CL 119/INF/4
理 事 会
第一一九届会议 |
2000年11 月20－25日，罗马 |
理事会工作方法的说明 |
本《说明》的内容已由理事会在1973年6月的第六十届会议上通过1。
1.1 理事会尤其应将重点放在本组织《总规则》第二十四条中所规定的与本组织总方针有关的那些职能上，特别是：
a) |
世界粮食和农业形势； |
b) |
《粮农组织工作计划和预算》； |
c) |
本组织的预算外活动，通常是为此单列一项议题。 |
1.2 理事会应该根据其各有关附属机构提交的报告，对本组织在《工作计划和预算》每个领域中开展的活动,包括与其有关的预算外活动,定期进行多学科评价。
1.3 理事会在必要时应授权于计划委员会和财政委员会。
1.4 理事会在审议其附属机构的活动时，应确保：
a) |
各附属机构对其职责范围内的事项给予应有的注意； |
b) |
它们的工作互不重复；以及 |
c) |
它们的讨论在理事会上不重复，除非为了作出决定而有此必要。 |
1.5 除了紧接大会之后召开的理事会会议之外，理事会通常应成立一个全体委员会，来处理行政（包括财政）、章程和法律事务。但是，如果独立主席提前提出建议，理事会可以决定无需成立全体委员会。
便于讨论
2. 应采取下述措施来简化理事会的程序并最大限度地利用会议的时间。
2.1 除暂定议程外,秘书处还应发出一份暂定注释议程,并在此注释议程中指明:
a) |
那些供理事会进行讨论和/或作出决定的议题； |
b) |
那些仅供参考的议题。 |
| 议程不应过于分散，以免引起讨论的重复。 |
2.2 须依照下面第三部分的第一句，理事会任何一个成员愿意就仅供参考的某一项议题展开讨论，应尽早通知秘书长，无论如何也要在讨论该议题的会议开始之前通知秘书长（亦见下面第3.4段）。
2.3 关于需要作出决定的议题（上面第2.1(a)段），如果初步讨论表明可能难以取得一致的意见，主席应中止讨论，以便进行非正式磋商或者成立一个会期工作组来研究此事，并向全会提出建议。必要时应由全体委员会主席同理事会主席磋商采取类似的程序。
2.4 除了上面第2.3段的规定外，任何议题的讨论通常应在下一个议题讨论开始之前结束。
文 件
3. 事会会议文件应及早分发，使成员国在会议召开之前有足够的时间研究这些文件；文件的格式应有利于理事会进行审议。
3.1 所有文件(下面第4.1段所提到的《工作计划和预算概要》除外)至少应在理事会会议开幕两个月前分发，除非有关机构的会议时间安排使其无法实现。
3.2 必须由理事会审议其报告的其他机构的会议，应尽可能及早召开，以求符合上面第3.1段提出的截止日期。
3.3 为了便于按上面第2.1段提到的分类,各附属机构的所有报告和其他文件的前面应该附上需由理事会审议的问题清单，并酌情附上一份概要。
3.4 需由理事会作出决定的问题应该分为：
a) |
附属机构已经提出建议，但需由理事会核准的问题； |
b) |
尚未作出决定但需由理事会作出决定的问题。 |
| 关于第a)项，除非一名成员要求对某一附属机构的建议进行澄清或者修改，在这种情况下,他应按上面第2.2段的规定，在会议开始之前通知秘书处，否则，不在理事会上进行讨论。 |
3.5 凡不包括需由理事会审议和 或作决定的问题的各附属机构的报告和其他文件，应只提交理事会参考。
3.6 各附属机构的报告应酌情包括一节关于在其各自领域内的粮农组织预算外活动。
工作计划和预算
4. 理事会应以更有效的方式对《工作计划和预算》草案提出意见。
4.1 拟议的《工作计划和预算》概要应在大会年第一次理事会会议开幕至少三个月前分发给各成员国。
4.2 各成员国可以提出书面意见，在理事会会议开始时作为"限制分发"文件加以散发。这些意见必须至少在会议开幕一个月前送抵秘书处。
4.3 理事会应对计划草案概要进行讨论，同时应考虑各成员国提出的书面意见，并向总干事建议进行必要的修改。
4.4 经理事会讨论之后，总干事根据本组织总规则第三十七条应将《工作计划和预算》草案最后定稿，以提交给大会。理事会建议但未被总干事采纳的任何修改，应作为草案的附录加以散发。
文件介绍
5. 文件中的概要应该提供足够的介绍性材料，因此，一般不需要口头介绍。
5.1 只有在有关文件发出后发生了新的重要情况，秘书处才作介绍。
5.2 总的来说，计划委员会主席、财政委员会主席和章程及法律事务委员会主席不对本委员会的报告作介绍。根据理事会主席的意见，也可邀请他们对主要议题进行介绍。在可能的情况下，对计划委员会和财政委员会所涉及的议题应只作一次介绍。
5.3 各委员会主席和秘书处应有权回答在讨论中提出的问题。
发言和记录
6. 应避免冗长和/或重复性的发言。
6.1 除非为了取得一致意见而需要延长讨论，否则发言者不应重复别人已经发表过的意见。在这些情况下，发言者应限于表明他们同意前面一位发言者的意见而不应重复他已经说过的话。
6.2 如果非理事会成员的成员国观察员想就任何一个议题发言，他们应尽可能在开始讨论该议题之前通知理事会主席。
6.3 除非理事会特别作出决定，否则秘书处不应复制和分发成员国的发言。 6.4 在讨论有关议题之前，国际组织的观察员可以向理事会主席提交英文、法文或西班牙文书面发言稿以便分发；口头发言（如果有的话）应限于对发言稿的简要说明。
6.5 联合国系统各组织的代表将继续按照现有的程序和做法参加粮农组织的会议。
6.6 在每项议题讨论结束时，主席应尽可能对讨论情况进行小结，以突出讨论中表现的主要趋势。起草委员会应考虑主席所做的总结但不应受此约束（见下面第7.1段）。
6.7 理事会的全体会议均作逐字记录，但全体委员会的会议不作逐字记录。
理事会报告
7. 理事会的报告应尽量简明扼要，但是应包括理事会作出的所有决定。
7.1 在秘书处协助下，起草委员会应起草一份报告草案。
7.2 理事会（及其附属机构）的报告应尽可能采用标准化格式。
7.3 理事会的报告在开头应载有一份关于理事会决定、指示和建议的清单，其中包括提交大会的关于政策讨论问题的建议。
7.4 理事会的报告应简要说明对各项议题的主要意见和作出的决定。
7.5 除非理事会有这样的指示，否则理事会的报告不应包括那些没有得到支持的建议。
7.6 理事会报告一般不应指名记录个别代表团的意见。然而，理事会任何成员如果坚持要这样做，可将其对理事会任何具体结论所持的保留意见记入理事会的报告。
7.7 秘书长应准备、及时更新并向各成员国提供一份关于大会和理事会决定的索引。
7.8 秘书长一般应通过一份参考文件将理事会在上一届会议上所作决定的落实情况通知理事会。
参加会议
8. 应做出一切努力来确保所有成员有效参加理事会的会议。
遵守工作方法
9. 应采取措施保证各国代表和秘书处都熟悉理事会的工作方法。
9.1 这些工作方法应与暂定议程一同印发，亦应在理事会会议期间向各国代表团提供。
9.2 每届会议开幕时，主席应提醒大家注意这些工作方法。
9.3 这些工作方法的有关部分应适用于理事会的附属机构。
附 件
适用于理事会工作程序的规则
| 议 程 | GROXXV.7(59);RCIII(114) |
| 协定和公约 | Const.XIV,XV(15,17);GROXXI(48) |
| 副代表 | Const.V.1(8) |
| 主 席 | |
|
Const.V.2(8);GROII.2(c)(vii)(24)； GROX.2(j)(32);GROXXIII(52) |
|
GROXXVI.6(62);GROXXVII.6(65)； RCI.2(113) |
|
GROXXIII.1(b)(52);GROXLIII(89) |
|
GROXXIII.1(a)(52) |
|
GROXXIII.2(53) |
| 委员会 | |
|
GROXXV.10(60);RCV(115) |
|
Const.V.6(9);GROXXVI(60)； GROXXVII(63);GROXXVIII.3(68)； GROXXIX(69);GROXXX(71)； GROXXXI(73);GROXXXII(75)； GROXXXIII(78);GROXXXIV(80) |
|
Const.VI(9);Const.XIV.2,3(b)(15) |
| 权 限 | 见职能部分 |
| 组 成 | 见选举部分 |
| 召集会议 | GROXXXVII.2(b)(85)；另见会议部分 |
| 公 约 | 见协定和公约部分 |
| 决 定 | Const.V.5(9)；另见选举程序、表决部分 |
| 代 表 | 见代表部分 |
| 文 件 | GROXXV.7(a)(59);RCVI(115) |
| 选 举 | GROXXII(49)；另见程序、法定人数、表决部分 |
|
Const.V.1(8);GROII.2(c)(vii),(24)； GROII.4(d)(25) |
|
GROXII.8,9(36);GROXXII.10(g)(52) |
|
GROX.2(i)(31) |
|
Const.II.9(5);Const.V.1(8)； GROXXII.4,5(50) |
|
GROXXII.10(a-e)(51) |
|
GROXXII.1,9(49,51) |
| 代表旅行费用 | |
|
GROXXV.6(59);RCVII(115) |
| 职 能 | Const.V.3(7);GROXXIV(53) |
|
GROXXIV.2(55) |
|
GROXXIV.3(56) |
|
GROXXIV.4(57) |
|
GROXXIV.1(53) |
|
GROXXIV，前言(53);GROXXIV.5(57) |
|
GROVII.1(29);GROXXIV.5(c)(57) |
| 成 员 | 见选举部分 |
| 提 名 | 见选举部分 |
| 与会者 | |
|
GROXXV.9(c)(59);Vol.II(161,162) |
|
Const.VII.5(11);GROXXV.13(60) |
|
GROXXV.8(59);RCIII.2(114)； RCVI.2(115);Vol.II(183) |
|
GROXXV.9(59);Vol.II(161,162) |
|
|
|
Const.II.3(4);GROXL(88) |
|
Const.II.4-7(5);GROXLI(88) |
|
Const.II.9(5);GROXLIII(89) |
|
Const.II.8-10(5);GROXLIII(89)； GROXLIV.2(89) |
|
见该标题 |
|
Const.II.10(6);GROXLIV(89) |
|
GROXXV.11(60);Vol.II(162) |
| 权 力 | 见职能部分 |
| 会议程序 | GROXII.1-28(33-42) |
| 法定人数 | GROXII.2,12(a)(33,38);GROLIV.1(89)； RCII.2(114) |
| 报告员 | GROXVI.2(45) |
| 会议记录 | RCVI(115) |
| 理事会会议报告 | GROII.2(c)(v)(24);GROXXIV.5(f)(58)； GROXXV.12(60);RCVI.2(115) |
| 代 表 | Const.V.1(8) |
| 理事会成员辞职 | 见退出部分 |
| 议事规则 | |
|
Const.V.4(9) |
|
RCVIII.1(116) |
|
RCVIII.2(116) |
| 届 会 | GROXXV(58);RCII(113) |
| 任 期 | 见选举部分 |
| 紧急事项 | GROXXV.14(60) |
| 副主席 | RCI(113) |
| 表 决 | Const.V.5(9);GROXII(33);RCIV(114) 另见成员组织参加会议部分 |
| 退出和辞职 | GROXXII.7,8,9,(50,51) |
1
理事会在第六十届会议上重新审议了第三十五届会议(1961年6月)作出的决定之后通过了这一《文本》；这些决定在其第四十三届会议（1964年10月）上进行了修改。理事会还审议了在第五十六届会议（1971年6月）上成立的理事会工作方法政府间特别委员会所提出的建议,并且也考虑到理事会本身在第五十九届会议（1972年11月）上对这些建议提出的具体意见。见CL60/REP第170－179段和附录G。2揅onst.”系指《章程》；揋RO”系指本组织《总规则》；揜C”系指《理事会议事规则》;"VOL.II”系指粮农组织《基本文件》第二编。括号内的数字系指《基本文件》1992年版英文中的页次。