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本《说明》的内容已在1973年6月举行的理事会第六十届会议上通过¹。

1. 理事会应致力于研究与实现《粮农组织章程》的序言和第一条中所确定的
目标和职能有关的总方针问题。

1.1 理事会尤其应该把重点放在本组织《总规则》第二十四条中所规定的与本
组织总方针有关的那些职能上，特别是：

1.3 理事会在必要时应授权于计划委员会和财政委员会。

1.4 理事会在审议其附属机构的活动时，应确保：

1.5 除了紧接着大会之后召开的理事会会议之外，理事会通常应该成立一个全
体委员会，来处理行政（包括财政）、章程和法律事务。但是，如果独立主席预先提出建议，理事会可以决定无需成立全体委员会。

2. 应该采取下述措施来简化理事会的程序并最大限度地利用会议的时间。

2.1 除临时议程外,秘书处还应发出一份临时注释议程,并在此注释议程中注明:

2.2 须依照下面第三部分的第一句，任何一个理事国愿意就仅供参考的某一项
议题展开讨论，应该尽早通知秘书长，无论如何也要在讨论那个议题的会议开始之前通知秘书长（亦见下面第3.4段）。

2.3 关于需要作出决定的议题（上面第2.1(a)段），如果初步讨论表明可能难
以取得一致的意见，主席应该中止讨论，以便进行非正式磋商或者成立一个会期工作组来仔细考虑此事，并向全会提出建议。必要时应
由全体委员会主席同理事会主席磋商采取类似的程序。

2.4 除了上面第2.3段的规定外，任何议题的讨论通常应在下一个议题讨论开
始之前结束。

3. 理事会会议文件应及早分发，使成员国在会议召开前有足够的时间研究这些文件；文件的格式应有利于理事会进行审议。

3.1 所有文件(下面第4.1段所提到的《工作计划和预算概要》除外)至少应在理事会会议开幕前提前两个月分发，除非有关机构的会议
时间安排使其无法实现。

3.2 报告须交理事会审议的其他机构的会议，应尽可能及早召开，以求符合上面第3.1段提出的截止日期。

3.3 为了便于按上面第2.1段提到的分类,各附属机构的所有报告和其他文件的前面应该附上需由理事会审议的要点清单，并酌情附上
一份概要。

3.4 需由理事会作出决定的问题应该分为：

3.5 凡不包括需由理事会审议和/或作决定的问题的各附属机构的报告和其他文件，应该只作为参考材料提交理事会。

3.6 各附属机构的报告应酌情包括一节来说明在其各自领域内的粮农组织预算外活动。

4. 理事会应该以更有效的方式对《工作计划和预算》草案提出意见。

4.1 拟议的《工作计划和预算》概要应该在大会年第一次理事会会议开幕至少三个月前分发给各成员国。

4.3 理事会应对计划草案概要进行讨论，与此同时应考虑各成员国提出的书面意见，并向总干事建议进行必要的修改。

4.4 经理事会讨论之后，总干事根据本组织总规则第三十七条应把《工作计划和预算》草案最后定稿，以提交给大会。理事会建议但
未被总干事采纳的任何修改，应作为草案的附录加以散发。

5. 文件中的概要应该提供足够的介绍性材料，因此，一般不需要口头介绍。

5.1 只有在有关文件发出后发生了新的重要情况，秘书处才作出说明。

5.2 总的来说，计划委员会主席、财政委员会主席和章程及法律事务委员会主席不对本委员会的报告作出说明。根据理事会主席的意
见，也可邀请他们对主要议题进行说明。在可能的情况下，对计划委员会和财政委员会所涉及的议题应只作一次说明。

5.3 各委员会主席和秘书处有权回答在讨论中提出的问题。

6. 应该避免冗长的和/或重复性的发言。

6.1 除非为了取得一致意见而需要延长讨论，否则发言者不应重复别人已经发表过的意见。在这些情况下，发言者应限于表明他们同
意前面一位发言者的意见而不应重复他已经说过的话。

6.2 如果非理事会的成员国观察员想就任何一个议题发言，他们应尽可能在开
始讨论那个议题之前通知理事会主席。

6.3 除非理事会特别作出决定，否则秘书处不应复制和分发成员国的发言。6.4 在讨论有关议题之前，国际组织的观察员可以向理事
会主席提交用英文、法文或西班牙文写的书面发言稿以便分发；口头发言（如果有的话）应该限于对发言稿作简要的说明。

6.5 联合国系统各组织的代表将继续按照现有的程序和做法参加粮农组织的会议。

6.6 在每项议题讨论结束时，主席应尽可能对讨论情况进行总结，以突出讨论中表现的主要趋势。起草委员会应该考虑主席所做的总
结但不应受此约束（见下面第7.1段）。

6.7 理事会的全体会议均作逐字记录，但全体委员会的会议不作逐字记录。

7. 理事会的报告应该尽量简明扼要，但是应该包括理事会作出的所有决定。

7.1 在秘书处协助下，起草委员会应起草一份报告草案。

7.2 理事会（及其各附属机构）的报告应尽可能采用标准化的格式。

7.3 理事会的报告在开头应该载有一份关于理事会的决定、指示和建议的清单，其中包括提交大会的关于政策性讨论题目的建议。

7.4 理事会的报告应该简要说明对各项议题的主要意见和的决定。

7.5 除非理事会有这样的指示，否则理事会的报告不应包括那些没有得到支持的建议。

7.6 理事会报告一般不应该指名记录个别代表团的意见。但是，任何理事国如果坚持要这样做，可将其对理事会任何具体结论所持的
保留意见记入理事会的报告。

7.7 秘书长应该准备、及时更新并向各成员国提供一份关于大会和理事会决定的索引。

7.8 秘书长一般应通过一份参考文件告知理事会关于前一届会议所作决定的执行情况。

8. 应该做出一切努力来保证所有理事国有效地参加理事会会议。

9. 应该采取措施保证各国代表和秘书处都熟悉理事会的工作方法。

9.1 这些工作方法应该与临时议程一同印发，在理事会会议期间亦应向各国代表团提供。

9.2 每届会议开幕时，主席应提醒大家注意这些工作方法。

9.3 这些工作方法的有关部分应适用于理事会的附属机构。

附 件
适用于理事会工作程序的规则

1. 在粮农组织《章程》第五条、本组织《总规则》第二十二至二十五条和理事会议事规则中，可以找到有关理事会的组织结构、职
   能和程序的主要规则。但是，本组织《基本文件》中的其他条款也与此有关。因此，现将有关主题事项及有关条款的详细清单排列如下。

1 在第六十届会议上,理事会重新审议了第三十五届会议(1961年6月)作出的决定之后通过了这一《文本》；这些决定在其第四十
三届会议（1964年10月）上曾进行了修改。理事会还审议了第五十六届会议（1971年6月）上成立的理事会工作方
法政府间特别委员会所提出的建议,并且也考虑到理事会本身在第五十九届会议（1972年11月）上对那些建议提出
的具体意见。见CL60/REP第170－179段和附录G。