4. LE MENU PRINCIPAL

4.1 Introduction

Les principales actions sont déclenchées à partir du menu principal (voir FIGURE 5). Pour choisir dans ce menu, il faut taper le caractère correspondant avec le choix. Les différentes possibilités sont reprises en détail dans les paragraphes suivants.

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C O M P T A B I L I T E - G E N E R A L E      Projet - pêche
R E S U L T A T     A N A L Y T I Q U E

Régie de la Pêcherie du lac Kivu
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Gisenyi RWANDA

FIGURE 5: Le menu principal

4.2 La gestion des fichiers JOURNAUX (1)

Les écritures de la comptabilité sont groupées dans des journaux. Chaque journal est identifié par un CODE de deux caractères en majuscules. Une description de vingt-cinq caractères est mémorisée dans un INTITULE. On peut naturellement créer des journaux (leurs codes et intitulés). S'il y a des erreurs de frappe dans l'intitulé, on peut modifier l'intitulé. Un journal vide peut être détruit.

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FIGURE 6: La gestion des journaux

4.2.1 Création et modification d'un journal

L'écran de gestion des journaux est divisé en quatre parties.

Premièrement le menu qui donne la possibilité de créer, détruire, modifier, visualiser ou lister les journaux.

La deuxième partie affiche la liste des journaux existant/ crées.

Troisièmement, il y a la zone de saisie, dans laquelle le code et l'intitulé d'un journal sont saisis. Débit, crédit et solde de l'exercice sont également affichés dans cette zone.

Le quatrième cadre est utilisé pour la communication avec l'utilisateur: les messages d'erreur et les questions s'y afficheront.

Pour la création d'un nouveau journal, on choisi ‘C’ (=créer) dans le menu. Le curseur se met dans la zone de saisie, et plus précisément, à l'endroit où le code du journal doit être introduit (voir FIGURE 6, JOURNAL:        ). Utilisez deux caractères pour ce code. Il sont automatiquement convertis en majuscules. L'intitulé est saisi directement après le code.

Utilisez des codes et des intitulés explicatifs pour vous faciliter le travail.

remarque: N'utilisez jamais des caractères accentués, ceci peut modifier le déroulement du programme!

La modification d'un intitulé de journal se fait de la même façon. Après le choix ‘M’ dans le menu, le curseur attend dans la zone de saisie un code qui correspond à un journal existant. Si le journal n'existe pas, un message d'erreur est affiché dans le cadre prévu en bas de l'écran. Dans le cas contraire, on peut modifier l'intitulé avec les touches habituelles de l'édition de texte (BkSp, Del, Ins,…).

remarque: Si le nombre de journaux est trop élevé pour être affiché dans la deuxième partie de l'écran, on peut frapper ‘S’ pour voir la page suivante et ‘P’ pour voir la page précédente.

4.2.2 Visualisation/Impression des journaux

La liste des journaux peut être sortie de deux façons: Visualiser à l'écran ou Lister-imprimer sur l'imprimante. Pour l'affichage à l'écran on choisi ‘V’ dans le menu. La visualisation se présente comme sur la FIGURE 7.

FIGURE 7: Visualisation des journaux

Pour imprimer (= lister) la liste des journaux, choisissez ‘L’. Vous avez le choix d'envoyer la liste vers un fichier texte ou directement vers l'imprimante (Voir FIGURE 8). Frappez ‘I’ pour imprimer la liste, n'importe quel autre caractère pour créer un fichier texte. Le nom du fichier texte se trouve entre parenthèses dans le quatrième cadre en bas de l'écran. Naturellement, si vous envoyez la sortie vers l'imprimante il faut l'alimenter et la mettre On-Line. Tous les documents imprimés n'utilisent que du papier de 80 colonnes de largeur.

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FIGURE 8: Imprimer ou créer fichier texte?

4.2.3 Sortir de la gestion des fichiers

Pour mettre fin à la gestion des journaux, Choisissez ‘F’ dans le menu du coin supérieure gauche de l'écran.

4.3 La gestion des fichiers COMPTES (2)

La gestion des comptes (choix ‘2’ du menu principal) est très semblable à la gestion des fichiers. Les choix du menu sont les mêmes. Ici on va saisir un numéro de compte, qui peut avoir huit caractères de long. L'intitulé comprend de nouveau vingt-cing caractères (Voir FIGURE 9). N'oubliez pas que les accents sont interdit dans ce logiciel!

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FIGURE 9: La gestion des comptes

4.3.1 Création et modification d'un compte

Le principe de la création et de la modification reste le même qu'avec les journaux. Pour visualiser tous les comptes, utilisez les touches ‘P’ et ‘S’ pour page Précédente et page Suivante.

4.3.2 Visualisation/ Impression des comptes

Pour visualiser les comptes choisissez ‘V’ dans le menu. Une liste est présentée à l'écran comme dans FIGURE 10. Utilisez ici aussi les touches ‘P’ et ‘S’ pour voir les pages précédentes et suivantes. La touche ‘F’ vous remet dans l'écran de gestion des comptes.

FIGURE 10: Visualisation des comptes

Pour imprimer (= lister) la liste des comptes, choisissez ‘L’. Vous avez le choix d'envoyer la liste vers un fichier texte ou directement vers l'imprimante (Voir FIGURE 11). Frappez ‘I’ pour imprimer la liste, n'importe quel autre caractère pour créer un fichier texte. Le nom du fichier texte se trouve entre parenthèses dans le quatrième cadre en bas de l'écran. Naturellement, si vous envoyez la sortie vers l'imprimante il faut l'alimenter et la mettre On-Line. Tous les documents imprimés n'utilisent que du papier de 80 colonnes de large.

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FIGURE 11: Impression de la liste des comptes

Pendant la génération d'un fichier texte, un message est affiché en bas de l'écran. Pour des fichiers longs, un compteur affiche à l'écran, le numéro des comptes écrits (Voir FIGURE 12).

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FIGURE 12: Génération d'un fichier texte en cours

4.4 Modification des paramètres de COMPECH (P)

Le choix ‘P’ dans le menu principal active un sous-menu de paramètres modifiable à partir du programme. On peut modifier les informations permanentes, comme la raison sociale (choix ‘R’) et les paramètres de l'imprimante (choix ‘I’). Mais aussi la date de travail (choix ‘D’), qui n'est connu que pendant une session de travail. Pour sortir vers le menu principal, taper ‘F’.

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FIGURE 13: La modification des paramètres de ComPech

4.4.1 Les paramètres du dossier

Pour la modification de la raison sociale (= les paramètres du dossier) la méthode de travail est la même qu'au paragraphe 2.2. Ces paramètres seront sauvegardés sur le disque. Chaque fois que ComPech est démarré, les nouveaux paramètres seront activés. Si vous modifiez le mot de passe, ne l'oubliez pas!

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FIGURE 14: Modification de la raison sociale

4.4.2 La date de travail

Référez-vous au paragraphe 1.3.

4.4.3 Les paramètres de l'imprimante

Avant que vous commenciez à modifier les paramètres de l'imprimante, il faut connaître les codes utilisés pour les différents types de caractères. Cette information ce trouve dans le manuel de l'imprimante. Si vous êtes tombé dans cet écran de saisie par erreur, frappez retour (plusieurs fois!) jusqu'à que vous-vous trouviez dans le menu des paramètres. Les codes par défaut sont valables pour la plupart des imprimantes en mode EPSON et IBM.

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FIGURE 15: Les codes de l'imprimante

4.5 La gestion des ECRITURES (S)

Comme expliqué dans l'introduction, les écritures sont saisies dans le brouillard. Ceci représente le plus grand travail. C'est à ce moment que les erreurs sont commises, donc soyez précis! Pour activer la saisie des écritures on choisit ‘S’ dans le menu principal.

4.5.1 La saisie des écritures

Avant de commencer la saisie, il faut indiquer le journal dans lequel les écritures vont être entrées. Pour ce faire, on choisit ‘C’ dans le menu (Voir FIGURE 16). Le curseur se met dans la zone de saisie du code du journal. Introduisez le code (deux caractères). Le choix ‘E’ permet maintenant d'entrer dans l'écran de saisie principal. (Voir FIGURE 17)

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FIGURE 16: Le choix du journal

Une écriture contient plusieurs informations. Toutes ces informations doivent être saisies. Par écriture on entre:

Le jour du mois sur lequel on veut que l'écriture soit comptabilisé;

le numéro de compte (il est de la responsabilité du comptable de choisir le bon numéro de compte!);

un numéro de pièce comptable (= document comptable, p.ex. numéro de facture);

le libellé de l'écriture;

le type d'écriture (les différentes possibilités sont énumérées en bas de l'écran - FIGURE 17 -);

éventuellement une date d'échéance;

D = la somme sera débitée ou C = créditée;

le montant, avec un maximum de 9.999.999.999 FRW et

une confirmation : ‘O’ = accepter les informations saisies et continuer la saisie. ‘N’ = recommencer la ligne de saisie. ‘F’ = accepter les informations saisies, mais sortir de la saisie.

remarque: Plusieurs contrôles sont faits pendant la saisie des écritures. Il est impossible de terminer une saisie avec un SOLDE (voir en haut de l'écran) différent de nul.
S'il y a un numéro de compte qui n'existe pas, ComPech le signale et on peut le créer directement à partir du même écran.

FIGURE 17: L'écran de saisie des écritures

4.5.2 Visualiser les écritures existantes

Pour visualiser les écritures d'un journal déterminé, il faut d'abord le choisir (Voir 4.5.1). Puis on frappe ‘V’ et la liste des écritures est affichée à l'écran comme la liste des journaux et des comptes. Ceci est utile lorsque l'on veut modifier une écriture.

4.5.3 Modifier une écriture

De la même façon, on choisit d'abord le journal dans lequel on veut modifier une écriture. Le choix ‘M’ du menu active la question: A partir de quelle ligne? Souvenez vous que chaque écriture dans un journal déterminé avait un numéro de ligne. C'est justement ce numéro de ligne que l'on doit introduire maintenant. Pour connaître la ligne, faites une visualisation (4.5.2) et notez les numéros.

Un même écran de saisie est présenté comme dans la saisie des écritures (Voir FIGURE 17).

4.5.4 Destruction de toutes les écritures d'un journal

Après le choix ‘D’ du menu et une confirmation positive, on peut effacer toutes les écritures d'un journal. Soyez prudent!!

4.6 Les copies de sauvegarde!!!

Puisque nous travaillons avec des informations très importantes pour la firme, des sauvegardes réguliers des données déjà crées sont INDISPENSABLES !! Utilisez toujours deux disquettes de sauvegarde, une pour le brouillard et une quand les journaux et le grand livre seront crées (Lire paragraphe 0.4). N'oubliez pas que le brouillard contient les informations modifiables. Après la mise à jour des écritures (Voir plus loin) le brouillard est effacé.

4.7 Sortir les informations

Le but de la comptabilité est de sortir des résultats, pour que des décision puissent être prises pour la gestion future de l'entreprise. ComPech permet de sortir des informations par le menu des éditions.

4.7.1 Le menu des EDITIONS (E)

Le menu des éditions est affiché après avoir choisi ‘E’ dans le menu principal. Une liste de documents est proposée. Parmi ceuxci, le grand livre, les balances (générale et résultat) et le centralisateur. Le principe reste toujours le même: on peut envoyer le document choisi vers l'imprimante ou vers un fichier texte. Certains documents peuvent être visualisés à l'écran.

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FIGURE 18: Le menu des éditions