الاجتمـــاع المشترك

أولا - مقدمة ومعلومات أساسية

1 - قدمت الأمانة للاجتماع المشترك للجنتي البرنامج والمالية في مايو/أيار 2000، تقريرا عن قضايا التنفيذ التي واجهت مشروع النظم المالية الجديدة للمنظمة (مشروع أوراكل). وحدد التقرير خمسة مجالات بعينها كانت مبعث مشكلات التنفيذ الكبرى خلال السنة الأولى من العمليات (نظام المحاسبة الميدانية، تحويل البيانات، إدارة حسابات التصفية، مشكلات الوصلات البينية ودعم النظم لأغراض عمل المشروعات)، ووصف إجراءات محددة يتعين اتخاذها، فيما تبقى من السنة المالية 2000، لعلاج هذه المشكلات. كذلك أكدت الورقة على واقع أن المشروع تعرض، منذ المستهل، إلى النقص في الموظفين وفي التمويل، وأن النضال من أجل الحصول على موارد كافية لعب دورا رئيسيا في عدم تمكن المنظمة من معالجة هذه المشكلات وحلها على وجه السرعة.

2 - وأعرب الأعضاء عن تقديرهم للوصف الشامل والصريح لما تحقق من تقدم حتى ذلك التاريخ. وطرح الأعضاء أسئلة تفصيلية عن ميزانية المشروع ومشكلات التنفيذ. كما أشاروا إلى أهمية مشروع أوراكل بالنسبة للمنظمة، وأعربوا عن قلقهم إزاء تأخره عن الجدول الزمني المحدد وإزاء نقص تمويله. وطلبت اللجنتان من الأمانة: (1) أن تعد وثيقة تقدم إليهما في دورة سبتمبر/أيلول، تتضمن مزيدا من المعلومات عن طبيعة ونطاق العمل الذي يتعين إنجازه، بالإضافة إلى تكلفة حل المشكلات المتبقية التي يواجهها المشروع، والجدول الزمني لذلك ومصادر التمويل الممكنة؛ (2) أن تلتمس تقديم مساهمات طوعية قبل سبتمبر/أيلول، على الرغم من سلطة المدير العام في تخصيص الموارد ضمن حدود المبلغ المعتمد للميزانية.

3 - والغرض من هذه المذكرة هو تقديم تقرير مرة أخرى للجنتي البرنامج والمالية بشأن ما أنجز منذ انعقاد اجتماعهما في مايو/أيار، في سبيل حل قضايا المشروع وما هى الإجراءات المقررة، أو التي وضعت موضع التنفيذ، لحل ما تبقى من مشكلات تنفيذ المشروع وتمويله. كذلك تعالج المذكرة مسألة إعادة هيكلة وتعزيز قسم الشؤون المالية حسبما توخته مناقشات المؤتمر، في نوفمبر/تشرين الثاني 1999، بشأن برنامج العمل والميزانية.

4 - وترمي المذكرة إلى الحصول على مساندة اللجنتين للمنهج المقترح لتمويل المشروع حسبما توضحه استنتاجات هذه الوثيقة.

ثانيا - مشروع أوراكل

ألف - الانعكاسات على الميزانية - برنامج العمل والميزانية للفترة 2000-2001

5 - إثر اجتمــاع لجنتي البرنامـج والماليـة في مايـو/أيـار 2000، طلبت الإدارة العليا من الفريق المسؤول عن مشروع أوراكل، أن يجرى استعراضا شاملا للمشروع وأن يعد برنامج عمل وميزانية معدلين لما تبقى من الفترة المالية 2000-2001؛ أى برنامج عمل يجد حلا لمشكلات التنفيذ المبدئية، ويعيد وظائف أعمال المحاسبة في المنظمة الى سيرتها الطبيعية، وأن يمهد السبيل إلى عملية التحديث الكبرى اللازمة لأوراكل بحلول عام 2001^(أ).

6 - وانبنى هيكل برنامج العمل والميزانية الذي أعده فريق المشروع واستعرضته الإدارة العليا، على أساس ثلاث فئات رئيسية للعمل: (1) العمل والتكلفة المرتبطان بحل مشكلات التنفيذ المبدئية؛ (2) العمل والتكلفة لحل المشكلات المتعلقة بحسابات المنظمة ووثائق الحسابات؛ (3) والعمل لتنفيذ تحديث صيغة أوراكل 11-1 (Release 11i). ويرد موجز الميزانية المعدة لبرنامج العمل هذا في الجدول أدناه، وتتم مناقشتها بتفصيل أكبر في صلب هذا التقرير.

7 - يظهر الجدول أن الميزانية المطلوبة لإنجاز برنامج العمل المقترح تبلغ 7.5 مليون دولار خلال فترة 18 شهرا من أول يوليو/تموز 2000 إلى 31 ديسمبر/كانون الأول 2001. وبالنظر إلى حجم العمل المطلوب، فقد اتخذت الإدارة بعض القرارات بشأن كيفية المضي قدما فيه. وعلى نحو محدد، قرر المدير العام ما يلي:

· تمويل بمبلغ 3 ملايين دولار يخصص في برنامج العمل والميزانية للفترة 2000-2001، للمرحلة الثانية من أوراكل (الموارد البشرية وكشف المرتبات) يفرج عنها لاستكمال العمل للمرحلة الأولى، وتأجيل تطوير المرحلة الثانية من أوراكل إلى الفترة المالية القادمة؛

· تمويل قدره 1.1 مليون دولار، رصد في برنامج العمل والميزانية للفترة 2000-2001 لتحديث أوراكل في عام 2001، ويفرج عنها للمشروع في عام 2000، مما يعني إتاحة 4.1 مليون دولار من المبلغ المطلوب وقدره 7.5 مليون دولار، من برنامج العمل والميزانية المعتمد لأغراض المشروع في عام 2000 - وتتبقى فجوة تقارب 3.5 مليون دولار لابد من إيجادها لدعم برنامج العمل هذا في عام 2001.

باء - التمويل لما بعد برنامج العمل والميزانية للفترة 2000-2001

8 - هناك ثلاثة مصادر ممكنة للتمويل لتغطية العجز البالغ 3.5 مليون دولار: (1) مساهمات طوعية من خارج الميزانية؛ (2) استخدام المتأخرات؛ (3) و/أو عمليات النقل الداخلية ما بين أبواب الميزانية.

المساهمات الطوعية من خارج الميزانية

9 - استنادا إلى توصيات لجنة المالية، وجه نداء للجهات المتبرعة، خلال يونيو/حزيران، لتقديم مساهمات لدعم المشروع، حيث كانت استجابتهم سلبية أو أنهم طلبوا معلومات إضافية عن المشروع. وستبذل جهود أخرى خلال سبتمبر/أيلول، التماسا للدعم من الجهات المتبرعة.

استخدام المتأخرات

10 - ثمة احتمال، حسبما نوقش في الدورة الأخيرة للمؤتمر في نوفمبر/تشرين الثاني 1999، بأن تدفع الدولة التي تدفع أكبر الاشتراكات بعض المتأخرات خلال الفترة 2000-2001. ورخص المؤتمر باستخدام هذه المتأخرات رهنا بتحصيلها وبقيام لجنتا البرنامج والمالية باستعراض الأولويات، والموافقة اللاحقة عليها من قبل المجلس.

11 - ويوصى بأن تستخدم نسبة من هذه المتأخرات في المشروع، وأن يأخذ ذلك في الاعتبار عندما تبحث اللجنتان أولويات استخدامها أثناء الاجتماع الحالي (أنظر البند 5 من جدول الأعمال والوثيقة CL 119/19 بعنوان "استخدام المتأخرات"). وتقترح الوثيقة المذكورة أن يموّل كامل العجز البالغ 3.5 مليون دولار (بالإضافة إلى التمويل للمرحلة الثانية) من هذه المتأخرات.

عمليات النقل فيما بين أبواب الميزانية

12 - مـن المتعــذر التنبؤ بما إذا سيتسنى حشد التمويل الكافي من مساهمات من خارج الميزانية خلال الفترة 2000-2001، أو ما إذا سيتم تحصيل مدفوعات المتأخرات المتوقعة خلال الفترة المالية الحالية. وستدعو الضرورة، في ظل عدم وجود تمويل كاف من أى من هذين المصدرين، إلى تمويل العجز البالغ 3.5 مليون دولار في نطاق برنامج العمل والميزانية من طريق عمليات النقل فيما بين أبواب الميزانية. وفي حين أن من المتعذر، في الوقت الحاضر، تحديد الانعكاسات حسب الأبواب على وجه الدقة، فمن الضروري الحصول على الموافقة، من حيث المبدأ، من لجنة المالية في دورتها الحالية على عمليات النقل إلى الباب الخامس من الميزانية. والدافع إلى ذلك، هو أن الموافقة ستأتي، بخلاف ذلك، في وقت متأخر للغاية للترخيص ببدء برنامج العمل مبكرا في هذه النظم لعام 2001، إذا لم يتسن الحصول عليها سوى في اجتماع لجنة المالية خلال مايو/أيار 2001.

13 - وبالتالي فإن المدير العام يسعى للحصول على موافقة اللجنة، من حيث المبدأ، لإجراء عمليات النقل الضرورية في أبواب الميزانية على أن يكون من المفهوم: (أ) أن عمليات النقل هذه ستكون في حدودها الدنيا؛ (ب) وأن الباب الثاني، البرامج الفنية والاقتصادية سيحظى بالحماية بقدر ما أمكن؛ (ج) وأن التفاصيل الكاملة لعمليات النقل المقترحة ستقدم للجنة، حسب التقليد المتبع، في دوراتها في السنة القادمة.

جيم - برنامج العمل - يونيو/حزيران إلى سبتمبر/أيلول 2000

14 - سيتم ترتيب أولويات العمل فيما تبقّي من هذه السنة، وضمن حدود التمويل المتاح بترخيص من المدير العام، على النحو التالي:

(I) معالجة قضايا التشغيل؛
(II) حل القضايا المحاسبية التي عطلت اعتماد عمليات المراجعة؛
(V) إزالة المتراكم من الأعمال؛
(VIII) استكمال مستودع البيانات لدعم حسابات المشروع بصورة أفضل؛
(هـ) توزيع الصيغة المؤقتة من معايير المحاسبة المالية؛
(و) وإكمال التعزيز والتحسينات لصيغة أوراكل 10-7، ودمج تحسينات رئيسيه وزيادات في الصيغة 11-2 المستكملة خلال عام 2001.

15 - ولقد أمكن، بفضل هذه القرارات، جنبا إلى جنب مع الأموال الإضافية التي أتيحت بموجب سلطات المدير العام، المضي قدما في جدول أعمال القضايا التي وجهت إليها عناية اللجنتين في مايو/أيار، وحل بعض مشكلات التشغيل ووضع العناصر الأخرى الهامة من برنامج العمل موضع التنفيذ. ويعني ذلك أنه خلال الفترة بين يونيو/حزيران وسبتمبر/أيلول، نفذ الآتي:

· وزعت الصيغة الثانية من نظام المحاسبة فى المكاتب الميدانية (الصيغة المؤقتة لدى المنظمة) على 50 مكتبا خلال شهر يونيو/حزيران. وساعدت هذه الصيغة فى تصحيح معظم المشكلات التى عانى منها هذا النظام خلال عام 1999. اضافة الى ذلك، استخدم خبير استشارى لمساعدة المكاتب القطرية التى تحتاج الى معرفة أوسع لكى تستفيد كاملا من النظام. وسيوسع نطاق هذا التدريب خلال الأشهر الخمسة القادمة، ليشمل جميع المكاتب التى لم تستخدم بعد الصيغة المؤقتة من معايير المحاسبة المالية وعددها 36 مكتبا؛

· وزعت الصيغة الثانية من مستودع البيانات، على المستخدمين في شهر يوليو/تموز. وعالجت هذه الصيغة مشكلات إعداد التقارير وطبعها في المكاتب الإقليمية والمقر الرئيسي؛

· أعدت تقارير رقابة حساب التصفية التي وفرت إدارة ورقابة أفضل للمعلومات إلى مكاتب الأعمال، بشأن بيانات الحركة بين مكونات النظام من خلال منتجات البرامجيات البينية. ومن المنتظر أن يكتمل هذا العمل في أوائل شهر أغسطس/آب؛

· استكملت برامجيات الأطلس (نظام السفر) لتتضمن التحسينات التي أدخلها البائع. إضافة إلى ذلك، هناك ورقة سياسات قيد الاستعراض تتضمن الاقتراح بتحويل نظام سلفيات السفر المرتبطة ببدل المعيشة اليومي، إلى نظام بدل المعيشة اليومي. وتبعا للتغييرات الموصى بها في الورقة المذكورة، فإن نظام السفر سيربط التخطيط طويل الأجل للسفر، بمعالجة طلبات السفر الفعلي، وترشيد وتبسيط معالجة مطالبات المصروفات وتضمين معلومات الإنفاق في نظام محاسبة الميزانية منذ المستهل بدلا عن تضمينها عند اختتام الرحلة، مما يعني حل المشكلة الحالية المرتبطة بالالتزامات المبكرة لمبالغ السفر في الميزانية؛

· وقع عقد مع شركة المحاسبة العامة لاستعراض وحل قضايا التسوية التي رصدت في الحسابات. ولقد بدأ العمل في أواخر يوليو/تموز؛

· استخدم 11 موظفا مؤقتا لفترات قصيرة، منذ يونيو/حزيران 2000، لتغطية مهام موظفي معالجة الإجراءات الذين يقضون عطلاتهم، وذلك للمساعدة في إزالة المتأخر من المعاملات. ويهدف ذلك إلى تصفية الأعمال المتأخرة تماما والمتعلقة بإعداد فواتير السفر، حسابات المدفوعات أو حسابات القبض، مع تحديد هدف 48 ساعة لمعالجة/تصفية معاملة أنجزت على النحو السليم.

دال - برنامج العمل - سبتمبر/أيلول إلى ديسمبر/كانون الأول 2000

16 - سيركز العمل خلال هذه الفترة على ثلاثة أنشطة رئيسية، هي: مزيد من حل مشكلات التنفيذ؛ الانتهاء من حل المشكلات المتعلقة بحسابات المنظمة؛ والانتهاء من الاستعراض الكامل وإعادة صياغة جميع العمليات المالية. وستمكن هذه العملية كلا من قسم الشؤون المالية وقسم نظم وتكنولوجيا المعلومات، على وضع مخطط مستكمل للعمل المرتبط بإعادة ارتباط مكونات وارتحال البيانات لصيغة أوراكل 11-1، والذي سيستمر حتى عام 2001. ويعني حل مشكلات التنفيذ ما يلي:

المحاسبة الميدانية

(1) سيوفر تدريب إضافي للمكاتب الميدانية التي يتعذر عليها استخدام نظام معايير المحاسبة المالية على النحو السليم. وسيستمر هذا العمل، حسبما ذكر آنفا، حتى الربع الأخير من عام 2000.

(2) سيُضم كبير مسؤولي نظم إلى وحدة المحاسبة الميدانية، لإدارة منتجات البرامجيات المستخدمة في الحسابات الميدانية، ولدعم وتدريب الموظفين الحاليين.

(3) سيُضم فني برمجة إضافي من قسم نظم وتكنولوجيا المعلومات، لدعم صيانة منتجات معايير المحاسبة المالية.

(4) أضيف أربعة موظفين مؤقتين إلى وحدة المحاسبة الميدانية لتنفيذ فحص يدوي لجميع القيود التي سجلت في الدفاتر، مستخدمين في ذلك تسهيلات التحرير في المقر الرئيسي. ومن الضروري أن تظل خطوة توكيد النوعية هذه قائمة إلى حين أن يتسنى للمكاتب الميدانية الإلمام بالطريقة السليمة لاستخدام النظام، وإلى حين إمكانية إضافة عمليات تحرير أخرى.

السفر

(1) سيتولى قسم نظم وتكنولوجيا المعلومات صيانة نظم السفر التي يقوم بها حاليا البائع، حيث سيعين موظفون إضافيون لهذا العمل. وسيتيسر ذلك من سرعة الاستجابة للتغييرات في البرامجيات، ويحمي المنظمة من التغييرات التي يدخلها البائع على المنتج الأساسي والتي لا تفيد المنظمة.

(2) ستجرى مراجعة برامجيات الأطلس (ATLAS) لتتضمن القرارات بشأن نظام بدل المعيشة اليومي، ولمعالجة مشكلات إدارة المعاملات التي وجدت أصلا في الصيغة المبدئية للمنتج. ويمكن إنجاز هذا العمل قبل استكمال صيغة أوراكل 11-1، نظرا لأن نظام السفر ليس من نظم أوراكل.

(3) سيتم تعيين خبراء استشاريين لإعداد المرشد المرجعي التشغيلي لحسابات السفر، وكتيّب إرشادي عن السفر ليستخدمه الموظفون.

حسابات المدفوعات وحسابات القبض

(1) يجب حل مسألة تسوية الحسابات التفصيلية في كل من عمليتي المحاسبة المذكورتين.

(2) من الضروري استعراض النظم والإجراءات والتقارير في هذين المجالين من مجالات الأعمال وتحديدهما من جديد بوصفهما مدخلات في خطوة إعادة تشكيل صيغة أوراكل 11-1.

(3) من الضروري الانتهاء/إعادة برمجة مخرجات وتقارير معينة ليتمكن قسم الشؤون المالية من تشغيل مواصفات إعداد الفواتير الآلية في النظام.

دفتر الأستاذ العام

(1) من الضروري، قبل إعادة تشكيل لدفتر الأستاذ العام في إطار صيغة أوراكل 11-1، من استعراض وتحديد الإجراءات التي أدت إلى نشوء المشكلات في التشكيل المبدئي.

(2) من الضروري وضع الإجراءات السليمة لقفل الحسابات الشهرية والربع سنوية موضع التنفيذ، وإرساء أسس إعداد التقارير المالية المنتظمة.

حسابات المشروعات

(1) من الضروري استعراض قضايا الإجراءات وإعداد التقارير المتعلقة بالإدارة المالية للمشروعات، ومراجعة الدليل الإرشادي لحسابات المشروعات تبعا ذلك.

(2) ومن الضروري، إضافة إلى ذلك، وضع استراتيجية تتيح للمكاتب القطرية والإقليمية الفرعية ومكاتب الاتصال التابعة للمنظمة، إمكانية الوصول إلى مستودع البيانات لأغراض إدارة المشروعات وإعداد التقارير عنها.

تحديث مستودع البيانات

(1) من الضروري تعزيز مستودع البيانات (وهو ليس جزءا من استكمال صيغة أوراكل 11-1) لتضمينه مجموعات البيانات غير المالية (أى المشروعات، بيانات الموارد البشرية، السفر، معلومات المشتريات) ليتسنى تلبية متطلبات إعداد تقارير نظام معلومات الإدارة الجامع للمنظمة ككل.

(2) من الضروري برمجة تقارير نظام معلومات الإدارة الجامع (متفرعة عن البيانات المالية) وتوزيعها لدعم معلومات الإدارة الجارية.

(3) من الضروري إضافة تقارير المشروعات المقدمة للجهات المتبرعة، إلى بدائل التقارير المختارة مسبقا والمتاحة لإدارة المشروعات وللجهات المتبرعة.

17 - وسيعزز العمل الفني الذي سيقوم به قسم نظم وتكنولوجيا المعلومات، خلال ما تبقى من العام، لدعم برنامج العمل الوارد سرده أعلاه، باعتمادات إضافية تبلغ 000 575 دولار. وسوف تستخدم هذه الأموال في الإشراف الإداري على قاعدة البيانات وأنشطة صيانة النظام، إضافة إلى اقتناء وتدعيم مكونات ووحدات الحاسوب، وتراخيص البرامجيات ونماذج الأمن لوصول المكاتب القطرية بصورة مأمونة إلى البيانات المالية عن طريق شبكة الانترنت.

هاء - برنامج العمل - عام 2001

18 - سيركز معظم برنامج العمل المتعلق بعام 2001، على إعادة تشكيل وارتحال بيانات تطبيقات الأعمال لنظام أوراكل، تبعا لنقل العمليات إلى التطبيقات المالية لأوراكل - الصيغة 11-1. وكما سبقت الإشارة، فإن أوراكل أبلغت المنظمة بأنها ستتوقف، في نهاية عام 2001، عن دعم الصيغة 10-7 التي تعمل بها المنظمة حاليا. وتتميز الصيغة الجديدة لأوراكل بأداء وظيفي هام جديد وموسع، وتقوم كاملا على تكنولوجيا "شبكة الانترنت". وتتسم بوصلات بينية أكثر تقدما ما بين منتجات أوراكل والنظم الخارجية وأكثر ملاءمة لمتطلبات المستخدمين.

19 - وتشير شركة أوراكل على مستخدميها بضرورة وضع الخطط لفترة تطوير لمدة ستة أشهر لتشكيل البرامجيات، وإدخال التعديلات على عملية تنفيذ الأعمال والاختبار السليم للنظم الجديدة.

20 - وعملية التحديث هذه ليست بالمشروع الصغير، بل هى في العديد من أوجهها عملية تنقيح من جديد للتنفيذ الأصلي. كما أنها تستلزم تدريبا لتعليم المستخدمين كيف تغيرت الممارسات وأساليب مناولة البرامجيات. وينصب التوجيه من أوراكل في ضرورة أن تضع المنظمات الخطط لإنفاق نحو 25 في المائة من ما أنفقته من وقت وأموال عند إدخال نظم أوراكل في البداية، لأجل تنفيذ عملية التحديث.

21 - وإلى حين الانتهاء من وضع مخطط إعادة التشكيل كاملا خلال النصف الثاني من عام 2000، جنبت اعتمادات بمبلغ 2.6 مليون دولار لأغراض عمل استكمال الصيغة 11-1 في عام 2001. ويشمل هذا الرقم مكونات ووحدات حاسوب إضافية بمبلغ 000 250 دولار، ولكنه لا يشمل برنامج التدريب المذكور أعلاه والذي سيحمل على كل قسم مستخدم على حدة.

ثالثا - إعادة هيكلة وتعزيز قسم الشؤون المالية

22 - وكان "المؤتمر قد أحيط علما، في نوفمبر/تشرين الثاني 1999، بما يجري من دراسة لمتطلبات إعادة التنظيم الأخرى، وهى المتطلبات التي لم يمكن تحديدها وقت إعداد الوثيقة، والتي لن يكون لحلولها المتوخاة تأثير على الموارد الكلية. وتشمل هذه المتطلبات، على وجه الخصوص، تعزيز قسم الشؤون المالية، وهو الأمر الذي سيتم إبلاغه للجنة المالية على النحو الواجب".⁽¹⁾

23 - ويبدو من الملائم الإبلاغ عن نتائج هذا الاستعراض لما لها من ارتباط وثيق بضرورة الدعم الكامل لأوراكل، ولما لها أيضا من انعكاسات على الموارد، وإن تكن هذه الانعكاسات في حدود الميزانية الكلية. ولقد اجتمع عدد من العوامل لجعل عملية استعراض هيكل قسم الشؤون المالية وتعزيزه أمرا أساسيا في الوقت الحالي. وتشمل هذه العوامل ما يلي:

· الحاجة إلى مهارات تكنولوجية محددة متقدمة للاستفادة على أفضل وجه من تسهيلات أوراكل؛

· تدفقات العمل المعدل الناشئة عن إعادة هيكلة وحدات المعاونة الإدارية في المصالح، وإنشاء إدارة معاونة إدارية مركزية؛

· زيادة أعباء العمل في قسم الشؤون المالية الناشئة عن الطلب على زيادة الرقابة الداخلية (مثلا رقابة الصرف، استعراض المراجعة المحلية وغيرها)؛

· التخفيضات الكبيرة في الميزانية في موظفي قسم الشؤون المالية خلال فترة القيود المالية الشديدة في الآونة الأخيرة (انخفاض قدره 27 في المائة منذ 1992-1993).

24 - وإثر استعراض تفصيلي للهيكل الحالي، رؤى أن نسبة الموظفين المعاونين إلى المحاسبين المهنيين لم تعد نسبة ملائمة. وشملت الخطوة الأولي إلغاء تسع من وظائف فئة الخدمات العامة وأدرج ذلك في برنامج العمل والميزانية للفترة 2000-2001. بيد أن استعراض المتطلبات المهنية لم يكن بالأمر الميسور، نظرا لمشكلة التفريق بين الطلبات قصيرة الأجل الناجمة عن وضع نظم وإجراءات جديدة، والاستجابة طويلة الأجل لمعالجة نقص الموظفين الفنيين.

25 - واقترح القسم هيكلا جديدا يشمل إضافة 11 وظيفة فنية وإلغاء مزيد من وظائف الخدمات العامة. وقامت مجموعة إنشاء الوظائف باستعراض هذا التشكيل الجديد، وأوصت بقبول المقترحات. ومن ثم وافق المدير العام على إنشاء إحدى عشر وظيفة إضافية على أساس مؤقت لمدة تصل إلى ثلاث سنوات. وفي حين أن المدير العام قد رخص بإضافة هذه الوظائف إلى مقترحات برنامج العمل والميزانية للفترة 2002-2003، فإنه طلب من المدير العام المساعد لمصلحة الشؤون الإدارية والمالية أن يجري استعراضا لاحتياجات التوظيف في المصلحة في الوقت المناسب بما يكفل تضمين النتائج في برنامج العمل والميزانية للفترة 2002-2003. وأوضح أنه ينتظر أن تكون المصلحة في مركز يسمح لها بإلغاء بعض الوظائف، سواء عندما تشغر هذه الوظائف بالاستنزاف الطبيعي أو تصبح زائدة عن الحاجة نتيجة تحقيق وفورات الكفاءة الإدارية، من خلال تنفيذ أوراكل مثلا.

26 - ويرجــى من اللجنـة أن تأخـذ علما وأن تسجل موافقتها مع قرار المدير العام بإنشاء إحدى عشر وظيفة فنية في قسم الشؤون المالية لمدة ثلاث سنوات، كما تبلغ بأن المقترح النهائي سيضمن في برنامج العمل والميزانية للفترة 2002-2003.

27 - وستؤثر هذه المقترحات، بالطبع، على مستوى التكاليف التي ينبغي تحملها خلال الفترة المالية الحالية، والتي ستترتب عنها زيادة في المبالغ التي تحمل في إطار البابين الخامس والتاسع من الميزانية، حيث يتعلق الأخير منهما بالترخيص الإضافي بمبلغ 9 ملايين دولار وافق عليها المؤتمر لتغطية تكاليف إعادة توزيع الموظفين وإنهاء خدماتهم. ولن يتسنى بيان رقم، على وجه الدقة، إلا عندما تصبح مواعيد التعيين وإنهاء الخدمة معروفة، وإن تكن التقديرات الأولية تشير إلى زيادة في التكاليف في حدود 1.4 مليون دولار في إطار الباب الخامس، ومبلغ إضافي يصل إلى مليون دولار في إطار الباب التاسع. وكلا المبلغين سيتم تمويلهما من وفورات الوظائف الشاغرة في كافة أجزاء المنظمة. وستكون لهذه الوفورات تأثيراتها فيما يتصل بتسليم البرنامج، والذي ستقدم بشأنه مزيد من التفاصيل عندما ترصد الشواغر المحددة.

رابعا - الاستنتاجات

28 - في اعتقاد الأمانة أن برنامج العمل بعد إعادة صياغته، جنبا إلى جنب مع التمويل المتوخي خلال ما تبقى من الفترة المالية، سيضع مشروع أوراكل على المسار السليم واكتمال نجاح تنفيذ المرحلة الأولى.

29 - ويسترعى الانتباه إلى الصعوبات التي اكتنفت إيجاد موارد تمويل كافية لتنفيذ المشروع. ولقد اقترح المدير العام، في إطار برنامج العمل والميزانية للفترة 1996-1997، اعتمادات إضافية قدرها 20 مليون دولار لتمويل استبدال النظم المالية والإدارية للمنظمة (FINSYS/PERSYS). ولم يقتصر الأمر على رفض الدول الأعضاء لهذا الاقتراح فحسب، بل أن المنظمة تعرضت كذلك لتخفيض في الميزانية بمبلغ 56.9 مليون دولار، أو 5.8 في المائة، في برنامج العمل والميزانية للفترة 1996-1997، مع ما ترتب عن ذلك من أن إيجاد الأموال اللازمة ضمن نطاق ميزانية البرنامج العادي لهذا المشروع الأساسي، بات مهمة مستحيلة تقريبا.

30 - وباستخدام الميزانية الإضافية، يصبح إجمالي تكاليف المشروع ما يصل إلى زهاء 28 مليون دولار، أى بزيادة نحو 3 ملايين دولار، بالمقارنة مع مستوى الإنفاق الذي أدرجه برنامج الأغذية العالمي في ميزانيته لتغطية مشروعه لنظم SAP. ولئن كانت تكلفة تنفيذ هذه النظم الرئيسية عالية، فإن الميزانية التي رصدت بمبلغ 10 ملايين دولار لم تكن، البتة، عملية أو معقولة لإنجاز عمل بهذا الحجم والتعقيد ينطوي على مستوى عال من التكنولوجيا، وهياكل البرامجيات المتكاملة، وأحدث ما وصلت إليه تكنولوجيا مكونات الحاسوب والاتصالات، وإعادة هيكلة كاملة لجميع العمليات الإدارية والمالية للمنظمة وأعمال المحاسبة وإعداد التقارير. كما ينبغي الاعتراف بأن المنظمة لم يتوافر لديها مستوى المهارات والخبرات الفنية اللازمة لأوراكل لكى تنجز هذا العمل كاملا، في حين أن الخبرات الخارجية في هذا المجال كانت، ولا تزال، باهظة التكاليف.

31 - ويرجى من اللجنة، في ضوء الخبرات المكتسبة حتى الآن، أن:

(أ) تأخذ في العلم وأن تسجل موافقتها على القرارات التي اتخذها المدير العام بموجب سلطاته بشأن:

· تأجيل المرحلة الثانية من مشروع أوراكل، واستخدام الأموال التي أفرج عنها نتيجة ذلك، لتعزير المرحلة الأولي؛

· وإنشاء 11 وظيفة فنية مؤقتة في قسم الشؤون المالية لمدة ثلاث سنوات، مع مراعاة أن المقترح النهائي سيضمن في برنامج العمل والميزانية للفترة 2002-2003؛

(ب) تأييد بذل مزيد من الجهود للحصول على دعم من خارج الميزانية للتنفيذ الكامل لمشروع أوراكل، ومناشدة جميع الأعضاء بمساعدة المنظمة بتقديم مساهمات طوعية للمرحلتين الأولى والثانية لمشروع أوراكل؛

(ج) وتأييد مقترح المدير العام بإسناد أولوية عليا لهذا النشاط عند تخصيص مبالغ المتأخرات حسب قرار المؤتمر 3/99.

32 - وإقرارا بأن الإجراءات المقترحة تحت (ب) و (ج) أعلاه لربما لا تسفر عن موارد كافية تتاح في الوقت المناسب لإكمال تنفيذ مشروع أوراكل ضمن نطاق الفترة المالية الحالية، يرجى من لجنة المالية، إضافة إلى ذلك، أن توافق من حيث المبدأ على إعادة تخصيص ما يلي، ضمن نطاق الميزانية المعتمدة للفترة المالية 2000-2001:

· ما يصل إلى 1.4 مليون دولار تلزم لدعم التوظيف الإضافي المؤقت في قسم الشؤون المالية؛

· ما يصل إلى مليون دولار لتغطية التكاليف الإضافية لإعادة توزيع الموظفين وانتهاء خدماتهم، والناشئة عن إعادة هيكلة قسم الشؤون المالية؛

· ما يصل إلى 3.5 مليون دولار لتمويل العجز في الموارد اللازمة لإكمال تنفيذ المرحلة الأولي لأوراكل، ولتنفيذ ارتحال بيانات تطبيقات الأعمال لأوراكل، إلى الصيغة 11-1؛

واعترافا بأن الموافقة على هذه البنود قد تسفر عن عمليات نقل فيما بين أبواب الميزانية لصالح البابين الخامس والتاسع بما يضر بالأبواب المتبقية، ولكن على أن يكون من المفهوم أن: (أ) عمليات النقل هذه ستكون في حدودها الدنيا؛ (ب) الحماية ستوفر، بقدر الإمكان، للباب الثاني، البرامج الفنية والاقتصادية؛ (ج) التفاصيل الكاملة لعمليات النقل المقترحة ستقدم للجنة المالية، تبعا للتقاليد المتبعة، في دوراتها خلال العام القادم.