各代表团应在每次食典会议之前从各自联络点或食典网站上食典会议页面获取所有文件，以便熟悉讨论议题。由于除CRDs（会议室文件）以外，会议文件仅在网上发布，不在会议提供纸质文件，因此与会代表应携带这些文件参会。

文件包括：通知、邀请和暂定议程、工作文件和信息文件。会后的报告和会议室文件通过电子方式分发。报告、最终文本和出版物可从食典网站获取。

邀请函

邀请函包括会议日期、时间和会址等信息。恕无法发放针对个人的邀请。代表和代表团其他成员的姓名应尽早通过食典联络点告知并不得迟于会议开始前30日。

签证要求

参会者应自行负责持有适当的旅行文件，包括签证。因此，必要时参会者务必尽早申请签证。东道国的食典联络点可以提供使领馆的地址，但无法催办签证申请。

信托基金安排

新的粮农组织/世卫组织信托基金不再资助实际参加食典会议。符合资质的国家可以申请新食典信托基金，加强国家食典组织工作，回应“应用要求”。有关联络方式和细节请参阅：
[email protected];

暂定议程

暂定议程由食典秘书处代表粮农组织和世卫组织总干事并经与主席磋商后编制。暂定议程还提供会议召开（包括选举）的参考时间表。

工作文件

食典秘书处负责工作文件的编制和分发。工作文件是会议讨论的基础，通常在会议召开前至少两个月发放。
所有的工作文件均由同样的索引语：CX/CAC，其后的数字分别代表年份、届别，最后的数字为议程中讨论文件的顺序号。工作文件中包括食典委上届会议以来各下属机构会议的报告。

参考文件

主要为提供信息目的而编制的文件，索引语为INF。

会议室文件

到期日之后收到的意见或自主提交的文件在会议期间发放，这些文件称为会议室文件（CRDs），在LIM索引语下按顺序编号。会议室文件的缺点是其分发范围限于参加会议的成员和观察员，且通常只有原文版本。另一个缺点是会议室文件可能不会得到充分研究，原因是其他成员和观察员没有充分的时间和专业知识对其内容进行研究并形成立场。
因此我们鼓励各位成员和观察员在会议通知所显示的最后期限之前提交书面意见。

应携带参加食典会议的部分重要文件

• 邀请函、暂定议程和其他工作文件；
• 各法典委员会和工作组的报告；
• 参加上届会议的代表团团长的总结报告（个人报告）；
• 食典《程序手册》；
• 为代表团团长准备的简报，内容包括对有关议题的立场和相关意见；
• 所有其他相关文件，例如食典委上届会议和执行委员会会议报告。

会议开幕

会议一般由母体组织，即粮农组织和世卫组织的一位资深代表宣布开幕。会议开幕后，主席主持通过议程。在研究了对暂定议程的意见之后，主席将要求食典委通过暂定议程或修订后的议程，作为会议的正式议程。

主席的职责

主席将确保所有问题都得到充分讨论，包括未参加该届会议的成员国和观察员的书面意见。
在每个议题的讨论过程中，每经过适当的时间间隔，主席将对会议讨论进行小结，陈述似已被普遍接受的观点。主席要确保所有参会者都已清楚地理解了讨论结论。

如何做出决定？

食典委力求以共识的方式就通过或修订标准达成协议。通过或修订标准的决定只有在达成共识无果的情况下才通过表决的方式做出。在通过对《程序规则》的修订时也可以采取表决方式。

谁可以发言？

允许成员和观察员针对正在讨论的问题进行发言。一般是代表团团长有发言权，但经主席同意后代表团的其他成员也可以发言（如针对技术事项）。发言的对象应始终是主席。有关程序规定成员应在观察员之前发言，且代表团只有在获得主席首肯后方能发言。

我如何表示本代表团希望发言？

代表团通过举起本国/组织桌签并垂直摆放的方式表达发言的意愿，获得主席首肯后应把桌签复位。

一个成员可以进行多少次发言？

食典在发言次数和持续时间方面没有一成不变的规则。通常的作法是对某个问题只做一次发言，但主席可以决定允许进行再次发言，目的一般是对某个观点进行澄清或回答其他代表团提出的某个问题。

需要注意的是保持发言简短（不超过1-2分钟），语速应较慢，以便有效准确地进行同声传译。如果某个代表团宣读一份工作文件中的书面意见，则应在发言开始时即说明意见的出处。

由食典秘书处编写会议各项议程进展的报告草案，供会议最后一天研究。作为一种习惯作法，取决于工作量的多少，会议的倒数第二天一般用于留出起草该报告（即不召开全体会议）。报告草案通常在通过程序开始前一小时分发，以便与会代表能够对其内容加以熟悉。

由于报告是食典会议的正式记录，因此各代表团务必认真研读，确保其准确反映会议的观点、建议和结论。从最终报告的简明角度考虑，报告在总结观点和看法时不一定指明具体代表团或观察员的名称。

在对报告草案进行审议时，主席逐段或逐节提请与会代表注意。这能够使希望对文本进行修订的代表团适时发表意见。在发表意见时应提出具体的修改建议（如添加或删除）。在这一环节，不能再重开讨论；也不能在报告中记录讨论中没有论及的内容。

报告的通过是会议正式议程不可分割的组成部分，要求所有代表团参加对报告的通过程序。

报告一经通过即成为该届食典委会议的官方记录。

此后食典委报告将用食典委的所有官方语言出版并分发至所有食典联络点。报告也将在食典网站上发布。