لجنـة الماليـة

 

الدورة الثانية والتسعون

روما، 3-7/5/1999

تقرير عن سير العمل فى تنفيذ توصيات المراجع الخارجى

يرد طيا لعلم الدول الأعضاء فى لجنة المالية تقرير عن سير العمل فى تنفيذ توصيات المراجع الخارجى.

التقرير المفصل

توصيات المراجع الخارجى

الاجراءات المتخذة
الشؤون المالية
المركز المالى للمنظمة
صندوق التسويات الضريبية
اننا نوصى بإبرام الإتفاقيات الضرورية مع الدول الأعضاء المعنية بغرض تخفيض المبالغ المقيدة لحسابهم من صندوق التسويات الضريبية بذات القدر من مبالغ تسديد الضرائب لمواطنيهم.


يعزى الخطأ إلى وقوع سهو في التسجيل. ويتخذ اجراء تصحيحي لمنع تكرار ذلك في المستقبل.
ترتيبات أسعار صرف العملات
وبناء على مراجعة حسابات الفترة المالية 1996-1997 نود أن نتقدم بالتوصيتين التاليتين:
(أ) أن تقوم المنظمة باستعراض المنهجية الحالية لبيان اختلافات أسعار الصرف والابلاغ عنها، بغرض تبسيطها وجعلها شمولية بقدر أكبر وتميز بصورة أفضل بين المكاسب والخسائر الإسمية والحقيقية،
(ب) أن تقوم المنظمة بإستعراض سياساتها الحالية للتحسب من التغييرات فى أسعار الصرف (عقد شراء مؤجل موحد لمدة سنتين)، بغرض الأخذ فى الاعتبار على نحو أفضل المناخ الجديد غير المستقر لأسعار الصرف الدولية. ونظرا لضيق الفارق فى أسعار الفائدة، لربما لا تكون المشتريات المؤجلة هى البديل الأحسن.
من المقرر تقديم وثيقة إلى لجنة المالية تقترح اتخاذ عدد من الخطوات لإدارة المخاطر الناجمة عن أسعار صرف العملات في 1999 وفي المستقبل. وأنشئ فريق للمهمات لهذا الغرض وللقضايا الأخرى ذات الصلة بإدارة العملات بما في ذلك التعاقد في أوروبا باليورو ودفع المرتبات من حسابي الليرة الايطالية والدولار الأمريكي وغير ذلك. ومن شأن هذا الإجراء تبسيط العملية المحاسبية لاختلاف أسعار الصرف والابلاغ عنها ومن ثم المقارنة بين العملات من حيث الأصول والخصوم.
الإلتزامات القائمة
نود أن نؤكد من جديد توصيتنا السابقة بإجراء مراجعة دقيقة للإلتزامات القائمة فى نهاية الفترة المالية. ونفهم أن هذه العملية هى عملية معقدة وتستغرق وقتا طويلا مع ضرورة تطبيق طائفة من المعايير على كافة بنود المصروفات. وفى هذا الصدد، نوصى بأن المنظمة قد تنظر، فى المستقبل، فى معايير مبسطة يمكن إدماجها فى نظم المحاسبة لاقرار سلامة الإلتزامات القائمة فى نهاية الفترة المالية
ستعالج هذه القضية من خلال إجراءات الاستحقاق في نظام أوراكل المحاسبي الجديد، وستستند إجراءات الاستحقاق لحسابات الفترة المالية 1998 - 1999 إلى معايير موضوعية بسيطة موجهة نحو المعاملات.
النقدية والاستثمارات
مراقبة الحسابات المصرفية
ينشأ عدد الحسابات المصرفية، فى جزء منه على الأقل، لتكريسها لمجموعات محددة من المعاملات (مثلا البرنامج العادى، حسابات الأمانة، وغيرها). وكنا، فى تقريرنا السابق، قد أوصينا بضرورة التخلى عن هذه الترتيبات المعقدة، وأن تدار النقدية مركزيا على مستوى المنظمة، مع المحافظة فى ذات الوقت على هوية المعاملات التى تعد ضرورية لأغراض إعداد التقارير. وفى حين أن هذه التوصية قد روعيت فى إطار تنفيذ برنامج الحاسوب الجديد للادارة المالية والمحاسبة، فإن الأوضاع لم تتغير بعد فى نهاية عام 1997.

اتخذت الاجراءات اللازمة لخفض عدد الحسابات المصرفية على النحو الذى أوصى به المراجع الخارجي أيضا. ومن المنتظر أن يكون لدى المنظمة اعتبارا من يناير/ كانون الثاني هذا العام 13 حسابا مصرفيا في المقر الرئيسي (بضمنها 4 حسابات أمانة) بعد أن بلغ عدد هذه الحسابات 26 حسابا في يناير/ كانون الثاني 1998. وسينظر في إمكانية إجراء تخفيضات جديدة في عدد الحسابات بعد ادخال التعامل باليورو.
النقدية والاستثمارات
ادارة النقدية
نود أن نوصى رسميا بضرورة أن تطرح المنظمة مناقصات دولية لتقديم الخدمات المصرفية الموحدة. ولاحظت هيئة مكتبنا أن خبيرا إستشاريا قد أوصى "بالنقل الخارجى" لادارة النقدية لأجل تحقيق عائدات مرتفعة بمخاطر أقل، ولتحرير موارد وحدة الخزانة ليتسنى لها القيام بمهام أخرى. ونوصى بأن تنظر المنظمة بعناية لهذه المقترحات. وإذا ما نفذت هذه المقترحات، ينبغى أن تطرح المنظمة عطاءات للعديد من مدراء النقدية الدوليين، والبدء فى عملية تحديث واجراء التعديلات فى وحدة الخزانة ليتاح لها أن تصبح نظيرا مهنيا لمدير النقدية المختار.

اتخذت المنظمة إجراء بطرح مناقصة لتقديم الخدمات المصرفية الموحدة. كما اتخذ الإجراء اللازم لتعيين خبير استشاري يتولى تقديم المشورة بشأن تعيين عدد من مدراء الأموال المتخصصين في إدارة السيولة النقدية للمنظمة. وسيعقب ذلك الاعلان عن مناقصة لتقديم الخدمات. وأخيرا، تجرى معالجة مسألة تعزيز وظيفة الخزانة كجزء من اعادة تنظيم قسم الشؤون المالية.
ادارة الاستثمارات طويلة الأجل
إن المراقبة الوثيقة لأداء مدير (مدراء) الأموال، بما فى ذلك الزيارات الى مكاتب المدير، هو أمر ضرورى وسيستلزم عملية تحديث وتنقيح كبيرة للخزانة.
تم اختيار خبير استشاري خارجي، كما أشير أعلاه، لتقديم المشورة بشأن تعيين مديرين اثنين أو أكثر من مديرى الأموال المتخصصين لإدارة حافظة استثمارات المنظمة، وسيعقب ذلك الاعلان عن مناقصة. ويجرى تعزيز وظائف الخزانة كجزء من اعادة تنظيم قسم الشؤون المالية.
تكاليف الدعم
بالنظر للكثرة الحالية فى تكاليف الدعم من مختلف الأنواع والتى تحجب الغرض من السياسات وامكانيات قياسها، فإننا نوصى بأن يطلب من الأمانة أن تعد إطارا شاملا، ولكنه مبسط بقدر أكبر، لترتيبات تكاليف الدعم. وفى رأينا أن هناك منهاجين ممكنين لعلاج هذه المسألة:
(أ) إما وضع تكاليف دعم تطابق احتياجات المشروعات فرادى، وتحديد تكاليف الدعم بشكل واضح فى ميزانيات المشروعات؛
(ب) أو قصر تكاليف الدعم على أنشطة واسعة ولكن محددة جيدا، وقيد تكاليف الدعم هذه على المشروعات بتطبيق نسب مئوية للاسترداد متفق عليها مسبقا على المصروفات.
وبالطبع يمكن أيضا تنفيذ توليفة تجمع بين المنهاجين، شريطة أن تكون وثيقة السياسات الناشئة عن ذلك والتى ستعرض على الأجهزة الرياسية، شاملة وسهلة التطبيق فى آن واحد.
ستعد وثيقة تقترح على لجنة المالية هيكلا جديدا للتسعير أقل تعقيدا.
مراجعة المعاملات الميدانية
ولأجل أن تدعم مراجعة المصروفات الميدانية هيكل المحاسبة اللامركزى بتكاليف معقولة، فإننا نوصى بإطالة الوتيرة الدورية لاعداد التقارير (تقرير أو تقريران فى السنة)، وتخفيض عدد المراجعين المتعاقدين، وأن يشترط على المراجعين تقديم تأكيدات مراجعة بأن تقارير السلف المستديمة تظهر عرضا سليما ومطابقا للمعاملات الميدانية.
اتخذت اجراءات التحسين التالية بالنسبة لبرامج المراجعة المحلية: (أ) تخفيض وتيرة مراجعـة حسابات البرنامج العادي إلى عمليتين كل عام. وتستخدم الوفورات المتحققة مـن الأسلـوب المتبـع حاليـا فـي تمويـل تكاليـف مراجعـة المشروعـات فـي حدود الأموال المتاحة، (ب) تم استعراض الفرص المتاحة لتخفيض عدد شركات المراجعة المحلية، (ج) سيجرى الاهتمام بتطبيق نظام للمراجعة الكاملة، بيد أن ذلك سيعتمد على مدى توافر التحويلات والاعتبارات الأخرى.
حسابات الاستحقاق والقبض
نوصى، فى سياق تركيب برامج الحاسوب الجديدة للمالية والمحاسبة التى يجرى تنفيذها فى المنظمة، باستعراض الاجراءات المحاسبية والتنظيمية لقيد المعاملات فى حسابى القبض والاستحقاق، بغرض تيسير تحديدها ومراقبتها وتصفيتها خلال الفترة المالية.
تحددت على نحو أفضل المسؤوليات التشغيلية بعد اعادة تنظيم قسم الشؤون المالية فيما يخص هذه الحسابات. يضاف إلى ذلك أن نظام أوراكل الجديد سيشمل ما يكفي من إجراءات التدقيق والمراقبة للتأكد من الرصد المنتظم وتسوية أرصدة هذه الحسابات على نحو عاجل. ومن شأن هذه الاجراءات التغلب على مشكلات النظام الحالي. يضاف إلى ذلك أن من واجب هذه المراقبة (التي أنشئت حديثا في قسم الشؤون المالية التأكد من اتخاذ الوحدات المسؤولة للاجراءات اللازمة بشأن كافة مثل هذه الحسابات المعلقة.
الالتزامات المتعلقة بالعاملين
(أ) إننا نوصى بأن تعد التقارير عن الالتزامات المتعلقة بخطة مدفوعات نهاية الخدمة، فى المستقبل، بما يتفق مع السياسات المعلنة (القيمة الاكتوارية)، وأن يتم التوصل الى إتفاق مع برنامج الأغذية العالمى لتنفيذ هذه السياسات.
(ب) ونوصى بضرورة اجراء استعراض متأن للغرض من الخطة وتشغيلها، بغرض وضع آلية موحدة لتوفير التمويل لكل التزامات نهاية الخدمة المقر بها.
سيقوم قسم الشؤون المالية بتصحيح أي تضارب في طريقة اعداد التقارير المتعلقة بخطة مدفوعات نهاية الخدمة أثناء اعداده لحسابات الفترة 1998/1999. وسيعاد النظر في ذات الوقت في استحقاقات نهاية الخدمة بهدف وضع آلية موحدة لتمويل كل التزامات نهاية الخدمة المعترف بها. كما سيجرى اعداد، إذا دعت الضرورة إلى ذلك، وثيقة لعرضها على لجنة المالية في دورتها في سبتمبر/ أيلول بشأن التزامات نهاية الخدمة
برنامج Telefood
ولما كانت عملية برنامج Telefood ستتواصل وسيجرى توسيعها فى الفترة المالية الحالية والفترة المالية التالية (يرجى الرجوع الى قرار المؤتمر رقم 3/97) ينبغى أن نوصى بأنه، إذا رؤى من الضرورى مرة أخرى وضع ترتيبات مراجعة خاصة، فلابد من مراقبة تنفيذها بشكل أكثر تشددا.
من المنتظر اخضاع كافة حسابات برنامج Telefood للمراجعة، وأن تقوم بذلك وحدات المراجعة المحلية أو المراجع المحلي. وينبغي تكييف ترتيبات المراجعة كلما دعت الحاجة إلى ذلك.
شؤون الادارة
اللامركزية
نوصى بأن تضع المنظمة تفويض السلطات للممثلين الإقليميين فى صورة نهائية وعلى أسس رسمية.
صدر منشور جديد يحدد المسؤوليات والعلاقات (المقر الرئيسي للمنظمة والمكاتب اللامركزية) بصيغته النهائية. يضاف إلى ذلك تنقيح مختلف مجموعات التعليمات الادارية واصدار مجموعات جديدة لتحديد الوظائف المالية. وسينجم عن هذه الخطوات تحسن مستوى العمليات بين المقر الرئيسي للمنظمة والمواقع الميدانية.