Присоединяясь к Международному договору, Договаривающиеся Стороны дают свое согласие на включение в МС всех генетических ресурсов растений для производства продовольствия и ведения сельского хозяйства, перечисленных в Приложении I к Международному договору, которые находятся под их управлением и контролем и являются общественным достоянием. Для получения облегченного доступа пользователи должны знать о существовании тех материалов, которые имеются в наличии.

В первые годы осуществления Международного договора уведомления о наличии материала производились путем направления соответствующих писем Секретарю и размещения их на веб-сайте. Со временем большинство ссылок устарело, и многие веб-сайты были либо доступны только на местном языке, либо не всегда были доступны на одном из наиболее широко используемых языков. Кроме того, ссылки на растительный материал были сделаны в различных форматах.

Благодаря созданию Глобальной информационной системы, предусмотренной статьей 17 Международного договора, и использованию цифровых идентификаторов объектов у пользователей появился доступ к стандартизированному глобальному механизму идентификации своих ГРРПСХ и к набору основных стандартных дескрипторов. Владелец материалов может отправить соответствующий перечень, используя стандартную таблицу в формате Excel. По запросу Секретариат оказывает помощь в этом процессе. Всю необходимую информацию, шаблон и непосредственный доступ ко всем этим инструментам можно получить, обратившись по адресу электронной почты [email protected].