COMITÉ DE FINANZAS

Introducción

1. El Comité de Finanzas, en su 93º período de sesiones, recibió y examinó un documento¹ sobre el tema de los gastos de apoyo. Se congratuló por el amplio examen iniciado en el mismo y expresó su reconocimiento por el marco conceptual, que ofrecía, que constituiría una base útil para la futura elaboración de las propuestas.

2. El Comité pidió a la Secretaría que proporcionara información sobre varios temas conexos. El presente documento trata de las tarifas de reembolso de gastos de apoyo que se aplican actualmente a los programas de campo y otras contribuciones voluntarias.

Ámbito

3. El siguiente diagrama refleja la gama completa de actividades que pueden atraer gastos de apoyo, así como su posible relación con el Programa Ordinario.

Cuadro de las actividades, por fuentes de financiación y tipos de actividad²

4. En los recuadros sombreados del diagrama anterior figuran todas aquellas actividades en las que existe potencialmente algún tipo de costos de apoyo y para las que es de prever, por tanto, algun forma de reembolso. En las notas siguientes se describen las tasas de reembolso relativas a cada categoría.

5. Cabe señalar que el ámbito indicado no incluye los costos de apoyo directo respecto de los cuales se han introducido cambios mediante tarifas tipo (por ej., informes finales o misiones de evaluación temática), aunque éstos se mencionen en el Anexo III por motivos de integridad. El Auditor Externo ha excluido de su lista de categorías de costos de apoyo estos gastos, que corresponden en realidad a insumos, directos de los proyectos.

Programas extrapresupuestarios

En el Anexo I del presente documento se resumen estas tarifas en forma de cuadro

Asistencia técnica - Financiación nacional

6. Se refiere a los Fondos Fiduciarios Unilaterales (FFU) en los que un gobierno establece un contrato con la FAO para la prestación de asistencia técnica. En su calidad de Fondos Fiduciarios suelen estar sujetos a tarifas estándar (véase el Anexo II), aunque se va perfilando una nueva política para esta categoría. El primer elemento de esta política fue el acuerdo al que llegó el Comité de Finanzas, en su 79º período de sesiones, de adeudar el costo incremental total (es decir, la mejor aproximación a los costos de apoyo directo variables reales), a los componentes de ejecución nacional de tales proyectos; en general era probable que dicho costo fuera inferior a la tarifa total de 13 por ciento que se hubiera aplicado de otro modo.

7. Asimismo se informó al Comité, en su 85º período de sesiones, de que se habría aplicado este enfoque (recuperación total de los costos incrementales) a todo el presupuesto de un Fondo Fiduciario Unilateral para el que se había invitado a la FAO a hacer propuestas (es decir, en este caso el donante no consideraba que la aplicación de un porcentaje uniforme constituyera un criterio aceptable para la licitación).

Asistencia técnica - Contribuciones de los donantes

8. Representa el grueso de los recursos extrapresupuestarios. Las tarifas estándar descritas en el Anexo II se aplican a los Fondos Fiduciarios de esta categoría. Las excepciones a las disposiciones del Anexo II se limitan a aquellos casos en que el donante está preparado para financiar como costos directos una parte de los "costos indirectos variables". En esos casos se ajusta la tarifa de los gastos de servicios a proyectos para reflejar la cantidad sufragada con cargo a los costos directos.

9. Hay que señalar, en relación con el Anexo I, que los proyectos financiados por fuentes de las Naciones Unidas (por ej. PNUD, FNUAP, etc.) están sujetos a la aprobación de los acuerdos sobre costos de apoyo por parte de los respectivos Órganos Rectores. Por lo general estas tarifas de reembolso incluyen cierta división explícita o implícita a los gastos de apoyo con los organismos de financiación y ejecución.

Asistencia de urgencia - Contribución de los donantes

10. Se relaciona sobre todo con el trabajo del Servicio de Operaciones Especiales de Socorro (TCOR), que maneja y administra la ejecución de los proyectos de urgencia. Tales proyectos son financiados por los gobiernos donantes, y a veces por el PNUD y/o el FIDA. La política de reembolso de los costos consiste en que TCOR adeuda directamente a los proyectos unas cantidades suficientes para sufragar sus costos totales (sueldos del personal de TCOR y gastos de funcionamiento). Estos adeudos son, en promedio, de 5 por ciento, aunque pueden ser más altos en ciertas ocasiones o más bajos en caso de volúmenes extraordinariamente grandes (por ej., programa contra el gusano barrenador, Iraq, etc.

11. La premisa de este enfoque es que las actividades de "emergencia", siendo por su propia naturaleza de breve duración, no determinan ampliaciones permanentes en la infraestructura administrativa de la Organización.

12. Además, cuando es necesario TCOR cubre incrementos variables de los costos como los relativos a horas extraordinarias adicionales o gastos de viaje en los servicios de compras, pero es probable que exista una cantidad relativamente pequeña de costos de apoyo indirecto variables no reembolsados, que resultan muy difíciles de cuantificar. De todas maneras se trata de una situación que los Órganos Rectores no han intentado modificar a lo largo de los años, en parte por la falta de datos fiables pero también, supuestamente, por el carácter humanitario de las actividades en cuestión.

Actividades (normativas) del Programa Ordinario de la FAO

13. Esta categoría se refiere a las contribuciones voluntarias que representan un apoyo directo a la actividad del Programa Ordinario mencionada específicamente en el Programa de Labores y Presupuesto. Tal como se indica en el párrafo 3 b) del Anexo II, los gastos de apoyo administrativo y operacional (AAO) pueden ser exentados parcial o totalmente del reembolso en caso de que una contribución voluntaria esté destinada a ejecutar ciertos aspectos del Programa de Labores de la Organización. Estos casos se manejan como excepciones y se notifican cada año al Comité de Finanzas. En los últimos tiempos se ha adoptado un criterio relativamente uniforme, según el cual se aplica una tarifa del 6 por ciento a los proyectos que cumplen con los requisitos. Esta tarifa se basa en el costo indirecto variable promedio de las contribuciones de apoyo para actividades desarrolladas en la Sede o en las Oficinas Regionales (en contraposición a las actividades de asistencia técnica que se ejecutan en el campo, que tienen un costo más elevado).

14. Otra excepción es la que se hace para las contribuciones destinadas a sufragar los costos de viaje de los participantes de países en desarrollo que asisten a consultas o conferencias sobre temas que forman parte del mandato de la FAO. En este caso se aplica una exoneración completa del reembolso.

15. Otro grupo de Fondos Fiduciarios que forma parte de esta categoría se refiere a las situaciones en que la FAO, como parte de su trabajo normativo, hospeda y administra un órgano estatutario, por ejemplo una Comisión, y los costos se reparten entre los miembros o participantes. Estos casos no han recibido un tratamiento uniforme a lo largo de los años, aunque desde hace varios bienios la práctica es tratar de efectuar una estimación adecuada del costo de apoyo indirecto variable y adeudar esa cantidad a la Comisión interesada. Con arreglo a este principio se estableció, por ejemplo, una tarifa de 5 por ciento para la Comisión del Atún para el Océano Índico.

Actividades de financiación conjunta

16. Esta categoría abarca los acuerdos de colaboración con organizaciones de las Naciones Unidas y otras organizaciones intergubernamentales sin fines de lucro. Para esta categoría no ha existido una política oficial, y de hecho a través de los años se ha aprobado una variedad de arreglos diferentes. En la mayoría de los casos en que se colabora con organismos de las Naciones Unidas, la actividad de financiación conjunta constituye un acuerdo de repartición de costos en el que ninguno de los participantes recupera los gastos generales. La organización anfitriona, si es que existe, rara vez adeuda los gastos generales, por más que éstos puedan considerarse en el proceso presupuestario como parte de la fórmula de repartición de costos.

Programa Ordinario

17. Ciertas actividades de asistencia técnica financiadas con cargo al Programa Ordinario generan unos costos de apoyo indirectos variables. Entre éstas existen esencialmente tres formas diferentes de asistencia: el Programa de Cooperacion Técnica (PCT), el Programa Especial para la Seguridad Alimentaria (PESA), y los Servicios de Apoyo Técnico (SAT).

El Programa de Cooperación Técnica y el Programa Especial para la Seguridad Alimentaria

18. Los proyectos del PCT y el PESA, como todos los proyectos de campo, tienen costos incrementales en forma de servicios de apoyo técnico, administrativo y operacional. Por consiguiente, el costo variable de las operaciones resultante del volumen de trabajo en los proyectos del PCT y el PESA (por ej. en la Dirección de Operaciones) debe tener cabida en la estructura de gestión financiera. Se hace, pues, necesario encontrar un mecanismo para garantizar que las dependencias que efectúan tales gastos reciban un reembolso satisfactorio.

19. La cuestión que se plantea es en qué medida deben reembolsarse estos costos. Una posición extrema sería afirmar que se requiere un reembolso total. Sin embargo, puesto que el costo total comporta una asignación de costos fijos por parte de ciertas dependencias administrativas, la consecuencia sería que de algún modo los costos en cuestión se calcularían dos veces, si, como sucede normalmente, estas dependencias reciben todo su presupuesto del Programa de Labores y Presupuesto y a la vez reciben créditos de otras partidas del Programa Ordinario para sufragar esencialmente los mismos gastos.

20. Es por estos motivos que el principio de base aprobado por el Consejo en su 113º período de sesiones³ para todos los adeudos a actividades de campo de los proyectos financiadas con cargo al Programa Ordinario es que se reembolse una cantidad razonable estimada del costo de los servicios operacionales prestados a los proyectos.

21. La tarifa que se adeuda actualmente es del 7 por ciento para el PESA y una cantidad equivalente para el PCT, si bien los adeudos a este último se efectúan con arreglo a una escala que establece una cantidad fija de costos operacionales directos para los presupuestos de proyectos comprendidos dentro de ciertos valores. Aunque ya se ha adoptado, al respecto, la decisión de aplicar una tarifa porcentual para los proyectos del PCT al igual que para los del PESA⁴, tal decisión aún no se ha puesto en práctica por razones técnicas.

Servicios de apoyo técnico

22. Los servicios de apoyo técnico a los proyectos comprenden los proporcionados por el personal técnico de la FAO en las siguientes esferas:

• identificación de proyectos;
• diseño y formulación de proyectos;
• servicios de evaluación previa de proyectos;
• apoyo técnico a proyectos tanto en la Sede como en las Oficinas Regionales o sobre el terreno, incluida la participación en reuniones y exámenes tripartitos del proyecto en cuestión; y
• servicios de evaluación de proyectos.

23. Se observa que estos costos corresponden a la definición de costos directos del proyecto, por más que algunos aspectos podrían considerarse como "indirectos" a causa de la dificultad para rastrear el tiempo de trabajo dedicado por el personal, de cada proyecto a actividades como el apoyo técnico.

24. Se observa además, tal como se indica en el documento presentado al Comité en su última reunión, que los servicios de apoyo técnico forman parte del mandato de la Organización que incluye la prestación de asistencia técnica a los Miembros, y que los servicios de apoyo técnico se identifican en el presupuesto aprobado por la Conferencia. Al afirmar esto habrá que reconocer que la repartición de costos es una característica intrínseca de los servicios de apoyo técnico, puesto que éstos son sufragados en parte por los proyectos interesados y en parte por la dependencia técnica que proporciona el servicio. La repartición de costos puede efctuarse con la modalidad de financiar determinados servicios con cargo a los proyectos (por ej., las misiones de campo) y otros con cargo al presupuesto ordinario (por ej., el trabajo de oficina, el apoyo técnico general, etc.). En otros casos es posible que el donante esté de acuerdo en financiar el número de días de trabajo que se requieren, pero insista en que se aplique una tarifa diaria reducida, alegando por lo general que los beneficios se comparten con el Programa Ordinario. En el Anexo III figuran las distintas tarifas y criterios adoptados.

25. Por último, los propios servicios de apoyo técnico tienen sus gastos generales (más allá del costo directo de los funcionarios profesionales), que son el costo del personal de apoyo, los gastos distintos del personal, etc. La política actual consiste en no adeudar estos costos indirectos, lo que también concuerda con la política y la práctica del PNUD en relación con su equivalente para tales servicios (PNUD/AST).

FC 94/4 b) Anexo I

Tarifas de reembolso de los costos de apoyo
(Apoyo administrativo y operacional)

FC 94/4 b) Anexo II

Examen de los costos de apoyo - Tasas de reembolso actuales para los gastos de apoyo en los programas de campo y otras contribuciones voluntarias

Política actual respecto de la exoneración del pago de costos de servicio de los proyectos

1. La política relativa al pago de los costos de servicio de los proyectos y a la exoneración del mismo, que se estipula está enunciada en la Sección 250 del Manual, Asistencia técnica en el marco de acuerdo de Fondos Fiduciarios, Apéndice A, párr. 4, es la siguiente:

2. De conformidad con las normas establecidas por el Director General aplicando las instrucciones del Consejo, las directrices para determinar las tarifas de costos de apoyo administrativo y operacional (AAO) son las siguientes:

1. se aplicará la tarifa de costos de AAO establecida en 13 por ciento en todos los casos, con excepción de lo se indica en los párrafos b) a f) infra;
2. en los fondos fiduciarios para planes de expertos asociados se aplicará una tarifa de 12 por ciento;
3. si el componente de "suministros/equipo" representa un 70 por ciento o más del valor neto del proyecto (excluidos los costos de los servicios administrativos y operacionales), se aplicará a todo el proyecto una tarifa de 7 por ciento;
4. si el componente de "suministros/equipo" representa una cantidad de 40 por ciento o más, pero inferior a 70 por ciento del valor neto del proyecto, los costos de AAO se establecerán en 7 por ciento para "suministros" y "equipos" y 13 por ciento para los otros componentes;
5. si, en el marco del componente de "servicios contractuales" se incluye una cantidad para un rubro en el que la responsabilidad de la FAO se limita a la transferencia de fondos al gobierno beneficiario (o al organismo de ejecución designado por éste) para la construcción de edificios, o para otros insumos del proyecto realizados bajo la supervisión del Gobierno (o del organismo) y sin que la Organización participe en aspectos técnicos o sustantivos de los gastos, se podrá aplicar a este elemento una tarifa de 7 por ciento. El resto de los fondos del proyecto se calculará luego de conformidad con la fórmula indicada en los incisos c) a d) supra;
6. únicamente en circunstancias excepcionales, si un proyecto del Fondo Fiduciario representa una contribución especial a la ejecución de determinados aspectos del Programa de Labores de la Organización podría existir algún fundamento para la reducción de la tarifa de costos de AAO o, en casos muy raros, la exoneración de los mismos.

3. En el párrafo 5 de la misma sección se describe como sigue el procedimiento de exoneración:

1. Se delega en el Director de la Oficina del Programa, del Presupuesto y de Evaluación (PBE) la autoridad para determinar las tarifas de costos de AAO; en los casos no comprendidos en las directrices del párr. 4, y en todos los casos incluidos en los párrs. 4e) y 4f), la dirección encargada de las operaciones deberá presentar al Director de PBE propuestas escritas para la determinación de los costos de AAO, con la documentación de apoyo correspondiente, antes de que se asuma compromiso alguno y de que se haga circular el marco de formulación del proyecto o el documento del proyecto para obtener el visto bueno necesario
2. Tal como se menciona en el párr. 4 f), la reducción de los costos de AAO o la exoneración del pago de los mismos sólo se otorgará en casos excepcionales. En su 24º período de sesiones el Comité de Finanzas pidió que en sus períodos de sesiones se le proporcionara información actualizada sobre aquellos Fondos Fiduciarios a los que no se aplicara el adendo habitual de 13 por ciento por concepto de gastos generales.

4. A lo largo de los años se efectuaron otras excepciones en programas específicos, cuya enumeración más reciente figura en el Apéndice B del documento C 93/17 Fondos Fiduciarios: reembolso de los gastos de apoyo. Tales excepciones pueden resumirse como sigue:

Programas especiales

5. A determinados programas especiales se les han otorgado exenciones parciales en función del carácter de sus actividades. Un ejemplo de ello es el Plan Internacional de Fertilizantes, al que se aplicó un arancel de 5 por ciento. Sin embargo, este plan y otros programas especiales similares ya han terminado casi por completo, de manera que actualmente la política de exenciones existe sólo en teoría.

Actividades financiadas por las Naciones Unidas

6. Las actividades financiadas por las Naciones Unidas son objeto de un acuerdo específico con los organismos o programas interesados. Los principales ejemplos son los siguientes:

1. PNUD: de acuerdo con las decisiones pertinentes del Consejo de Administración del PNUD, los organismos reciben una reembolso por el apoyo administrativo y operacional prestado (actualmente se aplica una tarifa uniforme de 10 por ciento)
2. FNUAP: con arreglo al acuerdo entre organismos, se reembolsa el 7,5 por ciento en los proyectos en los países y los sueldos completos de varios puestos creados con la finalidad de proporcionar apoyo técnico e integrar los temas demográficos dentro de cada organismo especializado, más una partida para sus gastos administrativos;
3. Otros organismos: existen también acuerdos especiales para programas más reducidos, como el FNUDC y otros organismos. Tales acuerdos tienden a seguir, con un cierto desfase temporal, la evolución general de los costos de apoyo determinados por el Consejo de Administración del PNUD.
4. Contribuciones directas para el reembolso de gastos

7. Existen algunos otros casos que se consideran no comprendidos en la Sección 250 del Manual. Por ejemplo, cuando un asociado esté interesado en sufragar el costo de una parte del trabajo que realiza la FAO, la práctica no ha sido tratar estos recursos como Fondos Fiduciarios sino más bien como cuentas temporales con cargo a las cuales se compensan los gastos correspondientes. Las cantidades en cuestión suelen ser reducidas (menos de 100 000 dólares EE.UU. en cada oportunidad) y se consideran reguladas por el Artículo 7.1a) del Reglamento Financiero, que contempla los reembolsos directos de los gastos separadamente de las contribuciones voluntarias.

FC 94/4 (b) Anexo III

Tarifas tipo de adeudos por insumos directos de proyectos

1 FC 93/4.

2 Un Anexo del primer documento de esta serie, FC 94/4 a), contiene la lista de siglas.

3 CL 113/4 párr. 53.

4 CL 113/4 párr. 53.