FC 94/13
财政委员会
第九十四届会议 |
2000年5月8－12日，罗马 |
检查长办公室1999年度活动报告 |
附上《检查长办公室
1999年度活动报告》供财政委员会了解情况。
检查长办公室
1999年度活动报告
目
录
附件A - 内部审计报告
附件B - 办公室的组织机构
检查长办公室
1999年度活动报告
1.
引 言年度活动报告最初打算对提交总干事的关于检查长办公室工作的季度报告进行简单汇总。它以一种熟悉的格式适当简要地介绍本办公室处理的主要关心的问题，并对本组织为解决这些问题而采取的行动提出意见。它还说明该办公室处理的各种事项及前几年的活动范围。
按照总干事作出的关于向财政委员会成员提供其年度活动报告的决定，这是第四个此类扩大分发范围的报告，它将在
2000年5月委员会下届会议之前分发供了解情况。1998年的报告在上届会议上引起了热烈的讨论，会议提出了一些建议供将来编写报告时考虑。在这方面，已经作出了努力来表明管理部门对审计建议的接受程度，下个两年度我们报告的性质应在这方面提供更多信息。我们还将关于“审计外延活动”的一个简短的部分列入了报告以表明与其它监督机构，即设在罗马的机构和其它国际机构的合作程度。本报告还有一个附件，列出了在这一年提交的所有审计报告，而不是象前几年所报告的对项目审计的数字总结和详细清单。本节着重介绍审计报告中提出的或者由于该办公室全年其它重大活动的结果而提出的更为重要的一些事项。只要有可能，它均对各级管理部门为解决已确定的问题而采取的措施作简要说明。
1999年5月，总干事通知计财两委员会，将为检查长办公室制定一个宪章，并将提供给财政委员会。财政委员会在1999年9月的会议上，讨论了该宪章，并提出了若干有关建议。该宪章现在已成为本组织规章制度的一个组成部分，作为粮农组织守则第107节的一个附件。
我们提供了两名高级审计员的专业知识来帮助实施新的财务管理安排，并密切注意新系统的发展和采用。还值得指出的是，区域审计员在开罗执行了与采用
Oracle/Atlas系统有关的重要工作。提供了一份详细报告和‘现场’帮助，尽管严格说来这并非审计活动。近东区域办事处助理总干事和总部的Oracle小组非常赞赏这项工作。这一年有若干异常活动引起我们的注意，需要特别注意。它们包括滥用计算机访问从而导致不应当的付款、丢失空白支票导致伪造签字、因运钞车发生车祸而丢失现金、一个具体项目出现未经批准的超支及滥用电话特许权。正在追查所有这些问题，对其中某些问题可能进行刑事控告或进行适当纪律处分，这将视调查结果情况而定。
在这一年中，我们积极参与了管理部门对总部有关主要合同问题作出反应的活动。这包括银行安排（分别关于本组织和职工的银行安排），为粮农组织投资组合选择资金经理及因公和因私旅行安排。本办公室参加这些活动不仅使结果增值，而且还为我们将来的审计工作提供有用的知识、理解和经验。
我们继续检查这项计划，这项计划很可能是本组织所执行的最大项目。在
1999年，我们提交了两份特别报告，年底正在编写第三份报告。大体上，我们的结论是，关于资金控制方面的困难情况已经大大好转，总的说来，内部控制活动令人满意（尽管我们提出了若干改进建议）。此外，我们还高兴地报告，管理部门根据我们的建议，正在总部和实地采取适当行动，处理采购程序、某些人员配备和语言问题及制定切实可行的效益衡量标准。检查长办公室有利于保证有适当机制来处理计算机千年虫问题。全面活动于
1997年夏天开始，及时得以完成，活动高潮是旨在尽量减少任何潜在日期转换问题的一项年底计划。在实际日期转换时，千年虫问题小组仍在上班或者随时待命，结果他们仅需要处理几个小故障，如因两个实地办事处没有正确应用2000年修补程序而与他们的电子函件联接发生故障。将继续保持警惕。但粮农组织对该项目已经可以感到满意的是，除了解决千年虫问题之外，该项目还留下一个更新型、有效和可靠的信息系统基础设施及计算机系统。1999年我们的审计计划包含了对总部和区域办事处的管理支持组进行彻底审查的内容。在这一年期间，宣布了政策改革，各部的管理支持组将合并成一个全组织的管理支持处，设在行政及财务部，但是区域办事处的管理支持组（因而规范、执行及下放活动协调办公室的一个管理支持组）例外。尽管如此，我们完成了已经开始的审查工作，我们的许多调查结果和建议已经被采用或者在新的安排中正在考虑采用。
我们对电视粮食集资开始以来的电视粮食集资银行帐户和有关交易进行了审计，并于
1999年7月提出了我们的报告。我们建议使交易记录截止最近及加强对银行帐户的内部控制环境。我们对资金管理的各个方面提出了意见，并提出了改进建议。我们就如何改进电视粮食集资银行帐户的管理提出了建议。管理部门正在审查电视粮食集资财务会计工作，以便对我们关心的问题作出反应及改进对电视粮食集资帐户的全面管理。还对电视粮食集资活动进行了一次审查，将于2000年初提出一个报告。作为我们全面审计方法的一部分，我们审议了总干事和领导机构所强调的关于在部门内进行战略性更强的规划的要求。特别是我们着手纪念币和纪念章计划及信息产品周转基金的问题。我们审查了该计划和该基金的工作计划及过去供资和会计方法的继续相关性，并提出了改进和改变的建议。管理部门积极地处理了这些问题，并为今后几年制定了简单明了的工作计划。
在去年我们审查了语言范围的两个不同成分。一个成分是关于为了在伊拉克的以油换粮计划，需要加强阿拉伯文方面的能力，雇用人员，另一个成分是关于总部五个翻译组的业务。关于这两个成分，我们提出了若干具体建议，并高兴地报告，管理部门已经采取一系列积极行动来解决我们的报告中提出的问题。
我们对信用社的部分业务进行了审查，并于
1999年10月提出了报告。我们的结论是，关于部分领域的控制手段和程序充分发挥了作用，因此我们的报告主要集中在资金的管理或价值问题，提出关于提高效益的建议并向董事会提交报告。报告受到了信用社管理层的好评，信用社管理层根据我们的建议采取了适当行动。检查长继续积极参加联合国、各个专门机构、国际原子能机构和其它国际组织、布雷顿森林和其它多边金融机构的内部审计处长年会。他还代表本办公室参加了关于内部审计最佳方法的一次国际会议。在
1999年与设在罗马的其它机构的审计负责人举行了好几次会议，并就实质性问题与评价服务组定期联合举行会议。本办公室高级职员还参加了在粮农组织为成员国常驻代表举行的关于监督安排主题的情况介绍会。此外，还在这一年与外聘审计员和联合检查组的代表们举行了若干次会议。3.
审计活动本办公室的审计活动根据一份正式的审计工作计划按计划成分进行组织、管理和报告。审计计划是参照战略框架、中期计划、工作计划和预算、大会和理事会的决定及决议、计划委员会和财政委员会的讨论及总干事的各项政策声明和举措，以自上而下的方式设想的。然后在本办公室内以自下而上的方式更加详细地制定计划并提交总干事同意。
尽管主要由具体审计报告来说明审计活动，但是这并非检查长办公室对本组织整个管理控制过程的贡献的全景。下面几个部分简要介绍了这一年期间所执行的工作的性质和范围，附件A列出了1999年提交的各项具体报告。
a)
总部活动本办公室在财务、会计和司库工作方面的专业力量有许多是在总部小组。总部小组还作为办公室技术及其它信息系统和电子数据处理领域的联络点提供服务。其主要责任是在总部进行全面审计，并对所有各级管理部门就其权限范围内的事项提供咨询意见。它还根据一个商定的两年协定对世界粮食计划署进行了审计。
该小组还负责对于定期向总干事提交的财务报告书和现金流量预报书进行审查并提出意见。
在这一年期间还对七个领域进行了特别审计并提交了报告，本报告附件
A中列出了这些报告。 b) 权力下放活动该小组负责总部以外各办事处的所有审计、特别审查、检查和调查以及总部以外开展的有关活动。这不仅包括区域和分区域办事处及联络处，而且还包括粮农组织驻国家代表处及实地具体项目。它还作为权力下放和区域化问题方面的主要专业知识来源提供服务，并开展与利用当地审计公司有关的工作。它是四个主要区域办事处的审计员的主要联络点，这些审计员不仅在其区域进行所有各类审计，而且还就管理问题，如人员编制、招聘和挑选以及不时出现的组织和内部控制事项等，提供咨询意见。
该小组还积极参加对所有新任命的粮农组织驻国家代表的情况介绍计划，为他们的业绩评价作出贡献，并参与其任务结束时的移交程序。
在这一年中，该小组提交了关于区域和分区域办事处各个方面的
14份报告、粮农组织驻国家代表处和联络处的12份报告、关于特别项目的11份报告。附件A表明了这些报告的性质。c)
特别管理任务该小组处理最初由总干事办公室提出或者与高级管理部门的其他成员一起提出、或者由单个职工提出的关于检查和调查的大多数要求。这些活动，尤其是特别调查，并非总是产生正式审计报告，而结果往往是非正式情况介绍会或机密备忘录。办公室的法律专业力量均在该小组，该小组还参与有关采购（主要是审查关于免除竞争过程和招标小组活动的要求）、通讯联络、旅行、健康保险和雇员利益的事项。它还在粮农组织上诉委员会代表总干事办公室。
该小组还对总干事直属办公室的每月开支（包括它的支出报告）和在部预算中发生的有关开支进行审查并提出意见。在这一年期间提交了七个特别审查报告，附件
A列出了这些报告。4.
招标小组的活动设备和物资的采购及服务活动按照粮农组织手册中规定的原则和程序进行。由检查长办公室负责在安全的条件下接收、打开、记录和保留所有投标书。这确保招标过程的独立、客观、安全和透明。
在去年，“招标小组”开会
97次，处理了279次招标。关于这些招标，有3 652家公司受到邀请进行投标，收到了1 519份投标书。小组会议的活动水平及招标数量与前几年大体相同，但是受邀请进行投标的公司数量以及因而收到的投标书大大增加。5.
管理活动本办公室还是本组织以下一些重要的“常设委员会”的积极参加者和观察员：计划政策及咨询委员会、信息管理技术委员会（及其分委员会）、世界农业信息中心委员会、采购委员会、医疗保险咨询委员会、投资委员会及其咨询委员会、借款咨询委员会、
Oracle实施指导委员会、粮食服务联合委员会和信用社委员会。还要求我们参加各个临时内部审查小组、工作组、评价小组等。此外，我们还密切注意计划委员会和财政委员会、理事会和大会的讨论，并不时会见高级官员和成员国的代表。关于人员配置方面，我们进行了重大改进活动，内部作了调整，反映出需要进一步强调权力下放活动及更加突出总部审计和特别管理任务这些重点。本报告附件
B以图表的形式说明了这些变化。除了尚有两个专业人员职位空缺之外，现在我们几乎已经满员，是一个由高度合格和经验丰富的专业人员和一般服务人员组成的一个结构良好的小组。然而，在1999年期间，我们严重缺少人手，特别是总部高级管理，但是我们通过利用各项伙伴关系计划、短期顾问和适当的工作调整，成功地应付了这一状况。本报告附件B介绍了人员配置详情以及一些人员统计简况。培训和发展是检查长办公室管理活动的一个重要方面。这包括三个成分：专业审计培训；语言培训；使用办公室技术方面的培训。关于专业方面，我们举行了一次关于诈骗的发现和调查的“现场”研讨会（由世界上这一领域的主要专家之一演讲）。若干姊妹组织以费用分担的方式参加。为检查长办公室的合格人员制定了一项“内部”语言培训计划，我们还充分利用了粮农组织的现有设施来满足我们的办公室技术培训需要。一名审计员参加了联合王国一所大学组织的一项远距离学习计划。我们还参加了通过人事司安排的其它高级管理培训计划。
我们在因特网上设立我们的网址的工作已进入最后阶段，我们继续定期举行关于主题的职员会议。在这些会议上，粮农组织专家向审计人员介绍其专业领域的发展近况，并讨论审计和行政（包括预算监测）事项。
最后，对于这一年中高级管理部门及所有各级的职员在我们执行各项任务时所提供的积极响应、合作和帮助，本办公室再次表示感谢。
附件
A(i)
1999
年提交的内部审计报告清单
总部活动
特别管理任务
附件
A(ii)
1999
年提交的内部审计报告清单
权力下放活动
（i）关于区域和分区域办事处- 伊拉克以油换粮计划
- 对内部控制的审查
- 对管理制约因素的审查
附件B(i)
联合国粮食及农业组织检查长办公室
检 查 长G. Peter Wilson (D-2)
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| 秘书处支持 |
|
行政支持 |
| V.Brooke G-3 K.Travers (80% G-4) (1) G-3 |
C.Bricknell G-6 M.T.Baiani (登记) G-4 |
| | |
权力下放活动 |
| | ||
| 总
部 活
动 |
O.C.Khanna D-1 Y.Ogino
(亚太区域办事处) P-4 |
特别管理任务 |
||
| L.Elliott P-5 空缺
P-4 |
A.Lo Faso P-5 A.Jansson P-4 |
注：
(1) 由于Travers女士延长休假，由Ciocca
先生接替她的工作。
(2) 挑选已得到批准，但尚未任命。
附件B(ii)
检查长办公室人员配备表
2000年1月
| 职 等 | 男 性 | 女 性 | 空 缺 | 合 计 | |
| 专业审计人员职位 | 15 | ||||
| 1名主任 | D2 | 1 | |||
| 1名主要审计员 | D1 | 1 | |||
| 2名高级审计员 | P5 | 2 | |||
| 4名区域审计员 | P4 | 3 | 1 | ||
| 2名审计员 | P4 | 1 | 1 | ||
| 3名审计员 | P3 | 2 | 1 | ||
| 2名审计员 | P2 | 1 | 1 | ||
| 准专业审计人员职位 | 3 | ||||
| 1名审计助理 | G6 | 1 | |||
| 1名审计办事员 | G5 | 1 | |||
| 1名审计办事员 | G4 | 1 | |||
| 对审计的秘书支持 | 3 | ||||
| 1名主任的秘书 | G6 | 1 | |||
| 1名双语打字员(80%) | G3 | 1 | |||
| 1名速记员 | G3 | 1 | |||
| 其它支持人员 | 1 | ||||
| 1名记录员 | G4 | 1 | |||
| 9 | 11 | 2 | 22 |
上述职位的国家分配情况如下：
| 国 家 | 专业人员 |
一般服务人员 | 合 计 | |
| 总 部 | 区 域 | |||
| 安提瓜 | 1 | 1 | ||
| 加拿大 | 2 | 1(RNE) | 3 | |
| 印 度 | 1 | 1 | ||
| 意大利 | 1 | 4 | 5 | |
| 牙买加 | 1(RAF) | 1 | ||
| 日 本 | 1(RAP) | 1 | ||
| 巴基斯坦 | 1 | 1 | ||
| 瑞 典 | 1 | 1 | ||
| 联合王国 | 1 | 3 | 4 | |
| 美 国 | 1 | 1(RLC) | 2 | |
| 空 缺 | 2 | 2 | ||
| 11 | 4 | 7 | 22 | |
注：所有职员的平均年龄为45岁。