لجنة المالية

مرفق طيا لعلم الدول الأعضاء أعضاء لجنة المالية التقرير السنوي عن أعمال مكتب المفتش العام فى 1998.

مكتب المفتش العام

التقرير السنوي عن أعمال المكتب فى 1998

1 - مقدمة

يهدف هذا التقرير السنوي، أساسا، الى تجميع التقارير ربع السنوية التي تقدم للمدير العام عن أعمال مكتب المفتش العام خلال السنة السابقة. ويعرض هذا التقرير بصيغة مألوفة موجزا مناسبا للقضايا الرئيسية ذات الاهتمام التى عالجها المكتب والتعليقات على الاجراءات التى اتخذتها المنظمة بصددها. كما يشير التقرير إلى تنوع القضايا التى عالجها المكتب، ونطاق أعماله فى السنة المنصرمة.

واستجابة لقرار المدير العام الذى يقضى بتزويد أعضاء لجنة المالية بتقرير سنوى عن أعمال مكتب المفتش العام، يعد هذا التقرير الثالث من نوعه، وسيوزع للعلم قبل موعد انعقاد الدورة القادمة للجنة المالية فى مايو/أيار 1999.

2 - المسائل ذات الأهمية الخاصة

يسلط هذا القسم الأضواء على بعض المسائل الأكثر أهمية والتى أثيرت فى تقارير المراجعة أو نتيجة لأعمال المراجعة الأخرى التى أنجزت طوال العام. كذلك يتضمن التقرير، حيثما أمكن، موجزا بالتدابير التى اتخذتها الادارة على مختلف المستويات استجابة للقضايا المثارة.

· استعراض بعض العقود الرئيسية فى المقر الرئيسى

تبلغ تكاليف التنظيف فى المقر الرئيسى ما يزيد على 2.5 مليار ليرة ايطالية سنويا. ويقترح استعراضنا ادخال تعديلات على أساليب الاعلان عن المناقصات، وتعزيز الرقابة الداخلية، ورصد أداء المتعاقدين، ووضع تدابير تضمن بيئة أنظف للعمل، وتحسين مستوى مسك السجلات. ووافقت الادارة على التوصيات بهذا الصدد وأعربت عن عزمها على تنفيذها حيثما لم يتخذ اجراء تصحيحيا حتى الآن.

وتبلغ تكاليف شحن الأثاث المنزلية وأمتعة الموظفين زهاء 5 ملايين دولار سنويا. وقمنا باستعراض الترتيبات الخاصة بمعالجة هذه المصروفات، ولاحظنا تغيرا ملموسا فى احتياجات المنظمة بما يعزى الى حد كبير الى تأثير نظام اللامركزية. ووضعنا سلسلة من التوصيات ذات الصلة بتطبيق اللامركزية على ترتيبات التوريد والترتيبات الادارية، وزيادة التركيز على احتواء التكاليف، وتغيير أساس التعاقد مع الشركة التى تقدم هذه الخدمات. وتوجد مقترحاتنا بهذا الصدد حاليا قيد الاستعراض لدى الادارة.

· مشروع بهو المعارض

أجريت عدة استعراضات بشأن سير العمل فى ما بين المبنيين A و B. وحدث بعض التأخير فى انجاز هذا المشروع، وهو ما يعزى الى حد كبير الى الصعوبات المتعلقة بتوضيح القضايا المتعلقة بتراخيص البناء مع السلطات الايطالية المختصة. وتتابع المكاتب المسؤولة فى المنظمة بنشاط هذه القضايا وغيرها مما له علاقة بالمشروع من أجل الاسراع فى انجازه.

· استخدام الخبراء الاستشاريين وادارة شؤونهم

أجرى استعراض شامل لاستخدام الخبراء الاستشاريين وادارة الموارد البشرية من غير موظفى المنظمة (الخبراء الاستشاريون) بما أفاد فى اجراء متابعة للتقارير السابقة. والنتيجة العامة التى تم التوصل اليها فى الاستعراض هى أن مختلف الخدمات التعاقدية قد استعانت بخبراء استشاريين أكفاء ومتمرسين فى اختصاصاتهم. بيد أننا نوهنا أيضا بالحاجة الى تحسين وتوحيد اجراءات التعيين والتعاقد والرصد والمراقبة وتقييم أداء الخبراء الاستشاريين المستخدمين فى اطار مختلف ترتيبات التعاقد.

ومن رأينا أيضا خفض عدد نماذج العقود الى جانب تبسيط نماذج العقود المستخدمة وما تنطوى عليه من حقوق. وقد اتخذت قرارا لمعالجة هذه القضايا بالترابط مع تطبيق نظام أوراكل الجديد.

· مشكلة عام 2000 في الحاسوب

تطرقنا لهذه المشكلة لأول مرة فى تقريرنا لعام 1997، وأجرينا بشأنها استعراض للمتابعة فى 1998. وأنشأت المنظمة آلية ملائمة تضمن بقاء هذه المشكلة قيد المتابعة المستمرة. بيد أننا قمنا بتحديد عدد من المجالات المهمة التى تحتاج الى اهتمام مباشر. وتشمل تلك المجالات المسائل الهيكلية والحاجة الى تركيز الاهتمام على المكاتب اللامركزية، ومستلزمات الاختبار والاقرار بأن هذه المشكلة هي قضية ادارة تشمل المنظمة وأنها ليست مسالة تقنية فحسب.

ويتولى الفريق العامل فى مشروع عام 2000، وكبار موظفى الادارة معالجة المسائل المذكورة أعلاه فى الوقت الحاضر.

· برنامج العملات والميداليات

انجزت ثلاثة تقارير مراجعة بشأن هذا البرنامج خلال عام 1998. تناول التقرير الأول الكشوف المالية، وغطى التقرير الثانى مراقبة المبيعات، وركز الثالث على القضايا المتعلقة بالادارة والتشغيل والتى أدت الى تراكم كبير للمخزونات لدى البرنامج. وقد وافقنا دون شروط على الكشوف المالية واسترعينا الاهتمام إلى عدد من المسائل المهمة ذات الصلة بأداء البرنامج، وادارته، ومسائل تتعلق بمراقبة موجوداته الى جانب قضايا داخلية أخرى.

وقد وضعت الادارة خطة لترويج المبيعات تراعى بعض القضايا التى أثارتها تقاريرنا. وهذه الخطة قيد الاستعراض حاليا، وسنتابع مسألة اتخاذ المزيد من الاجراءات لتحسين عمليات البرنامج وادارته.

· برنامج النفط مقابل الغذاء

ركز استعراض مفصل لمتابعة تقريرنا لعام 1997 بشأن هذا الموضوع على شراء وتوزيع المدخلات الزراعية، وتوفير مستلزمات التخزين، وخدمات الصيانة، والدعم الفنى، وادارة الأموال المخصصة لثلاث محافظات فى شمال العراق، والتكاليف الادارية والتشغيلية ذات الصلة بها.

وتمكنا من التوصل الى أن الاجراءات وأساليب العمل التى استخدمت قد حققت ضمانا معقولا فى أن ادارة الموارد المالية والعينية كانت سليمة من الناحية الاقتصادية وفعالة، كما كانت تتسم بالحماية والرقابة، باستثناء حالات الحاجة الى خفض مخاطر إدارة النقد، وتحسين مستويات الرقابة المالية الداخلية. كما لاحظنا أوجه التحسن فى فعالية العمليات وفى ادارة الموارد البشرية.

واستعرض كبار موظفى الادارة اهتماماتنا وتوصياتنا بشأن كافة القضايا المثارة، ولا سيما مخاطر المعاملات النقدية. وقد فهمنا أنه قد تحقق نجاح ما فى تخفيض كمية المتاح من العملات فى المحافظات الشمالية، وان الجهود مستمرة لتحسين ترتيبات نقلها الى بغداد.

· برنامج التعاون الفنى

أجرى استعراض شامل مكون من 3 أجزاء بشأن برنامج التعاون الفنى: غطى الجزء الأول منه التوقعات العالمية، وركز الجزء الثانى على القدرة على ادارة البرنامج، وتفحص الجزء الثالث ادارة دورة حياة المشروع. وقد توصلنا، من حيث الجوهر، الى أن الاجراءات المقررة كانت كافية على الرغم من وجود امكانية لادخال تحسينات فى مجالى التنسيق والرصد، وان الحاجة تدعو الى توافر قدر أكبر من القدرات لانجاز الادارة اليومية لأنشطة البرنامج، وفى حين لاحظنا التحسينات التى أدخلت على مراقبة عمليات برنامج التعاون الفنى، فإن بالامكان تسريعها رغم أن التعقيد المتزايد يستلزم المزيد من أنشطة التقييم المكثفة. وقد طبقت ادارة البرنامج حتى الآن العديد من توصياتنا، ومازال منها عدد قيد الدراسة.

· الادارة المتكاملة للآفات

قمنا باستعراض القضايا الادارية والمالية والتنظيمية ذات الصلة بالبرنامج القطرى المشترك للأرز بين فيتنام والفلبين. ووجدنا، من حيث الأساس، ان الهيكل التنظيمى للبرنامج وتنظيمه كافيان لدعم عملية تنفيذه، وان موظفيه يتحلون بدرجة عالية من الحماس فى العمل.

ولاحظنا خلال عملية الاستعراض الحاجة الى ادخال تحسينات فى المجالات ذات الصلة بالتعاقد والميزانية والشؤون المحاسبية ومراقبة المخزونات وبعض الجوانب المتعلقة بادارة الموظفين. ونشعر بالارتياح إزاء نجاح الادارة فى معالجة القضايا الأساسية التى أثارت اهتمامنا.

· العلاقات بين الادارة والموظفين

جرى تحديد العديد من الحالات المتعلقة بصعوبات التوظيف وسوء اختيار المرشحين، وجرى تقييم هذه الحالات وأخضع عدد منها لعملية خاصة فى الاستعراض والتحقيق. وحدثت هذه الحالات فى المقر الرئيسى وفى المكاتب الميدانية. وأعربنا عن ارتياحنا للاجراءات التى اتخذتها الادارة والتى تضمنت فى بعض الحالات اتخاذ تدابير تأديبية رسمية، فى حين أمكن في حالات أخرى، حل المشكلات من خلال وسائل أخرى أو وجدت أن المشكلات لا أساس لها من الصحة.

· اللامركزية

أشارت الاستعراضات السابقة الى وجود مجال لادخال تحسينات على عملية التنسيق وتحديد المسؤوليات على نحو يتسم بقدر أكبر من الوضوح، واتاحة فرص أكبر للاطلاع على البيانات المدمجة والنظم المحاسبية بهدف تعزيز العلاقات بين المقر الرئيسى والمكاتب اللامركزية من حيث الكفاءة والفعالية. وواصلنا خلال العام اجراء استعراض عن حالة التقدم فى هذه المجالات، وبامكاننا تأكيد التحسينات التى أدخلت عليها كافة، بما فى ذلك الاجراءات ذات الصلة التى اتخذتها الادارة لتحسين عمليات تدريب الموظفين والاسراع فى تعيين الموظفين فى الوظائف الشاغرة.

· ترتيبات المراجعة المحلية

استمر التعاقد مع مكاتب المراجعة المحلية لانجاز المراجعة الدورية للمكاتب الميدانية ولمكاتب الاتصال فى 1998. وتلقى مكتب المفتش العام خلال العام 412 تقريرا. وظهر من تحليل تلك التقارير أن المراجعين المحليين لم يبلغوا عن أية نتائج مادية أو يقدموا توصيات بشأن قرابة 60 فى المائة من المكاتب التى شملتها المراجعة الداخلية، وهو ما يشير الى تحسن ملموس فى الأداء مقارنة بعامى 1996 و 1997. أما فى ما يخص بقية المكاتب فقد أنصبت توصيات المراجعين بالدرجة الأولى على ادخال تحسينات فى المسائل المتعلقة بالشؤون المحاسبية، وما يتصل بذلك من اجراءات، والتى يجرى رصدها على نحو منتظم بالتعاون مع قسم المالية.

وانعكست النتائج المرضية لهذه العملية فى القرار المتخذ بخفض عدد مرات وضع تقارير المراجعة من شهريا كما كانت عليه فى البداية عام 1996 الى ربع سنوية فى 1997، وأصبحت الآن نصف سنوية فى 1999.

ومازال المكتب يرى فى ترتيبات المراجعة المحلية أداة فعالة للرقابة، تساعد الادارة المحلية وجزءا من "نظـام الانذار المبكـر" فـى ادارة الأخطار. وبالاضافة الى تزويدها مدخلات قيمة لعملية تخطيط المراجعة الداخلية وتقييم الأداء الادارى فـى الميدان، فانها تساعد المنظمة فى الاستجابة العاجلة لتوصيات محددة تضعها مكاتب المراجعة المحلية.

· وحدات الدعم الادارى

بدأنـا فـى العـام الماضي باجـراء سلسلـة مـن الاستعراضـات تناولـت مدى نجاح تجربة انشاء وحدات الدعـم الادارى فى المقـر الرئيسـى للمنظمة، وفـى المكاتب الاقليميـة. واستند التقريـر الأول الـى مسح واسـع النطـاق وقدم عرضا عاما للأوضاع، واقتصـر التقريـر الثانى على مصلحة الزراعة. وأشار التقرير فـى مجملـه الـى أن التشغيل الوشيك لنظام أوراكل سيكون مناسبا لادخال بعض التعديلات على الترتيبـات الأصليـة. وفيما يخص التقرير المتعلق بوحدة الدعم الادارى فى مصلحة الزراعة، وجدنا أن الإدارة العليا في المصلحة راضية عن أداء هذه الوحدة، ولاحظت مزايا خاصة ناجمة عن عملها، الاّ ان وجهة النظر هذه لم تجد لها صدى فى جميع أقسام المصلحة. وتعكف الادارة فى الوقت الحاضر على استعراض التوصيات النوعية المحددة بهذا الصدد.

· شؤون مجمع السلع والخدمات

يوفر مجمع السلع والخدمات لموظفى المنظمة وبرنامج الأغذية العالمى وللممثلين الدائمين لدى المنظمتين سلعا دولية متنوعة بأسعار تنافسية. ويتحدد ذلك من خلال التشاور مع اللجنة المشتركة لمجمع السلع والخدمات وفى اطار الحدود التى تتيحها اتفاقية المقر الرئيسى للمنظمة. وشمل استعراضنا لحسابات المجمع المسائل المرتبطة بالجوانب الادارية والمالية والتشغيلية. ووجدنا من حيث المبدأ أن عمل المجمع يجرى وفقا للخطوط التوجيهية الملائمة والاجراءات المقررة. كما لاحظنا تحقق تحسن ملموس فى تنوع السلع المتاحة فى المجمع حاليا وفى طريقة عرضه للسلع وفى مرافق التخزين. وقدمنا عددا من التوصيات لتحسين مستوى الرقابة على الموجودات ورصد وصولات الدفع، والسلع المفقودة والتالفة الى جانب العديد من القضايا المحاسبية. ونوقشت هذه المسائل مطولا مع ادارة المجمع التى تعهدت بمعالجة النقص وتحسين إجراءات التشغيل حيثما دعت الحاجة.

3- أعمال المراجعة

يقوم المكتب بتنظيم أعمال المراجعة وادارتها واعداد التقارير بشأنها بحسب العناصر البرامجية وبما يتفق وخطة عمل المراجعة. ووضعت الخطة السنوية للمراجعة على أساس تسلسلى من أعلى الى اسفل ومن خلال الرجوع الى الاطار الاستراتيجى والخطة متوسطة الأجل، وبرنامج العمل والميزانية، والقرارات والمقررات التى صدرت عن المؤتمر والمجلس، والمناقشات التى جرت فى لجنتى البرنامج والمالية، ومختلف البيانات والمبادرات التى صدرت عن المدير العام فى مجال السياسات. وبناء على ذلك، جرى وضع الخطة بتفصيل أكثر فى اطار المكتب على أساس تسلسلى من أسفل الى أعلى وقدمت الى المدير العام لاستعراضها واقرارها.

واذا كانت تقارير المراجعة المحددة تعكس أعمال المراجعة بالدرجة الأولى، فانها لا تمثل، بأى حال من الأحوال، الصورة الكاملة لمساهمة مكتب المفتش العام فى العملية لمراقبة الادارة داخل المنظمة. وتتضمن الأقسام التالية موجزا عن نطاق وطبيعة الأعمال المنفذة على امتداد العام.

(أ) أعمال المراجعة فى المقر الرئيسى

تتوافر فى وحدة المقر الرئيسى معظم خبرات المكتب فى الشؤون المتصلة بأداء الوظائف المالية والقانونية والمحاسبية والخزانة. كما تعمل هذه الوحدة جهة للاتصال فى ما يخص تكنولوجيا المكاتب والمجالات الأخرى لنظم المعلومات والمعالجة الالكترونية للبيانات. وتنحصر المسؤولية الرئيسية لهذه الوحدة فى اجراء مراجعات شاملة على مستوى المقر الرئيسى، وتقديم المشورة على كافة المستويات الادارية فى الشؤون التى تقع ضمن نطاق اختصاصاتها.

كما أن لهذه الوحدة مسؤولية اجراء استعراضات، وعرض وجهات نظرها فى ما يتعلق بالكشوف المالية الشهرية، والتوقعات المتصلة بالتدفقات النقدية المقدمة الى المدير العام. كما تستعرض هذه الوحدة وتعلق على التقارير الشهرية عن المصروفات فى مكتب المدير العام (بما فى ذلك التقارير المتعلقة بمصروفات المدير العام) والمصروفات ذات الصلة فى ميزانية مختلف مصالح المنظمة.

وأعدت هـذه الوحـدة مراجعـات خاصـة، وأصدرت تقاريـر علـى امتداد العـام بشـأن 15 مجـالا، بمـا فى ذلـك استعراضـات مهمـة عـن استخدام الخبراء الاستشاريين، وبرنامج العملات والميداليات، ومشروع عام 2000، وتشغيـل وحـدات الدعـم الاداري، وشبكة الخدمات المصرفية الصغيرة، ومختلف الجوانب المتعلقة بادارة صندوق الادخار والتسليف.

(ب) أعمال المراجعة الميدانية

تتولى هذه الوحدة مسؤولية كافة أعمال المراجعة والاستعراضات الخاصة والتفتيش والتدقيق على مستوى المكاتب خارج المقر الرئيسى للمنظمة، والأنشطة ذات الصلة بها والتى تتم من داخل المقر الرئيسى، ولا يشمل ذلك المكاتب الاقليمية والاقليمية الفرعية ومكاتب الاتصال فحسب، بل يشمل أيضا المكاتب القطرية للمنظمة، والمشروعات النوعية فى الميدان. كما يستفاد من هذه الوحدة كمصدر أساسى للخبرات بشأن القضايا المتصلة باللامركزية، وبالأنشطة الاقليمية، والأعمال المرتبطة باستخدام مكاتب المراجعة المحلية. وتمثل هذه الوحدة جهة الاتصال الرئيسية للمراجعين العاملين فى مكاتب المراجعة الاقليمية الرئيسية الأربعة الذين لا يؤدون طائفة كاملة من أعمال المراجعة فى أقاليمهم فحسب، بل ويقدمون مشورات بشأن القضايا الادارية مثل انشاء الوظائف وتعيين الموظفين واختيارهم الى جانب القضايا ذات الصلة بالرقابة الداخلية التى تبرز من حين الى آخر.

وتشارك وحدة المراجعة الميدانية بصورة فعالة فى تقديم معلومات موجزة عن البرامج وتوجهاتها لجميع المعينين حديثا فى مكاتب المنظمة القطرية ومدخلات من أجل تقييم أداء هؤلاء الموظفين وتشارك فى تنفيذ الاجراءات المتعلقة بانهاء خدماتهم.

وخلال العـام وضعـت وحـدة المراجعة الميدانيـة 3 استعراضـات اداريـة خاصـة بشـأن برنامـج التعـاون الفنــى و 12 تقريـرا عـن مختلـف جوانـب عمـل المكاتب الاقليمية، والاقليمية الفرعية و 11 تقريرا عن المكاتب القطرية للمنظمـة (3 فـى آسيـا و 4 فـى الشـرق الأدنـى و 4 فـى أفريقيـا) الى جانب 19 تقريرا عن مشروعات نوعية محددة (أنظر الملحق ألف)

(ج) الخدمات الاستشارية المقدمة للإدارة

تعالج هذه المجموعة معظم طلبات الحصول على الاستفسارات والمعاينات والتحريات المقدمة من مكتب المدير العام أو المقدمة من أعضاء آخرين من الادارة العليا أو المقدمة فى بعض الأحيان من الموظفين فرادى. وهذه الأعمال، وخصوصا التحريات الخاصة، لا تؤدى دائما الى تقارير رسمية للمراجعة بل كثيرا ما تنتهي بملخصات غير رسمية أو مذكرات سرية. وتشارك هذه المجموعة أيضا ببحث المسائل المتعلقة بالشراء، (لاسيما استعراض طلبات الاعفاء من عملية المنافسة وعمليات فريق المناقصات) والاتصالات والسفر والتأمين الصحى واستحقاقات الموظفين، كما تمثل مكتب المدير العام فى لجنة التظلمات فى المنظمة.

ومن المجالات التى حظيت باهتمام خاص خلال 1998 العقود الرئيسية مثل عقود ترتيبات التنظيف والصيانة والضمان الصحى وشحن الأثاث المنزلى وأمتعة الموظفين. وأصدرت المجموعة، اضافة الى ذلك، 10 تقارير مراجعة خاصة خلال العام.

4 - عمليات فريق المناقصات

يخضع شراء المعدات والامدادات وتوفير الخدمات للمبادئ والاجراءات المحددة الواردة فى مجموعة الاجراءات الادارية فى المنظمة. وتوكل هذه الإجراءات لمكتب المفتش العام مسؤولية تسلم جميع المناقصات وفتح المغلفات وتسجيلها وحفظها فى ظل ظروف مأمونة. وهذا من شأنه أن يضمن استقلالية المناقصات وموضوعيتها وسلامتها وشفافيتها.

وقد عقد هذا الفريق فى السنة الماضية 98 اجتماعا، وعالج 278 مناقصة. وقد دعا الفريق، بشأن هذه المناقصات، 930 2 شركة لتقديم عطاءاتها وتلقى 311 1 عطاء. ويتساوق مستوى أنشطة الفريق هذا مع أنشطة السنوات الأخيرة.

5 - أعمال الادارة

يعمل المكتب كمشارك أو مراقب فعال فى عدد من "اللجان الدائمة" المهمة فى المنظمة وهى: المجلس الاستشارى للبرامج والسياسات، ولجنة نظم المعلومات ومصادرها (ولجنتها الفرعية)، ولجنة المركز العالمى للمعلومات الزراعية، ولجنة المشتريات، واللجنة الاستشارية للتغطية الطبية، واللجنة الاستشارية للاستثمارات، واللجنة الاستشارية للاقتراض، واللجنة التوجيهية لتنفيذ نظام أوراكل، ومجلس صندوق الادخار والتسليف. كذلك طلبنا من مكتبنا المشاركة فى مجموعات خاصة للاستعراض في المنظمة ومع أفرقة المهمات ومجموعات خبراء التقييم وغيرها. واضافة الى ذلك تابع مكتبنا عن كثب مداولات لجنتى البرنامج والمالية والمجلس والمؤتمر، كما اجتمع، من حين الى آخر، مع كبار الموظفين وممثلى الدول الأعضاء. وحافظنا على اتصالات منتظمة مع وحدة التفتيش المشتركة وغيرها من الخدمات الاشرافية فى منظومة الأمم المتحدة والوكالات المتخصصة والهيئات الأخرى ذات الصلة. واستمرت علاقاتنا مع المراجعين الخارجيين جيدة، والاتصالات متواصلة بشأن تخطيط المراجعة وما يتصل بها من قضايا على امتداد العام.

ونتعاون، فى ما يخص التوظيف، على نحو وثيق مع مجموعة متوازنة من الموظفين ذوى الكفاءة والخبرة العالية على مستوى الموظفين المهنيين وموظفى الخدمات العامة. بيد أن عددنا تناقص على نحو ملموس خلال معظم عام 1998، ولاسيما على مستوى كبار موظفينا فى المقر الرئيسى وفى المكاتب الاقليمية. وحدث ذلك بسبب عمليات النقل داخل المنظمة والالحاق بوظيفة أخرى والاستقالة غير المتوقعة فى حالة ثالثة. ومع ذلك استطعنا تجاوز هذه الحالة الصعبة من خلال الاستعانة بمختلف برامج الشراكة والاستخدام المؤقت للاستشاريين الخارجيين ومن خلال إعادة تخطيط برامج أعمالنا. ويتضمن الملحق (باء) بهذا التقرير تفاصيل عن وضع موظفى المكتب الى جانب بعض المعلومات الديموغرافية الموجزة.

ويشكل التدريب وتنمية القدرات جانبا مهما من جوانب أنشطة ادارة مكتب المراجعة الداخلية والتفتيش والرقابة الادارية. وقد شمل ذلك فى 1998 ثلاثة عناصر هى: تدريب الموظفين المهنيين فى مجالات المراجعة، والتدريب فى مجال اللغات، والتدريب على استخدام تكنولوجيا المكاتب الجديدة. وفيما يتعلق بالعنصر الأول، عقدنا ندوة فى الموقع عن دور الاتصالات فى انجاز أعمال المراجعة (أشرف عليها أحد كبار الخبراء فى هذا المجال) شارك فيها العديد من المنظمات الشقيقة على أساس تقاسم التكاليف. ووضعنا برنامجا "داخليا" للتدريب على اللغات خصص لموظفى مكتب المراجعة والتفتيش والرقابة الادارية الذين هم بحاجة لمثل هذا التدريب، واستفدنا من التسهيلات المتاحة فى المنظمة لسد احتياجاتنا فى مجال التدريب على استخدام تكنولوجيا المكاتب. ويشارك أحد مراجعينا فى برنامج للتعلم عن بعد مع احدى الجامعات فى المملكة المتحدة، ويشارك مراجع آخر فى برنامج لتدريب كبار الموظفين، وكلاهما من خلال قسم شؤون الموظفين.

واستطعنا تنظيم سلسلة من الاجتماعات التى تشارك فيها مجموعات من الموظفين مع قسم التقييم فى المنظمة، واجتمعنا مع أعضاء الفريق الجديد للمراجعين الخارجيين وشارك مكتب المراجعة الداخلية والتفتيش والرقابة الإدارية بنشاط فى الاجتماع السنوي لرؤساء أقسام المراجعة الداخلية في منظومة الأمم المتحدة والمؤسسات المالية متعددة الأطراف حيث تولى المفتش العام توجيه المناقشات بشأن العلاقات مع الأجهزة الرياسية. كما قدم المفتش العام عروضا عديدة لعمليات الاشراف الداخلى أثناء انعقاد المؤتمر الأوروبى المعنى بشؤون المراجعة الداخلية. وواصلنا عقد اجتماعات دورية للموظفين لمناقشة موضوعات محددة، حيث يقوم خبراء المنظمة باطلاع موظفى المراجعة على التطورات الجارية فى المجالات ذات الصلة بخبراتهم وحيث تجرى مناقشة القضايا الادارية والمتصلة بالمراجعة (بما فى ذلك عمليات رصد الميزانية).

وفى الختام يود مكتبنا أن يعرب عن تقديره للادارة العليا ولجميع الموظفين على شتى الأصعدة لاستجابتهم ولتعاونهم ولما حظى به المكتب من تعاون ومساعدة فى تنفيذ مختلف المهام على امتداد عام 1998.

الملحق ألف

مكتب المفتش العام

التقرير السنوي لأعمال المكتب فى 1998

قائمة تقارير المشروعات الخاصة التى صدرت فى 1998

• Strengthening National Forestry Action Plan in Vietnam
  
• Laboratory Diagnosis of Swine Fever in Kenya
  
• People's Participation in Rinderpest Campaign in Kenya
  
• Epidemiology Component of the Rinderpest Campaign in Kenya
  
• Special Programme on Food Production in Kenya
  
• Forestry and Food Security in Syria
  
• Range Rehabilitation (Wildlife Reserve) in Syria
  
• Participatory Upland Conservation and Development in Tunisia
  
• Improvement of Fisheries Statistics in Tunisia
  
• Community Forestry and Wildlife Management in Mozambique
  
• Integrated Watershed Development in Nepal
  
• A Management Issues
  
• B Administrative and Financial Aspects
  
• Oil for Food Programme in Iraq (follow-up report)
  
• Groundnut Seed Production - Nigeria
  
• Milk Production - Samoa
  
• Milk Processing and Marketing - Samoa
  
• Support for Fruit and Vegetable Market - Nepal
  
• Seed Quality Control - Nepal

الملحق باء

قائمة الموظفين فى مكتب المفتش العام

وفيما يلى البلدان الممثلة فى الوظائف الآنفة:

ملاحظة: يبلغ متوسط عمر الموظفين 45 سنة.

(1) ألحق بقسم الشؤون المالية.
(2) انتهت خدمات أحدهما فى 1/2/1999.
(3) انتهت خدمات أحدهما فى 9/1/1999.
(4) لم يتقرر بعد انهاء خدمات أحد المراجعين.