Comité de Finanzas

I. INTRODUCCIÓN

1. En su 93º período de sesiones, el Comité de Finanzas pidió que se incluyera en el programa de su 94º período de sesiones un tema que permitiera examinar con el Auditor Externo su programa de trabajo para el próximo bienio con su orden de prioridades. La presente nota tiene por objeto preparar y facilitar dicho intercambio.

2. Se recuerdan en primer lugar los textos relativos al ámbito del mandato del Auditor Externo y los principios que rigen la determinación de su programa de trabajo y los dos grandes tipos de misiones que le corresponden (A). A continuación se enumeran las esferas de la administración y la gestión de la Organización en las cuales ha concentrado sus principales controles el Tribunal de Cuentas francés desde su primer mandato (B). Se concluye con una lista, que no está cerrada, de los temas generales entre los cuales podría elegir el Auditor Externo los de sus controles durante el bienio 2000-2001 (C).

II. COMETIDOS Y ÁMBITO DE INTERVENCIÓN DEL AUDITOR EXTERNO

A. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL ALCANCE DE LA COMPROBACIÓN DE CUENTAS Y LA DETERMINACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO DEL AUDITOR EXTERNO

3. Figuran en los Artículos 12.3-12.6 del Reglamento Financiero, que se recuerdan a continuación:

• 12.3 La comprobación de las cuentas se realizará de conformidad con las normas corrientes generalmente aceptadas en la materia y, con sujeción a cualesquiera instrucciones especiales del Comité de Finanzas, de acuerdo con las atribuciones adicionales indicadas en el Apéndice I de este Reglamento.
• 12.4 El Auditor Externo podrá formular observaciones acerca de la eficiencia de los procedimientos financieros, el sistema de contabilidad, la fiscalización financiera interna y, en general, la administración y gestión de la Organización.
• 12.5 El Auditor Externo actuará con absoluta independencia y será exclusivamente responsable de la comprobación de las cuentas.
• 12.6 El Comité de Finanzas podrá pedir al Auditor Externo que realice el examen de determinadas cuestiones específicas y rinda informes por separado sobre los resultados.

4. De estas disposiciones se deriva que el Auditor Externo desempeña dos grandes tipos de cometidos.

1. Cometido de Auditor
   Se desempeña con arreglo a las disposiciones enunciadas en el Artículo 12.3 antes mencionado del Reglamento Financiero y según los principios, normas y objetivos detallados en las atribuciones adicionales para la comprobación externa de cuentas común a las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas y que se adjuntan como apéndice al Reglamento Financiero.
   
   El Tribunal de Cuentas dedica a este cometido alrededor del 60 por ciento de su actividad en condición de Auditor Externo de la FAO, principalmente mediante dos misiones que lleva a cabo en la Sede respectivamente después de la preparación de los estados de cuentas provisionales del primer año del bienio y luego de los del bienio, para la certificación de las cuentas. En el bienio 2000-2001, las misiones se llevarán a cabo en la primavera de 2001 y en la primavera de 2002. Hay que señalar también que las comprobaciones efectuadas en los países en los que la Organización tiene una Oficina Regional (o Subregional) o una representación permanente contribuyen igualmente en parte al desempeño de este cometido de certificación de las cuentas.
   
   
2. Cometido de control de la gestión
   Este cometido, que se basa fundamentalmente en la referencia a los tres conceptos tradicionales de economía, "eficiencia" y eficacia, se lleva a cabo realizando investigaciones en la esfera de la gestión o una actividad de la Organización con movilización de recursos importantes cuyo buen empleo conviene garantizar.
   
   El Auditor Externo desempeña este cometido seleccionando, para cada bienio, uno o dos temas importantes de control que serán objeto de encuestas tanto durante las actividades en la Sede distintas de las dedicadas a la certificación como con ocasión de los desplazamientos sobre el terreno y en las estructuras descentralizadas de la FAO. Esta labor representa globalmente el 40 por ciento de la actividad del Auditor Externo.

B. ÁMBITOS O TEMAS RELATIVOS A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA FAO YA EXAMINADOS DESDE 1994 POR EL TRIBUNAL DE CUENTAS

a) Bienio 1994-95
Examen de la gestión de los viajes (administración de las operaciones, procedimientos administrativos y contables, política seguida por la Organización).

b) Bienio 1996-97
Sustitución de los sistemas automatizados de gestión financiera y del personal y compra del sistema Oracle.

c) Bienio 1998-99: examen en curso

• Gestión, evolución y política en materia de recursos humanos;
• Programa Especial para la Seguridad Alimentaria;
• gestión de las cuentas comunes del GI.

C. LISTA DE LOS TEMAS QUE PUEDE ELEGIR EL AUDITOR EXTERNO PARA SUS ENCUESTAS SOBRE LA GESTIÓN DE LA ORGANIZACIÓN EN EL BIENIO 2000-2001

5. Conviene señalar ante todo que la labor de evaluación de los nuevos programas informáticos de información presupuestaria, financiera y contable (Oracle, FAS, Atlas, BMM y Datawarehouse), ya prevista desde comienzos del año, deberá proseguirse a lo largo de todo el bienio.

6. Entre los nuevos temas previsibles cabe mencionar, sin que la lista tenga un carácter exhaustivo:

• Los controles internos, en particular la organización, el funcionamiento y la eficacia de la Auditoría Interna;
• los métodos y procedimientos de preparación y elaboración del presupuesto de la Organización;
• la coordinación entre la FAO y el PMA en los proyectos y actuaciones sobre el terreno.

7. Por último, el Auditor Externo considera útil mencionar que en el curso del bienio proseguirá sus misiones sobre el terreno, a razón de cinco o seis visitas de oficinas regionales o los países al año, con el objetivo no sólo de controlar la gestión administrativa y financiera de las oficinas y las representaciones interesadas, sino también de verificar la ejecución de los proyectos tanto sobre los documentos como sobre el terreno. A propósito de estas misiones, me complace poner de relieve el importante esfuerzo de formación y de cooperación realizado este año, con la colaboración de un auditor de un país en desarrollo en cada uno de los equipos de dos auditores franceses que efectúan las visitas sobre el terreno. En total, se trata de 10 auditores procedentes de siete países distintos que han podido así participar en nuestros controles de la FAO y el PMA en 1990 y 2000. Este esfuerzo, que corresponde a los deseos del Comité de Finanzas, se mantendrá en el curso del presente bienio.