FC 109/29 |
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FC 109/29 |
Cent neuvième session |
Rome, 9 - 13 mai 2005 |
Services de traduction de la FAO |
1. Le Secrétariat souhaite tout d’abord remercier le Comité financier de l’intérêt qu’il a manifesté pour les services de traduction, dont témoignent les questions écrites du Président au Secrétaire du Comité. Le présent document vise à répondre aux questions posées par le Président.
2. Les problèmes liés à la documentation ont été assez bien résumés par le Secrétaire général de l’Organisation des Nations Unies lorsqu’il a déclaré que les documents de l’ONU (et la FAO ne fait pas exception) étaient « trop longs et trop nombreux et paraissaient avec retard ». Pour faire face à cette situation, la FAO, comme d’autres organisations internationales et avec les ressources à sa disposition, s’efforce de maintenir la qualité des documents et de respecter les délais fixés pour leur distribution.
3. Comme l’indiquent les graphiques 1 et 2 de l’annexe, le volume de travail total, exprimé en nombre de mots traduits, est passé de 7 393 619 en 1997 à 11 917 295 en 2004, soit une augmentation de 61 pour cent. Le maximum a été atteint en 2001 avec 12 764 617 mots, correspondant à une augmentation de 72,6 pour cent par rapport à 1997. Il existe deux raisons principales à cette augmentation, qui vont dans le même sens: la demande d’information émanant des pays membres, qui ne cesse de croître, et le souci du Secrétariat de leur offrir des informations complètes, ce qui explique la longueur et le nombre des documents.
4. Alors que le volume de travail ne cessait d’augmenter à un rythme soutenu, la capacité de traduction interne diminuait, obligeant à recourir à la traduction extérieure. Ainsi, le volume de travail assuré par la capacité interne, déjà considérablement réduite après 1996, est-il passé de 70 pour cent en 1997 à 43 pour cent en 2004. Inversement, le taux d’externalisation passait de 30 pour cent à 57 pour cent pendant la même période. La nécessité d’établir des contrats externes pour la traduction d’un flux irrégulier de documents ajoute encore aux nombreuses difficultés qui peuvent entraîner des retards dans le traitement de la documentation.
5. Bien que théoriquement illimitée, la capacité externe est en fait limitée par des contraintes de temps et de qualité. Les traducteurs externes doivent avoir une connaissance minimale de la terminologie technique de la FAO, l’utilisation d’une terminologie unifiée et cohérente d’un document à l’autre, ou dans un même document, facilitant la compréhension. Outre les 19 traducteurs/ réviseurs internes, la FAO dispose d’une réserve de plus de 200 traducteurs/ réviseurs externes qualifiés couvrant les cinq langues de travail de la FAO et d’autres, le cas échéant. Encore faut-il que ces traducteurs externes soient disponibles, notamment pour des travaux urgents et non planifiés.
6. Il importe, à cet égard, de tenir compte du processus complexe de préparation en amont des documents avant leur transmission effective aux services de traduction pour situer cet exercice dans la chaîne de production des documents.
7. Le Comité sait bien que la préparation d’un document est un processus complexe qui nécessite un certain laps de temps, dans la mesure, notamment, où il inclut des recherches, la compilation de données comparatives et des contacts avec des personnes compétentes selon l’importance du sujet traité. Pratiquement, il faut compter, en général, deux mois pour les seules étapes de la première rédaction, de la révision et de la mise au point définitive et un autre mois pour la traduction, la révision, l’impression et la distribution.
8. Le graphique 3 fait apparaître clairement que le nombre de mots traduits pour le Comité financier et pour le Comité du Programme a augmenté de 304 pour cent et de 407 pour cent, respectivement, entre 1997 et 2004. Si l’on tient compte des documents du Comité financier et du Comité du Programme qui sont aussi soumis au Conseil et à la Conférence, cette augmentation est ramenée à 230 pour cent pour cette période, du fait d’une réduction de 40 pour cent de la longueur du document sur les comptes vérifiés, d’une augmentation de 60 pour cent du document intitulé Sommaire du programme de travail et budget, le Programme de travail et budget lui-même restant inchangé.
9. Le graphique 4 représente la chaîne de production des nombreux et longs documents exigés pour les sessions du Comité financier et du Comité du Programme de mai 2004. On constate que 20 pour cent seulement de ces documents ont été communiqués aux services de traduction dans les délais prévus, tandis que 35 pour cent sont arrivés avec une semaine de retard, 10 pour cent avec deux semaines de retard et 10 pour cent avec trois semaines de retard. Enfin, 15 pour cent supplémentaires ont été communiqués aux services de traduction plus ou moins à la date prévue pour leur distribution, tandis que les 10 pour cent restants ont été communiqués après la date prévue pour leur distribution. En revanche, 75 pour cent des documents ont été traduits, imprimés et livrés à temps pour être distribués dans les délais prévus, ce qui signifie que l’essentiel du retard pris aux stades préalables à la traduction a été absorbé. La distribution tardive des 25 pour cent restants était inévitable, puisque ces documents avaient été communiqués aux services de traduction à la date prévue pour leur distribution, voire après – ce qui pose le problème supplémentaire de la qualité et du temps nécessaire pour réviser des documents traduits à l’extérieur et à la dernière minute. Dans ces conditions, le contrôle de qualité – qui est l’une des fonctions primordiales des services de traduction interne – est sacrifié à l’impératif d’atténuation des retards dans la distribution des documents.
10. Le financement des services de traduction (personnel, contractuels, formation, matériel, etc.) n’est pas centralisé, mais est facturé aux divisions d’origine et aux secrétariats des organes directeurs. Pour chaque exercice biennal, des tarifs sont établis sur la base de projections relatives au volume total des traductions et aux coûts totaux, de façon à parvenir à la clôture des comptes à un solde nul. Les taux peuvent changer d’un exercice biennal à l’autre en fonction des coûts effectifs et du volume prévu.
11. On notera que le tarif moyen pour 1 000 mots facturé au département d’origine est passé de 526 à 399 dollars EU entre 1997 et 2004, soit une réduction de 24 pour cent.
12. Ces résultats ont été rendus possibles par l’introduction de nouvelles technologies d’information, conformément aux meilleures pratiques utilisées au sein du système des Nations Unies et d’autres grandes organisations internationales, parmi lesquelles:
13. Pour continuer à améliorer la gestion des documents et compte tenu de la complexité intrinsèque du processus de production, un certain degré de compréhension mutuelle s’impose. Le Secrétariat poursuivra ses efforts pour garantir un respect plus strict des délais de communication des documents et veillera à ce que leur contenu soit aussi ciblé, pertinent et clair que possible pour éviter des documents trop longs.
Graphique 1 – Volume total de la traduction interne 1997-2005
Graphique 2 – Évolution du volume de la traduction interne par langue et par
exercice biennal (1998-2005)
Graphique 3 – Évolution du volume de la documentation du Comité du Programme et
du Comité financier (1999-2004)
Graphique 4 – Calendrier de communication aux services de traduction et de distribution de la documentation des sessions du Comité du Programme et du Comité financier de mai 2004
