لجنة المالية

أولا - الغرض

1 - أعدت هذه الوثيقة لتقديم معلومات الى لجنة المالية بشأن التدابير التي اتخذتها المنظمة للحد من الوقت الذي تستغرقه عملية التعيين في الوظائف الفنية. ويأتي ذلك استجابة للقلق الذي أبدته اللجنة ازاء التأخير في عملية التعيين.

ثانيا - معلومات أساسية عن تعيين الموظفين الفنيين في المنظمة

مستوى عملية التعيين

2 - أصدرت المنظمة خلال السنوات 1996 و 1997 و 1998 عددا من الاعلانات عن الوظائف بلغ 186 و144 و190 على التوالي. وقد أسفر ذلك عن تقديم حجم من طلبات التعيين بلغ 9500 في 1996 و8500 في 1997 و 10000 في 1998. وفي مقابل هذه الاعلانات، بلغ عدد التعيينات من الخارج 58 موظفا في 1996، و68 موظفا في 1997، و102 موظف في 1998. وعلاوة على ذلك، عينت المنظمة 49 موظفا فنيا بعقود قصيرة المدى في 1996، و 25 في 1997، و30 في 1998. ويعد هذا المستوى لأعمال التعيين من أعلى المستويات في الأمم المتحدة.

الوقت الذي كان يستغرق في السابق لشغل الوظائف الفنية

3 - قبيل التدابير التي نفذت مؤخرا، كان متوسط الوقت الذي تستغرقه عملية التعيين في الوظائف الفنية الشاغرة، من وقت الاعلان الى دخـول الموظف الخدمـة يبلغ 58 أسبوعا. وكما أشار مكتب الأمم المتحدة لخدمات الاشراف الداخلى، كان الوقت للأعمال المماثلة فى أمانة الأمم المتحدة يبلغ 66 أسبوعا فى 1998. غير أنه نظـرا لادراك ضـرورة تقصير الاطار الزمنى لهذه العملية فى المنظمة بصورة كبيرة، طلب المدير العام فى 1998 اجراء استعراض لعملية التعيين بأكملها من أجل اتخاذ عدة تدابير من بينها تحديد التدابير اللازمة للحد من الوقت الذى تستغرقه عملية تعيين الموظفين الفنيين.

ثالثا - التدابير الرامية الى الاسراع بوتيرة التعيين فى الوظائف الفنية

4 - يهدف عدد من التدابير التى أدخلها المدير العام فى أواخر عام 1998 الى الاسراع بوتيرة عملية التعيين دون أن يؤثر ذلك فى نوعية المرشحين.

تحسين التخطيط المسبق وادارة الوظائف الشاغرة

5 - ينبغى للمصالح والمكاتب فى المنظمة ضمان التخطيط الأكثر فعالية لاتاحة الفرصة لاصدار الاعلانات عن شغل الوظائف الجديدة، فضلا عن اصدار اعلانات غير محددة التاريخ عن الوظائف الشاغرة المتوقعة:

- ينبغى اعداد توصيفات الوظائف الجديدة، فضلا عن التعديلات التى ستدخل على الوظائف الموجودة وقت اعداد المصالح/المكاتب مقترحاتها بشأن برنامج العمل والميزانية التالى (أى خلال الربع الأخير من السنة التى لايعقد فيها المؤتمر). وينبغى اصدار الاعلان عن الوظائف الشاغرة عقب صدور قرار لجنة انشاء الوظائف مباشرة وفى موعد أقصاه يناير/كانون الثانى من السنة التى يعقد فيها المؤتمر. ويتخذ القرار النهائى بشأن اختيار المرشحين فور الموافقة على برنامج العمل والميزانية.

- يتعين اصدار الاعلانات عن الوظائف الشاغرة قبل عام من التقاعد الالزامى المتوقع لشاغل الوظيفة أو بمجرد أن يشير الموظف أو الموظفة الى عزمه أو عزمها على ترك المنظمة للتقاعد المبكر أو لأى أسباب أخرى.

- ينبغى أن تتوسع المصالح/المكاتب فى استخدام الاعلانات الرامية الى تكوين قوائم للمرشحين للوظائف ذات الطابع المحدد (حتى لو كانت توجد فى مواقع أخرى أو فى وحدات مختلفة) على أن يخضع ذلك لموافقة قسم شؤون الموظفين. وسوف يتيح ذلك تكوين قوائم للمرشحين المؤهلين توافق عليها لجنة الاختيار ثم قرار المدير العام بعد ذلك عندما تصبح احدى الوظائف شاغرة. ويمكن أن تظل قوائم المرشحين المؤهلين صالحة لمدة عام.

- للمصالح/المكاتب الاستمرار فى تقديم مقترحات للتعيينات لفترات قصيرة لتحديد المرشحين المحتملين أو لاختبار مدى صلاحية هؤلاء المرشحين من خلال الأعمال الاستشارية. ويمكن تقديم مقترحات التعيينات لفترات قصيرة فى وظائف موازية للوظائف الشاغرة الى المدير العام عندما لا يتسنى اصدار اعلان مسبق عن الوظيفة. ويفضل أن يكون هذا التعيين على وظيفة موازية أقل رتبة من الوظيفة الشاغرة، والتقيد بالحد الأقصى لشغل هذه الوظيفة وقدره أحد عشر شهرا.

تبسيط وترشيد العمليات الادارية

6 - حدث تغيير اجرائى كبير فى العمليات نتيجة لتعديل اجراءات التعيين. فقد ألغيت بعض الخطوات غير الضرورية، وعدلت الاستثمارات، وأنشئ نظام آلى جديد فى المصالح لتسجيل ومتابعة طلبات التعيين واعداد رسائل الرد الموحدة على المرشحين. وأصبحت المصالح الآن تتحمل المسؤولية الكاملة عن جميع الاجراءات الادارية التى تعقب اصدار الاعلان عن الوظيفة الشاغرة. وسوف تشكل المصالح أفرقة لتقييم الطلبات واعداد التقارير التى تقدم للجنة الاختيار. وسوف تتلقى المصالح الآن طلبات التعيين مباشرة، وتتولى أيضا المراسلات اللازمة مع المتقدمين.

تحسين ادارة الاطار الزمنى لعملية التعيين

7 - ويتمثل أحد الجوانب الرئيسية لتدابير التعيين الجديدة فى وضع أفضل الممارسات وما يرتبط بها من أطر زمنية مستهدفة لكل خطوة من هذه العملية. وعلاوة على ذلك، وضعت آلية لرصد أداء المصالح. ويبين الشكل التالى الأطر الزمنية المستهدفة.

عملية الاختيار

8 - وتمثل هذه الأطر الزمنية تقصيرا كبيرا فى وقت العملية، حيث أصبح من المقرر أن تجرى عملية الاختيار بأكملها فى موعد لا يزيد على 24 أسبوعا. وسوف يتيح رصد هذه العملية المشار اليها أعلاه للمنظمة تحديد الأماكن التى تحتاج الى تحسين فى الأداء، كما توفر الفرصة لتحديد الخطوات الأخرى التى قد تكون ضرورية للاسراع بوتيرة عملية التعيين. غير أنه تجدر الملاحظة بأن المنظمة ليس لها الكثير من السيطرة على الفترة ما بين اختيار مرشح خارجى والتاريخ الفعلى للتعيين الذى يعتمد أساسا على ظروف المرشح.

توعية وتدريب موظفى المصالح على عملية التعيين الجديدة

9 - قدم قسم شؤون الموظفين معلومات الى جميع المديرين فيما يتعلق بالتدابير الجديدة، ونظمت وحدة التعيينات حلقة دراسية تدريبية عن عملية التعيين للمديرين والموظفين. وفى نهاية مايو/أيار 1999، سيكون قد تم تدريب 100 من الموظفين والمديرين.

تحسين الجوانب النوعية فى عملية التعيين

10 - على الرغم من أن التركيز الرئيسى للتغييرات كان على الاسراع بوتيرة عملية التعيين، فقد أسند اهتمام أيضا لضمان التزام المنظمة بأعلى معايير الكفاءة فى اجتذاب المرشحين. ويتعلق أحد جوانب ذلك بضمان تلقى المنظمة أكبر قدر ممكن من الطلبات، وأن تستجيب لاهتمامات الدول الأعضاء بأن فترة الثمانية أسابيع للاعلان عن الوظائف الشاغرة هى فترة قصيرة للغاية. ويجرى الآن الاعلان عن اعلانات شغل الوظائف بمرشحين خارجيين لمدة 12 أسبوعا. وستكون المؤهلات الأساسية فى الاعلان عن الوظائف أقل تحديدا، وسوف يرفق بها معايير الاختيار التى ستكون أكثر دينامية فى التعبير عن المتطلبات الحالية للوظيفة. وعلاوة على ذلك، أصبحت المؤهلات والمعايير ترفق الآن بالاعلان عن الوظيفة الشاغرة, وسيؤدى هذا الاجراء أيضا الى زيادة الشفافية والوضوح فى عملية الاختيار.

11 - كما تواصل التدابير التى وضعها المدير العام التركيز على أهمية تحسين التوازن بين الجنسين بين شاغلى الوظائف الفنية فى المنظمة، والتعيين على أساس جغرافى واسع قدر المستطاع. وقد واصلت المنظمة، فى كلا هذين المجالين، تحقيق تقدم كبير. فقد زاد عدد الموظفات فى الوظائف الفنية فى المنظمة من 19 فى المائة فى 1994 الى 22 فى المائة فى 1999. وانخفض عدد البلدان غير الممثلة فى الوظائف الخاضعة للتوزيع الجغرافى من 53 فى يناير/كانون الثانى 1996 الى 29 فى يناير/كانون الثانى 1999. ويجرى الآن تعيين مواطنين من 6 بلدان أخرى غير ممثلة.

رابعا - نتائج التدابير الجديدة

12 - نجح عدد من الوحدات، منذ تنفيذ التدابير الجديدة، فى استكمال عملية تقييم واختيار المرشحين فى أقل من 20 أسبوعا. وقبل تطبيق هذه التدابير، كان متوسط الوقت الذى تستغرقه جميع الأقسام لتنفيذ هذه العملية فى حدود 31 أسبوعا. وسوف يتواصل رصد الأداء فى هذا المجال وتوفير أساس لاعداد التقارير المستمرة عن التقدم فى هذا المجال.

خامسا - الخلاصة

13 - ترفع التدابير الجديدة كفاءة عملية التعيين مما يمكن المنظمة من معالجة العدد المتزايد من الوظائف الشاغرة, وعلاوة على ذلك، تعزز هذه التدابير من عمليات التعيين السليمة المتواصلة والتى تتسم بالشفافية ومن ثم تسهم فى ضمان أعلى معايير الكفاءة.