Uno de los instrumentos para la planificación técnica de las actividades y la administración tanto del Proyecto Piloto como de una unidad de producción, lo constituye el conocimiento de los costos de operación, lo que implica la identificación de los recursos relacionados directa e indirectamente, en un período determinado, para la producción de camarón.
El establecimiento de un sistema de seguimiento de los costos proporciona una información completa sobre el uso y productividad de los recursos disponibles, permitiendo así la aplicación de correctivos a fin de aumentar la eficiencia y la reducción de costos de producción.
La implantación de un sistema de costos en le estación de cultivo permite:
Establecer los costos a diferentes niveles del proceso productivo y determinar su eficiencia.
Disponer de informaciones que faciliten el seguimiento y control de las operaciones y actividades en cada ciclo.
Comparar la productividad de cada sistema de producción, el uso de insumos, mano de obra y establecer la eficacia en el manejo del cultivo.
Mantenimiento de datos e informaciones indispensables para evaluar el rendimiento económico y financiero del cultivo y facilitar las decisiones.
Apoyar la elaboración y transferencia de un paquete técnico-económico debidamente sustentado en una base de datos confiables.
9.1 Metodología
De acuerdo con los objetivos del Proyecto Piloto, se desarrolló el diseño del sistema de costos para la estación de cultivo de camarón, que permita enmarcar el trabajo y se puedan a la vez analizar objetivamente los resultados.
Los medios utilizados para el establecimiento de un banco de información de costos e insumos en cada etapa del cultivo, fueron por una parte, los informes existentes en el Proyecto que otorgan los datos, flujo de información, requerimientos, suministros, volumen, número de actividades técnicas, capacidad, recursos físicos y humanos, estructura de organización, y por otra, reuniones con el personal vinculado a las actividades del Proyecto, con el fin de evitar sesgos en las informaciones y contar con todos los elementos para el funcionamiento del sistema de costos.
El conocimiento del funcionamiento y operación tanto de los aspectos técnicos como administrativos, permite la asignación de los diferentes elementos del costo, determinar las unidades responsables e informes periódicos sobre gastos y asignación de materiales y suministros, que facilite la preparación de informes y el análisis correspondiente por parte de los responsables del centro de costo y la dirección del Proyecto.
9.2 Centros de Costo
La implantación de un banco de datos sobre costos, requiere del establecimiento de centros de costos a fin de sistematizar, facilitar y determinar en la estación la asignación y registros correspondientes, de forma tal que se pueda conocer el costo de funcionamiento y operación para un determinado periodo.
Los centros de costos deben ser homogéneos. Esta característica es fundamental para asignarles los elementos de costo tales como: personal, materiales, suministros y gastos generales. Es de interés señalar que en cada unidad deben analizarse los costos directos asociados con la producción tales como mano de obra y materiales, y los costos indirectos que se relacionan con el funcionamiento y administración del cultivo.
Teniendo en cuenta la estructura y organización del Proyecto, y considerando que un sistema de costos brinda el soporte al desarrollo técnico del cultivo, se establecieron dos centros de costo, a saber: Precría y Engorde, los cuales se diferencian en cuanto a su objetivo, tamaño, requerimiento de insumos y prácticas acuiculturales de manejo. Las especificaciones técnicas y operacionales se describieron en la primera parte de este documento, por lo que se considera necesario detallarlas nuevamente.
9.3 Asignación y Registro de Costos
En concordancía con el proceso técnico de la producción, se establecieron una serie de registros que permitan determinar:
Elementos del costo (materiales, mano de obra) que están asociados directamente al cultivo.
Gastos indirectos de cada unidad, con especial referencia a los gastos de funcionamiento y administración.
Análisis permanente de información que permita evaluar la operación, establecer niveles de eficiencia y determinar las causas por las cuales no se ejecutan las actividades dentro de los límites establecidos (desperdicios, gastos inesperados, mano de obra ineficiente, etc).
Para la asignación de costos se analizó integralmente el proceso de la producción por ciclo, partiendo de la captura de larvas y juveniles, transporte, acondicionamiento, período de precría, período de engorde y cosecha.
De acuerdo con las actividades previstas se determinaron para cada actividad los componentes del costo, las unidades de medida y el sistema de medición, que facilite el trabajo a realizar.
Con el propósito de organizar el sistema de costo, se establecieron tres centros, a saber:
Centro de Captura de Semilla: El cual tiene for finalidad conocer los costos de captura, transporte y aclimatación de post-larvas y juveniles.
Centro de Precría: Cuyo objetivo es el de establecer los costos de cultivo de pośt-larvas. Este centro está constituido por 10 estanques con un área total de 2.1 hectáreas.
Centro de Engorde: A través del cual se determinarán para cada sistema de cultivo (extensivo, semi-intensivo e intensivo) los costos de producción. Este centro está conformado por 11 estanques con un área total de 7.8 hectáreas.
Para el registro de información por centro de costo, se prepararon prepararon conjuntamente con el personal del proyecto 11 formatos (anexo 1). Este método de trabajo conjunto permite, por un lado, el conocimiento y manejo en su diligenciamiento, garantizando su aplicabilidad, y por otro, el entrenamiento práctico a los integrantes del proyecto.
El centro de costos de semilla, dispone de 3 formatos (Fichas 1,2 y 3) en las cuales se consignarán en forma discriminada las cantidades y utilización efectiva de todos los elementos que son indispensables para la captura, transporte y aclimatación de post-larvas y juveniles. Se identificaron los equipos y materiales que pueden tener mayor variación, como guía en la captación de información.
Para los centros de costos de precría y engorde se elaboraron 4 formatos (Fichas 4,5,6 y 7); en los dos primeros se registran los costos detallados de insumos y mano de obra, y en los dos últimos el procesamiento de la información, lo que permite un conocimiento de los costos acumulados para un período, en cada componente del costo. En cada formato se éspecifica el centro de costo, el estanque, y la procedencia de las semillas, bien sea post-larvas o juveniles, los materiales o actividades relacionadas con cada actividad productiva y el responsable.
Teniendo en cuenta la necesidad de establecer el valor de los costos fijos, el porcentaje de utilización, participación de costos por ciclo, la variación de precios de insumos, y los costos de personal, se prepararon 3 formatos (Fichas 8,9, y 10). La primera otorgará una información de gran utilidad para analizar las inversiones en forma detallada; la segunda permitirá conocer los precios de insumos, costos de mantenimiento y sus variaciones; y el tercer formato facilita una información de costos de personal por unidad de tiempo (número y horas).
En el último formato (Ficha 11), se registran los precios de venta del camarón por especie, período, clasificación comercial y mercado, con base en las informaciones nacionales e internacionales disponibles (INFOFISH, GLOBEFISH). La información sobre precios y mercados es de gran utilidad no sólo para establecer las tendencias y facilitar la preparación del informe del Proyecto Piloto, sino para divulgarla entre los interesados en el cultivo de camarón.
9.4 Registro de la Producción
Como complemento a los registros de costos, es importante señalar la necesidad de cuantificar y determinar la composición de la producción obtenida en el Proyecto y los costos de post-producción, ya que un análisis dé costos e ingresos en la elaboración del paquete técnico-económico sobre cultivo de camarón, y en la preparación de un proyecto de inversión se requiere de una información detallada sobre este particular.
Por lo anterior, de la producción que se obtenga es necesario conocer la composición por especie y tamaño, de acuerdo con la clasificación comercial, ya que los ingresos están en función del precio que se obtenga en el mercado.
Con respecto a la post-producción es indispensable establecer los sistemas y costos de proceso, tipo y costo de empaque, y costos de almacenamiento que garantice una óptima calidad del producto terminado. Es recomendable en lo posible efectuar unas pruebas de mercado a nivel nacional e internacional con el propósito de obtener información sobre la aceptación, calidad y precios, lo cual será de gran utilidad en los programas de promoción del cultivo de camarón en Mozambique.
En razón a la necesidad de disponer de una información detallada sobre producción y post-producción, se sugiere incluir estas actividades en el programa de trabajo del Proyecto Piloto.
Asimismo, es conveniente adelantar los contactos y acuerdos con el Puerto de Pesca de Maputo, dada la experiencia y capacidad de proceso que dispone esta entidad para poder realizar estas labores de manera práctica y eficiente.
Los formatos preparados fueron compatibilizados con los formularios previstos para captar la información técnica en cada sistema de producción por tanto son complementarios y permiten la articulación adecuada de la información que debe obtener el Proyecto Piloto.
9.5 Flujo de Información y Control
Los registros de información (Fichas 1,2,3,4 y 5) para cada centro de costo deben efectuarse con oportunidad, es decir al final de una actividad o diariamente, según sea el caso. En la organización de las actividades del Proyecto es necesario designar un responsable, que semanalmente entregará los registros para ser procesados en los formatos previstos (Fichas 6 y 7) para el control del Coordinador Nacional y el Team Leader del Proyecto.
En relación a los registros sobre costos fijos, insumos y personal (Fichas 8,9 y 10) es necesario que el economista de SEP vinculado al Proyecto, en un plazo no mayor a dos meses obtenga la información y posteriormente la actualice según los cambios de precios que se presenten en el mercado.
El formato sobre precios y mercado (Ficha 11) debe diligenciarse periódicamente, con base en las informaciones que publica INFOFISH, GLOBEFISH, y otras agencias internacionales que recibe la SEP.
Los formatos elaborados fueron sistematizados en Lotus, programa conocido por los funcionarios del Proyecto, de fácil manejo y que se adapta a las condiciones requeridas para el proceso y análisis de la información.
Como se indicó anteriormente, durante el trabajo de consultoría fue entrenado el personal sobre organización, registro, proceso e interpretación de la información requerida en la implantación del sistema de costo del Proyecto Piloto.
