| CL 115/ 10
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Conseil
Cent quinzième session |
Rome, 23 - 28 novembre 1998 |
RAPPORT
DE LA QUATRE-VINGT-DIXIÈME SESSION DU COMITÉ FINANCIER,
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Table des matières
QUESTIONS APPELANT L'ATTENTION DU CONSEIL
SITUATION FINANCIÈRE DE L'ORGANISATION AU 30 JUIN 1998
PLAN D'INCITATION AU PAIEMENT RAPIDE DES CONTRIBUTIONS (DÉTERMINATION DU TAUX DE REMISE)
COMPTES VÉRIFIÉS - COMPTES DE LA FAO 1996-97
COMPTES DE LA MUTUELLE DE CRÉDIT DE LA FAO 1997
COMPTES DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL 1997
FONDS FIDUCIAIRES - EXONÉRATION DES FRAIS DE SOUTIEN DES PROJETS
COUVERTURE MÉDICALE APRÈS LA CESSATION DE SERVICE
DISPOSITIONS PRISES POUR LA SÉLECTION ET LA NOMINATION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES
QUESTIONS APPELANT L'ATTENTION DU CONSEIL Rapport de la quatre-vingt-dixième session
du Comité financier Questions soumises pour
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Paragraphes |
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| - | Rapport sur l'exécution du Programme 1996-97 | 4-8 | |
| - | Compte de réserve spécial | 9-12 | |
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| - | Situation financière de l'Organisation au 30 juin 1998 | 15 | |
| - | Comptes vérifiés - FAO 1996-97 | 18-25 | |
| - | Couverture médicale après cessation de service | 31-33 | |
| - | Pratiques de la FAO en matière de gestion des placements et dispositions prises pour l'examen des placements des fonds de réserve de la FAO | 34-35 | |
| - | Dispositions prises pour la sélection et la nomination du Commissaire aux comptes | 36-38 | |
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| - | Rapports du Corps commun d'inspection des Nations Unies | ||
| a) | Renforcement de la représentation locale du système des Nations Unies - Informations supplémentaires sur la structure des bureaux de terrain de la FAO | 48-50 |
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| b) | Les institutions de formation du système des Nations Unies: programmes et activités (JIU/REP/97/6), avec les observations du Directeur général | 51 |
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INTRODUCTION
1. Le Comité a soumis au Conseil le rapport de sa quatre-vingt-dixième session.
2. Les membres suivants étaient présents:
| Président: | M. Julian A. Thomas (Afrique du Sud)
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| Vice-Présidents: | M. Luigi M. Fontana-Giusti (Italie) M. Roberto O. Villambrosa (Argentine) M. Kalarickal P. Fabian (Inde) M. Horacio Maltez (Panama) M. Lubomir Micek (République slovaque) Mme Ekhlas Fouad Eltom (Soudan) Mme Laurie J. Tracy (Etats-Unis d'Amérique) |
3. M. Samba Moomi Te Avelela (République démocratique du Congo) n'a malheureusement pas été en mesure de participer à cette session.
4. Pour examiner le rapport sur l'exécution du programme (C98/8), le Comité s'est essentiellement penché sur les questions financières générales. Il s'est félicité de la présentation du rapport, jugée meilleure que par le passé.
5. Le Comité s'est déclaré préoccupé par la baisse des ressources dont dispose l'Organisation, en particulier le nouveau fléchissement des ressources extrabudgétaires. Il a été souligné que l'Organisation devait mobiliser des ressources extrabudgétaires supplémentaires sans que cela nuise à ses domaines d'activités normatives, qui doivent avoir la priorité. Le Comité s'est également inquiété du déficit des remboursements au titre des dépenses d'appui, mais il a pris acte des efforts déterminés qui sont faits pour réduire les coûts de l'appui administratif et opérationnel afin de rapprocher les coûts effectifs du niveau de remboursement au titre des dépenses d'appui (13 pour cent) fixé par les organes directeurs.
6. Le Comité a reconnu l'importance de l'appui à l'investissement et s'est félicité de la collaboration du Centre d'investissement avec la Banque mondiale, le FIDA, les banques régionales de développement et d'autres instances pour la préparation des projets d'investissement. Le recours de plus en plus fréquent aux services de consultants nationaux et d'experts de la CTPD dans les projets du PCT a été accueilli favorablement et son expansion a été encouragée.
7. Le Comité a noté que le document ne faisait guère de place aux autres organisations s'occupant d'alimentation ayant leur siège à Rome. Il a souligné qu'il serait intéressant d'établir une synergie entre la FAO et ces organisations et qu'il importait de renforcer la coopération et la coordination avec elles.
8. Le Comité a identifié un certain nombre de domaines dans lesquels le rapport pourrait être amélioré, à savoir: la synthèse des résultats, l'accent à mettre sur certaines priorités et l'évaluation des résultats par rapport aux indicateurs d'exécution et aux critères d'évaluation précédemment retenus. A cet égard, le Comité a noté que la nouvelle approche de programmation, qui incluait le Cadre stratégique, le Plan à moyen terme et le Programme de travail et budget, comportait un modèle de programme fondé sur des projets de durée déterminée, ne dépassant pas six ans, qui aurait des objectifs précis et des critères de réussite préalablement définis afin de permettre une évaluation critique des résultats. Le Comité s'est félicité de cette évolution vers une budgétisation fondée sur les résultats et, reconnaissant la nécessité d'un examen simultané des évaluations a posteriori tant qualitatives que quantitatives, il a proposé de regrouper en un seul document le Rapport sur l'exécution du programme et le Rapport d'évaluation du programme.
9. Le Comité a noté que le document consacré à cette question (JM 98/5) demandait au Comité du Programme et au Comité financier, en réunion conjointe, d'approuver l'utilisation, sur le Compte de réserve spécial, d'un montant pouvant aller jusqu'à 5 millions de dollars E.-U. ou de toutes autres sommes inférieures qui pourraient être nécessaires pour couvrir les dépenses supplémentaires non inscrites au budget découlant de la décision du Tribunal administratif de l'Organisation internationale du travail (OIT) de rejeter une décision antérieure de la Commission de la fonction publique internationale tendant à supprimer le coefficient linguistique.
10. Le Comité a rappelé qu'à la session précédente du Comité financier, un membre avait exprimé l'opinion que l'utilisation du Compte de réserve spécial dans le but susmentionné n'était pas conforme aux fins approuvées par la Conférence dans sa Résolution 13/81 et que l'utilisation envisagée du Compte de réserve spécial équivalait à relever le montant du budget précédemment approuvé par la Conférence. Il a également rappelé qu'à leur réunion conjointe précédente, le Comité du Programme et le Comité financier avaient demandé un complément d'information sur l'incidence d'une telle mesure sur les programmes et sur les possibilités de réaliser des économies correspondantes. Le Comité a noté qu'un avis juridique sur l'utilisation du Compte de réserve spécial et les informations demandées figuraient dans le document.
11. Les membres du Comité ont confirmé les positions qu'ils avaient prises à la quatre-vingt-neuvième session du Comité financier et sont convenus de saisir de cette question les comités en réunion conjointe, sans consensus à ce stade.
12. Le Comité a noté avec intérêt que le Comité administratif de coordination (CAC) avait été saisi d'une proposition de la réunion des conseillers juridiques du système des Nations Unies. Cette proposition cherchait à éviter que ne se reproduisent des situations dans lesquelles des organisations du Système commun étaient confrontées à des dépenses rétroactives non budgétisées découlant du rejet par les tribunaux administratifs des Nations Unies et/ou de l'OIT de décisions prises par la CFPI.
13. Le Comité a pris note du rapport à ce sujet (FC 90/5), qui prévoit que l'utilisation globale du montant que le Directeur général est autorisé à dépenser s'élèvera à 10,5 millions de dollars E.-U. pour les dépenses de réaffectation et cessation de service, en plus des crédits budgétaires nets, sur un montant de 12 millions de dollars E.-U. autorisé à cet effet par la Résolution 7/97 de la Conférence.
14. Le Comité a pris note des critères appliqués pour identifier les cas visés par cette autorisation de dépense, ainsi que la nature des coûts imputables en tant que dépenses de réaffectation et de cessation de service. Il a également rappelé que le PTB 1998-99 prévoyait un crédit de 3 millions de dollars E.-U. pour les indemnités de licenciement. Il a été informé que chaque cas faisait l'objet d'une décision réfléchie: ainsi, les cas qui réunissaient les conditions prévues pour l'autorisation de dépense de 12 millions de dollars E.-U. étaient-ils imputés sur cette somme, tandis que les autres étaient imputés sur les ressources prévues à cet effet dans le Programme de travail et budget. Ces dernières devraient être épuisées par la couverture budgétaire des licenciements intervenant dans le cours normal des activités de l'Organisation.
SITUATION FINANCIÈRE DE L'ORGANISATION AU 30 JUIN 1998
15. Le Comité a examiné la situation financière de l'Organisation au 21 septembre 1998 et a noté que 51,89 pour cent des contributions mises en recouvrement avaient été reçues. Soixante et un Etats membres avaient versé la totalité de leurs contributions courantes, tandis que 30 autres avaient effectué des versements partiels et 84 n'avaient effectué aucun paiement en règlement de leurs contributions pour 1998. Le Comité s'est inquiété de ce taux de recouvrement décevant par rapport à l'année dernière à la même date, et du risque d'un éventuel recours à l'emprunt vers la fin de l'année. Par conséquent, le Comité a réitéré son appel à tous les Etats membres ayant des arriérés de contributions pour qu'ils règlent la totalité de leurs contributions courantes et de leurs arriérés dans les plus brefs délais.
PLAN D'INCITATION AU PAIEMENT RAPIDE DES CONTRIBUTIONS (DÉTERMINATION DU TAUX DE REMISE)
16. Le Comité a passé en revue les résultats du Plan en 1998 après la révision de la méthodologie approuvée par la Conférence en novembre 1997. Il a noté que, comme au cours des années précédentes, le Plan n'avait guère aidé à améliorer le taux de recouvrement des contributions.
17. Le Comité a confirmé le taux de 1,41 pour cent proposé par le Directeur général pour le calcul de la remise à accorder à chaque Etat Membre ayant réglé ses contributions avant le 31 mars 1998.
COMPTES VÉRIFIÉS - COMPTES DE LA FAO 1996-97
18. Conformément aux dispositions de l'Article XXVII.7 l), le Comité a examiné les comptes vérifiés de la FAO pour l'exercice 1996-97.
19. Le Comité a pris note, à ce sujet, de l'opinion du Commissaire aux comptes, formulée sans réserve, et a approuvé les recommandations présentées dans son rapport.
20. Comme le veut l'usage, le Secrétariat présentera un rapport intérimaire sur la mise en application des recommandations du Commissaire aux comptes à la prochaine session du Comité. Le Secrétariat s'est également engagé à présenter, à cette même session, un document proposant un moyen de simplifier la comptabilisation des dépenses d'appui.
21. Pour répondre à la demande du Président d'expliciter les raisons des difficultés rencontrées par l'Organisation dans l'exécution des projets liés aux technologies de l'information tels que Oracle Financials, un rapport intérimaire sur l'état d'avancement du projet Oracle a été présenté.
22. Le rapport notait que le projet Oracle en était à l'heure actuelle à un stade avancé de configuration (application des caractères fonctionnels disponibles dans le progiciel aux pratiques administratives et comptables spécifiques de la FAO) et que cette phase serait achevée d'ici la fin septembre. En octobre 1998, les diverses applications administratives feraient l'objet d'une série d'essais portant sur les fonctions administratives de base et les travaux se poursuivraient sur les interfaces entre les divers modules du système. La phase la plus critique de l'application aurait lieu en novembre, où on procéderait à un essai rigoureux d'intégration des opérations pour s'assurer que celles-ci, une fois gérées correctement dans un service, peuvent être transférées avec précision d'un module à l'autre du système pour effectuer les fonctions comptables requises. Si ces essais d'intégration donnent des résultats satisfaisants, il était prévu d'introduire le nouveau système de gestion des opérations dès le début de janvier 1999, aussi bien au siège que sur le terrain. A cet égard, quelque 120 fonctionnaires de terrain recevraient une formation à l'utilisation du module comptable hors siège, qui leur serait dispensée pendant les deux premières semaines de décembre 1998. Une formation comparable commencerait aussi au siège en décembre 1998 et se poursuivrait pendant une bonne partie du premier trimestre de 1999, à l'intention des quelque 600 fonctionnaires du siège ayant besoin d'une formation sous une forme ou sous une autre.
23. On a indiqué que le programme de travail sur le projet Oracle nécessitait un soutien technique important de façon à assurer une application correcte du système, y compris le déploiement de terminaux supplémentaires et le soutien de divers logiciels de gestion de bases de données. Ces activités seraient mises en _uvre tant au siège que hors siège afin de respecter la date prévue pour la mise en service du système.
24. En réponse à une question posée concernant les raisons pour lesquelles le PAM ne s'était pas associé au projet Oracle de la FAO, on a noté qu'une invitation officielle avait été envoyée au Programme au milieu de 1997, à la suite d'échanges de correspondance sur le sujet et de contacts de travail non officiels. La FAO avait proposé d'envisager un partage des plans et un éventuel cofinancement des activités prévues. On notera, toutefois, que les organisations sont influencées dans leurs choix par leurs propres besoins et exigences.
25. Le Comité a recommandé au Conseil de soumettre les comptes vérifiés pour l'exercice 1996-97 à la Conférence, pour adoption. Le Comité présente au Conseil le projet de résolution ci-après, à soumettre à la Conférence.
PROJET DE RÉSOLUTION DE LA CONFÉRENCE
COMPTES VÉRIFIÉS DE LA FAO 1996-97
"La Conférence,
Considérant le rapport de la cent quinzième session du Conseil, et
Ayant examiné les comptes vérifiés de la FAO 1996-97 et le rapport y relatif du Commissaire aux comptes
Adopte les comptes vérifiés."
COMPTES DE LA MUTUELLE DE CRÉDIT DE LA FAO 1997
26. Le Comité a demandé des éclaircissements sur la forte réduction des dépenses de personnel, des redevances relatives à la gestion des placements et des placements eux-mêmes entre 1996 et 1997. On lui a répondu qu'il y avait eu en 1997 des vacances de poste du cadre organique, que la baisse des redevances relatives à la gestion des placements tenait à la clôture d'un portefeuille d'investissements et que le renchérissement du dollar des Etats-Unis avait eu pour effet de réduire fortement la valeur comptable des placements effectués en lires italiennes dans les comptes de 1997. Depuis, les postes vacants avaient été pourvus et les nouveaux titulaires étaient occupés par les tâches courantes, auxquelles venaient s'ajouter l'introduction de l'Euro et la mise en place de nouveaux systèmes. S'agissant des placements, il n'était pas nécessaire, pour l'instant, d'obtenir des avis indépendants supplémentaires, dans la mesure où les fonds qui n'étaient pas prêtés aux membres étaient en grande partie placés sur des comptes de dépôt à court terme, pour assurer leur disponibilité, conformément aux politiques de placement en vigueur.
27. Juridiquement parlant, la Mutuelle de crédit fait partie intégrante de la FAO depuis janvier 1976, mais elle a un système de gestion séparé et elle s'autofinance. La Mutuelle de crédit est ouverte uniquement aux fonctionnaires de la FAO et du PAM. Les membres élisent un Conseil d'administration qui à son tour élit un bureau composé d'un président, d'un vice-président et d'un trésorier. Le trésorier est notamment chargé de mener des contrôles indépendants sur les activités du directeur de la Mutuelle de crédit.
COMPTES DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL 1997
28. Le Comité a passé en revue les états financiers du Groupement d'achats pour l'exercice prenant fin le 31 décembre 1997 et a approuvé les comptes. Il s'est toutefois inquiété de la différence apparente de 27 000 dollars E.-U. relevée lors de l'inventaire des produits. Le Secrétariat a assuré que la question était à l'étude et que des procédures étaient désormais en place pour réduire radicalement de tels écarts. Le Comité s'est déclaré par ailleurs satisfait des bons résultats obtenus par le Groupement d'achats du personnel.
FONDS FIDUCIAIRES - EXONÉRATION DES FRAIS
DE SOUTIEN DES PROJETS
29. Comme il l'avait demandé à sa vingt-cinquième session, le Comité a été informé des projets financés par des fonds fiduciaires qui avaient été exonérés des frais de gestion ou pour lesquels ceux-ci avaient été réduits pendant la période allant du 1er juin 1997 au 1er mai 1998.
30. Le Comité a accueilli favorablement les raisons données, qui correspondaient aux critères préalablement établis, et a noté que la grande majorité des exonérations avaient été octroyées pour des opérations d'urgence.
COUVERTURE MÉDICALE APRÈS LA CESSATION DE SERVICE
31. Le Comité a passé en revue les informations concernant les obligations de l'Organisation en matière de couverture médicale après cessation de service (FC 90/9) et a noté que, comme le financement des prestations médicales pour le personnel en activité était maintenant assuré, le dernier problème en suspens pour l'Organisation était celui du financement des obligations au titre des services passés. Le Comité a également examiné les mesures prises par le Secrétariat pour donner suite aux avis formulés par le Comité à cet égard et la proposition du Directeur général concernant le financement des obligations au titre des services passés.
32. Le Comité a noté que les obligations non financées pour les services passés étaient estimées à 195,1 millions de dollars E.-U. au 31 décembre 1997. Il a aussi noté que le Régime des indemnités de départ et le Plan d'indemnisation du personnel étaient à présent pleinement financés, et que les comptes vérifiés au 31 décembre 1997 indiquaient que la valeur comptable des placements correspondants dépassait actuellement les engagements de quelque 40 millions de dollars E.-U. Dans ces conditions, le Comité a approuvé à l'unanimité la proposition du Directeur général, à l'exception d'un membre qui n'a pas pu se rallier au point 4 de cette proposition tendant à ce que tout excédent en espèces sur le Fonds général soit alloué en priorité au financement des engagements au titre de l'assurance médicale après cessation de service. Le Comité a donc décidé de transmettre au Conseil et à la Conférence, pour approbation, la résolution ci-après correspondant aux points 1, 2 et 3 de la proposition.
33. En prenant cette décision, le Comité a reconnu que, si des progrès considérables avaient été faits en ce qui concernait l'explication et la divulgation de ces obligations considérables et croissantes, il n'avait pas été en mesure de faire des recommandations spécifiques pour en assurer le financement. En conséquence, ce problème restait largement non résolu sur le plan financier.
PROJET DE RÉSOLUTION DE LA CONFÉRENCE
COUVERTURE MÉDICALE APRÈS CESSATION DE SERVICE
La Conférence,
Ayant examiné le rapport de la cent quinzième session du Conseil,
Ayant noté les obligations non financées au titre des services passés,
Ayant noté que le Régime des indemnités de départ et le Plan d'indemnisation du personnel sont à présent pleinement financés et que les comptes vérifiés au 31 décembre 1997 indiquent que la valeur comptable des placements correspondants dépasse les engagements,
Approuve le plan d'action ci-après:
Tout revenu produit par les placements détenus au titre du Régime des indemnités de départ et du Plan d'indemnisation du personnel sera employé comme prévu initialement pour garantir que ces fonds soient suffisants pour amortir les obligations respectives.
Au cas où il y aurait un excédent du revenu des placements du Régime des indemnités de départ et du Plan d'indemnisation du personnel par rapport aux besoins pour ces fonds, cette somme devrait, en principe, être mise en réserve pour couvrir les obligations en matière d'assurance maladie après cessation de service au titre des services passés.
Conformément à la pratique passée consistant à établir des fonds distincts pour les prestations après cessation de service, le revenu des placements au titre du Régime des indemnités de départ et du Plan d'indemnisation du personnel dépassant les engagements serait affecté à un fonds d'assurance maladie après cessation de service.
PRATIQUES
DE LA FAO EN MATIÈRE DE GESTION DES PLACEMENTS
ET DISPOSITIONS PRISES POUR L'EXAMEN DES PLACEMENTS DES FONDS
DE RÉSERVE DE LA FAO
34. Le Comité a pris note des informations figurant dans le document FC 90/10 - Pratiques de la FAO en matière de gestion des placements et FC 90/11 - Dispositions prises pour l'examen des placements des fonds de réserve de la FAO - et il a approuvé les nouvelles dispositions proposées pour l'examen des placements du Fonds de réserve du Plan d'indemnisation et du régime des indemnités de départ.
35. Le Comité a noté que la modification proposée qui concerne la fonction de supervision (voir Annexe I) nécessiterait la modification de l'Article 9.1 du Règlement financier des Textes fondamentaux de l'Organisation. Il a approuvé l'amendement proposé pour qu'il soit transmis par l'intermédiaire du Comité des questions institutionnelles et juridiques (CQCJ) au Conseil à sa prochaine session pour approbation, puis à la Conférence pour adoption.
DISPOSITIONS PRISES POUR LA SÉLECTION ET LA NOMINATION
DU COMMISSAIRE AUX COMPTES
36. Le Comité financier a examiné la proposition concernant les dispositions stipulées à l'Article XII du Règlement financier pour la vérification extérieure des comptes, ainsi que les informations supplémentaires concernant l'expérience d'autres organisations, qui lui avaient été fournies à sa demande.
37. Le Comité a noté que les renseignements obtenus concernant l'expérience d'autres organisations montraient que la proposition relative aux dispositions pour la sélection et la nomination du Commissaire aux comptes, telle qu'elle figurait dans le document FC 89/7, était assez proche des usages d'autres institutions des Nations Unies. Le Comité a en outre noté que la proposition figurant dans le document FC 89/7 répondait mieux au souci de faire davantage participer les pays en développement au processus de vérification des comptes en autorisant des "propositions conjointes", dont seul le vérificateur en chef serait responsable, mais qui impliquerait l'octroi de contrats de sous-traitance à un ou plusieurs autres vérificateurs qualifiés. En conséquence, le Comité a souscrit à la proposition figurant dans le document FC 89/7 en vue de sa transmission au Conseil pour approbation.
38. Le Comité a jugé important de préserver le principe d'une responsabilité claire du Commissaire aux comptes vis-à-vis des Etats membres, quels que soient les critères retenus pour sa sélection.
BARÈME DES QUOTES-PARTS DE L'ONU
39. Le Conseiller juridique a fait le point de la situation à l'Organisation des Nations Unies en ce qui concerne le barème des quotes-parts pour l'année 1999. Il a rappelé qu'à sa vingt-neuvième session, en novembre 1997, la Conférence avait adopté un barème des contributions pour l'exercice 1998-99, et avait décidé que si l'Assemblée générale des Nations Unies adoptait un nouveau barème des quotes-parts pour les années 1998 à 2000 avant le 31 décembre 1998, le Directeur général préparerait un barème des contributions des Etats membres de la FAO modifié pour l'année 1999 afin de tenir compte de ce nouveau barème. L'Assemblée générale des Nations Unies avait, le 22 décembre 1997 (Résolution 52/215), adopté un nouveau barème des quotes-parts pour la période 1998 à 2000 qui introduisait un certain nombre de modifications par rapport au barème précédent. Le Directeur général avait donc préparé un barème modifié des contributions à la FAO pour l'année 1999, qui avait été distribué à tous les Etats membres de la FAO en mai 1998. Le nouveau barème des quotes-parts de l'ONU ne modifiait aucunement le niveau maximal de 25 pour cent pour les contributions individuelles. Cependant, l'Assemblée générale, dans la même résolution, avait décidé "d'envisager de réexaminer le barème des années 1999 et 2000 à la reprise de sa cinquante-deuxième session à la lumière de tous les éléments pertinents, notamment des rapports périodiques du Secrétaire général sur l'état des contributions, et de prendre position à cet égard suffisamment tôt pour pouvoir renvoyer la question, lors de sa cinquante-deuxième session, au Comité des contributions".
40. Lors des débats de l'Assemblée générale, la décision de réduire le niveau maximal des contributions individuelles avait été liée à la situation en ce qui concernait le paiement de ses arriérés par le principal bailleur de fonds. Comme la situation n'avait pas évolué à cet égard, aucune mesure n'avait été prise par l'Assemblée générale pour réviser le barème des quotes-parts pour 1999 et 2000 avant la clôture de sa cinquante-deuxième session. En conséquence, le Comité des contributions de l'ONU n'avait pas non plus réexaminé le barème à sa dernière session, en juin 1998.
ACTIVITÉS RÉCENTES DE LA CFPI ET DU COMITÉ MIXTE DE LA CAISSE COMMUNE DES PENSIONS DU PERSONNEL DES NATIONS UNIES
41. Le Comité a pris note des informations fournies dans le document FC 90/14 et des renseignements donnés oralement par la Directrice de la Division du personnel et par le chef de la Sous-Division de la sécurité sociale.
MODIFICATIONS APPORTÉES AU BARÈME DES TRAITEMENTS ET INDEMNITÉS
42. Le Comité a pris note des informations fournies dans le document FC 90/15 et des renseignements donnés oralement par la Division du personnel.
STATISTIQUES RELATIVES AU PERSONNEL
43. Le Comité a pris note des informations figurant dans le document FC 90/16 et des renseignements donnés oralement par la Directrice de la Division du personnel. Il a demandé que les prochains rapports mettent en évidence des questions de nature aussi bien qualitative que quantitative.
MODIFICATION DU SYSTÈME DE DISTRIBUTION DES PUBLICATIONS PAR QUOTAS
44. Le Comité a félicité le Secrétariat des progrès réalisés dans l'élaboration d'un nouveau système de comptes nationaux, destiné à remplacer le système actuel de distribution par quotas, conformément aux instructions données par la Conférence en 1997.
45. On a rappelé au Comité que le système actuel de distribution par quotas était, de l'avis général, source de gaspillage de matériel imprimé et se traduisait par l'envoi de routine aux pays de publications ne correspondant pas à leurs besoins réels. On pouvait également considérer qu'il favorisait les pays dont les contributions financières au budget étaient élevées.
46. Pour que le système de comptes nationaux proposé fonctionne convenablement, il fallait examiner un certain nombre de problèmes pratiques et financiers et y trouver des solutions valables. Il s'agissait notamment d'identifier un agent de liaison pour chaque pays, de définir les procédures à suivre pour informer à l'avance les pays des publications à paraître et de déterminer les montants par pays.
47. Cela étant, une série complète et pleinement testée de propositions devrait pouvoir être soumise au Comité du Programme et au Comité financier à leurs sessions de mai 1999.
RAPPORTS DU CORPS COMMUN D'INSPECTION - RENFORCEMENT DE LA REPRÉSENTATION LOCALE DU SYSTÈME DES NATIONS UNIES - INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES SUR LA STRUCTURE DES BUREAUX DE TERRAIN DE LA FAO
48. Le Comité s'est félicité des informations supplémentaires figurant dans le document FC 90/18a). Il a confirmé que ces informations l'aideraient à évaluer les recommandations présentées par le Corps commun d'inspection dans son rapport sur le renforcement de la représentation locale du système des Nations Unies (JIU/REP/97/1), mais a estimé que d'autres informations devraient encore lui être fournies pour lui permettre de mieux saisir la question des représentations et des structures décentralisées de la FAO.
49. Le Comité est convenu que le rapport du Corps commun d'inspection pourrait être soumis au Conseil avec une observation indiquant que le Comité avait trouvé ce document utile pour stimuler les débats sur cette question importante.
50. Souhaitant assurer une utilisation optimale des ressources, le Comité a demandé que la question des structures décentralisées soit maintenue à son ordre du jour et que les informations supplémentaires ci-après lui soient fournies pour l'aider dans ses travaux:
RAPPORTS DU CORPS COMMUN D'INSPECTION - LES INSTITUTIONS DE FORMATION DU SYSTÈME DES NATIONS UNIES: PROGRAMMES ET ACTIVITÉS
51. Le Comité a pris note des informations fournies par le Corps commun d'inspection et de ses recommandations, telles qu'elles figurent dans le document CL 115/INF/17, Les institutions de formation du système des Nations Unies: programmes et activités (JIU/REP/97/6) - assorties des observations du Directeur général.
RAPPORT DU PROGRAMME ALIMENTAIRE MONDIAL SUR L'EXÉCUTION
DU
BUDGET, 1996-97
52. Le Comité a examiné le Rapport sur l'exécution du budget, 1996-97 (WFP/EB.3/98/4-C) qui lui a été présenté pour examen et recommandations au Conseil d'administration, en a pris note et s'est félicité de la présentation agréable et de la facilité de lecture du document. Dans sa présentation, le Directeur exécutif adjoint a indiqué que le rapport avait été ajusté pour inclure des renseignements plus spécifiques et plus détaillés sur les activités du PAM compte tenu des observations faites précédemment par le Conseil d'administration et les organes consultatifs.
53. Le Comité a demandé et reçu des éclaircissements sur les données de base concernant les ressources, les expéditions, les livraisons et les distributions qui donnaient la mesure des opérations du PAM, et sur la façon dont le PAM avait assuré au fil des années le suivi des situations de pré-urgence, compte tenu notamment de la recrudescence des catastrophes naturelles, et mis sur pied des interventions rapides et efficaces. Le Comité a aussi demandé et reçu des informations supplémentaires sur les efforts de coopération du PAM avec ses partenaires, y compris la FAO, pour faire face aux situations d'urgence, en particulier l'initiative multi-institutions de formation en vue des situations d'urgence complexes.
COMPTES VÉRIFIÉS DU PROGRAMME ALIMENTAIRE MONDIAL 1996-97
54. Le Comité a examiné le rapport et les états financiers (comptes vérifiés) de l'exercice 1996-97, qui incluaient le rapport du Commissaire aux comptes et les mesures prises par le Secrétariat pour appliquer les recommandations du Commissaire aux comptes sur les comptes de 1994-95 et de 1996-97. Le Comité s'est félicité de la qualité du rapport du Commissaire aux comptes et a noté en l'approuvant l'inclusion, pour la première fois à ce stade de l'exercice biennal, d'un tableau présentant de manière détaillée les réactions de l'administration et les mesures prises ou prévues pour appliquer les recommandations du Commissaire aux comptes sur les comptes de l'exercice biennal 1996-97.
55. En ce qui concerne un certain nombre de recommandations du Commissaire aux comptes visant à améliorer le contrôle financier et administratif, le Comité a déclaré attendre avec intérêt une mise à jour de ce tableau à l'une de ses prochaines sessions. Le Comité a noté que le classement des coûts dans les comptes du PAM était complexe, et que son éventuelle simplification serait examinée à la prochaine réunion du Conseil d'administration dans le contexte de l'examen de la dotation en ressources et du financement à long terme. Le Comité a estimé que les changements rapides et profonds survenus au PAM avaient pu susciter certaines des interrogations du Commissaire aux comptes.
56. Le Comité a noté les avis divergents du Commissaire aux comptes et du Secrétariat du PAM concernant la comptabilité des opérations d'auto-assurance. Il a noté la proposition tendant à recourir à un compte spécial pour la gestion de ces opérations, mais aussi les mises en garde du Commissaire aux comptes concernant la compatibilité de cette approche avec les principes comptables généralement reconnus.
57. Répondant à une question d'un membre du Comité concernant la collaboration avec les autres institutions ayant leur siège à Rome quant au choix de nouveaux systèmes financiers informatisés, le Secrétariat du PAM a informé le Comité que le Programme avait choisi un système qui n'était utilisé par aucune des deux autres institutions de Rome. Le Secrétariat a expliqué que le PAM avait choisi le progiciel qui correspondait le mieux aux besoins opérationnels et techniques spécifiques du Programme, compte tenu des coûts. Le Secrétariat a aussi informé le Comité que si le progiciel retenu, SAP, n'était pas utilisé par les deux autres institutions basées à Rome, il l'était en revanche par l'UNICEF et l'UIT, qui présentaient certaines similarités opérationnelles avec le PAM; le PAM s'efforçait en outre d'établir des protocoles d'accord avec ces deux institutions pour assurer l'harmonisation et le partage efficace des ressources et des compétences.
58. Le Comité a noté qu'il serait peut-être nécessaire de tenir une session extraordinaire pour préparer la réunion de janvier du Conseil d'administration compte tenu des recommandations du Groupe de travail officiel chargé d'examiner les politiques du PAM en matière de dotation en ressources et de financement à long terme.
59. Le Comité s'est félicité des progrès réalisés dans l'application du Programme d'amélioration de la gestion financière (FMIP) et a noté la nécessité d'un financement intérimaire tant que cet important programme ne serait pas achevé et pleinement financé.
60. Le Comité a décidé de recommander que le Conseil d'administration approuve les comptes biennaux pour 1996-97 ainsi que le rapport du Commissaire au comptes.
61. Le Comité a été mis au courant de l'évolution de la situation depuis sa dernière session.
62. Le Comité a noté que les parties intéressées n'avaient pas réussi à trouver de solution technique à la question des locaux communs. La question continuerait toutefois à être examinée par les parties intéressées qui organiseraient, le cas échéant, des réunions d'experts, selon qu'il leur conviendrait.
63. Les incidences financières de toute proposition éventuelle devraient être portées à l'attention du Comité.
RENFORCEMENT DE LA COOPÉRATION ENTRE LES INSTITUTIONS DE DÉVELOPPEMENT AGRICOLE BASÉES À ROME
64. Après un examen prolongé des questions liées à ce thème, le Comité a signalé au Secrétariat, et par son intermédiaire, au PAM et au FIDA, qu'il souhaitait que tous les efforts possibles soient faits pour renforcer la coopération et la coordination entre les trois institutions.
DATE ET LIEU DE LA PROCHAINE SESSION
65. Le Comité a été informé que sa quatre-vingt-onzième session aurait lieu, en principe, à Rome du 3 au 7 mai 1999. Les dates exactes de la session seraient arrêtées en consultation avec le Président.
1. La décision prise par le Comité des placements des Nations Unies _CPNU_ de ne plus assurer la supervision des placements des avoirs à long terme de la FAO a entraîné un examen des responsabilités de supervision des avoirs des fonds de réserve de l'Organisation.
2. Actuellement, le Comité consultatif pour les placements de la FAO et les Comités internes chargés respectivement des placements et de la cote de crédit assurent la supervision des activités de placements. Le Comité consultatif pour les placements existe depuis 1977. D'après son mandat initial, il est appelé à donner au Directeur général, à titre confidentiel, des avis sur:
3. Le Comité consultatif pour les placements est composé de représentants du Fonds monétaire international (FMI), de la Banque des règlements internationaux (BRI) et de la Banca d'Italia. En 1997, Northern Trust Company a également été invitée à en devenir membre. Les autres membres sont de hauts fonctionnaires de la FAO et du PAM. Le Directeur général, ou son représentant, est Président du Comité.
4. Les Comités internes chargés des placements de la FAO et de la cote de crédit comprennent uniquement des fonctionnaires de la FAO/du PAM qui n'ont pas nécessairement les compétences de haut niveau requises en matière de finances et de placements. Selon le mandat actuel du Comité de la cote de crédit, c'est ce Comité qui se charge de définir et d'examiner les directives pour le crédit et le montant des prêts lors de ses réunions. Le Comité FAO de la cote de crédit peut également fixer et établir des directives, normes et limites pour le crédit, et approuver, le cas échéant, de nouveaux instruments et contreparties ainsi que des limites pour les placements.
5. Le Comité des placements a actuellement pour fonction d'examiner la stratégie globale de placements de l'Organisation, les taux d'intérêts et les risques de change, en fonction des perspectives du marché, et de superviser et examiner la rentabilité des placements de l'Organisation.
6. Selon les nouvelles dispositions proposées, les deux Comités, à savoir le Comité consultatif pour les placements _un groupe extérieur qui se réunit une fois par an pour donner des avis au Directeur général sur les questions de trésorerie_ et le Comité interne des placements seront modifiés comme suit:
COMITÉ CONSULTATIF POUR LES PLACEMENTS
7. Le nombre de membres de ce Comité, actuellement de trois, sera porté à cinq, les deux membres supplémentaires étant nommés sur la base de leurs compétences en matière de marchés financiers et/ou de leur expérience de gestion directe de portefeuilles. Le mandat de ce Comité sera révisé de façon qu'il puisse, lors de sa réunion annuelle, examiner officiellement deux documents préparés par la trésorerie. Le premier document sera un rapport officiel sur les activités de placements de l'année écoulée et les résultats obtenus par les responsables de la gestion de portefeuilles; le deuxième document traitera de la stratégie et du plan d'opération pour l'année suivante. Sur la base de ces deux documents officiels et d'autres questions dont il sera saisi, le Comité donnera au Directeur général des avis sur ces questions.
COMITÉ DES PLACEMENTS
8. Ce Comité sera restructuré, dans la mesure où il fusionnera avec le Comité de la cote de crédit. Il reprendra les responsabilités qui étaient celles du Comité des placements des Nations Unies en ce qui concerne la gestion des avoirs de l'Organisation à court et à long termes. Mise à part cette fusion des deux Comités, le Comité des placements serait chargé des fonctions suivantes:
9. Afin de s'acquitter de ces fonctions, nous proposons de remanier la composition du Comité de manière à y inclure des membres qui soient experts en matière d'opérations de trésorerie et de marché, provenant du FIDA, du PAM, et si cela est possible, de la Banca d'Italia; en outre, un consultant serait nommé pour donner au Comité des avis compétents sur les opérations de trésorerie et les placements.
10. Dans ce type de gestion, les opérations effectives au jour le jour seront gérées par des gestionnaires professionnels de portefeuilles opérant selon des directives et des politiques financières approuvées à la fois par les Comités internes et externes chargés des placements et par le Directeur général.
11. Les arrangements révisés auront pour objet de fournir un cadre bien meilleur pour la supervision et le suivi des avoirs de l'Organisation, en recourant à des compétences extérieures pour assurer une évaluation indépendante des politiques, opérations, résultats et plans relatifs aux placements. Si la modification des dispositions relatives au Comité interne ne nécessite pas d'amendement des dispositions du règlement financier, le nouveau rôle du Comité consultatif pour les placements suppose, lui, un amendement du règlement financier tel qu'indiqué dans le document du Comité financier.
