Reunión Conjunta

I. Introducción y antecedentes

1. En la Reunión Conjunta de los Comités del Programa y de Finanzas celebrada en mayo de 2000, la Secretaría facilitó al Comité un informe sobre cuestiones prácticas relacionadas con el nuevo proyecto de sistemas financieros de la FAO ("Proyecto Oracle"). En dicho informe se identificaban cinco sectores específicos que representaban los principales problemas en la ejecución durante el primer año de funcionamiento (sistema de contabilidad sobre el terreno, conversión de datos, administración de la cuenta de compensación, problemas de conexión y apoyo a los sistemas para actividades de proyectos) y se describían las medidas específicas que habían de adoptarse durante el resto del ejercicio económico de 2000 para corregir estos problemas. En el documento se señalaba también que el proyecto había adolecido de insuficiencia de personal y fondos desde el comienzo y que la lucha para obtener recursos suficientes había sido una causa importante de la incapacidad de la FAO para afrontar y resolver los problemas rápidamente.

2. Los miembros expresaron su reconocimiento por la rendición de cuentas completa y abierta sobre los progresos realizados hasta la fecha. Los miembros hicieron preguntas detalladas sobre problemas del presupuesto y ejecución del proyecto. Señalaron también la importancia del proyecto Oracle para la FAO y expresaron preocupación por el retraso en su aplicación y la insuficiencia de fondos. Los Comités pidieron que la Secretaría i) preparara una exposición para su período de sesiones de septiembre facilitando más información sobre la naturaleza y dimensiones de los trabajos que habrían de realizarse aún, así como sobre el costo, escala cronológica y posibles recursos de financiación para resolver los problemas pendientes del proyecto; y ii) pidiera contribuciones voluntarias, no obstante la autoridad del Director General para asignar los recursos dentro de la aprobación presupuestaria vigente.

3. La finalidad de esta nota es volver a informar a los Comités del Programa y de Finanzas sobre lo que se ha hecho desde su reunión de mayo para resolver los problemas del proyecto y qué medidas se han previsto o aplicado para resolver los problemas que quedan en la ejecución y financiación del proyecto. La nota plantea también la cuestión conexa de la reestructuración y fortalecimiento de la Dirección de Finanzas, según lo previsto durante el examen del Programa de Labores y Presupuesto en la Conferencia, en noviembre de 1999.

4. La nota pide el apoyo de los Comités al enfoque propuesto para financiar el proyecto, que se expone en las Conclusiones de este documento.

II. Proyecto Oracle

A. REPERCUSIONES PRESUPUESTARIAS – PLP 2000-01

5. Después de la Reunión Conjunta de los Comités del Programa y de Finanzas de mayo de 2000, la administración superior pidió al Equipo del Proyecto Oracle que hiciera un examen completo del proyecto y preparara un programa de trabajo y presupuesto revisados para el resto del bienio 2000-01; un programa de trabajo que resolviera los problemas iniciales en la ejecución, normalizara las funciones de contabilidad de la FAO y preparara el camino para el notable perfeccionamiento del Oracle que se necesitaría en 2001^a/.

6. El programa de trabajo y presupuesto preparado por el Equipo del Proyecto y revisado por la administración superior se estructuró en términos de tres principales categorías de trabajo: (i) trabajo y costos conexos para resolver los problemas iniciales de la ejecución; ii) trabajos y costos para determinar los problemas relativos a las cuentas de la FAO y la documentación al respecto; y iii) trabajos que han de realizarse para la actualización a la versión de Oracle 11i. El presupuesto formulado para este programa de trabajo se resume en el cuadro siguiente y se examina con mayor detalle en el cuerpo de este informe.

7. El cuadro muestra que el presupuesto para realizar el programa de trabajo propuesto asciende a un total de 7,5 millones de dólares durante el período de 18 meses comprendido entre el 1º de julio de 2000 y el 31 de diciembre de 2001. Dada la magnitud de los trabajos en cuestión, la administración adoptó algunas decisiones sobre la forma de proceder. En concreto, el Director General decidió que:

• Se liberara la financiación de 3,0 millones de dólares EE.UU. asignada en el PLP 2000-01 para la Fase II de Oracle (Recursos Humanos y Nómina) para completar los trabajos de la Fase I, y que se aplazara para el bienio siguiente el desarrollo de la Fase II de Oracle;
  
  
• La financiación de 1,1 millones de dólares, prevista en el PLP 2000-01 para la actualización de Oracle en 2001, se liberaría para el proyecto en 2000, lo que significa que 4,1 de los 7,5 millones de dólares necesarios se obtendrán del PLP aprobado para el Proyecto en 2000, quedando un déficit de casi 3,5 millones de dólares que habrá que encontrar para apoyar este programa de trabajo en 2001.

B. FINANCIACIÓN DESPUÉS DEL PLP 2000-01

8. Hay tres posibles fuentes de financiación para colmar el déficit de 3,5 millones de dólares: i) contribuciones voluntarias extrapresupuestarias, ii) utilización de atrasos y/o iii) transferencias internas entre capítulos del presupuesto.

Contribuciones voluntarias extrapresupuestarias

9. Sobre la base de la recomendación del Comité de Finanzas, en junio se pidieron contribuciones para apoyar al proyecto a los donantes, los cuales o bien respondieron negativamente o pidieron información adicional al respecto. En septiembre se harán nuevos esfuerzos para solicitar el apoyo de los donantes.

Utilización de atrasos

10. Como se debatió en la última Conferencia de noviembre de 1999, existe la posibilidad de que el principal contribuyente pague atrasos durante 2000-01. La Conferencia autorizó el uso de estos atrasos, con tal de que se recibieran, y teniendo en cuenta un examen de las prioridades por parte de los Comités del Programa y de Finanzas, con la subsiguiente aprobación del Consejo.

11. Se recomienda que una parte de dichos atrasos se dedique a este proyecto y que se tenga esto en cuenta cuando los Comités examinen las prioridades para la utilización de los atrasos durante su reunión actual (véase el tema 5 del Programa y el documento CL 119/19 Utilización de los atrasos). En este documento se propone que se financie con los atrasos todo el déficit de 3,5 millones de dólares (y se aporten fondos para la Fase II).

Transferencias entre capítulos del Presupuesto

12. No es posible predecir si se obtendrá financiación suficiente de contribuciones extrapresupuestarias en 2000-01 o si se recibirá durante el bienio en curso el pago previsto de los atrasos. A falta de financiación suficiente de alguna de estas fuentes, sería necesario financiar el déficit de 3,5 millones de dólares desde dentro del PLP mediante transferencias entre capítulos presupuestarios. Aunque no puedan determinarse todavía las repercusiones exactas por capítulos, es necesario recabar la aprobación en principio del Comité de Finanzas en su actual período de sesiones para las transferencias presupuestarias al Capítulo 5. La razón de ello es que, de lo contrario, la aprobación para autorizar el rápido comienzo del programa de trabajo sobre estos sistemas para 2001 llegaría demasiado tarde en caso de que se recibiera solamente en la reunión del Comité de Finanzas de mayo de 2001.

13. Por consiguiente, el Director General pide la aprobación del Comité en principio para hacer las transferencias presupuestarias necesarias, en el entendimiento de que a) se reducirán al mínimo dichas transferencias; b) el Capítulo 2, Programas Técnicos y Económicos, quedará protegido en la mayor medida posible; y c) se facilitarán al Comité, en sus períodos de sesiones del año próximo, los detalles completos de las transferencias propuestas, en la forma habitual.

C. PROGRAMA DE TRABAJO – DE JUNIO A SEPTIEMBRE DE 2000

14. Dentro de la financiación puesta a disposición en virtud de la autoridad del Director General, las prioridades en los trabajos para el resto de este año son las siguientes:

1. abordar las cuestiones de puesta en marcha;
2. resolver los problemas de contabilidad que retrasan la certificación auditorial;
3. eliminar los retrasos en la tramitación;
4. mejorar la base de datos para apoyar mejor la contabilidad de los proyectos;
5. publicar la versión provisional del SCT; y
6. culminar las ampliaciones y mejoras en la versión de Oracle 10.7 e incorporar las principales ampliaciones y mejoras en la versión 11i en 2001.

15. Con estas decisiones, junto con la financiación adicional disponible en virtud de la autoridad del Director General, ha sido posible avanzar en la realización del programa de cuestiones señaladas a la atención de los Comités en mayo, resolver algunos problemas de iniciación y ejecutar otros componentes fundamentales del programa de trabajo. Es decir, entre junio y septiembre:

• la versión II del Sistema de Contabilidad para las Oficinas sobre el Terreno (versión provisional del SCT) se envió a 50 oficinas en junio. Esta versión ha corregido la mayoría de los problemas experimentados en 1999 con este sistema. Además, se contrató a un consultor para que ayudara a las oficinas de representantes de la FAO que necesitaran más conocimientos para utilizar completamente el sistema. Esta capacitación se ampliará durante los próximos 5 meses para las 36 oficinas que no utilizan todavía la versión provisional del SCT;
  
  
• la versión II de la Base de datos se envió a los usuarios en julio. Esta versión corrigió los problemas planteados en la preparación e impresión de los informes en las Oficinas Regionales y en la Sede;
  
  
• se han redactado informes de control de la cuenta de compensación que ofrecen a las oficinas competentes mejor control y gestión de la información sobre los datos que se transfieren entre los componentes de sistemas mediante productos de programas informáticos de interfaz. Se espera completar estos trabajos a comienzos de agosto;
  
  
• se ha mejorado el programa informático del Atlas (sistema de viajes) para reflejar las mejoras aportadas por el proveedor. Además, se está examinando un documento de política que propondrá convertir el sistema de anticipos para viajes en un sistema de dietas. Con los cambios recomendados en este documento, el sistema de viajes vinculará la planificación de los viajes a largo plazo con la tramitación de solicitudes efectivas de viajes, racionalizará y simplificará la tramitación de reclamaciones de gastos e incorporará la información sobre gastos en el sistema de contabilidad del presupuesto al comienzo del viaje, y no a su terminación, con lo que se resolverá el problema actual de comprometer al comienzo el presupuesto de los fondos para viajes;
  
  
• se ha firmado un contrato con una empresa de contabilidad pública que examinará y resolverá las cuestiones de conciliación planteadas en las cuentas. Esta labor comenzó a fines de julio;
  
  
• desde junio de 2000 se ha contratado a once personas a corto plazo para cubrir los puestos del personal administrativo que se halla de vacaciones y contribuir a eliminar los retrasos en las transacciones. Se trata de conseguir que no haya ningún retraso en la facturación de viajes, cuentas por pagar o cuentas por cobrar, estableciendo el objetivo de 48 horas para tramitar/liquidar una transacción debidamente ejecutada.

D. PROGRAMA DE TRABAJO – DE SEPTIEMBRE A DICIEMBRE DE 2000

16. Durante este período los trabajos se centrarán en tres actividades principales: seguir resolviendo los problemas de ejecución; completar la solución de los problemas con las cuentas de la FAO; y completar la revisión y reformulación completas de todas las operaciones financieras. Esta actividad permitirá a AFF y AFI elaborar esquemas actualizados para la reconfiguración de la versión 11i de Oracle y el trabajo de transferencia que se realizará en 2001. La solución de los problemas de ejecución implica:

1. Se proporcionará capacitación adicional a las oficinas sobre el terreno que no han podido utilizar adecuadamente el sistema SCT. Como se ha señalado ya, continuará esta labor durante todo el primer trimestre del 2000.
   
   
2. Se incluirá a un funcionario superior del sistema en la Dependencia de Contabilidad Descentralizada para la gestión del producto informático utilizado para la contabilidad sobre el terreno y con el fin de apoyar y capacitar al personal existente.
   
   
3. Se añadirá otro programador técnico de AFI para apoyar el mantenimiento del producto del SCT.
   
   
4. Se añadirán cuatro temporeros a la Dependencia de Contabilidad Descentralizada para ejecutar una comprobación manual, utilizando servicios de edición de la Sede, de todos los asientos del SCT que entran en los libros. Este trámite de garantía de calidad deberá mantenerse hasta que las oficinas externas sepan cómo utilizar adecuadamente el sistema y hasta que puedan añadirse otras ediciones de datos.

1. El mantenimiento del sistema de viajes administrado actualmente por el proveedor será absorbido por AFI y se asignará personal adicional a esta labor. Esto permitirá obtener respuestas más rápidas a los cambios del programa informático y proteger a la FAO contra cambios introducidos en el producto base por el proveedor, que no son útiles para la FAO.
   
   
2. El programa informático ATLAS se revisará de conformidad con las decisiones sobre el sistema de dietas y para corregir los problemas en la gestión de transacciones incorporada en la versión inicial del producto. Esta labor puede realizarse antes de la actualización de la versión 11i porque el sistema de viajes es un sistema que no pertenece a Oracle.
   
   
3. Se contratarán consultores para redactar un manual práctico de contabilidad de viajes y un prontuario sobre viajes para el personal.

1. En estas dos operaciones de contabilidad, es preciso resolver las conciliaciones de las cuentas detalladas.
   
   
2. En ambas esferas de actividad, es preciso reexaminar y volver a especificar los sistemas, procedimientos e informes, como insumo a la etapa de reconfiguración 11i de Oracle.
   
   
3. Es necesario que algunos productos e informes se completen/reprogramen a fin de que la AFF pueda activar especificaciones de facturación automatizadas en el sistema.

1. Antes de cualquier reconfiguración del Libro Mayor en la versión  11i de Oracle, es necesario revisar y especificar los procedimientos que causaron los problemas en la configuración inicial.
   
   
2. Es preciso instaurar procedimientos adecuados de cierre mensual y trimestral y establecer una presentación de informes financieros periódicos.

1. Es necesario examinar las cuestiones de procedimiento y presentación de informes en relación con la gestión financiera de los proyectos y revisar en consecuencia el manual de contabilidad de proyectos.
   
   
2. Además, hay que desarrollar una estrategia para dar a las representaciones de la FAO, oficinas subregionales y oficinas de enlace acceso a la base de datos a efectos de la gestión de los proyectos y presentación de informes sobre los mismos.

1. Hace falta fortalecer la base de datos (independientemente de la mejora de la versión 11i de Oracle) para incluir series de datos no financieros (proyectos, recursos humanos, viajes e información sobre compras) a fin de poder satisfacer las necesidades de presentación de informes del Sistema de Información de Gestión (SIG) de toda la Organización.
   
   
2. Es necesario programar y distribuir los informes del SIG de toda la Organización (que producen datos financieros) para apoyar la información de gestión continua.
   
   
3. Es necesario añadir informes de donantes de proyectos a las opciones de informes determinadas previamente de que disponen los directores y donantes de proyectos.

17. El trabajo técnico que aportará la AFI durante el resto de este año en apoyo del programa de trabajo expuesto, se incrementará con una asignación adicional de 575 000 dólares EE.UU. Se utilizarán estos fondos para actividades de administración de base de datos y mantenimiento del sistema, así como para la adquisición y mantenimiento de equipo informático, licencias de programas y módulos de seguridad para garantizar el acceso a los datos financieros por parte de las representaciones de la FAO a través de Internet.

E. PROGRAMA DE TRABAJO – 2001

18. La mayor parte del programa de trabajo para 2001 se centrará en la reconfiguración y la emigración de las aplicaciones prácticas de Oracle a medida que se transfieren las operaciones a la versión 11i. de Oracle Financials. Como se ha indicado, Oracle ha comunicado a la FAO que al final de 2001 dejará de prestar a poyo a la versión 10.7 que utiliza ahora la FAO. La nueva versión de Oracle tiene una nueva funcionalidad importante y ampliada y se basa plenamente en la tecnología "web". Tiene conexiones perfeccionadas entre los productos de Oracle y los sistemas externos y es más fácil de utilizar.

19. La empresa Oracle está aconsejando a sus usuarios que planifiquen un período de desarrollo de seis meses para configurar el programa informático, hacer modificaciones en el proceso de actividad y ensayar debidamente los nuevos sistemas.

20. Esta mejora no es un proyecto pequeño y, en muchos aspectos, constituye una nueva realización de la ejecución original. Hará falta también capacitación para educar a los usuarios sobre la forma en que han cambiado las prácticas y la manipulación de los programas. Oracle aconseja que las organizaciones prevean dedicar a la realización de la mejora hasta un 25% del tiempo y el dinero que dedicaron a la introducción inicial de los sistemas de Oracle.

21. En espera del desarrollo pleno de los planes de reconfiguración durante la segunda mitad de 2000, se reserva una asignación de 2,6 millones de dólares para el trabajo de mejora de la versión 11i en 2001. Esta cifra incluye equipo informático adicional por valor de 250 000 dólares, pero no incluye el citado programa de capacitación que se cargaría a cada dirección usuaria.

III. Reestructuración y fortalecimiento de la Dirección de Finanzas

22. En noviembre de 1999 "Se informó a la Conferencia de que se estaban examinando posibles nuevas necesidades de reestructuración, que no se podían identificar en el momento de preparar el documento y cuyas soluciones no tendrían repercusiones en los recursos totales. Se trataba, en particular, del fortalecimiento de la Dirección de Finanzas (AFF), que también se notificaría debidamente al Comité de Finanzas".¹

23. Es oportuno señalar los resultados de este examen ya que se relacionan estrechamente con la necesidad de apoyar plenamente el Oracle y también tienen repercusiones de recursos, si bien dentro del presupuesto total. Hay una combinación de varios factores debido a la cual resulta imprescindible que se revise la estructura de la AFF y se fortalezca actualmente. Tales son:

• la demanda de conocimientos técnicos específicos y avanzados tecnológicamente para aprovechar al máximo los medios de Oracle;
  
  
• la revisión del flujo de trabajo como consecuencia de la reestructuración de las dependencias de apoyo a la gestión de los departamentos y la creación de un servicio de apoyo a la gestión centralizado;
  
  
• el mayor volumen de trabajo en AFF debido a la demanda de mayor control interno (p.e., control de desembolsos, exámenes auditoriales locales, etc.); y
  
  
• los notables recortes presupuestarios en la dotación de personal de AFF durante el reciente período de grave limitación presupuestaria (reducción del 27% desde 1992-93).

24. Después de un examen detallado de la estructura existente, se consideró que la relación entre el personal de apoyo y contables profesionales no era ya apropiada. El primer paso implicaba la eliminación de nueve puestos de Servicios Generales que se consignó en el PLP 2000-01. Sin embargo, el examen de las necesidades de personal profesional ha resultado difícil, dado que no es fácil distinguir entre las demandas a corto plazo derivadas del establecimiento de nuevos sistemas y procedimientos y la respuesta a largo plazo para subsanar la insuficiencia de personal profesional.

25. La Dirección propuso una nueva estructura que incluía la adición de once puestos de categoría profesional y la supresión de otro puesto de servicios generales. Esta nueva configuración fue examinada por el Grupo de la Plantilla que recomendó la aceptación de las propuestas. Por ello, el Director General ha aprobado la creación de once puestos más con carácter temporal por un período de hasta tres años. Aunque ha autorizado la adición de los puestos a las propuestas para el PLP de 2002-03, ha pedido al Subdirector General de AF que realice un examen de las necesidades de personal del Departamento, de forma que se disponga oportunamente de sus resultados para tenerlos en cuenta en el PLP 2002-03. Ha indicado que espera que el Departamento se halle en condiciones de suprimir algunos puestos a medida que quedan vacantes por eliminación natural o que resultan redundantes a causa de las eficiencias administrativas conseguidas, por ejemplo, mediante la utilización de Oracle.

26. Se pide al Comité que tome nota de la decisión del Director General de establecer once puestos de categoría profesional en la Dirección de Finanzas por un período de tres años y consigne su acuerdo con ella, y se le notifica que se formulará una propuesta definitiva en el PLP 2002-03.

27. Estas propuestas afectarán ciertamente el nivel de costos durante el bienio en curso y darán lugar a un incremento de las cantidades gastadas en los Capítulos 5 y 9 del presupuesto; en el Capítulo 9 el gasto se relaciona con la autorización adicional de 9 millones de dólares aprobada por la Conferencia para sufragar costos de redistribución y cese en el servicio del personal. Será posible indicar una cifra exacta sólo cuando se conozcan las fechas de nombramiento y cese del servicio, pero según una estimación preliminar, el costo incremental asciende a unos 1,4 millones de dólares en el Capítulo 5 y a una cantidad de hasta 1 millón de dólares en el Capítulo 9. Ambas sumas se financiarán con economías en puestos vacantes de toda la Organización. Estas economías tendrán repercusiones en la ejecución del programa, acerca de lo cual se facilitarán más detalles cuando se determinen las vacantes concretas.

IV. Conclusiones

28. La Secretaría considera que la reformulación del programa de trabajo, junto con la financiación prevista durante el resto del bienio, pondrá en camino el proyecto Oracle y permitirá concluir satisfactoriamente la Fase I.

29. Se señalan especialmente las dificultades con que se ha tropezado para encontrar recursos suficientes para ejecutar este proyecto. Como parte del PLP 1996-97, el Director General propuso una consignación adicional de 20 millones de dólares para financiar la sustitución de los sistemas administrativos y financieros de la Organización (FINSYS/ PERSYS). Esta petición no sólo fue rechazada por los Miembros, sino que la Organización padeció una reducción presupuestaria de 56,9 millones de dólares EE.UU. o del 8,5% en el PLP 1996-97, con la consecuencia de que resultó casi imposible encontrar fondos del presupuesto del Programa Ordinario para este proyecto esencial.

30. El presupuesto adicional, si se utiliza plenamente, elevará el costo total del proyecto a unos 28 millones de dólares, unos 3 millones más que el gasto presupuestado por el PMA para su proyecto de sistemas SAP, hablando en términos comparativos. Aunque el costo de ejecución de estos importantes sistemas es elevado, el presupuesto asignado de 10 millones de dólares nunca fue una cifra realista o plausible para realizar un trabajo de tal magnitud y complejidad, que implica realmente tecnología de alto nivel, estructuras de programas informáticos integrados, el más moderno equipo informático y tecnología de comunicación y una reestructuración completa de todos los procesos financieros y administrativos, de la contabilidad y la presentación de informes de la FAO. Hay que reconocer también que la FAO no poseía el nivel de conocimientos técnicos y experiencia sobre Oracle para realizar plenamente este trabajo y la contratación de expertos externos en este campo fue y es muy costosa.

31. A la luz de la experiencia adquirida hasta ahora, se pide a los Comités que:

1. tomen nota y dejen constancia de su acuerdo con las decisiones que el Director General ha adoptado en virtud de su autoridad para:

• aplazar la Fase II del proyecto Oracle y utilizar los recursos así liberados para la consolidación de la Fase I; y
  
  
• establecer once puestos temporales de personal profesional en la Dirección de Finanzas por un período de tres años, señalando que se formulará una propuesta más definitiva en el PLP 2002-03;

2. aprueben los esfuerzos ulteriores para buscar apoyo extrapresupuestario para la ejecución plena del proyecto Oracle y pidan a todos los Miembros que ayuden a la Organización mediante contribuciones voluntarias a las Fases I y II del proyecto Oracle; y
   
   
3. aprueben la propuesta del Director General de atribuir alta prioridad a esta actividad en la asignación de los atrasos con arreglo a la Resolución 3/99 de la Conferencia.

32. Además, se pide al Comité de Finanzas que, reconociendo que es posible que mediante las medidas propuestas en b) y c) no se consigan recursos suficientes a tiempo para completar la ejecución del Oracle dentro del bienio en curso, apruebe en principio la reasignación dentro del presupuesto aprobado para 2000-01 de:

• hasta 1,4 millones de dólares necesarios para apoyar la dotación adicional de personal temporero en AFF;
  
  
• hasta 1,0 millones de dólares para sufragar gastos adicionales de redistribución y cese en el empleo del personal como consecuencia de la reestructuración de AFF; y
  
  
• hasta 3,5 millones de dólares para financiar el déficit en los recursos necesarios para completar la ejecución de la Fase I de Oracle y realizar la transferencia de las aplicaciones administrativas de Oracle a la versión 11i;

reconociendo que estas aprobaciones pueden dar lugar a transferencias presupuestarias entre capítulos a favor de los Capítulos 5 y 9 y en detrimento de los demás capítulos, pero a condición de que: a) se reduzcan al mínimo tales transferencias; b) el Capítulo 2, Programas Técnicos y Económicos quede protegido en la mayor medida posible; y c) se faciliten al Comité de Finanzas, en sus períodos de sesiones del año próximo y de la forma habitual, los detalles completos de las transferencias propuestas.

__________________________

^a/ Oracle ha informado a sus usuarios que la versión 10.7 (las aplicaciones financieras de Oracle utilizadas actualmente por la FAO) no recibiría apoyo más allá del final de 2001. La nueva versión (11i) contiene una nueva funcionalidad importante y se basa en la tecnología de web.

1  C99/REP párrafo 92