Cuando las Partes Contratantes se adhieren al Tratado Internacional, acceden a incluir todos los recursos fitogenéticos para la alimentación y la agricultura que figuran en la lista del Anexo I del Tratado y que se encuentren bajo su administración y control y sean de dominio público. Para recibir un acceso facilitado, los usuarios deben saber de la existencia del material que está disponible.

En los primeros años de la aplicación del Tratado, para notificar el material disponible se enviaban cartas al Secretario y se publicaban en el sitio web. Con el paso del tiempo, la mayoría de los enlaces fueron quedando desactualizados y muchos sitios web estaban disponibles únicamente en una lengua local, o no siempre disponibles en una de las lenguas más usadas. Además, para hacer referencia a los materiales de plantación se utilizaban muchos formatos distintos.

En la actualidad, tras la puesta en marcha del Sistema mundial de información del artículo 17 del Tratado Internacional y con el uso de los identificadores digitales de objetos, los usuarios tienen acceso a un mecanismo mundial normalizado para identificar los RFAA y a un conjunto de descriptores normalizados clave. Quien posea el material puede enviar una lista mediante una tabla normalizada de Excel. La Secretaría le ayudará con este proceso, previa petición. Para ello escriba un correo electrónico a [email protected], y recibirá la información, la plantilla y acceso directo a las herramientas.