait veiller à ce que le processus par lequel sont arrêtées les politiques de recouvrement des dépenses d’appui fasse l’objet d’un suivi et à ce que ces politiques donnent lieu régulièrement à l’établissement et à la diffusion de rapports comparatifs. Les conclusions de ces rapports devraient être examinées dans le cadre des mécanismes appropriés du CCS, en vue d’harmoniser dans la mesure du possible les principes qui sous-tendent les politiques en question, ainsi que par les chefs de secrétariat, qui devraient faire rapport à ce sujet aux organes délibérants de leurs organisations respectives.

Le Réseau finances et budget du Comité de haut niveau sur la gestion a mis sur pied un groupe de travail en s'appuyant sur cette recommandation, et notamment sur la volonté de renforcer l'harmonisation du recouvrement des dépenses d'appui entre les différentes organisations. Placé sous la direction de l'UNESCO, ce groupe, auquel participe activement la FAO, s'est réuni à deux reprises et a fait rapport au Réseau, à sa réunion du 25-27 février 2004. Les agents d'exécution sont convenus: 1) d'une définition commune des principes aux fins du recouvrement des dépenses d'appui; 2) que l'harmonisation ne vise pas à uniformiser les dépenses d'appui aux programmes ou le taux de recouvrement pour l'ensemble des organisations du système des Nations Unies, en reconnaissant pleinement que celles-ci diffèrent par leur mandat, leurs mécanismes de financement, leur organisation et leur structure opérationnelle; 3) de définitions communes pour les catégories de dépenses, y compris certains éléments des dépenses directes et des coûts fixes et variables; et 4) que le recouvrement des dépenses devrait, en général, concerner les coûts indirects variables.

12

Les organes délibérants devraient continuer à suivre les dépenses d’administration et autres dépenses d’appui globales des organisations du système des Nations Unies et à examiner les éléments des budgets des organisations qui correspondent à ces dépenses. À cette occasion, les États membres devraient veiller à ce que les crédits prévus dans les budgets de base au titre des dépenses d’administration et autres dépenses d’appui n’augmentent pas par rapport aux ressources de base globales.

Le contrôle est d'ores et déjà assuré et ses résultats font l'objet de rapports réguliers aux organes directeurs de la FAO dans le cadre du rapport biennal sur l'exécution du programme.

Recommandation (numéro dans le rapport d'origine)

Information sur le suivi

1

Le Conseil de coordination des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies (CCS) devrait demander au Sous-Comité de la mise en valeur des ressources hydrauliques du CAC de créer une base de données des projets de coopération technique relatifs aux ressources en eau exécutés ou financés par des organismes des Nations Unies. Cette base de données, qui pourrait reposer sur une classification à la fois thématique et géographique, devrait être gérée et mise à jour en permanence par le secrétariat de ce sous-comité. Elle devrait contenir, notamment, des informations sur les objectifs, la nature et l’activité des projets répertoriés, la région d’intervention dans le pays bénéficiaire et les bénéficiaires finals.

Il semblerait qu'aucune mesure n'ait été prise au niveau du système. Comme d'autres institutions, la FAO a apporté sa contribution au Rapport sur la mise en valeur des ressources en eau dans le monde, y compris à la base de données sur l'eau.

2

Le CCS devrait demander au Sous-Comité de la mise en valeur des ressources hydrauliques du CAC d’élaborer, dans le cadre d’un accord entre ses membres, des principes directeurs communs et englobant tous les aspects en vue de la mise en œuvre des projets des Nations Unies concernant la mise en valeur et la gestion des ressources en eau. Ces principes directeurs devraient inclure, dans la mesure du possible, les aspects intersectoriels des projets relatifs aux ressources en eau, en vue de favoriser une collaboration interorganisations au niveau des pays. Elles devraient aussi faire en sorte, notamment, que les objectifs et activités pertinents mentionnés dans Action 21 soient bien respectés d’un bout à l’autre du cycle des projets relatifs aux ressources en eau.

La réunion des Nations Unies consacrée à l'eau s'est tenue du 18 septembre au 1^er octobre 2004 au Siège de la FAO. Elle visait à finaliser un mandat et à discuter de plans d'action thématiques.

3

Le CCS devrait demander au Sous-Comité de la mise en œuvre des ressources hydrauliques du CAC de créer effectivement son site Web. Ce dernier devrait notamment contenir des informations de fond sur les réunions du Sous-Comité et les décisions qui y sont prises, et comporter des liens avec la base de données et les principes directeurs dont il est question dans les recommandations 1 et 2 ci-dessus. Il devrait également constituer un moyen d’échanger des données d’expérience, les enseignements tirés et les meilleures pratiques, ainsi que de mener des activités réalisées en collaboration et ayant un caractère complémentaire en ce qui concerne les projets relatifs aux ressources en eau exécutés par les organismes des Nations Unies ou d’autres bailleurs de fond.

La réunion des Nations Unies sur l'eau citée précédemment a proposé la conception d'un site web visant à renforcer la visibilité des activités.

4

Le CCS devrait demander au Sous-Comité de la mise en valeur des ressources hydrauliques du CAC de consacrer une partie de ses sessions à des questions opérationnelles, qui pourraient comprendre: une action visant à promouvoir et à préconiser, à un stade précoce, de nouveaux programmes ou projets, en vue de permettre de meilleures synergies et complémentarités au stade de la conception; l’examen de problèmes opérationnels précis intéressant plusieurs organismes des Nations Unies au niveau des pays; l’examen de questions de politique ou à caractère opérationnel abordées au Sous-Comité par certains des comités opérationnels des Nations Unies pour les ressources hydrauliques dont la création est demandée dans la recommandation 7; l’examen et le suivi de programmes ou projets communs émanant du Sous-Comité; et l’examen d’interventions communes en cas d’urgence ou de problèmes graves dans le secteur de l’eau dans certains pays. Comme les organisations affectent des ressources peu abondantes à leur participation aux réunions du Sous-Comité, le CCS devrait encourager ce dernier à recourir plus largement aux technologies modernes de communication, afin d’obtenir la participation des conseillers techniques qui jouent un rôle dans les questions opérationnelles abordées au cours de cette partie de ses réunions.

Les participants à cette réunion ont également discuté d'un renforcement de la synergie et de la cohérence au niveau de la mise en oeuvre des plans d'action à l'échelle nationale et régionale. Il a été proposé d'utiliser les réseaux nationaux pour diffuser les informations et assurer le suivi d'actions ou de programmes spécifiques.

5

Le CCS devrait accroître les ressources et renforcer les compétences techniques du secrétariat du Sous-Comité de la mise en valeur des ressources hydrauliques du CAC, notamment en créant un ou deux postes à plein temps de la catégorie des administrateurs. Ce ou ces postes devraient être occupés par des personnes possédant des compétences techniques relatives aux ressources hydrauliques et aux technologies de l’information, pour que le secrétariat du Sous-Comité puisse s’acquitter de façon plus efficace de ses fonctions et entreprendre des activités nouvelles telles que celles qui sont décrites dans les recommandations 1 à 4. Le financement de ces postes pourrait être assuré soit par une action convenue financée en commun décidée par les membres du CCS qui participent aux activités du Sous-Comité, soit par le recours à une source de financement externe.²

Il semblerait qu'aucune mesure n'ait été prise dans cette optique, alors même que le mécanisme des Nations Unies sur l'eau s'efforcera de respecter autant que possible les exigences fixées.

7

En liaison avec la recommandation 6³ et dans le but de concrétiser celle-ci dans le secteur des ressources hydrauliques, l’Assemblée générale souhaitera peut-être demander, par l’intermédiaire du CCS et du Conseil économique et social, que les coordonnateurs résidents des Nations Unies constituent, en fonction des besoins, des comités opérationnels pour les ressources hydrauliques avec la participation des organismes des Nations Unies associés à des projets relatifs aux ressources hydrauliques dans le pays considéré, représentés par leur(s) expert(s) des ressources hydrauliques dans le bureau de pays. L’Assemblée générale souhaitera peut-être aussi recommander, par l’intermédiaire du CCS et du Conseil économique et social, que ces comités soient chargés de s’acquitter, notamment, des fonctions suivantes: améliorer la coordination et la collaboration et l’échange de données d’expérience entre ses membres; étudier les possibilités de synergies et de complémentarités entre leurs programmes ou projets de pays; mettre au point des démarches coordonnées et concertées des Nations Unies à l’égard des autorités nationales compétentes, ainsi que des donateurs et des autres acteurs extérieurs au système des Nations Unies qui participent à des activités dans le secteur des ressources hydrauliques dans le pays; mettre en œuvre et surveiller d’autres activités interorganisations au niveau du pays, notamment celles qui sont mentionnées dans les recommandations 8 à 10; servir d’interlocuteur du Sous-Comité de la mise en valeur des ressources hydrauliques du CAC, en fonction des besoins, et diffuser et examiner les moyens d’appliquer les décisions pertinentes de ce dernier, en tant que de besoin.

La FAO est prête à prendre part aux initiatives concrètes menées dans ce domaine (voir ci-dessus).

8

L’Assemblée générale souhaitera peut-être demander, par l’intermédiaire du CCS et du Conseil économique et social, que les coordonnateurs résidents des Nations Unies fassent en sorte que les organismes des Nations Unies qui participent à des projets relatifs aux ressources hydrauliques harmonisent, lorsque cela se justifie, leurs démarches participatives et leurs techniques d’information, d’éducation et de communication sur le terrain, et que les comités opérationnels pour les ressources hydrauliques, dont la création est préconisée dans la recommandation 7, facilitent et surveillent ces efforts, notamment par l’échange d’informations et de données d’expérience entre ses membres et par l’organisation de séminaires ou d’autres moyens d’interaction avec des acteurs extérieurs au système des Nations Unies qui desservent les mêmes communautés ou des communautés analogues.

Voir la recommandation 4 ci-dessus.

Recommandation (numéro dans le rapport d'origine)

Information sur le suivi

2a)

Les moyens des organisations en matière de conciliation, de médiation et de négociation officieuses devraient être renforcés, et il serait souhaitable que toutes les organisations qui ne l'ont pas encore fait créent un poste de médiateur central, indépendant, et nommé pour un mandat non renouvelable de cinq ans par le Directeur général de l'organisation après consultation avec les représentants du personnel. Un poste correspondant serait confié dans chacun des principaux lieux d'affectation à une personne ou à un groupe qui serait chargé à temps partiel des fonctions de conciliation, de médiation et de négociation officieuses, conformément aux conseils du médiateur central et sous son autorité générale.

Il a été décidé de faire de la médiation une procédure de substitution pour la résolution des différends. Cette mesure, prise à titre d'essai, durera un an à dater du 1^er janvier 2005 et intégrera une modalité consensuelle de résolution des différends dans le cadre de la procédure interne de recours de l'Organisation. Compte tenu de cette nouvelle procédure de médiation et en attendant la réalisation d'une évaluation à l'issue de la période d'essai, la création d'un poste de médiateur central chargé de mettre en place un mécanisme officieux de conciliation serait prématurée et superflue.

4b)

De publier chaque année un rapport indiquant en résumé le nombre et la nature des affaires soumises aux commissions paritaires de recours, comités paritaires de discipline et autres organes consultatifs du même ordre, ainsi que le résultat chiffré des décisions prises par lesdits organes, sans néanmoins porter atteinte au caractère confidentiel de leurs travaux.

Des mesures adaptées ont été prises en vue de publier un rapport annuel pour 2004 avant la fin du premier trimestre de 2005.

Recommandation (numéro dans le rapport d'origine)

Information sur le suivi

7

Accroître les recettes tirées des publications
Les chefs de secrétariat des organisations devraient, lorsque tel n'est pas encore le cas, s'efforcer d'accroître les recettes tirées des publications en améliorant la visibilité de leurs programmes de publications grâce à un effort budgétaire et à des affectations de personnel, en tenant compte des meilleures pratiques mentionnées dans le présent rapport et en prenant les mesures suivantes, notamment:
a) En réalisant un équilibre judicieux, qui sera déterminé par chaque organisation, entre la distribution gratuite (y compris l'accès gratuit sur Internet) et la distribution payante des publications;
b) En améliorant encore la portée géographique des campagnes de commercialisation et de vente;
c) En encourageant sur une plus grande échelle l'octroi de droits de traduction et la reproduction sous forme d'éditions locales bon marché, plus spécialement dans les pays en développement;
d) En organisant plus régulièrement et en différents lieux d'affectation les réunions informelles interinstitutions des responsables des programmes de publications qui se tiennent actuellement à l'occasion de la Foire annuelle du livre de Francfort, et en concentrant leurs travaux sur la diffusion des meilleures pratiques existantes en matière de publication et de commercialisation, y compris sur les problèmes de coût et de copyright que posent les activités de copublication;
e) En mettant en place, le cas échéant, des services communs d'imprimerie, comme indiqué dans le rapport, de manière à combiner des ressources limitées afin de moderniser les installations et les technologies pour l'exécution de travaux d'impression spéciaux de haute qualité qui sont aujourd'hui généralement confiés à des imprimeurs commerciaux sous-traitants (par. 103).

Observations relatives à chacune des sous-recommandations:
a) Dans le cadre de la volonté de gains d'efficience, le débat porte actuellement sur une réduction des quotas et de la distribution à l'échelon des divisions des publications de la FAO. Si cette initiative est bien accueillie des gouvernements, des propositions seront soumises en temps voulu aux organes directeurs de la FAO.
b) On notera que la FAO compte 107 dépositaires dans 73 pays de par le monde. Il est en outre possible de commander les publications de l'Organisation par l'intermédiaire des librairies généralistes et des Représentations de la FAO ou directement sur le site web de l'Organisation.
c) Les publications des différents titres dans des langues non officielles est activement encouragée et l'Organisation octroie également, à moindre coût, des droits de reproduction dans les langues originales dans les pays en développement.
d) La FAO est ouverte à toutes les possibilités de mise en commun d'informations sur les activités de publication de l'ensemble du système et participe à des réunions interinstitutions.
e) Les organisations internationales présentes à Rome entretiennent des contacts réguliers autour des questions de publication et d'impression. Une mise en commun de ces services ne serait pas opportune en ce moment, compte tenu des différences marquées qui séparent les diverses institutions tant par la portée que par la nature du programme des publications.

11

Recherche-développement (R-D) dans le domaine de la science et de la technologie
Le Conseil des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) devrait constituer une équipe spéciale, dans laquelle l'OMPI serait représentée, chargée de formuler une politique scientifique et technologique commune relative aux brevets, en s'inspirant de la résolution WHA35.14, en date du 12 mai 1982, de l'Assemblée mondiale de la santé sur les politiques en matière de brevets, qui vise à encourager les organisations à étendre leurs activités de recherche-développement scientifique et technologique à l'appui des objectifs du développement social et économique universel, et à utiliser plus largement et plus systématiquement qu'on ne l'a fait dans le passé les droits de brevet ainsi acquis pour générer des recettes et autres ressources en vue du renforcement des activités de R-D, ce qui pourrait nécessiter dans certaines organisations des programmes de R-D centralisés et autofinancés (par. 117 à 121).

Il ne semble pas que cette question ait déjà fait l'objet d'une discussion au CCS. Si, conformément à l'esprit de cette recommandation, des études interinstitutions devaient être menées, le FAO est prête à y participer, malgré la complexité d'une telle tâche. L'expérience acquise par l'OMS constituerait indubitablement un facteur primordial dont il faudrait tenir compte.

12

Formation aux problèmes de fond et conférences publiques

a) Les chefs de secrétariat des organisations devraient envisager de créer, à l'intention d'acteurs n'appartenant pas au secteur public, des programmes payants de conférences et de formation sur les problèmes de fond, ou de renforcer les programmes existants de ce type, l'objectif étant de promouvoir un dialogue sur les aspects fondamentaux et techniques, ainsi que d'autres formes d'interaction avec la société civile;

b) Il faudrait également étudier le potentiel et la rentabilité de cours payants que certaines organisations souhaiteraient peut-être proposer, notamment via Internet, sur des sujets en rapport avec leurs principaux domaines de compétence, en partenariat ou non avec des établissements d'éducation accordant des crédits (par. 121-123).

Ces dispositions peuvent être examinées selon les circonstances, lorsqu'une demande potentielle les justifierait.

13

Renforcer la fonction de commercialisation
Les chefs de secrétariat devraient s'attacher à renforcer dans leurs organisations respectives les fonctions de commercialisation et de vente pour les activités productrices de recettes, par les moyens suivants:

a) Études de marché conduites périodiquement, en particulier pour les publications, le cas échéant pour chaque activité;
b) À l'exception des rabais consentis dans les pays en développement, le prix des activités devrait être calculé en y incorporant une marge commerciale, et le coût servant de base de calcul devrait englober à la fois les coûts directs et les frais généraux encourus par l'unité source, sous réserve des considérations énoncées à l'alinéa c ci-dessous;
c) Le tarif des abonnements aux bases de données en ligne devrait être déterminé en fonction de la valeur, en tenant compte du caractère généralement exclusif de ces bases de données, de la demande potentielle et des catégories de revenu auxquelles appartiennent les segments de clientèle intéressés; la politique des tarifs préférentiels en faveur de certains groupes d'utilisateurs devrait être harmonisée; et des tarifs différents devraient s'appliquer aux clients institutionnels et aux particuliers;
d) Le renforcement des stratégies et des mécanismes de coopération pour les services de distribution et de vente, plus spécialement en ce qui concerne les publications et les articles-cadeaux, y compris au moyen "d'accords de vente réciproque" entre organisations, chacune acceptant de vendre les produits de l'autre à titre bénévole, et l'extension des réseaux de distribution et de vente dans les pays en développement. À cette fin, on pourrait tirer pleinement parti du réseau de bureaux extérieurs des organismes du système des Nations Unies (par. 124-127).

Observations relatives à chacune des sous-recommandations:
a) Le Comité de la communication de l'Organisation a approuvé le principe de telles études de marché, que les unités responsables mènent actuellement selon les circonstances, en coopération avec le service de gestion des publications et en fonction des fonds disponibles.
b) La FAO applique déjà, pour la fixation du prix de ses publications imprimées, une politique de marge commerciale qui vise à englober les coûts de production et de vente.
c) Les tarifs de la grande base de données statistiques en ligne FAOSTAT sont déjà calculés sur cette base, en établissant une distinction entre les institutions et les particuliers. Selon les besoins, certaines catégories d'utilisateurs bénéficient également de remises ou d'un accès gratuit. Une politique tarifaire semblable s'applique aussi aux autres produits électroniques, comme les CD-ROM.
d) De tels accords de coopération s'inscrivent déjà dans le cadre de la stratégie de vente et de commercialisation de la FAO, qui collabore avec d'autres institutions du système des Nations Unies en assurant, le cas échéant, la vente réciproque de publications pertinentes, y compris lors de foires organisées dans le monde entier. Comme cela a déjà été indiqué au point 7 b) ci-dessus, la FAO dispose d'un vaste réseau de dépositaires dans les pays développés et en développement et s'appuie sur son propre réseau de bureaux régionaux, sous-régionaux et nationaux pour traiter la vente de publications. Cette façon de procéder revêt un intérêt particulier dans les pays dont la monnaie n'est pas directement convertible, puisque les paiements peuvent se faire aux bureaux locaux de l'Organisation.

Recommandation (numéro dans le rapport d'origine)

Information sur le suivi

4

En vue d'améliorer la transparence et la comparabilité des implications financières des projets de systèmes d'information de gestion, le Secrétaire général de l'Organisation des Nations Unies, en tant que Président du CCS, devrait demander au CCS/Comité de haut niveau chargé des questions de gestion d'établir une classification normalisée des coûts, à utiliser pour l'estimation du coût des projets de systèmes d'information de gestion mis en oeuvre par les organisations du système des Nations Unies et de présenter un rapport à ce sujet aux organes délibérants compétents de ces organisations par le biais des chefs de secrétariat (par. 42-44).

En mai 2004, il a été demandé à la FAO de diriger un groupe de travail des responsable des TIC du système des Nations Unies, de façon à mettre en place une stratégie commune dans ce domaine. Finalisée en août 2004, cette stratégie comprend une charte générale et 15 grandes initiatives d'action. Elle a été entérinée par le Comité de haut niveau sur les programmes, le Comité de haut niveau sur la gestion et le CCS, et le Comité de haut niveau sur la gestion en examinera les options de mise en œuvre en avril 2005.

Dans la Charte des Nations Unies pour les TIC, les organismes des Nations Unies reconnaissent qu’il est nécessaire : "De définir des normes et directives communes pour la réalisation d’analyses de rentabilité des propositions d’investissement dans les TIC et le calcul des coûts de revient des projets TIC."

Le cinquième élément de stratégie concerne les possibilités qu'ont toutes les organisations du système des Nations Unies d'adopter une démarche normalisée pour la préparation et la fixation des coûts des propositions. Il recommande une situation en vertu de laquelle toutes les organisations du système des Nations Unies respectent les pratiques optimales en matière de retour sur les investissements consentis pour la société de l'information et les TIC, en ayant recours à des modèles communs pour la description des analyses de rentabilité de chacun de ces investissements.

5

Afin d'améliorer la coopération et la coordination en matière de conception et de mise en œuvre des systèmes d'information de gestion dans les organisations du système des Nations Unies en évitant de multiplier inutilement les efforts et les investissements, le Secrétaire général de l'Organisation des Nations Unies, en sa qualité de Président du CCS, devrait demander au CCS/Comité de haut niveau chargé des questions de gestion (par. 4, 40, 41, 45-47): 1. D'intensifier les consultations à ce sujet en tenant compte des options suivantes:

a) Conception en commun et/ou mise en oeuvre en commun de systèmes d'information de gestion parmi des organisations dont la nature des mandats est très proche et/ou les conditions en rapport avec les fonctions d'appui sont similaires (par exemple, le traitement des états de paie, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, les services généraux);
b) Partage des services avec d'autres organisations du système des Nations Unies;
c) Externalisation commune des fonctions d'appui auprès d'autres organisations;
d) Hébergement d'applications pour d'autres organisations des Nations Unies par celles qui ont mis au point des systèmes d'ERP; et/ou
e) Amélioration possible de l'utilisation du Centre international de calcul (CIC).

2. De présenter un rapport à ce sujet aux organes délibérants compétents pour examen et suite à donner, par l'intermédiaire des responsables de secrétariat des différentes organisations.

La stratégie en matière de TIC exposée ci-dessus reconnaît également qu'il faut:

• exploiter les possibilités d’obtention et de gestion des services et infrastructures relatifs aux TIC, pour réaliser des économies; et
• renforcer les possibilités de partage des applications informatiques dans les domaines où les organismes des Nations Unies ont des besoins communs ou très proches.

Le deuxième élément de stratégie (Obtention des services relatifs aux TIC) examine la possibilité de transférer un grand nombre des services d'appui aux TIC, aujourd'hui indépendants et propres à chaque institution, depuis l'Europe occidentale et l'Amérique du Nord, où ils sont chers, vers des régions à moindre coût. Il précise que les économies potentielles seront plus importantes si cette démarche va de pair avec une installation dans un service commun, comme le CIC, en particulier si le service en question est, lui aussi, offert depuis une implantation géographique où les coûts sont moindres.
Le neuvième élément de stratégie (Applications communes) concerne la mise en commun de solutions spécifiques pour lesquelles les besoins son-t communs ou très proches, et précise que ces solutions communes pourraient être exploitées par le CIC.
La FAO a collaboré de près avec l'OIT pour la mise en service de l'application de planification d'entreprise (ERP) d'Oracle, notamment par une mise en commun des informations, des expériences et des ressources, à savoir: de la FAO vers l'OIT pour la budgétisation axée sur les résultats et la mise en oeuvre d'Oracle Financials et de l'OIT à la FAO pour la mise en oeuvre d'Oracle HRMS.
FAO continue également à partager des services avec les autres institutions de Rome et vient d'externaliser les activités de ses ordinateurs centraux vers le CIC. Lorsque de nouveaux besoins voient le jour en matière de services informatique ou que les dispositions en vigueur arrivent à échéance, la procédure standard consiste à voir si le CIC peut offrir ces services.
Par ailleurs, la FAO coordonne la création d'un groupe d'intérêt spécial des Nations Unies sur Oracle et un appel aux participants a été envoyé aux autres institutions. La première réunion sera organisée après la mise en service d'Oracle ERP à l'OIT, de façon à tirer les leçons de cette expérience.

Recommandation (numéro dans le rapport d'origine)

Information sur le suivi

1

Le Secrétaire général devrait inviter le Coordonnateur des secours d'urgence, en sa qualité de Président du CPI, à publier un manuel du genre "Qui fait quoi" consacré aux situations d'urgence. Le CPI devrait établir à cet effet une claire division des responsabilités entre les organismes, fonds et programmes des Nations Unies dans ce type de situation, sur la base des avantages comparatifs et de la valeur que chacun peut ajouter à l'entreprise. Il devrait aussi veiller à ce que la répartition des tâches soit en rapport avec les capacités de chaque organisme de s'acquitter du rôle spécifique qui lui est confié. Le CPI devrait pour cela servir de lieu d'échange et de partage des informations sur les pratiques institutionnelles optimales adoptées par ses membres pour faire face aux situations d'urgence.

M. Egeland, le Coordonnateur des secours d'urgence des Nations Unies, a demandé à sa collègue, Mme Yvette Stevens de diriger les consultations relatives à un examen de la capacité de réaction humanitaire mondiale, au travers du Groupe de travail du CPI et grâce à l'appui technique de la division des politiques de l'OCHA, en particulier pour recenser un soutien extérieur à ce processus. La FAO participe activement aux discussions en cours au CPI autour des questions mises en évidence dans cette recommandation.

2

Le Secrétaire général devrait demander au Coordonnateur des secours d'urgence, en sa qualité de Président du CPI, de renforcer le rôle de ce dernier dans le système d'alerte rapide et la planification d'urgence. À cet égard, le CPI, agissant par l'intermédiaire de son groupe de référence pour la planification d'urgence, devrait envisager l'adoption de mesures pour améliorer les liaisons et la communication entre les membres du CPI et assurer entre eux l'échange systématique des évaluations des situations d'urgence. Les organismes devraient eux aussi améliorer leurs capacités d'évaluation et de planification d'urgence dans leur domaine de compétence respectif. À ce propos, le BCAH devrait prêter particulièrement attention à l'amélioration de sa capacité d'analyse, afin de remplir le rôle de chef de file qui lui appartient dans la formulation, en temps utile, de plans d'urgence intégrés.

Voir le point précédent.

3

Le Secrétaire général devrait demander au Coordonnateur des secours d'urgence, en sa qualité de Président du CPI, de dresser un modèle des structures de coordination entre les organismes. Ce modèle, pour lequel il faudrait s'inspirer du manuel "Qui fait quoi" recommandé plus haut, devrait être établi en bonne et due forme et activé dans les situations d'urgence.

Voir le point précédent.

5

Les organes délibérants des organismes participants voudront peut-être encourager le chef de secrétariat de leur organisme respectif à recourir davantage à la PAG comme outil de planification et de programmation et à améliorer les capacités de leur organisme à cet effet, dans le cadre des efforts continus qui sont faits au sein du CPI pour renforcer la PAG comme outil de planification et de coordination stratégiques.

La FAO s'appuie pleinement sur la procédure d'appel global comme outil de planification et de programmation visant à élaborer et à mettre en œuvre ses programmes de secours d'urgence et de relèvement rapide.

6

Les organes délibérants des organismes participants qui ne l'ont pas encore fait voudront peut-être se prononcer en faveur de la création d'un fonds autorenouvelable d'urgence dans leur organisme respectif.

Le Fonds spécial pour les activités d'urgence et de relèvement a été créé en avril 2004, comme cela a été signalé au Comité financier en septembre 2004 (FC108/9). À sa session de novembre 2004, le Conseil a pris note de l'élargissement du champ d'application et de l'augmentation du niveau de financement du Fonds spécial ("Avance de fonds pour les activités d'urgence et de relèvement" - CL127/22).

Recommandation (numéro dans le rapport d'origine)

Information sur le suivi

2

En faisant rapport aux organes directeurs sur l'emploi des langues, les chefs de secrétariat devraient leur fournir des renseignements concernant le statut des langues utilisées pour le travail au secrétariat et, à cet égard, indiquer:

a) Les éléments nécessaires pour créer des conditions propices à la stricte application des règles concernant l'emploi des langues de travail prescrites, y compris les bases de données et les outils de recherche disponibles;
b) Les conséquences de la connaissance ou de la méconnaissance d'une langue de travail de facto pour le recrutement et les perspectives de carrière;
c) La mesure dans laquelle les fonctionnaires des différents lieux d'affectation emploient d'autres langues pour remplir leurs fonctions officielles, et les éventuelles incitations prévues dans ce domaine.

Parmi les différentes initiatives prises dans le cadre de la politique linguistique, des mesures concrètes ont été appliquées au cours de l'exercice biennal 2002-2003 en vue de moderniser les ressources et les outils linguistiques, en particulier en ce qui concerne les bases de données terminologiques et les techniques de traduction assistée par ordinateur. Ces mesures se poursuivent en 2004-2005, mais les moyens financiers alloués à ces activités sont restreints et il est peu probable qu'ils suffisent à combler l'écart existant entre les différentes langues au niveau des ressources et des outils disponibles. Il faudrait poursuivre les investissements pour garantir la pérennité de ces évolutions.
Il s'avère de surcroît qu'un grand nombre de documents et de publications dont la traduction est demandée sont, à l'origine, rédigés en anglais par des membres du personnel dont l'anglais n'est pas la langue maternelle et que ces documents ne font pas l'objet d'un contrôle rédactionnel suffisant. Il faudra davantage encourager les fonctionnaires à rédiger dans la langue officielle qu'ils maîtrisent le mieux et demander la traduction dans les autres langues.

4

Les chefs de secrétariat sont invités à demander aux organes chargés de l'évaluation et/ou du contrôle interne d'inclure dans leur programme de travail pour 2004:

a) Un inventaire exhaustif des connaissances linguistiques déjà existantes au sein du personnel ainsi qu'une évaluation des programmes de formation linguistique faisant ressortir l'adéquation de ces programmes avec les objectifs visés, et d'en rendre compte aux organes directeurs de la manière la plus appropriée;
b) Une enquête interne et auprès des pays bénéficiaires les plus concernés pour s'assurer que les compétences linguistiques disponibles au niveau des services responsables n'ont pas un impact négatif sur les délais d'approbation et de mise en œuvre efficiente des projets, en particulier lorsque la langue officielle du pays bénéficiaire n'est pas la langue habituelle de travail du secrétariat ou l'une des langues que maîtrisent les différents fonctionnaires chargés de l'exécution.

En ce qui concerne le point a), l'idée d'un tel inventaire a été soutenue et la mise en œuvre de cette recommandation doit intervenir dans le cadre du volet "inventaire des compétences" du système de gestion des ressources humaines d'Oracle.

Pour le point b), les informations sont recueillies de façon officieuse, mais une enquête officielle et aussi exhaustive coûterait très cher et ne peut être envisagée dans le cadre des ressources disponibles actuellement.

5

Selon qu'il conviendra, les chefs de secrétariat devraient faire procéder à une enquête pour mieux évaluer le degré de satisfaction des utilisateurs quant aux services fournis dans différentes langues pour les réunions et pour la diffusion d'informations; les groupes cibles pour cette enquête devraient comprendre non seulement des groupes linguistiques d'États membres, mais encore des groupes représentatifs d'ONG et de représentants accrédités des médias.

Aucune disposition n'est prise actuellement en vue d'évaluer le degré de satisfaction des utilisateurs quant aux services linguistiques fournis aux réunions. Toutefois, la qualité des traductions et de l'interprétation dans les différentes langues donne lieu à des discussions informelles avec les délégués et les secrétariats des réunions. Cette source d'informations reçoit toute l'attention voulue. Il est prévu de s'orienter vers une démarche plus officielle d'évaluation du degré de satisfaction des utilisateurs en ce qui concerne les services linguistiques.
Il a, par ailleurs, été noté que l'impact cumulé des restrictions budgétaires au niveau de la FAO a entraîné une nette diminution du nombre de traducteurs et d'interprètes fonctionnaires, avec toutes les difficultés que cela suppose pour ces deux services, et plus particulièrement pour la traduction, qui peine à garantir la qualité voulue dans des délais généralement très courts. La FAO doit faire appel à des services extérieurs pour 60 pour cent de son volume de traduction et près de 85 pour cent de l'interprétation, alors que les experts estiment que la limite maximale pour garantir la qualité devrait être de 40 pour cent pour la traduction extérieure et 70 pour cent pour l'interprétation.

6

Pour maintenir ou améliorer la qualité et le multilinguisme des documents et services fournis dans les différentes langues des organisations:

a) Les chefs de secrétariat devraient étudier en permanence le volume et les conditions de travail des services linguistiques, prendre les mesures correctives qui relèvent de leurs prérogatives et soumettre aux organes directeurs les autres questions qui appellent un examen, la définition d'orientations ou une décision de la part de ceux-ci;
b) Les organes directeurs pourraient réévaluer leurs besoins en ce qui concerne la documentation périodique et revoir les dispositions qui régissent actuellement la soumission de documents émanant des États membres, afin d'étayer les efforts déployés par les secrétariats pour réduire le volume global de la documentation et faire en sorte qu'elle soit soumise en temps voulu.

La Réunion interorganisations concernant les services linguistiques, la documentation et les publications (IAMLADP) s'intéresse aux questions de charge et de conditions de travail des services linguistiques et présente des recommandations à ce propos. Le rapport de cette réunion est habituellement présenté à l'Assemblée générale, mais pas aux organes directeurs des autres institutions du système des Nations Unies.
En ce qui concerne le point b), la distribution électronique des documents de réunion aux organes directeurs est mise en pratique grâce à une publication sur le web dans toutes les langues de l'Organisation, ce qui permet de diminuer le volume des documents imprimés. Les listes de distribution ont été revues pour élargir la distribution électronique lorsque cela s'avère possible.

7

Les organes délibérants pourraient:
a) Décider qu'en règle générale le budget ordinaire sera la principale source de financement pour étayer les efforts visant à réduire les déséquilibres actuels dans l'emploi des langues, conformément aux résolutions et décisions approuvées;
b) Pour les futurs cycles budgétaires, prier les chefs de secrétariat de proposer dans le projet de budget-programme, à l'issue de consultations avec les États membres, des objectifs prédéfinis pour l'amélioration du multilinguisme et un ordre de priorité pour l'obtention des résultats escomptés, compte dûment tenu de toutes les possibilités de partenariat et de financement extrabudgétaire;
c) Prier les chefs de secrétariat d'indiquer en particulier, dans leur projet de budget, les langues dans lesquelles paraîtront les publications prévues ainsi que les langues dans lesquelles des informations seront données sur les différents sites Web; à cet égard, ils devraient démontrer que les langues utilisées et les ressources connexes ont un lien avec les réalisations escomptées;
d) Suivre les progrès accomplis en examinant soit des rapports spéciaux sur le multilinguisme, soit des rapports sur l'exécution des programmes qui contiennent des indicateurs pertinents.

Il est rappelé que depuis l'exercice biennal 2000-01, l'entité de programme 222P5 Programme d'amélioration de la couverture linguistique apporte un soutien centralisé à la modernisation de l'infrastructure d'appui aux cinq langues officielles et au redressement de lacunes de longue date en matière de couverture linguistique.

Il est également rappelé que les instructions relatives à l'élaboration des propositions pour le PTB précisent qu'il convient d'accorder toute l'attention voulue à la politique linguistique de l'Organisation et au traitement équitable des langues. Le PTB et le REP, de même que les bases de données qui leur sont liées et qui sont accessibles sur le web, comportent des informations pertinentes à propos de l'utilisation des langues.

Parmi les mesures prises récemment à l'appui de la politique linguistique, citons: une plus grande couverture linguistique sur le site web de la FAO, dans les productions audio et vidéo et pour les principales publications, de même qu'en matière de formation aux langues. Le site du TeleFood a été refondu et adapté dans toutes les langues et de nouveaux articles ont été régulièrement ajoutés. Des efforts tout particuliers sont consentis afin d'accroître le volume d'informations disponibles en chinois sur le site web de la FAO. Par ailleurs, certaines pages d'accueil des départements techniques ont été adaptées dans toutes les langues.

Globalement, c'est au Département des affaires générales et de l'information qu'il incombe de suivre les progrès accomplis et d'en faire rapport sous diverses formes, comme rappelé ci-dessus.

8

Les chefs de secrétariat devraient encourager ou continuer à encourager les fonctionnaires, et en particulier les cadres, à promouvoir un changement d'attitude au sein de leur organisation en exploitant davantage leurs compétences linguistiques qui devraient se manifester par des indicateurs plus visibles sur le lieu de travail.

On n'a cessé d'encourager vivement les cadres supérieurs à renforcer leurs compétences linguistiques, y compris au travers de possibilités de formation sur mesure. Ces efforts devraient se poursuivre.

Réponse de la Direction en septembre 2003

Recommandation

Actions menées à terme ou en cours (le cas échéant)

Actions proposées

Calendrier
(Unité responsable)

Suite donnée
(février 2005)

1. Le Directeur général devrait veiller à ce que:

1(a) des efforts continuent d'être déployés pour élaborer des indicateurs et des objectifs précis en matière de rendement, et déterminer ce dont le Secrétariat peut être directement tenu pour responsable;

Des indicateurs de rendement ont été intégrés au modèle perfectionné de programmation. Des efforts considérables ont été déployés pour définir des indicateurs de rendement plus précis dans le Plan à moyen terme 2004-09.

Les indicateurs de rendement continueront à être perfectionnés lors du prochain cycle de programmation (à compter du Plan à moyen terme 2006-2011). La budgétisation fondée sur les résultats sera également appliquée au programme non technique dans le Plan à moyen terme 2006-11.

Des dispositions particulières seront prises en 2004-2005, mais, de par sa nature, le processus est en évolution permanente.
(Bureau du programme, du budget et de l'évaluation)

Des efforts ont été consentis en vue de perfectionner les indicateurs dans le PMT 2006-2011, tandis que, pour la première fois, des principes de budgétisation axée sur les résultats ont été appliqués dans ce document aux programmes de coopération technique et non technique, dans le cadre d'une structure d'entités totalement neuve.

1 (b) les liens entre les activités indiquées dans les programmes de travail opérationnels au niveau des départements, et les objectifs stratégiques généraux, soient clairement identifiés;

L'identification, par les unités techniques, des liens établis entre leurs entités de programme et leurs résultats biennaux et les objectifs stratégiques de l'Organisation est obligatoire lors de l'élaboration du Programme de travail et budget.

Des dispositions continueront à être prises afin d'identifier et de justifier ces liens, qui seront renforcés grâce à l'amélioration permanente des méthodes de définition des priorités.

Processus continu, mais il convient d'améliorer les méthodes utilisées, en se fondant sur les avis formulés par le Comité du programme en 2004.
(Bureau du programme, du budget et de l'évaluation, et unités concernées)

Dans le processus d'élaboration du PMT 2006-2011, d'importants efforts ont été réalisés pour préciser les liens entre les entités des programmes techniques et les objectifs stratégiques (ce qui va de pair avec une description des contributions s'y rapportant).

1 (c) des mécanismes de suivi et de responsabilisation soient établis pour assurer la mise en œuvre des domaines prioritaires pour une action interdisciplinaire (DPAI).

Des procédures ont été établies et un modèle de rapport a été défini à l'intention des groupes chargés des domaines prioritaires pour une action interdisciplinaire, qui seront ainsi mieux à même d'effectuer des évaluations annuelles et de rédiger les rapports soumis au Directeur général adjoint.

À la lumière de l'expérience acquise en 2003, les arrangements en vigueur seront examinés en 2004-2005 et éventuellement modifiés.

Processus de nature continue, mais une analyse spécifique de l'efficacité des mécanismes mis en place sera effectuée en 2004.
(Le Bureau du programme, du budget et de l'évaluation assurera la supervision générale et définira des modèles de rapport.)

Pour la première fois, tous les présidents de DPAI ont présenté au Directeur général adjoint des rapports intérimaires relatifs à la mise en œuvre des DPAI pour l'ensemble de l'exercice biennal 2002-03 (sauf pour les questions de parité et de développement, qui constituent un cas particulier régi par le Plan d'action Parité hommes-femmes et développement, soumis à la Conférence). La procédure d'établissement des rapports est, depuis lors, revenue à une périodicité annuelle prévue à l'origine, les rapports intérimaires soumis au début de 2005 se rapportant à l'année 2004. À sa session de septembre 2005, le Comité du programme sera saisi d'un rapport portant sur l'expérience des DPAI.

2. Le Directeur général devrait assurer l'acceptation et la mise en œuvre pleines et entières du nouveau processus de programmation au niveau de l'Organisation, par le biais d'un programme de formation poussée à l'intention des gestionnaires et du personnel concerné, au siège et dans les bureaux régionaux, qui devrait:

2 (a) mettre en relief les approches interdisciplinaires, ainsi que les principes généraux d'une programmation axée sur les résultats;

Les approches interdisciplinaires, et de façon plus générale, les principes sous-tendant la programmation axée sur les résultats, sont au cœur du nouveau modèle de programmation. Une disposition fondamentale à l'appui des domaines prioritaires pour une action interdisciplinaire a déjà été mise en œuvre.

D'autres améliorations seront apportées dans le cadre du Plan à moyen terme 2006-2011, en mettant l'accent sur les activités interdisciplinaires et sur l'application des principes sous-tendant la programmation axée sur les résultats. En ce qui concerne la mise en œuvre de la stratégie de renforcement de la nature interdisciplinaire des activités, les méthodes continuent à être perfectionnées.

Processus continu.
(Le Bureau du programme, du budget et de l'évaluation fournira une assistance conceptuelle et appuiera les activités liées à la programmation. Les demandes de fonds de stimulation seront évaluées, afin d'appuyer les DPAI.)

Le PMT 2006-2011 met à jour le texte de la stratégie visant à aborder les questions intersectorielles pour une approche interdisciplinaire. Les dispositions à l'appui des DPAI au titre de l'entité 210S5 sont maintenues.

2 (b) conférer des compétences spécifiques, notamment pour la formulation d'objectifs et d'indicateurs, et des techniques d'autoévaluation.

Depuis le lancement du nouveau modèle de programmation, une formation a été organisée, mettant à profit les progrès réalisés au niveau des concepts et l'assistance technique disponible.

D'autres activités de formation sont prévues. Elles sont principalement axées sur les conseillers techniques des différentes unités, qui devraient aider leurs collègues. En matière d'autoévaluation, en 2003-2004, l'appui par l'intermédiaire du Bureau du programme, du budget et de l'évaluation a été dispensé grâce à un financement extrabudgétaire.

Activités dynamiques en 2003-04, dont l'intensité ne devrait pas décroître par la suite.
(Le Bureau du programme, du budget et de l'évaluation sera chargé d'orienter la formation.)

Comme prévu, la mise en œuvre initiale des autoévaluations dans les programmes techniques a fortement facilité l'apport de fonds extrabudgétaires. Au cours du premier semestre 2004, une formation à la budgétisation axée sur les résultats a été dispensée à quatre niveaux dans le cadre des préparatifs du PMT 2006-201: information des directeurs au Forum d'information des cadres de direction; séances d'information sur le PMT pour les cadres et le personnel d'appui (au total, 250 participants) y compris des orientations à propos de l'amélioration des indicateurs et des liens stratégiques; révision et diffusion de matériels d'autoformation à l'élaboration d'entités de programmes, en insistant sur la formulation d'indicateurs; enfin, soutien pratique fourni par les agents de contact de PBEP aux départements de coopération technique et non technique lors de l'élaboration d'entités axées sur les résultats.

3. Le Directeur général devrait:

3(a) inviter les représentants régionaux à participer, au moins par rotation, aux réunions du Conseil de direction (à cet effet, on pourrait envisager de recourir à des vidéoconférences);

Récemment, le Directeur général a organisé une série de vidéoconférences individuelles avec des représentants régionaux, afin d'examiner des questions d'actualité.

L'organisation de vidéoconférences avec les représentants régionaux se poursuivra. Il est prévu d'organiser de telles conférences avec les Bureaux sous-régionaux. Il est également rappelé que le Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées participe aux réunions de direction de haut niveau et que l'une de ses fonctions est de prendre acte des préoccupations éventuellement formulées par les représentants régionaux et d'en rendre compte.

La fréquence dépendra de l'urgence des questions d'intérêt commun examinées par les services du siège et les bureaux régionaux.
(Cabinet de la Direction générale et Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées.)

D'autres vidéoconférences ont été organisées avec les représentants régionaux et sous-régionaux dans le cadre d'une démarche continue.

3(b) étudier des solutions permettant d'assurer, au besoin, une diffusion plus vaste et plus systématique des résultats de ces réunions.

Les conclusions des réunions ne portant pas sur des questions particulièrement confidentielles sont communiquées à l'ensemble du personnel directement par les personnes ayant participé aux réunions de direction de haut niveau.
Le Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées communique aux bureaux décentralisés des informations, les faits saillants des débats et les décisions prises lors des réunions de direction de haut niveau, par l'intermédiaire du bulletin trimestriel du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées.

Les dispositions actuelles seront maintenues.
Le bulletin du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées continuera à être utilisé pour diffuser l'information.

Fréquence actuelle maintenue.
(Cabinet de la Direction générale et Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées.)

Aucune modification depuis le rapport.

4. Le Directeur général devrait préparer un plan d'action général pour la délégation de pouvoirs et de responsabilités aux gestionnaires, au siège et dans les bureaux décentralisés, et prévoyant notamment:

4 (a) une définition claire des domaines de responsabilité nécessitant un pouvoir administratif centralisé;

Le pouvoir administratif centralisé, la délégation de pouvoirs et les responsabilités ont été mis en évidence dans les déclarations portant sur les fonctions de chaque bureau et de chaque division.

Deux études en cours (examen des bureaux régionaux et examen des représentations de la FAO) sont susceptibles de donner lieu à des recommandations quant à la délégation des pouvoirs ou quant à la modification des relations de travail.

La mise à jour des procédures et des règles et règlements administratifs est un processus continu.
(Division des finances, Division de la gestion des ressources humaines.)

La section 119 du Manuel administratif de la FAO (qui traite de la délégation de pouvoirs pour les questions administratives) a été mise à jour conformément aux décisions prises au sujet de la rationalisation de la gestion du personnel, ainsi qu'aux directives publiées depuis 2001 à propos de la délégation de pouvoirs pour certains domaines particuliers. La liste des délégations de pouvoirs a été publiée sous la forme d'une annexe à la section du Manuel susmentionnée. La version révisée de celle-ci est actuellement soumise aux divisions concernées pour un dernier examen et sera publiée prochainement. Comme cela a déjà été indiqué, il s'agit d'un processus constant et d'autres domaines seront abordés, en particulier en ce qui concerne le plan de mise en œuvre préparé en réponse à l'évaluation indépendante de la décentralisation des activités de la FAO, lequel avait été soumis au Comité financier et au Comité du programme en mai 2005.

4 (b) une répartition claire des responsabilités et une description des voies de communication entre les divers services administratifs centraux (notamment la Division des finances (AFF), la Division de la gestion des ressources humaines (AFH), le Service d'appui à la gestion (MSS) et l'Unité administrative de soutien (MSU) du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées;

La circulaire du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées traitant des responsabilités et des relations définit avec précision les responsabilités et les lignes directrices respectives pour l'exécution des fonctions assignées à chaque unité organisationnelle, en particulier: (a) la relation entre les fonctionnaires et les entités organisationnelles des bureaux décentralisés et du Siège; et (b) la participation des bureaux décentralisés à la planification et à la mise en œuvre des activités de l'Organisation.

La circulaire du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées traitant des responsabilités et des relations fait l'objet d'une révision et reflètera les responsabilités de nature opérationnelle transférées aux représentants de la FAO.

Octobre 2003.
(Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées.)

La circulaire du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées traitant des responsabilités et des relations a été publiée et distribuée sous une version revue. Elle transpose notamment le nouveau contexte de responsabilités opérationnelles transférées aux représentations de la FAO.

4. (c) un système de responsabilisation transparent et détaillé;

La définition des résultats escomptés dans le cadre du Programme de travail et budget 2002-03 sert de cadre à un meilleur système de responsabilisation.

L'application intégrale du modèle fondé sur les résultats, accompagnée de la gestion des résultats, contribuera à renforcer la responsabilisation.

Les implications de la budgétisation fondée sur les résultats en matière de renforcement de la responsabilisation des dirigeants et du personnel continueront à être mises à profit lors de l'exécution du PTB 2004-2005.
(Bureau du programme, du budget et de l'évaluation.)

La mise au point du système de gestion des ressources humaines sous Oracle prévoit un module sur la gestion des résultats qui devrait être intégré au système de planification de l'Organisation (PIRES), probablement au niveau des produits biennaux, ce qui garantirait la responsabilisation nécessaire. Comme indiqué, les progrès ont continué en matière d'application des principes de budgétisation axée sur les résultats pour tous les domaines, et non plus seulement pour les programmes techniques comme cela était le cas jusque là.

4 (d) un calendrier précis des activités de mise à jour et de simplification des instructions administratives importantes.

Voir plus haut.

Voir plus haut.

5. Le Directeur général devrait veiller à ce que les bureaux hors siège soient dûment consultés pour la définition des exigences fonctionnelles attachées à la conception des systèmes prévus dans la deuxième phase du projet Oracle, et en particulier pour l'élaboration des modules relatifs aux ressources humaines et aux états de paie.

Des contributions utiles ont déjà été obtenues grâce au rapport sur les ateliers régionaux tenus en 2003 ainsi qu'aux entretiens organisés lors de l'analyse effectuée en Asie par l'Unité administrative de soutien de la Sous-division régionale des opérations. D'autres contributions seront obtenues grâce à l'analyse que fera le Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées des représentations de la FAO.

Un Groupe d'utilisateurs axé sur les ressources humaines sera créé, afin d'assurer la participation sans réserve des utilisateurs de la FAO au projet HRMS (système de gestion des ressources humaines) d'Oracle. Ce groupe sera notamment composé de représentants du Département de la coopération technique, du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées et des bureaux régionaux, ainsi que de représentants de la FAO. Le cas échéant, un sous-groupe de terrain pourrait être établi, afin de faire face aux besoins spécifiques des bureaux décentralisés.

Une approche analogue sera mise en œuvre, en vue d'évaluer en profondeur les besoins des bureaux décentralisés en ce qui concerne un nouveau système de comptabilité de terrain. Cet aspect a été intégré dans un projet, qui sera financé à partir des arriérés utilisés pour la conclusion de la Phase I d'Oracle.

Le groupe d'utilisateurs Ressources humaines sera créé en 2003 et sera opérationnel pendant toute la durée du projet - qui devrait arriver à échéance au milieu de l'année 2006.

(Système de gestion des ressources humaines (HRMS): Division de la gestion des ressources humaines/Division des systèmes et des techniques d'information).

Le projet portant sur la conception d'un nouveau système de comptabilité de terrain devrait être amorcé à la fin de 2003/début 2004.
(Système de comptabilité de terrain: Division des finances/Division des systèmes et des techniques d'information.)

Le Groupe d'utilisateurs des ressources humaines (HRUG) a été constitué comme prévu en 2003 et se réunit régulièrement depuis lors. Il se compose de représentants des bureaux régionaux et garantit la participation des représentations régionales de la FAO par l'intermédiaire du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées. des vidéoconférences ont été organisées avec les bureaux régionaux. Le Groupe d'utilisateurs est tenu informé de l'évolution de la situation et contribue activement à la définition des exigences liées à la gestion des ressources humaines. Un site web, accessible depuis le Siège et les bureaux de terrain, a été mis sur pied afin de fournir des renseignements au sujet de l'avancée des projets. Le remplacement du système de comptabilité de terrain progresse lui aussi.

6. Le Conseil pourra s'il le souhaite approuver les propositions présentées dans le Plan à moyen terme 2004-2009 concernant l'introduction d'une budgétisation des investissements visant à assurer un financement suffisant et stable pour le développement des systèmes administratifs à l'échelle de l'Organisation.

Le Comité financier étudie la question (à sa session de mai 2003, le Comité a été saisi d'un document présentant des propositions concernant l'établissement éventuel d'un fonds, dans l'esprit de cette recommandation- NB: ne concernant pas seulement les besoins relatifs aux systèmes administratifs de l'Organisation).

Le Comité financier poursuivra le débat sur la question, notamment concernant des modifications éventuelles au Règlement.

Les résultats et le calendrier dépendront de l'aptitude des membres du Comité financier, du Conseil et de la Conférence, à se mettre d'accord. Cependant, la question sera à nouveau étudiée par le Comité financier à sa session de septembre 2003.
(Bureau du programme, du budget et de l'évaluation, en consultation avec la Division des finances.)

Le mécanisme de budgétisation des investissements avait été officiellement instauré en décembre 2003 par la Conférence de la FAO et les premières propositions visant à l'utiliser ont été intégrées au PMT 2006-11, soumis à l'approbation du Comité financier et du Conseil.

7. Le Directeur général devrait procéder sans plus tarder à un examen des mandats des bureaux régionaux, de même que des ressources et des pouvoirs qui leur sont conférés, en considérant notamment:

7 (a) une évaluation du processus de décentralisation des responsabilités opérationnelles aux Représentants de la FAO au cours des trois dernières années;

Une évaluation approfondie de la décentralisation a été amorcée, sous les auspices du Service de l'évaluation de la FAO.

Les conclusions de l'évaluation seront étudiées par le Comité du programme, puis par le Conseil de la FAO.

L'évaluation devrait être étudiée par le Comité du programme, selon toute vraisemblance lors de sa session de septembre 2004.
(Service de l'évaluation - PBEE).

L'évaluation de la décentralisation et la réponse de la Direction s'y rapportant ont été examinées par le Comité du programme et par le Comité financier à leurs sessions de septembre 2004. Les Comités souhaitent revoir cette question en mai 2005 et examiner un plan de suivi préparé par le Secrétariat.

7 (b) la nécessité de maximiser les synergies au niveau régional, notamment pour ce qui concerne le programme de terrain;

7 (c) la nécessité d'assurer une véritable décentralisation du processus de prise de décisions au sein de l'Organisation, et de fournir aux représentants régionaux de nouvelles occasions d'apporter une importante contribution à ce processus;

7 (d) les pratiques suivies dans les autres organisations des Nations Unies;

Le rôle des bureaux régionaux ne peut être analysé de manière isolée. Le rôle et la pertinence des ressources et les pouvoirs des trois échelons des structures décentralisées (bureaux régionaux, bureaux sous-régionaux et représentations de la FAO) font également l'objet d'une étude parallèle articulée autour de trois volets: (a) évaluation complète de la politique de décentralisation, mentionnée plus haut; (b) examen des bureaux nationaux de la FAO; et (c) examen des Sous-Divisions des opérations et des unités administratives de soutien des bureaux régionaux.

Les actions qui seront mises en œuvre dépendent des conclusions des examens et des recommandations qui seront formulées. Cependant, l'Organisation a l'intention: (a) de mettre en œuvre les recommandations n'ayant pas d'incidence sur les coûts et celles requérant une action immédiate de la direction; (b) de mettre en œuvre les recommandations pouvant être appliquées par des ajustements des dépenses budgétaires actuelles, dans le cadre du cadre du Programme de travail et budget biennal; et (c) d'évaluer les recommandations nécessitant des engagements budgétaires à moyen ou à long terme, en vue de les mettre en œuvre de manière échelonnée.

L'examen des représentations de la FAO et des Unités administratives de soutien des Sous-Divisions régionales des opérations devrait être achevé en août 2003.
(Département de la coopération technique et Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées.)

Les conclusions de l'examen des représentations de la FAO et des Unités administratives de soutien des Sous-Divisions régionales des opérations ont été examinées par le Comité du programme de terrain et seront prises en considération pour la suite donnée aux discussions des organes directeurs concernant l'examen détaillé de la décentralisation cité au point 7 (a).

7 (e) la nécessité de mettre à jour, de rendre plus claire et de réviser en conséquence la Circulaire sur les responsabilités et les rapports hiérarchiques, en consultation avec les bureaux décentralisés.

Le projet de circulaire actualisée a été communiqué aux unités du Siège et aux bureaux décentralisés, pour observation.

La version révisée sera rédigée quand les unités du Siège et les bureaux décentralisés auront fait part de leurs observations.

Octobre 2003.
(Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées)

Comme rappelé ci-dessus, une version mise à jour a été publiée en 2004.

8. Les bureaux des Représentants de la FAO devraient être dotés de ressources humaines adéquates et recevoir les indications nécessaires pour pouvoir s'acquitter de leurs tâches, et le Directeur général devrait en particulier:

8 (a) mettre au point une description type des compétences, des capacités et de l'expérience dont les Représentants de la FAO doivent être dotés;

Les fonctions et responsabilités des bureaux des Représentants de la FAO font l'objet de descriptions détaillées à l'article 118 du Manuel. Un profil type de Représentant de la FAO, basé sur ces indications, a déjà été dressé; on y indique les exigences minimales en matière d'éducation, d'expérience, de compétences et de qualifications. Le Comité du Programme et le Comité financier ont été informés des compétences minimales requises pour ces postes à leur session conjointe de septembre 2000 (document JM 2000/2).

Les descriptifs de fonctions des postes de Représentants de la FAO sont en cours de révision; on y intègre les nouvelles fonctions exigées pour les opérations de projets, après quoi ils seront de nouveau diffusés. Le profil de Représentant de la FAO est également en cours de révision; on y mettra davantage l'accent sur les compétences opérationnelles et de gestion.

Septembre 2003
(Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées/ Division de la gestion des ressources humaines)

La Section 118 du Manuel a été de nouveau publiée en novembre 2003 et le profil des représentants de la FAO modifié. Un profil des compétences des représentants de la FAO est en cours d'élaboration.

8 (b) veiller à ce que la sélection des représentants soit un processus ouvert et équitable, qui tienne dûment compte de l'expérience acquise au sein du système des Nations Unies;

Une liste de candidats qualifiés satisfaisant aux exigences des profils types est tenue à jour depuis de nombreuses années.

Les candidatures externes et internes sont les bienvenues et font systématiquement l'objet d'un accusé de réception.

Un avis de vacance pour constitution de liste de réserve a récemment été publié sur l'Internet et on espère qu'il permettra de réunir davantage de candidats. En cas de vacance de poste, une liste restreinte de candidats est établie à partir de la liste de réserve. Le processus de sélection est exhaustif; la parité et l'équilibre géographique sont pris en considération. Des entretiens sont organisés avec les candidats qui sont évalués par un groupe de cadres de direction; la candidature de la personne retenue est soumise au gouvernement hôte pour accord.

La liste d'aptitude a été informatisée, ce qui facilite sa mise à jour et son exploitation et permet un suivi efficace des candidats.

Les candidatures anciennes ou nouvelles sont passées en revue et maintenues sur la liste d'aptitude s'il y a lieu. Un courrier est adressé à tous les candidats pour les informer de leur situation.

L'avis de vacance général sera régulièrement publié.

Juillet 2003
(Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées)

Août -octobre 2003
(Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées)

Chaque année
(Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées/ Division de la gestion des ressources humaines)

La liste des candidats a été informatisée en 2003 et les candidats ont été présélectionnés. À compter de 2005, les postes des représentants de la FAO sont publiés sur l'internet.

8 (c) assurer la conclusion rapide du projet d'établissement d'un grand réseau de communication...

Les commandes relatives aux services et à l'équipement nécessaires aux connexions réalisables ont été effectuées.
Au 30/6/2003, 53 bureaux ont été connectés, notamment le Siège de l'Organisation. Des missions Grand réseau sont prévues de juillet à novembre 2003, pour les sites de 26 représentants de la FAO et de 4 fonctionnaires techniques hors siège.

Tous les bureaux concernés par le projet devraient être connectés - au total, 83 connexions seront effectuées.

Décembre 2003.
(Division des systèmes et des techniques d'information/ Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées.)

Au 31 décembre 2004, le grand réseau s'étendait à 79 sites délocalisés de la FAO, la connexion d'un site possible ayant été reportée au début de 2005. Un projet de suivi vise à réaliser jusqu'à 24 connexions supplémentaires en 2005, grâce à une technologie de RPV qui convient tout particulièrement aux petits bureaux et aux endroits où les bureaux de la FAO sont accueillis par d'autres organisations, comme à New York. Dans tous ces endroits, l'intranet de la FAO deviendra totalement accessible, y compris une part importante du matériel de référence cité dans d'autres recommandations du CCI.

...ainsi que la disponibilité en ligne des manuels administratifs avec des fonctions de recherche.

À la section " How to... " de l'intranet de la FAO, des conseils relatifs à la procédure sont donnés pour une série d'activités intéressant les responsables de budget et les demandeurs de transaction (demandes de déplacement, consultants, facturation interne, etc.). De plus, le site intranet de la Division des finances présente désormais des informations liées à la Division des finances et précise comment contacter les différents groupes, au sein de la Division.

La Division des finances a mis en œuvre un projet visant à réviser les orientations en vigueur en matière de politiques générales et de procédures et visant à rédiger de nouveaux documents destinés à être publiés sur le site intranet de la Division. Ces orientations seront rendues publiques dès que possible. La Division de la gestion des ressources humaines poursuivra le réaménagement des sections du Manuel, en vue de placer celui-ci sur l'intranet et de proposer une fonction de recherche intégrale.

En cours.
(Service d'appui à la gestion/Division des finances/Division des services administratifs)

Processus continu. Voir également le point 8 (c) ci-dessus.

8 (d) organiser des réunions régionales périodiques des Représentants de la FAO.

Étant donné les coûts élevés et les contraintes budgétaires, la convocation régulière de réunions régionales des représentants de la FAO n'est pas possible. Cependant, l'Organisation met à profit les événements et les mécanismes suivants pour débattre de questions importantes et pour faciliter les interactions et le partage d'expérience entre les représentants de la FAO: (a) consultations techniques spéciales, auxquelles participent des représentants de la FAO, au Siège et dans des sites décentralisés, (b) formations organisées à l'échelle des régions et des sous-régions; (c) réunions d'information destinées aux représentants permanents, organisées au siège; et (d) infrastructure de communication relative aux technologies de l'information.

L'installation du Grand réseau, la mise en œuvre du Réseau d'information des bureaux de pays (COIN) et le lancement des pages Web des bureaux de pays stimulera les relations de travail directes entre les représentants de la FAO et leur facilitera l'accès aux informations et aux connaissances relatives à l'Organisation, aux régions et aux sous-régions.
Quatre séminaires régionaux ou sous-régionaux, destinés à 15 participants chacun, ont été proposés dans le cadre du scénario de croissance réelle pour le Programme de travail et budget 2004/2005.

En cours.
(Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées, avec l'appui de la Division des systèmes et des techniques d'information.)

2004-2005, selon les ressources disponibles.
(Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées)

Les propositions de séminaires figurant dans le scénario de croissance réelle pour l'exercice 2004-05 ont dû être abandonnées, puisque le PTB approuvé a retenu un niveau de financement moindre. Le Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées continuera de s'appuyer sur les mécanismes en place pour stimuler les relations de travail directes entre les représentants de la FAO.

9. Le Conseil pourra s'il le souhaite définir une série de critères objectifs pour pouvoir déterminer la nature et l'ampleur de la représentation de la FAO dans les pays. Ces critères devraient tenir compte non seulement des besoins spécifiques des pays tels qu'ils sont mesurés par leurs indicateurs du développement humain et leur qualité de pays à faible revenu et à déficit vivrier, mais aussi du rapport coût-efficacité des activités de la FAO à l'échelon national. Ces critères devraient donc comprendre:

9(a) le niveau des programmes et des activités prévus dans les pays;

9(b) le rapport entre les coûts de fonctionnement et les ressources globales du programme.

99(c) les ressources extrabudgétaires attendues pour chaque représentation de la FAO;

9(d) la nature et l'ampleur des services techniques et administratifs susceptibles d'être fournis par le système du Coordonnateur résident des Nations Unies;

9 (e) la nature et le niveau des activités des autres partenaires de la FAO (par exemple des comités nationaux, s'il y a lieu) au niveau des pays.

Une fois ces critères adoptés, le Conseil souhaitera peut-être demander au Directeur général de procéder à un examen du réseau de la FAO dans les pays, qui devrait couvrir les bureaux de liaison et tenir compte des résultats d'une étude en cours du mécanisme des Correspondants nationaux.

Les critères d'établissement des bureaux de pays utilisés actuellement ont été présentés lors de la réunion conjointe du Comité du programme et du Comité financier, en septembre 2000 (document JM 2000/2). Ces critères sont les suivants: (a) demande officielle d'un État membre; (b) volonté du gouvernement de couvrir une partie des dépenses de fonctionnement du bureau et de faciliter le fonctionnement de la représentation de la FAO, notamment en fournissant aux représentants de la FAO un accès libre aux ministères techniques; (c) demande potentielle ou en cours de programmes d'assistance technique; et (d) présence dans le pays d'autres partenaires de développement faisant partie ou non du système des Nations Unies.

Les avis du Comité du programme, du Comité financier et du Conseil seront pris en compte lors des activités futures.

La couverture des bureaux de pays (et le rôle des bureaux de liaison) ont reçu toute l'importance voulue dans le cadre de l'évaluation indépendante de la décentralisation et les recommandations ont été prises en considération dans le plan de suivi préparé par le Secrétariat. Il sera donné suite à toute autre orientation des Comités et du Conseil.

10. Le Directeur général devrait:

Vu les délibérations du Comité financier relatives au rapport intérimaire sur la gestion des ressources humaines (CL 125/4, par. 77-80), on peut estimer cette question close, même si le Comité financier continuera d'être régulièrement saisi de rapports sur l'évolution de la situation.

10 (a) mettre en place un groupe de travail constitué de spécialistes en gestion des ressources humaines et de gestionnaires de programmes, et chargé de préparer, dans le cadre d'un mandat limité dans le temps, un plan d'action global pour la réforme des politiques et des pratiques relatives à la gestion des ressources humaines;

.

(Division de la gestion des ressources humaines)

10 (b) envisager de permettre aux représentants du personnel de participer pleinement, ou du moins d'avoir un accès direct à ce groupe de travail;

(Division de la gestion des ressources humaines)

10 (c) recommencer à rencontrer personnellement, et à des intervalles raisonnables, les représentants des associations du personnel reconnues.

(Division de la gestion des ressources humaines)

11. À court terme, et afin de:

• réduire le nombre excessif de postes vacants,
• accélérer le processus de recrutement;
• fournir au Secrétariat des effectifs plus souples, plus dynamiques et plus réceptifs;

Le Directeur général devrait:

11 (a) charger la Division de la gestion des ressources humaines de publier sous forme électronique et sur papier, un recueil de toutes les vacances de poste actuelles, et demander aux départements et aux bureaux de procéder sans tarder à la publication des postes à pouvoir;

AFH a mis en place un système de suivi des vacances de postes par lequel la direction générale est tenue informée de toutes les vacances de postes de cadres. Il serait donc superflu d'établir un recueil supplémentaire.

La proportion de postes de cadres vacants sera réduite de 21% des postes du cadre organique en moyenne (juillet 2002) à une moyenne de 15% d'ici décembre 2003. En mai 2003, 18% des postes permanents étaient vacants.

Décembre 2003.

Département /suivi de la Division de la gestion des ressources humaines

Comme cela a été indiqué au Comité financier et au Comité du programme, le taux de vacances de postes de cadres a été réduit conformément aux prévisions. Alors que l'objectif était d'arriver à 15 pour cent de vacances de postes de cadres au 31 décembre 2003, le niveau réellement atteint a été de 11 pour cent. Le PTB 2004-05 approuvé a eu pour conséquence de ramener à 8 pour cent le taux de vacances de postes au 31 mars 2004, soit le niveau le plus bas à la FAO depuis de nombreuses années.

11 (b) envisager de déléguer aux représentants régionaux - à titre pilote et avec des instructions et un suivi adéquats de la part des départements situés au siège - le pouvoir de présenter des candidats pour les postes permanents à pourvoir dans les bureaux régionaux jusqu'au niveau P-4;

Des consultations doivent être engagées entre les départements du siège et les bureaux régionaux pour voir s'il serait possible de définir des critères permettant aux bureaux régionaux d'évaluer les candidats aux postes les concernant.

Des analyses et des propositions appropriées seront préparées en vue de leur examen par le Comité des ressources humaines (HRC).

Mars 2004
(Départements/ Bureaux régionaux/Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées/ Division de la gestion des ressources humaines)

Cette question doit être examinée à la lumière de plusieurs études et rapports sur la décentralisation et des responsabilités relatives des bureaux régionaux et des départements techniques.

11 (c) veiller à ce que les consultants et les experts retraités ne constituent pas une alternative de longue durée au recrutement de personnel permanent, et indiquer au Conseil quelle a été au cours des deux derniers exercices biennaux la proportion de personnes recrutées parmi celles qui avaient été engagées au préalable en qualité de consultants par les départements auprès desquels elles sont actuellement en poste;

AFH a déjà adopté des politiques et des procédures qui limitent le recours à long terme aux consultants et aux experts retraités.

AFH/AFDS assurent un suivi régulier de l'emploi de consultants et d'experts retraités.

En cours.
(Division de la gestion des ressources humaines/Service d'appui à la gestion - AFDS)

Pas d'autre évolution depuis le rapport.

11 (d) procéder à une analyse coûts-avantages de l'établissement d'un système de mobilité dirigée pour les fonctionnaires du cadre organique.

AFH réalisera une étude et élaborera un programme pilote de mobilité dirigée, dans le cadre d'un plus vaste programme d'organisation des carrières.

Un système de planification de carrière sera mis en œuvre:

• dans un département pilote
• pour l'ensemble du personnel

Une analyse sera réalisée et une nouvelle politique sera élaborée en fonction des besoins.

Mars 2004
Septembre 2004

Juillet 2005
(Division de la gestion des ressources humaines)

AFH a réalisé une étude préliminaire concernant l'élaboration d'un programme pilote de mobilité dirigée. Les choix en matière de mobilité font l'objet d'une évaluation tenant compte d'une politique de mobilité au sein de l'Organisation et des coûts qu'elle suppose, avant d'être soumis pour examen à la Direction. On réalisera une nouvelle analyse du système de roulement le plus viable susceptible d'être appliqué (obligatoire ou non). Il faudra également déterminer s'il convient d'insister sur une catégorie de personnel ou sur tous les fonctionnaires. Une étude portera également sur une éventuelle intégration avec d'autres politiques de gestion des ressources humaines, comme le système d'organisation des carrières, etc.

12. Afin d'améliorer l'équilibre hommes-femmes parmi le personnel du cadre organique du Secrétariat, et pour donner suite aux déclarations de principe du Conseil des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies, le Directeur général devrait modifier le règlement du personnel et les sections pertinentes du Manuel administratif qui interdisent l'engagement des conjoints des fonctionnaires.

AFH a élaboré un projet qui sera examiné par la direction générale avant le démarrage des consultations avec les représentants du personnel.

L'article 302.409 du règlement du personnel sera amendé comme il convient à l'issue des consultations.

La proposition doit être examinée et discutée avec les représentants du personnel d'ici décembre 2003.
(Division de la gestion des ressources humaines)

L'article 302.4.8 du Règlement du personnel a été amendé en date du 19 avril 2004, de manière à transcrire le changement de politique.

13. Le Conseil souhaitera peut-être envisager de recommander à la Conférence une modification du Règlement financier de l'Organisation, afin d'introduire des limites au mandat du Commissaire aux comptes.

Un document traitant des points suivants sera étudié par le Comité financier à sa session de septembre 2003:

• Examen antérieur de la question par le Comité financier;
• Avantages et inconvénients du roulement des vérificateurs externes des comptes;
• Dernières évolutions relatives au Règlement;
• Mécanisme de roulement des vérificateurs externes des comptes établis établi par d'autres organisations du système des Nations Unies;
• Conclusions et recommandations.

Les actions qui seront entreprises dépendent des décisions des organes directeurs.

Septembre 2003
(Bureau du Sous-Directeur général - AFD)

Le Comité financier a examiné cette question à sa session de mai 2004 et ses conclusions ont été les suivantes:
" ….. Le Comité a confirmé qu'il était approprié que le Commissaire aux comptes soit nommé pour un mandat de quatre ans (deux exercices financiers) avec possibilité de prolongation de deux années (un exercice financier), après quoi, le contrat de vérification extérieure des comptes doit faire l'objet d'un nouvel appel d'offres. Le Comité a également conclu qu'un Commissaire aux comptes en fonctions devrait être autorisé à faire acte de candidature dans tout processus d'appel d'offres."