JM 2000/3 |
联席会议
计划委员会第八十四届会议和 |
2000年9月27日,罗马 |
粮农组织新的财务系统和程序 |
I. 引言和背景
A. 预算含义-2000-01年工作计划和预算
业务领域 |
2000 年的费用 千美元 |
2001 年的费用 千美元 |
2000 -01两年度的总费用千美元 |
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I . 解决Oracle最初执行问题有关的工作和费用 |
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591 |
748 |
1,339 |
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210 |
50 |
260 |
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596 |
48 |
644 |
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190 |
45 |
235 |
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402 |
535 |
937 |
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575 |
395 |
970 |
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Oracle 执行总额: |
2,564 |
1,821 |
4,385 |
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II. 确定会计问题的工作 | 485 |
485 |
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III. 升级使用Oracle11.i版 | 75 |
2,600 |
2,675 |
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需要资金的计划总额 | 3,124 |
4,421 |
7,545 |
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减 去: | ||||
业已列入2000-01两年度工作计划和预算的Oracle升级版11I | 1,100 |
1,100 |
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减 去: | ||||
2000 -01两年度工作计划和预算中的第二阶段预算 |
3,000 |
3,000 |
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与 Oracle直接有关的预算增加要求 |
3,124 |
321 |
3,445 |
B. 2000-01两年度工作计划预算之外的资金
- 将提供2000-01两年度工作计划和预算为Oracle第二阶段(人力资源和薪金表)专拨的300万美元的资金,以补充第一阶段的工作,Oracle第二阶段的发展将推迟到下个两年度;
- 2000
年将向该项目提供2000-01两年度工作计划和预算为2001年Oracle升级提供的110万美元的资金,这意味着2000年将从新批准的工作计划和预算中为该项目提供所需要的750万美元中的410万美元-将近缺350万美元来在2001年支持这项工作计划;
预算外自愿性捐款
使用拖欠会费交款
预算各章之间的转拨
- 处理启动问题;
- 解决妨碍审计证明的会计问题;
- 消除处理积压;
- 改进数据库以更好地支持项目会计;
- 发放实地办事处会计系统(FAS)临时版;
- 进一步加强和改进Oracle 10.7版,在2001年将主要加强和改进纳入11i版。
D. 工作计划-2000年9月-12月
- 6
月向50个办事处发放实地办事处会计系统(FAS临时版)第二版。这一版本纠正了1999年所碰到的这一系统的多数问题。此外聘用了一名顾问帮助需要更多支持来充分利用这一系统的粮农组织驻国家代表处。在今后5月中这种培训将扩大到目前尚未使用FAS临时版的所有36个办事处;
- 7
月份向用户发放数据库II版。这一版本纠正了区域办事处和总部制作和印刷报告中的问题;
- 编写了结算帐目控制报告,以通过连接软件产品加强对业务办事处有关系统成分间流动数据的信息管理和控制。预计这项工作将于8月初完成;
- 已将Atlas(旅差系统)软件升级,以反映卖方改进。此外正在审查一份政策文件,该文件提议将每日生活补贴(DSA)旅差预付系统改为每日生活补贴日制。根据这份文件提出的改革,旅差制度将把长期旅差规划与实际旅差要求处理联系起来,精简和简化开支申报处理,在旅差开始之时而非结束之时将开支信息纳入预算会计系统,从而解决了当前过早作出旅差资金预算承诺的问题;
- 与一家公共会计公司签署一项合同,以审查和解决所查明的帐目相符的问题。这项工作将于7月末开始;
- 自2000年6月以来聘用了11名短期临时工作人员,以替补休假的处理工作人员,以帮助消除帐目处理积压,目标是在规定的48小时处理/结清适当执行的会计项目的目标,在旅差、应付和应收帐处理没有积压。
实地会计
- 将为不能适当使用FAS系统的实地办事处提供额外培训。如上所述这项工作将持续到2000年最后一个季度。
- 将把一名高级系统官员派往权力下放会计组,管理用于实地会计的软件产品和支持及培训现有工作人员。
- 将从信息系统及技术司增派一名额外的计划程序员,支持FAS产品的保持。
- 将为权力下放会计组增加4名临时工作人员,利用总部的审核设施对列入帐本的所有FAS条目进行人工检查。这项质量保证步骤将要保持到实地办事处了解如何适当利用该系统和可以增加额外审核。
旅 差
- 信息系统及技术司将接管目前由卖方处理的该系统的保持,将分配额外人员负责这项工作。这将有可能对软件变化作出更快的反应,保护粮农组织免受卖方对基本产品所作的无助于粮农组织的变化。
- 将修改ATLAS软件,以反映关于每日生活费津贴制度的决定,纠正最初版本产品内在的会计事项管理问题。这项工作可在Oracle 11i 升级之前完成,因为旅差系统是一个非Oracle 系统。
- 将聘用顾问编写旅差会计业务手册和工作人员旅差手册。
应付帐目和应收帐目
- 在这两者会计业务中,必须解决详细帐目的核对问题。
- 在这两种业务领域需要审查和重新规定有关系统、程序和报告,以作为对Oracle 11i 改建步骤的投入。
- 需要完成/重新编制某些产出和报告,以使财务司能够启用该系统中的自动记帐规范。
总 帐
- 在按Oracle 11i 版对总帐改建之前,必须审查和规定造成最初结构问题的程序。
- 需要制定适当的每月和每季结帐程序,规定定期的财务报告。
项目会计
- 需要审查与项目财务管理有关的程序问题和报告问题,并需要相应地修改项目会计手册。
- 此外需要制定一项战略使粮农组织驻国家代表处、分区域办事处和联络处可以为项目管理和报告目的利用数据库。
改进数据库
- 需要加强数据库(不是Oracle 11i 版升级的一部分),以使非财政数据集(即项目、人力资源数据、旅差和采购信息)能够达到全组织的管理信息系统报告要求。
- 需要规划和颁发统一管理信息系统的报告(提供财务数据),以支持持续的管理信息。
- 需要对项目管理和捐助方可选择的预选报告方案增加项目捐助方报告。
E. 工作计划-2000年
III. 财务司的改革和加强
Oracle 设施对特定的先进技术技能的需求;
- 为最佳利用
改革部管理支持组和创建集中管理的支持处产生的经修改的工作流量;
因加强内部控制需要所产生的财务司的工作量增加(如付款控制、当地审计核查等);
在最近的预算严重拮据期间财政司工作人员配备的预算大量削减(自 1992-93两年度以来减少27%)。
- 注意和记录它们同意总干事按其权限作出的下列决定:
- 推迟Oracle 项目第二阶段,将腾出的资源用于强化第一阶段;
- 在财务司内设立11个临时专业人员职位,为期三年,并指出在2002-03两年度工作计划和预算中将作出更确定的建议;
Oracle项目寻求预算外支持,呼吁所有成员对Oracle项目第一阶段和第二阶段作出自愿捐款来协助本组织;
- 赞同进一步努力为全面执行
赞同总干事关于根据大会第 3/99号决议分配拖欠会费交款时优先重视这项活动的建议。
- 为支持财务司额外临时工作人员所必要的140万美元;
- 100
万美元,支付财务司改革造成的额外重新安置和离职费用;
- 350
万美元,补足为完成Oracle第一阶段执行和执行将Oracle商业应用转为11i 版所需要的短缺资金;认识到这些批准可能导致有利于第五章和第九章的各章内预算转拨,而损害其余各章,但条件是:a) 这类转拨应尽可能减少;b) 第二章技术计划和经济计划将尽可能予以保护;c) 将以通常方式向财政委员会明年的会议提供拟议转拨的详细情况。
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a/ Oracle已通知其用户在2001年底之后将不再支持10.7版(粮农组织当前使用的Oracle财务应用)。新版本11i含有重要的新功能,并采用万维网站技术。
1 C99/REP 第92段