Comité de Finanzas

I. Introducción

1. El Consejo, en su 113º período de sesiones celebrado en noviembre de 1997, decidió nombrar a la Cour des Comptes de Francia como Auditor Externo de la Organización por un período de cuatro años a partir del año 1998. Este mandato de cuatro años terminará en 2001.

2. El Artículo del Reglamento Financiero relativo al nombramiento del Auditor Externo es el siguiente:

Artículo 12.1:

"Se nombrará un Auditor Externo que será el Auditor General (o persona que ejerce función equivalente) de un Estado Miembro, en la forma y por el período que decida el Consejo".

3. El Consejo, en su 115º período de sesiones celebrado en noviembre de 1998, aprobó la propuesta, presentada en el documento FC 89/7, relativa a las disposiciones previstas para el Auditor Externo en el Artículo 12 del Reglamento Financiero.

4. El Consejo tomó nota de que la propuesta atendía la preocupación por conseguir una mayor participación de los países en desarrollo en el proceso de auditoría permitiendo "propuestas conjuntas" bajo la responsabilidad única de un auditor líder, pero implicando la subcontratación del trabajo a uno o más auditores calificados.

5. En este documento se proponen procedimientos y disposiciones operacionales más detallados para la selección y nombramiento del Auditor Externo de la Organización.

6. Se propone que este documento constituya la base de los procedimientos uniformes de la Organización a este respecto.

A. MARCO TEMPORAL Y PROCESO DE SELECCIÓN

7. En los años 2000 y 2001, la Secretaría tratará de realizar el proceso que comienza con la invitación a que se nombre el Auditor Externo de la FAO de conformidad con el siguiente marco temporal indicativo:

8. El proceso para la selección y nombramiento del Auditor Externo de la FAO, sería el siguiente:

• Invitación - La Secretaría invitará a que se hagan propuestas y se obtengan respuestas de auditores estatales calificados de los Estados Miembros de las Naciones Unidas y de la FAO.
• Recibo y apertura de las propuestas - La Oficina del Inspector General (AUD) recibirá y abrirá las propuestas aplicando los procedimientos vigentes de la FAO para el recibo y la apertura de propuestas. La AUD remitirá después todas las propuestas válidas a AFF, la cual preparará un análisis comparativo de las propuestas basándose en la aplicación de criterios de evaluación ponderados para someterlas al examen del Comité de Finanzas.
• Evaluación de las propuestas: - El Comité de Finanzas se constituirá en Grupo de Evaluación para examinar la lista final de las propuestas válidas preparada por la Secretaría. Los criterios de evaluación propuestos y las correspondientes ponderaciones propuestas se describen más adelante. Se pedirá a los Auditores Generales o a sus representantes, incluidos en la lista final, que hagan una exposición oral de sus propuestas ante el Comité de Finanzas. Teniendo en cuenta toda la información obtenida en relación con las propuestas de la lista final, el Comité de Finanzas presentará su informe y recomendaciones al Consejo.
• Nombramiento - Tomando como base la evaluación y la recomendación del Comité de Finanzas, el Consejo decidirá y aprobará el nombramiento del Auditor Externo.

9. La Secretaría facilitará el apoyo administrativo necesario al Comité de Finanzas y al Consejo a lo largo de todo el proceso.

B. CONTENIDO PROPUESTO DE LAS DIRECTRICES PARA GARANTIZAR LA COHERENCIA DE LAS PROPUESTAS

10. Con el fin de asegurar que las propuestas se preparen de manera coherente en cuanto al carácter y alcance de la información suministrada y, por consiguiente, para facilitar la comparación de las ofertas, las directrices que se faciliten a los auditores calificados deberán seguir a grandes rasgos los procedimientos normalizados que emplea la FAO cuando publica invitaciones a presentar propuestas para el suministro de servicios profesionales. Dichos procedimientos normalizados deberán adaptarse, según proceda, para satisfacer los requisitos particulares del nombramiento del Auditor Externo por el Consejo de la FAO.

11. En particular, las directrices deberán comprender:

• una exposición clara de los procedimientos y condiciones de la licitación;
• una descripción clara de los documentos que se adjunten a la invitación (mandato del Auditor Externo, forma de presentación del dictamen de auditoría solicitado, copias de todas las cuentas sobre las cuales se solicita dictamen, copia del Programa de Labores y Presupuesto y otra información de interés, etc.);
• instrucciones claras para la preparación de los documentos que han de presentar como parte de la propuesta (con inclusión de un curriculum vitae detallado de todo el personal que se ha de asignar a la auditoría, órganos profesionales y otros de contabilidad/auditoría de interés a los que pertenece, detalles del programa de enseñanza profesional existente, criterios propuestos para la auditoría, etc.) y una descripción detallada del tipo de información que se incluye en cada caso;
• una indicación clara del requisito de que las propuestas deben estar completas para que se las admita;
• información relativa a la moneda de la propuesta;
• condiciones y plazo de presentación; e
• instrucciones relativas a las comunicaciones y el punto de contacto identificado para solicitar nueva información.

C. CRITERIOS DE SELECCIÓN

12. Los criterios de selección que se proponen para su aprobación por el Comité de Finanzas son:

• Independencia-autonomía demostrada con respecto a otras instituciones del gobierno, integridad, objetividad en el desempeño de sus funciones y responsabilidades, capacidad de autodeterminar el ámbito de la auditoría.
• Calificaciones de los oficiales y el personal-conformidad con las normas de auditoría de la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas y con la ética de su trabajo; calificaciones profesionales, conocimientos técnicos y volumen de personal; pertenencia a órganos de contabilidad y/o auditoría reconocidos internacionalmente, como la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), la Federación Internacional de Contables (IFAC), etc.; y dominio del inglés y de al menos otro idioma oficial de la FAO.
• Capacitación y experiencia-existencia de un programa para la formación profesional continua del personal; experiencia en la auditoría de organizaciones de las Naciones Unidas u otras organizaciones no gubernamentales nacionales o internacionales; y personal debidamente capacitado en las tendencias modernas de la auditoría y con amplia experiencia auditorial.
• Enfoque y estrategia de la auditoría-planes completos de trabajo para asegurar una cobertura auditorial suficiente de todos los recursos de la FAO; realización de auditorías financieras y de cumplimiento, así como auditorías de economía eficiencia y aprovechamiento óptimo de los recursos; y colaboración con la auditoría interna de la FAO para aprovechar al máximo los limitados recursos auditoriales.
• Informes auditoriales-comunicación oportuna de los resultados editoriales a la administración por medio de cartas sobre asuntos de gestión e informes auditoriales completos. Los informes auditoriales deberán ser exactos, completos, equilibrados, leales y constructivos.
• Costo-las tarifas más competitivas.

D. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS

13. La Secretaría preparará un análisis comparativo basándose en el siguiente sistema de clasificación:

14. La Secretaría puntuará cada una de las propuestas basándose en los criterios específicos enumerados en el Anexo a este documento y utilizando una escala de puntos de 1 a 5 (1 la peor calificación y 5, la mejor). Al mismo tiempo, a cada uno de los criterios específicos se dará ponderación específica por un total del 100%, con arreglo al cuadro precedente, para reflejar la importancia relativa o pertinencia con respecto a la competencia general de las propuestas.

15. La Secretaría podrá detallar ulteriormente los criterios de selección y asignar ponderaciones a dichos detalles. Para salvaguardar el carácter confidencial del proceso, no se indican las ponderaciones detalladas asignadas por la Secretaría, sino que se registrarán únicamente en el análisis comparativo.

16. Se asignarán puntos en la escala de 1 a 5 para cada criterio basándose en las respuestas a un cuestionario completado por los auditores estatales invitados. Los puntos se multiplicarán por la ponderación para llegar a la puntuación total respecto de cada criterio. Después se sumarán las puntuaciones totales para cada criterio a fin de llegar a la puntuación total general obtenida. La Secretaría presentará una lista final de los candidatos con las puntuaciones generales más altas y la someterá a la aprobación del Comité.

17. En el Anexo se ofrece una orientación indicativa sobre la forma en que se puntuaría cada criterio en los límites inferior y superior de la escala de 1 a 5.

E. EXPOSICIÓN ORAL

18. A los candidatos de la lista final se pedirá que hagan una exposición oral ante el Comité de Finanzas. La finalidad de la exposición oral es dar al Comité la oportunidad de aclarar mejor o comprender mejor las propuestas de los candidatos a fin de confirmar su clasificación general.

19. La exposición oral deberá tratar de forma semejante los asuntos incluidos en las propuestas originales y no deberá constituir una oportunidad para presentar propuestas nuevas o notablemente modificadas.

20. El Comité de Finanzas recomendará al Consejo el candidato con la puntuación general más alta lograda después de la exposición oral.

F. RECOMENDACIÓN

21. Para que la Secretaría pueda iniciar y supervisar el proceso de selección y nombramiento del Auditor Externo de la FAO para 2002-2005, se recomienda que el Comité de Finanzas apruebe el marco temporal presentado en el párrafo 4 y el sistema de clasificación presentado en el párrafo 8.

ANEXO

DIRECTRICES PARA LA PUNTUACIÓN DE LOS CRITERIOS

Notas:

Se trata sólo de directrices indicativas que no son necesariamente exhaustivas y que la Secretaría podrá completar o ampliar, según sea necesario, una vez recibidas las propuestas efectivas.

Por ejemplo, puede concederse una puntuación máxima de 5 si se cumplen plenamente todos los requisitos. La puntuación más baja de 1 podría concederse si no se cumple ninguno de los requisitos.