التقرير المفصل

توصيات المراجع الخارجى

الاجراءات المتخذة

تعليقات المراجع الخارجى

الشؤون المالية المركز المالى:

صندوق التسويات الضريبية

اننا نوصى بإبرام الاتفاقيات الضروية مع الدول الأعضاء المعنية بغرض تخفيف المبالغ المقيدة لحسابهم من صندوق التوصيات الضريبية بذات القدر من مبالغ تسديد الضرائب لمواطنيهم.

إذ أصبحت وحدة المقبوضات فى قسم الشؤون المالية مسؤولة الآن عن ترخيص وحساب مبالغ مدفوعات الضرائب التى تسدد للموظفين، وعن إدارة الاشتراكات المستحقة من الدول الأعضاء، بما فى ذلك أى مبالغ يعوض عنها من المبالغ المقيدة لحسابهم فى صندوق التسويات الضريبية.

ويعتمد اتخاذ المنظمة للإجراءات الواجبة في الحالات التي يطلب فيها من الموظفين دفع الضرائب لحكومات بلدانهم على قيام الموظفين المعنيين أو المشرفين عليهم بإبلاغ قسم الشؤون المالية بذلك. وما أن يتم إبلاغ وحدة المقبوضات بتفاصيل تلك الحالات فإنها تتصل بمكتب الشؤون القانونية لالتماس توجيهه وتطلب منه - تبعا للحالة محل البحث - أن يتابع المسألة مع الحكومة المعنية.

ثم تحدد وحدة المقبوضات المبلغ مستحق القبض من الحكومة المعنية في إطار عملية الدعوة الى سداد الاشتراكات في البرنامج العادي، وترصد السداد ضمن الإجراءات المعتادة لإدارة المقبوضات.

وردا على الملاحظات التي أبديناها بشأن هذه القضية، أُبلغنا بأن تدابير قد اتخذت لمحاولة قبض الأرصدة المستحقة من خلال ارسال الفواتير الى الحكومات المعنية والاتصال بها.

وسنستعرض نتائج هذه الإجراءات أثناء بعثتنا الأخيرة لمراجعة حسابات الفترة المالية 1998-1999، بالإضافة الى تنفيذ النظام الجديد الموصوف في العمود 2.

الالتزامات القائمة

نود أن نؤكد من جديد توصيتنا السابقة بإجراء مراجعة دقيقة للإلتزامات القائمة فى نهاية الفترة المالية. ونفهم أن هذه العملية هى عملية معقدة وتستغرق وقتا طويلا مع ضرورة تطبيق طائفة من المعايير على كافة بنود المصروفات. وفى هذا الصدد، نوصى بأن المنظمة قد تنظر، فى المستقبل، فى معايير مبسطة يمكن إدماجها فى نظم المحاسبة لإقرار سلامة الإلتزامات القائمة فى نهاية الفترة المالية.

وأهم هذه التغييرات ناشئة عن واقع أن أوامر المشتريات المعتمدة التى نفذت فى نهاية الفترة هى وحدها، تبعا لنظام أوراكل، التى تستحق بصورة تلقائية. ولا تضم تطبيقات أوراكل التى نفذت معادلا للإلتزامات المرتبطة بأوامر غير المشتريات.

وفيما يتعلق بالالتزامات التى لا تعالج من خلال مشتريات أوراكل (مثلا معاملات السفر)، فسيتم تبسيط إجراءات الاستحقاقات لتشمل فقط المعاملات التى يبين ارتباطها بالسنة التى يجرى قفلها.

وبوجه خاص:

• وفي حالة المعاملات المتعلقة بالسفر، تستند استحقاقات نهاية المدة الى نفقات السفر المدفوعة مقدما والتي تمت معالجتها حتى 31/12/1999؛

• في حالة المعاملات المتعلقة بالمكاتب القطرية والمشروعات، تستند الاستحقاقات الى المعلومات المقدمة الى قسم الشؤون المالية من أصحاب حسابات السلف المستديمة والتي يفحصها مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية (استحقاقات المكاتب القطرية) ووحدة محاسبة المشروعات (استحقاقات المشروعات).

النقدية والاستثمارات

ينشأ عدد من الحسابات المصرفية، فى جزء منه على الأقل، لتكريسها لمجموعات محددة من المعاملات (مثلا البرنامج العادى، حسابات الأمانة وغيرها). وكنا، فى تقريرنا السابق، قد أوصينا بضرورة التخلى عن هذه الترتيبات المعقدة، وأن تدار النقدية مركزيا على مستوى المنظمة، مع المحافظة فى ذات الوقت على هوية المعاملات التى تعد ضرورية لأغراض إعداد التقارير. وفى حين أن هذه التوصية قد روعيت فى إطار تنفيذ برنامج الحاسوب الجديد للإدارة المالية والمحاسبة، فإن الأوضاع لم تتغير بعد فى نهاية عام 1997.

• حسابات يتعين إمساكها في بلدان كثيرة لدعم احتياجات المكاتب الميدانية والمشروعات الموجودةفي تلك البلدان.
• تقتضي شروط مبادرة تليفود الخاصة بالمنظمة إمساك حسابات محددة لتسجيل المبالغ المحصلة في إطار تليفود.
• لأسباب تتعلق بمراعاة الشفافية في عمليات حسابات الأمانة الخاصة بالجهات المتبرعة (مواثيق الجهات المتبرعة والتقارير ذات الصلة) ولأن أموال تلك الحسابات تقدم على سبيل الأمانة كما تقضي بذلك الاتفاقات مع الجهات المتبرعة، فإن تجميع كل الموارد النقدية للبرنامج العادي وحسابات الأمانة أمر يتعذر تنفيذه من الناحيتين القانونية والسياسية.

غير أن المنظمة تواصل إحراز تقدم في تبسيط الإجراءات المصرفية. وتبحث المنظمة، بمساعدة الصندوق الدولي للتنمية الزراعية الاستعانة بشبكة SWIFT للمدفوعات والمقبوضات مستخدمة ترتيبات الصندوق القائمة.

وبالإضافة الى ما تقدم، يناقش قسم الشؤون المالية مع البنوك الحالية خطة تتضمن خطوات تحقق تحسينات عامة ومحددة في إدارة المنظمة للموارد النقدية وفي علاقاتها المصرفية. وتشمل المجالات الرئيسية التي تغطيها هذه الخطة ما يلي:

• خفض عدد البنوك التي تحتفظ المنظمة بحسابات لديها، واستخــدام البنوك الرئيسية كمحور لجميع المعاملات المصرفية الكبرى

• تحسين مستوى الأتمتة فيما يتعلق بنقل البيانات بين المنظمة والبنوك

• الاستعانة على نطاق أوسع بأساليب الصرف التي تحقق مزيدا من الوفورات

• تحسين العائدات على الفوائض النقدية

• خفض تكاليف معاملات النقد الأجنبي.

النقدية والاستثمارات

نود أن نوصى رسميا بأن تطرح المنظمة مناقصات دولية لتقديم خدمات مصرفية للمنظمة. ولاحظت هيئة مكتبنا أن خبيرا استشاريا قد أوصى "بالنقل الخارجى" لإدارة النقدية لأجل تحقيق عائدات مرتفعة بمخاطر أقل، ولتحرير موارد وحدة الخزانة ليتسنى لها القيام بمهام أخرى. ونوصى بأن تنظر المنظمة بعناية لهذه المقترحات. وإذا ما نفذت هذه المقترحات، ينبغى أن تطرح المنظمة عطاءات للعديد من مدراء النقدية الدوليين، والبدء فى عملية تحديد وإجراء التعديلات فى وحدة الخزانة ليتاح لها أن تصبح نظيرا مهنيا لمدير النقدية المختار.

وأجرت المنظمة مناقشات تفصيلية بشأن مستوى الخدمات مع البنك المفضل. وأكد ذلك البنك أنه سيحتاج الى بعض الوقت لتنفيذ التغييرات اللازمة في نظمه وإجراءاته كي يفي بمتطلبات المنظمة.

وتواصل المنظمة في الوقت ذاته اتخاذ خطوات لتحسين شروط التعامل وعلاقات العمل مع بنوكها الحالية. فيما يتعلق بالاستثمارات، شرعنا في تنفيذ توصيات اللجنة الاستشارية المعنية بالاستثمارات، بصيغتها التي أقرها المدير العام خلال عام 1999. وبصورة أكثر تحديدا:

• بعد إسناد إدارة الاستثمارات قصيرة الأجل لجهات خارجية في يناير/كانون الثانى 1999، استكملنا الآن، على أساس مشورة اللجنة الاستشارية المذكورة ومساعدة الصندوق الدولي للتنمية الزراعية وبرنامج الأغذية العالمي، عملية مناقصة لإدارة هذه الأموال واخترنا شركتين متخصصتين في إدارة حافظة الأوراق المالية قصيرة الأجل كي تحلا محل الجهة الواحدة السابقة التي كانت تدير الأموال.

• وفيما يتعلق بالاستثمارات طويلة الأجل استكملنا، وذلك أيضا على أساس مشورة اللجنة الاستشارية وبمساعدة الصندوق الدولي للتنمية الزراعية وبرنامج الأغذية العالمي، عملية مناقصة لإدارة حصة الدخل الثابت من حافظة استثماراتنا طويلة الأجل واخترنا شركتين متخصصتين في إدارة هذا النوع من الحوافظ.

• وقد شرعنا الآن في عملية تنفيذ هذه القرارات وفيما يتعلق بمهمة الخزانة، عينت المنظمة، بصفة مؤقتة، المدير السابق لإدارة الاستثمار في البنك الدولي للإنشاء والتعمير كي يساعد في تنفيذ التغييرات. كما تجرى المنظمة مفاوضات نشطة مع الصندوق الدولي للتنمية الزراعية بشأن مهمة استشارية مشتركة للخزانة.

وقد بدأنا، كما أشرنا في سبتمبر/أيلول الماضي، استعراض عملية المناقصة ونتيجتها. وفي أكتوبر/تشرين الأول 1999، أرسلت استبيانات تتعلق بطريقة تنفيذ عملية المناقصة التنافسية، ولكننا لم نتلق كل الردود عليها حتى وقت كتابة هذا التقرير.

وكما أشير في العمود 2، لم يكن العقد الخاص بتقديم الخدمات المصرفية للمنظمة قد وضع في صيغته النهائية حتى وقت كتابة هذا التقرير. فيما يتعلق بإدارة النقدية والأصول قصيرة الأجل، نلاحظ أن توصيتنا الداعية الى اختيار القائمين على إدارتها من خلال عملية مناقصة تنافسية قد أخذت الآن في الحسبان. وسندرس طريقة إجراء هذه المناقصة ونتيجتها ونقيّم أداء مجموعة الأموال التي كانت شركة "نورثرن ترست" مسؤولة فيما مضى عن استثماراتها قصيرة الأجل.

فيما يتعلق بإدارة الاستثمارات طويلة الأجل، سنسير في مراجعتنا وفق نفس المبادئ لاستعراض إجراءات الاختيار ونتائج التقييم والأداء.

ادارة الاستثمارات طويلة الأجل

إن المراقبة الوثيقة لأداء مدير (مدراء) الأموال، بما فى ذلك الزيارات الى مكاتب المدير، هو أمر ضرورى وسيستلزم عملية تحديث وتنقيح كبيرة للخزانة.

تكاليف الدعم

بالنظر للكثرة الحالية فى تكاليف الدعم من مختلف الأنواع والتى تحجب الغرض من السياسات وامكانيات قياسها، فإننا نوصى بأن يطلب من الأمانة أن تعد إطارا شاملا، ولكنه مبسط بقدر أكبر، لترتيبات تكاليف الدعم. وفى رأينا أن هناك منهاجين ممكنين لعلاج هذه المسألة:

(I) إما وضع تكاليف دعم تطابق احتياجات المشروعات فرادى، وتحديد تكاليف الدعم بشكل واضح فى ميزانيات المشروعات؛

(ب) أو قصر تكاليف الدعم على أنشطة واسعة ولكن محددة جيدا، وقيد تكاليف الدعم هذه على المشروعات بتطبيق نسب مئوية للاسترداد متفق عليها مسبقا على المصروفات. وبالطبع يمكن أيضا تنفيذ توليفة تجمع بين المنهاجين، شريطة أن تكون وثيقة السياسات الناشئة عن ذلك والتى ستعرض على الأجهزة الرياسية، شاملة وسهلة التطبيق فى آن واحد.

مراجعة المعاملات الميدانية

لأجل أن تدعم مراجعة المصروفات الميدانية هيكل المحاسبة اللامركزى بتكاليف معقولة، فإننا نوصى بإطالة الوتيرة الدورية لإعداد التقارير (تقرير أو تقريران فى السنة)، وتخفيض عدد المراجعين المتعاقدين، وأن يشترط على المراجعين تقديم تأكيدات مراجعة بأن تقارير السلف المستديمة تظهر عرضا سليما ومطابقا للمعاملات الميدانية.

وفيما يتعلق بتخفيض عدد المراجعين المتعاقدين، فإن خطتنا تتمثل فى تحديد شركة مناسبة فى كل اقليم مع مراسلين لها فى البلدان التى يوجد فيها تمثيل للمنظمة. غير أن الجهود الرامية الى استكمال هذا العملية قد أرجئت لأن الموارد قد حولت صوب تطببيق نظام حسابات المكاتب الميدانية الذى يستوجب الأولوية.

حسابات الاستحقاق والقبض

نوصى، فى سياق تركيب برامج الحاسوب الجديدة للمالية والمحاسبة التى يجرى تنفيذها فى المنظمة، باستعراض الاجراءات المحاسبية والتنظيمية لقيد المعاملات فى حسابى القبض والاستحقاق، بغرض تيسير تحديدها ومراقبتها وتصفيتها خلال الفترة المالية.

كما أن الاجراءات المتعلقة بسلفيات السفر والبنود القابلة للتحصيل غيرت بدورها، مما ترتب عنه ترشيد المحاسبة وزيادة الرقابة. وتتم الآن حسابات جميع المعاملات المتعلقة بالموظفين بنفس الطريقة: من خلال حساب مفتوح لكل موظف فى دفتر الأستاذ الفرعى، الذى تديره وحدة حسابات المقبوضات.

وتشمل السمات الوظيفية تقادم الميزانيات والمسؤوليات لوحدات حسابات المدفوعات والمقبوضات، وبما يضمن تقادم الميزانيات بمستويات مقبولة.

شؤون الادارة

نوصى بأن تضع المنظمة تفويض السلطات للممثلين الاقليميين فى صورة نهائية وعلى أسس رسمية.

استبدال نظم ادارة شؤون الموظفين والشؤون المالية