Cette dernière étape permet la mobilisation de toutes les données et analyses disponibles, pour proposer un système adéquat au pays, dans le cadre d'un processus très participatif. Elle débute par une enquête auprès des utilisateurs d'informations sur la sécurité alimentaires, souvent aussi appelés «récipiendaires» ou «clients». Les résultats de cette enquête permettront de comparer le «disponible» (en terme de données) et «l'utile», et de monter progressivement un système optimal et durable. Bien entendu ce montage progressif sera l'œuvre des groupes de travail et de l'équipe nationale du SISAAR qui pourront alors proposer dans un atelier national de vaste portée, le système optimal et durable qu'ils auront ensemble mis au point.
Les données utiles au suivi de la sécurité alimentaire dans ses quatre composantes(disponibilité, stabilité, accès, utilisation biologique) sont multiples et ne sont pas toujours disponibles auprès des services chargés de leur collecte (les «pourvoyeurs d'informations»), ni sous forme de données brutes, ni à fortiori sous une forme plus élaborée. Par ailleurs, nombre de ces données peuvent paraître superflues aux décideurs politiques et autres utilisateurs de l'information aux fins de la sécurité alimentaire (appelés souvent aussi «récipiendaires» des informations). L'enquête auprès des utilisateurs potentiels permettra de clarifier les besoins exacts de chacun, tant au niveau de l'élaboration de l'information que de sa périodicité et de son support. C'est à partir de ces besoins que les responsables du SISAAR opéreront la sélection des données à collecter, définiront la base de données, le tableau de bord, le mode de circulation des données, les produits d'information et les supports de publication et de diffusion des informations.
Une approche participative est recommandée pour la préparation de ces questionnaires, car elle assure dès le montage du système SISAAR, un dialogue constructif avec les utilisateurs, qui garantit la durabilité du système. Il est recommandé d'élaborer un questionnaire semi-directif comportant des questions fermées et des questions ouvertes. Un tel questionnaire concilie la précision des réponses et la nécessité de réaliser l'enquête dans un bref délai.
Le contenu du questionnaire dépend de l'état du SISAAR au moment de l'enquête. Quelles sont les contraintes en matière de diffusion des informations? Quels problèmes préoccupent les utilisateurs? Il permet aussi de clarifier les aides ou la collaboration que l'on peut escompter par la suite, de la part de chacun. Un questionnaire d'une dizaine de questions, comportant de 1 à 3 pages (50 à 80 variables) permet une durée raisonnable d'interview.
Exemples du début du questionnaire établi pour le Système national d'alerte rapide (SNAR) du Cameroun
IDENTIFICATION RECIPIENDAIRE ORGANISME :/________________________________________________/___/___/___/ CATEGORIE :/_______________________________________________________/___/ ZONE :/__________________________________________________________/___/___/ Equipe d'interview : /______________________________________________/___/___/ Date d'enquête : ________________________________________/___/___/___/___/___/__/ Date de saisie____________________________________________/___/___/___/___/___/___/ Q1 Question N° 1 : Avez- vous connaissance des publications du SISAAR ? ___________________________/___/ Q2 Question N°2 : Recevez-vous les informations du SISAAR ? _______________________/___/ Q3 Question N°3 : Si OUI sous quels supports ? Q3a Bulletin mensuel /______________/____/ Q3b Rapports adhoc /______________/___/ Q3c Emission radio /_______________/____/ Q3d Supports électroniques /______________/____/ Q4 Question N°4 Les informations que vous recevez , Q4a sont-elles régulières ? _______________________/___/ Q4b répondent-elles à vos besoins ?_______________________/___/ Q5 Question N° 5 : Quelles sont vos sources actuelles d'information sur la sécurité alimentaire ? Q5aPublication1/-----------------------------------------/____/ Q5a1 Organisme/----------------------------------/____ Q5b Publication2/-----------------------------------------/____/ Q5b1 Organisme/--------------------------------/___ Q5c Publication3/----------------------------------------/____/ Q5c1 Organisme/----------------------------------/___/ Q5d Publication4 /------------------------------------/____/ Q5d1 Organisme/---------------------------------/____ |
Il est défini à partir de la liste des récipiendaires des informations diffusées par le SISAAR, dans les cas où il existe déjà, ou à partir d'une liste établie par les GTP. En général, on doit enquêter auprès des représentants des intervenants de la sécurité alimentaire, à tous les niveaux: représentants du gouvernement, des ONG, des partenaires du développement, des commerçants, des associations de producteurs et de consommateurs, etc. Cette liste doit être comparée avec celle des abonnés au bulletin (le cas échéant), des groupes-cibles des informations diffusées par la radio et la télévision, des services pourvoyeurs de données et de tous les destinataires habituels des produits d'information. Ils seront regroupés en catégories homogènes selon leur rôle dans la sécurité alimentaire: consommateurs, producteurs, opérateurs du marché, décideurs, médias, bailleurs de fonds, etc.
Une note d'information préalable, adressée à tous les récipiendaires, présentera les objectifs et les résultats attendus, et donnera le calendrier de l'enquête. Pour la réponse au questionnaire, une option peut être proposée (courrier ou interview directe effectuée par une équipe d'enquêteurs). Les équipes d'interview, composées de deux enquêteurs, devront réaliser l'enquête selon les normes définies (durée optimale d'une heure par interviewé, sur la base de quatre interviews par jour). La durée de l'enquête est ainsi modulée en fonction du nombre d'équipes mobilisées et de la taille de l'échantillon. Une séance de travail d'une demi-journée suffit pour la formation des équipes d'enquêteurs. Cette formation mettra l'accent sur l'assimilation du questionnaire, les modalités de remplissage et de codification, et le contrôle des formulaires complétés. Il est en général préférable que les enquêteurs appartiennent aux GTP et à l'équipe nationale. Cette enquête étant généralement courte et très ciblée, la présence des membres de l'équipe nationale garantit le sérieux de ce travail et fournit des résultats que l'équipe pourra elle-même exploiter facilement.
Selon l'importance de l'échantillon, le traitement sera manuel ou informatisé. Le logiciel SPSSPC adopté au traitement des données sociales a été utilisé dans certains pays, mais on peut aussi utiliser un logiciel simple de base de données.
Le traitement informatique des données offre l'avantage de la rapidité, mais permet aussi d'exploiter les données à d'autres fins, à tout moment, avec une précision difficile à obtenir avec le traitement manuel.
Les résultats des enquêtes effectuées auprès des récipiendaires, dans certains pays, de 1996 à 1998, présentent les caractéristiques communes énoncées ci-après:
Le tableau ci-dessous synthétise les résultats des enquêtes effectuées auprès des utilisateurs dans trois pays d'Afrique de l'Ouest aux structures politiques économiques et sociales forts différentes.
Résultats des enquêtes effectuées auprès des utilisateurs d'informations de sécurité alimentaire, dans quatre pays africains
Comme on l'a vu plus haut, la base de données du SISAAR repose sur les quatre sous-bases de données des GTP, auxquelles viennent s'ajouter les sous-bases de données correspondant aux informations d'intérêt général (population, emploi, économie générale, etc.). Les GTP gardent la responsabilité de la mise à jour régulière de leurs propres sous-bases de données. Le tableau de bord est un instrument de prévision. Il contient donc des indicateurs indirects, des données d'analyse de tendances, des clignotants, etc. Le Tableau de bord central relève du secrétariat du CNSA mais son montage et son entretien doivent être assurés en collaboration étroite avec les chefs de file de chaque GTP. Au niveau décentralisé (voir plus loin Deuxième Partie, Chapitre IV, Point 4), il est généralement souhaitable de mettre en place une base de données et parfois même un Tableau de bord à l'échelon provincial. La circulation de l'information entre les différentes structures est traitée plus loin au Point 3.
La tendance naturelle est de vouloir inclure dans la base de données du système d'information sur la sécurité alimentaire à mettre en place, toutes les données officiellement collectées par les structures pourvoyeuses d'information des quatre composantes du suivi de la sécurité alimentaire (production, commercialisation, groupes à risques, nutrition) et d'intégrer par la suite les indicateurs spécifiques dans le Tableau de bord. Une telle approche entraîne des multiples difficultés car les données ne sont pas toujours disponibles avec régularité auprès des services collecteurs, et le système d'information ne peut ni les inventer ni les estimer. De plus, cette «boulimie d'informations» débouche sur des bases énormes mais difficilement maniables et entraîne une duplication inutile du travail des services pourvoyeurs. Dans ce domaine le mieux est souvent l'ennemi du bien, et la qualité est souvent inversement proportionnelle à la quantité.
Par ricochet, le Tableau de bord (à partir duquel s'établissent les prévisions) n'est pas à même de répondre aux besoins des utilisateurs de ces informations, puisqu'il est dans ce cas, seulement une analyse (qui peut être aussi compulsive) de toutes les données existantes. Il convient au contraire de procéder en déterminant d'abord ce que l'on veut mettre dans le Tableau de bord, compte tenu des besoins réels exprimés par les utilisateurs, et en adaptant, en conséquence le volume et le contenu de la base de données nécessaires à l'élaboration et à la mise à jour régulière du Tableau de bord.
L'établissement de la base de données et du Tableau de bord doit se faire, non à partir de l'ensemble des données disponibles, mais à partir des besoins réels des récipiendaires tels qu'exprimés dans l'enquête.
La base de données et le Tableau de bord doivent être basés sur des critères clairs, définis à partir des résultats de l'enquête auprès des récipiendaires (appelés aussi «utilisateurs» ou «clients»):
D'autre part, le SISAAR ne doit remplacer en aucun cas les pourvoyeurs de données primaires avec lesquels des accords spécifiques seront par la suite établis pour assurer la régularité des informations fournies. Le SISAAR est un instrument de synthèse, d'analyse et de diffusion de certaines informations bien ciblées. Il n'est ni un système de collecte, ni même un système d'analyse sectorielle.
Ainsi conçues, la base de données et le Tableau de bord, auront un contenu répondant exactement aux exigences des produits d'informations des décideurs à tous les niveaux, tout en évitant l'hyperthrophie. La mise à jour sera plus régulière, le traitement plus efficace, les coûts beaucoup moins élevés et partant le système plus durable.
Le montage de la base de données et du Tableau de bord passe par les étapes suivantes:
Il est très difficile, et surtout anti-pédagogique, de proposer des listes idéales (indicateurs directs ou indirects, clignotants ou autres types d'informations) nécessaires au montage de la base de données et du Tableau de bord de la sécurité alimentaire, dans un pays donné. Les aliments de base, les contraintes nationales (analysées dans la première étape), les informations disponibles dans le pays (deuxième et troisième étape), et les besoins manifestés par les récipiendaires varient nettement d'un pays à l'autre. Seul un processus de discussion très participatif peut permettre de parvenir à un compromis entre le Tableau de bord idéal (comprenant toutes les informations qui seraient utiles) et les contraintes faisant obstacle à l'obtention régulière de ces informations dans un délai convenable, avec un biais acceptable. Le schéma ci-dessous fournit les éléments de rappel pour le montage de la base de données et du Tableau de bord. Il met en évidence le caractère itératif de ce processus, comme tout le montage du système SISAAR. La base de données et le Tableau de bord doivent être proposés, discutés, approuvés, mis en place, suivis, mais surtout, régulièrement remis en question et adaptés.
Un exemple de montage de la base de données et du Tableau de bord du SISAAR au Tchad figure à la page suivante, à titre d'exemple. L'équipe nationale avait choisi de présenter séparément les indicateurs de disponibilité des produits alimentaires de base, de stabilité des approvisionnements, d'accès et d'utilisation biologique. Ce choix à l'avantage de bien préciser les domaines de la sécurité alimentaires pour chacun, et par la même de ne rien oublier de primordial, et permet d'affecter à chaque GTP la responsabilité complète du montage et du suivi des sous-bases. Il convient toutefois de rappeler que cet exemple ne peut s'appliquer sous cette forme qu'au Tchad.
L'analyse des besoins prioritaires d'information tels qu'ils ressortent de l'enquête menée auprès des récipiendaires (voir Chapitre 4 de cette même Deuxième partie), doit aussi servir de base à la définition du schéma de circulation des données.
Ce schéma doit comporter:
Il doit être établi par l'équipe du SISAAR en collaboration étroite avec les représentants des quatre GTP et des autres services pourvoyeurs d'information (non-membres d'un GTP).
La faisabilité de ce schéma doit être évaluée avec précision tout au long de son élaboration. Il s'agit non seulement d'établir les moyens les plus sûrs de transmettre les informations au SISAAR, mais aussi de déterminer clairement les goulots d'étranglement à chaque étape (manque de papier, inondation des routes, pannes d'électricité récurrentes qui peuvent empêcher le fonctionnement d'un système de circulation des informations non adapté aux conditions locales). L'analyse de ces contraintes permettra aussi de décider, s'il est nécessaire de fournir un appui méthodologique, ou autre, à certains services pourvoyeurs d'information, ou à certains comité provinciaux de sécurité alimentaire, pour qu'ils puissent transmettre, à temps voulu, des données fiables au SISAAR. Bien des problèmes peuvent être résolus, à peu de frais, grâce à l'installation de télécopieurs (en présence évidemment, d'un réseau téléphonique).
Des accords de collaborations (appelés souvent «protocoles d'accord») devront régir certaines de ces ententes. Quoi qu'il en soit, la concertation mise au point pour la préparation du schéma de circulation, devra être maintenue par la suite, tant pour en assurer la dynamique (ce schéma devra s'adapter à l'évolution des besoins d'informations du SISAAR), que pour garantir sa fonctionnalité et sa durabilité.
1. Exemple d'organisation d'un schéma de circulation des données entre les services pourvoyeurs d'informations et les GTP. (Exemple du Tchad)
Note:Au Tchad les GTP SAN et SGR ont été regroupés lors du montage du SISAAR.
2. Exemple de schéma de circulation des données entre les CRA, les GTP et le SISAAR. (Exemple du Tchad)
Note: Le CASAGC est une haute instance décisionnelle tchadienne (gouvernement -donateurs) chargée de la gestion des crises alimentaires. Elle fonctionne comme un CNSA. Les CRA (comités provinciaux d'action) sont des instances décentralisées multidisciplinaires de sécurité alimentaire correspondant, grosso modo, aux CPSA (comités provinciaux de sécurité alimentaire) présentés dans ce manuel.
L'application du schéma de circulation des données, peut connaître, comme susmentionné, des dysfonctions imputables:
Dans certains cas les services (publics, privés ou associatifs) pourvoyeurs de données peuvent assujettir leur coopération au paiement de prestations par le SISAAR (contamination de pratiques ayant cours dans d'autres projets, au sein des mêmes institutions). Il est essentiel que ce problème soit examiné et réglé de manière précise, au sein du Comité national de sécurité alimentaire.
Un bon schéma de circulation des données du SISAAR devra être fondé sur:
Toutes les informations reçues par les GTP et les Comités provinciaux (CPSA), devront être accompagnées d'un procès-verbal des réunions de ces deux organes responsables de la synthèse des données. Les procès verbaux et une copie des données jointes seront stockés par le documentaliste de SISAAR. Les données seront aussi intégrées dans la base de données et analysées pour le Tableau de bord. Il est bien évident que les informations doivent être présentées au SISAAR, sous un format facilement utilisable. Quand un système de réseau informatisable est établi entre les Comités provinciaux de sécurité alimentaire, les GTP et le SISAAR, ou que tous possèdent des modems de transmission, il est possible d'établir des fiches de données directement utilisables par le SISAAR sous leur format d'envoi. Toutefois, il arrive souvent , dans les pays en voie de développement, que toutes les sources d'informations ne soient pas équipées de manière uniforme et que les données soient fournis sous différents supports (comme susmentionné Point 2.5). Il faut alors préparer, en collaboration avec les pourvoyeurs, des fiches de collectes qui pourront être indifféremment envoyées par télécopies, courrier et modem ou dictées par radio. Ces fiches doivent être adaptées à chacune des régions ou des GTP mais il doit être facile de les remplir et de les utiliser.
Exemple de fiche de collecte de données pour la base de données du SISAAR en zone sahélienne Date de relevé : ________________ Désignation culture : _______________ code culture : _____________ | |||||
Année |
Code Préfecture |
Superficie (ha) |
Rendement (kg/ha) |
Production brute (t) |
Source |
Type de culture : |
||
0 : Autres |
1 : Penicillaire |
2 : Sorgho |
3 : Maïs |
4 : Blé |
5 : Blé |
6 : Berberé |
7 : Arachide |
8 : Pois de terre |
9 : Niébé |
10 : Fonio |
11 : Sésame |
12 : Manioc |
13 : Igname |
Il est absolument nécessaire de disposer d'un ensemble d'ordinateurs puissants et rapides, généralement organisés en réseau, dotés d'un ensemble simple, de logiciels performants comprenant au minimum:
Le système doit posséder aussi un bon système de sauvegarde des données (type Iomega ou Java ZIP) externe ou interne, ou d'autres possibilités de sauvegarde, sur réseau ou CDRom.
La première étape consiste à élaborer un modèle conceptuel de données qui doit aboutir à la création des structures des fichiers.
La structure et l'organisation de la base de données comportent la création d'un nombre déterminé de fichiers couvrant les différents domaines de la sécurité alimentaire et la mise au point des maquettes. Les fichiers sont de deux types: fichiers archives (pour les mouvements qu'il faut mettre à jour) et fichiers de référence (liste des codifications).
Des jeux d'écrans informatiques doivent être préparés par les informaticiens pour faciliter l'accès à cette base. Pour chaque tâche, il suffit de cliquer sur le bouton de commande correspondant. Le premier écran regroupe toutes les rubriques de la gestion de la base (formulaires de saisie, requêtes, consultations des fichiers et impression). Cette méthode permet aux utilisateurs de se familiariser aux systèmes de gestion de données mis en place et permet en outre de contrôler les tâches des utilisateurs non avertis.
A titre d'exemple, on peut proposer une liste (très approximative) de fichiers de suivi de la situation nationale, y compris un fichier spécial pour la documentation :
Liste des préfectures, sous-préfectures et cantons
Infrastructure routière
État des routes
PIB
PNB
Indicateurs économiques
Macro-économie
Change
Suivi pluviométrique et ETP
etc.
Population résidente
Population par activité
Population par sexe
Population par tranche d'âges
Lutte antiacridienne: superficies infestées et traitées
Phase de développement des cultures
Prix versé au producteur de céréales
Production agricole
Production de tubercules
Production horticole et fruitière
Santé animale (animaux vaccinés)
Intrants zootechniques
Abattage des troupeaux
Production de lait
Evolution des effectifs du cheptel
Evolution de la production animale
Pêche côtière
Principaux produits de rente ayant une influence indirecte sur la sécurité alimentaire
Production nationale de pêches
Liste variétés de poissons
Production poisson par secteur et par espèce
Importation des denrées alimentaires
Exportation des denrées alimentaires
Aides alimentaires
Liste des pays donateurs
Commerce national de produits alimentaires de base
Stocks vivriers
Prix des produits vivriers
Prix de la viande et du lait
Commerce national du bétail: offre et ventes
Prix des animaux sur pied
Pluviométrie
Liste des stations
États des pâturages
Hydrologie (niveau des fleuves et des lacs)
Forêts
Sources d'approvisionnement en eau
Consommation alimentaire
Aliments de cueillette
Nombre de repas par jour
Pauvreté urbaine et rurale
Malnutrition
État nutritionnel (carence)
Statistiques des maladies (enfants de 0 à 5 ans)
Suivi sanitaire
Revenu moyen par activité
Liste des activités
Taux de chômage
etc.
Liste des documents du SISAAR et des documents disponibles dans les autres services
Utilisateurs de la documentation
Fichiers de compte-rendu des réunions du CNSA
Fiches mensuelles des Comités provinciaux
Bulletins
etc.
Cette liste est loin d'être exhaustive. Le choix de certains pays de retenir les données de commercialisation des produits de base (commercialisation intérieure et extérieure) dans les fiches de production ne paraît pas très pertinent car ces données proviennent en général du SIM, des douanes et du Ministère du commerce et du Ministère de l'intérieur, et doivent donc être intégrées dans un fichier spécial, distinct des données agricoles dont l'origine, la périodicité et l'utilisation est totalement différente.
Il est nécessaire de préparer un manuel d'utilisation pour préciser les relations entre les fichiers, et les procédures de mise à jour, d'ajouts, de modifications et d'édition des sorties. Ce manuel devra décrire aussi toutes les procédures de gestion des données au niveau des Comités Provinciaux, des GTP, et du SISAAR.
Si les programmes informatiques utilisés par le SISAAR sont simples et faciles à utiliser par tous, comme cela a été préconisé, la présence d'un informaticien à plein temps pour sa maintenance ne se justifie pas. Il s'agit même d'une grave erreur de gestion, car sa présence coupe l'équipe du secrétariat du Comité national (incluant l'équipe du SISAAR) de la maîtrise concrète du système. Au début du lancement des systèmes la présence d'un spécialiste en informatique doit être absolument limitée à la formation du personnel au plan national (utilisation des logiciels et gestion du système). Le système ne peut fonctionner correctement que si le plus grand nombre possible de cadres interchangeables sont à même de le faire fonctionner. Bien entendu il est nécessaire de prévoir des recyclages périodiques et d'établir un contrat de maintenance du matériel informatique, des périphériques et des logiciels, avec les sociétés qui ont fourni le matériel.
La constatation3 des insuffisances qui gênent le traitement de données dans les services pourvoyeurs d'information (provenant de l'analyse des services pourvoyeurs d'informations) doit permettre d'élaborer un programme de formation des cadres à la gestion des données (et notamment des gestionnaires de données, des chefs de file des GTP et des cadres du SISAAR) afin de ne pas entraver la libre circulation de l'information. L'attention doit également porter sur les services qui utilisent encore du matériel obsolète ou des traitements manuels.
Ces formations doivent permettre:
Il est nécessaire de fixer l'organisation et le calendrier régulier des réunions entre l'équipe du SISAAR et les chefs de files des GTP. Pendant ces réunions, on analysera les fiches de collecte élaborées pour la mise à jour de la base de données dont la forme sera éventuellement modifiée. On déterminera également les responsabilités de chacun dans les publications (bulletin, émissions radio, etc.).
Exemples de synthèse des informations | ||||
Services pourvoyeurs d'informations |
Personnes ressources |
Données fournies |
Logiciel de traitement |
Fichiers SISAAR |
Division d'agrométéorologie |
Mbodj Cheikh |
Données pluviométriques, pâturages, rendements, dates prévisionnelles de semis |
Climbase, DHC |
PLUVIO |
Division statistiques agricoles et animales |
Nagi O/ Sabar |
Enquête Agricole Annuelle |
Traitement fait au niveau du projet |
DIERI |
Service amélioration ressources végétales |
Sidi Med O/ Ndioubnane |
Données sur les dégâts |
Pas de traitement |
DEGAT |
ONS |
Saadna O/ Baheida |
Indices de consommation avec courbe et prix de céréales au niveau de Nouakchott |
Travaille avec EXCEL |
INDICE |
CSA |
Mohamed Mahmoud/Isselmou |
Prix des céréales dans les Wilayas |
Traitement fait au niveau du projet informations rurales (pas de MSOFFICE) |
PRIXCERE |
Port autonome de Nouakchott |
Diery Gueye |
Importations (Riz, blé, farine) |
ne possède pas MSOFFICE |
PORT |
Cellule de planification/MDRE |
Abderrahim O/ Zein |
Irrigués |
Pas de MSOFFICE |
IRRIGUE |
Ministère de la Santé et des Affaires Sociales |
Corera Choibou |
Statistiques sur les maladies |
ne travaille pas sur MSOFFICE |
STATMAL |
Croissant Rouge Mauritanien |
Diallo |
Situation nutritionnelle |
ne travaille pas en MSOFFICE |
NUTRITIO |
SONADER |
Ismail Ould Ahmed |
Cultures irriguées |
ne travaille pas sur MSOFFICE |
IRRIGUE |
FEWS |
SY Hamady Samba |
Zones et groupes vulnérables |
Possède MSOFFICE |
CARTE |
Comme on l'a vu au Chapitre 6, à la fin de la première partie de ce manuel le fonctionnement d'un SISAAR repose sur des rapports très directs avec les décideurs de la sécurité alimentaire nationale. Dans les pays ou l'insécurité alimentaire chronique est grave, il existe en général un Comité interministériel de coordination des actions de sécurité alimentaire, auquel participent parfois en tant que membres à part entière, ou observateurs, des représentants des donateurs, des ONG et d'autres représentants de la société civile intéressés et acteurs de la Sécurité alimentaire nationale. Le Comité, que nous avons appelé dans notre document Comité national de sécurité alimentaire, mais qui peut être désigné différemment (comité de programmation alimentaire, comité national de production, etc.), se réunit en général deux ou trois fois par an à des dates régulières, au cours des périodes considérées comme à plus hauts risques. Il se réunit aussi, à la demande de son président (souvent le ministre de l'agriculture, ou même le Premier ministre, comme au Niger), pour tenter de résoudre les crises alimentaires en cours, mais surtout pour évaluer les risques de crises futures et avancer des propositions afin d'éviter des conséquences catastrophiques. En général, les membres de ces Comités sont des représentants des hautes sphères de l'administration dans le domaine de l'agriculture et de l'élevage (pour la production alimentaire), des douanes (pour les importations et les exportations), du commerce (pour les suivis des marchés, des infrastructures, des transports, des prix, des stocks, etc.), des affaires sociales (pour le suivi de la pauvreté et des groupes vulnérables), et de la santé (pour le suivi nutritionnel et sanitaire). Des représentant du plan, de l'intérieur ou de l'éducation viennent s'y ajouter selon les pays. Ils occupent tous, dans le cadre de la sécurité alimentaire, des fonctions de décideurs nationaux et ils sont également tous, fournisseurs et demandeurs d'informations vis-à-vis du système. En outre des représentants des donateurs, dont le rôle est important pour la sécurité alimentaire, ainsi que des ONG et de la société civile participent souvent à ces comités.
Le CNSA, doit être doté de statuts spécifiques prévoyant un petit nombre de réunions obligatoires et des réunions extraordinaires convoquées à la demande du président ou de ses membres.
Le secrétariat est conçu comme un petit service de trois ou quatre cadres de formation complémentaire ou polyvalente (économie, sociologie, agronomie, statistiques) ayant tous de bonnes connaissances en informatique et assistés de deux personnes pour la dactylographie et la documentation. Il devra bien sûr s'acquitter des tâches classiques habituelles d'un secrétariat:
mais assurer aussi :
C'est généralement auprès du secrétariat du CNSA que l'on trouve le point focal du SICIAV pour le pays.
Le personnel du secrétariat et celui du SISAAR doivent pouvoir accomplir les mêmes tâches, même si certains ont une spécialisation spécifique. Ainsi ils doivent tous avoir reçu une formation adéquate pour utiliser et mettre à jour la base de données et le Tableau de bord; organiser et faire les comptes rendus des réunions du Comité; connaître et gérer les archives; être capables de préparer un bulletin ou une émission radio, etc. Cette interchangeabilité du personnel, qui ne préjuge pas des rôles respectifs au sein du service, est indispensable tant pour assurer une bonne imbrication des tâches (chacun doit comprendre clairement le travail des autres pour régler le sien en conséquence), que pour permettre le remplacement en cas d'absence. Il est essentiel dans le cadre d'un groupe aussi restreint que les différentes fonctions puissent être accomplies en toute fluidité et sans cloisonnements, afin de permettre un travail efficace.
Une unité de documentation est indispensable et devra être gérée dans la mesure du possible par un responsable formé à ces tâches. La documentation doit comprendre:
Comme on l'a vu au cours des points précédents (premières étapes de montage du SISAAR), le contact régulier avec les responsables de la collecte et du traitement des informations sur le terrain et aux niveaux provincial ou départemental, est indispensable. C'est autour des responsables régionaux de la vulgarisation, de la santé, de l'éducation, du suivi de la commercialisation que s'organise l'information primaire. Ils sont les piliers de l'information primaire car ils assurent la collecte sur le terrain mais aussi parce qu'ils sont les seuls à pouvoir dire si ces informations sont réelles ou si elles ont été «remaniées».
Pour permettre à la fois une valorisation des cadres de terrain dans le système, et garantir à long terme l'amélioration de la circulation et du contrôle des données, il convient d'organiser à un niveau administratif décentralisé, un comité de sécurité alimentaire (départemental ou provincial (CPSA) par exemple - appelé CRA au Tchad, ou Observatoire provincial dans d'autre pays -). Ces comités doivent plus ou moins regrouper les membres appartenant aux mêmes domaines de spécialisation qu'au niveau central, et intégrer aussi des représentants des ONG importantes dans la région, des associations de commerçants, de transporteurs, de consommateurs, etc. Ce Comité peut être placé sous la coordination du responsable administratif provincial (ce qui est le plus souvent le cas et semble donner les meilleurs résultats), ou fonctionner de manière autonome.
Les Comités provinciaux de sécurité alimentaire seront chargés de:
En fonction de la densité de la population, des systèmes de communications, du nombre de cadres de terrain, il peut être nécessaire d'organiser plusieurs niveaux de coordination locale des acteurs de la sécurité alimentaire. On peut par exemple établir des comités locaux dans les cantons qui ont un marché, et un comité provincial au niveau de la préfecture par exemple. Quel que soit le système choisi, il faut toutefois s'assurer qu'il sera composé de membres permanents, acteurs réguliers de la sécurité alimentaires de la zone couverte, et représentant tous les secteurs. La cohérence des informations sera vérifiée au niveau provincial avant de les synthétiser et de les transmettre au SISAAR.
On peut imaginer un système de ce type:
Bien entendu l'organisation proposée et la mise en place concrète des comités provinciaux et locaux, suppose la participation effective de tous les acteurs du système qui sont, cela est le plus important, à la fois pourvoyeurs et demandeurs d'informations.
Il sera par la suite nécessaire que l'existence de ces comités décentralisés (leur composition, leur responsabilité, leur système de réunion, et les moyens dont ils disposent) soit formalisée par un texte législatif ou selon d'autres modalités juridiques leur garantissant des statuts pérennes.
L'une des fonctions principales de ces structures décentralisées sera le suivi les groupes à risques d'insécurité alimentaire. En effet, si les autres données se recoupent avec les données nationales (mais permettront tout de même au SISAAR de mieux analyser ces données), les données sur les groupes à risques sont principalement de provenance locale directe.
La première relation formelle s'effectue par le biais de la fiche que les structures décentralisées doivent envoyer tous les mois (ou à tout autre fréquence régulière) au SISAAR. Cette fiche, dont la forme et le contenu peuvent évoluer dans le temps, doit être élaborée par l'équipe du SISAAR en collaboration étroite avec les points focaux situés dans les provinces. Ces points focaux du SISAAR au niveau régional sont souvent le président du Comité provincial mais il peut s'agir tout aussi bien d'un autre membre désigné par chaque Comité.
La fiche peut évoluer en fonction des adaptations progressives et des progrès réalisés; elle peut aussi être différente d'une saison à l'autre (pour s'adapter au cycle des cultures ou aux périodes habituelles de crises par exemple) et bien entendu, selon les provinces.
Il est souhaitable que les structures décentralisées et le SISAAR soient reliés par modem. Mais bien entendu, dans les zones ou il n'y a ni électricité ni téléphone, les communications pourront se faire par radio ou en remettant directement des documents ronéotypés au pilote d'un avion, ou encore par tout autres moyen adapté à la situation.
Si l'on dispose d'un téléphone (par système satellitaire par exemple) la télécopie est un moyen simple et peu onéreux de transmission.
Comme on l'a vu plus haut, il est parfois intéressant de créer des Comités locaux de sécurité alimentaire. Ce choix est nécessaire si la région est très vaste, les sous-zones très différentes les unes des autres ou simplement si les responsables locaux préfèrent cette forme de décentralisation plus poussée. Dans cette hypothèse il faudra penser à élaborer des statuts et à doter ces Comités locaux de ressources propres.
L'équipe du SISAAR doit préparer les tableaux d'indicateurs de la base de données et du Tableau de bord, avec la participation active des chefs de file des GTP, des points focaux, des comités provinciaux, et en s'assurant de la collaboration active des partenaires du développement (donateurs, ONG, etc.). Ces tableaux ainsi que les propositions concrètes de montage du SISAAR doivent être discutées ouvertement et validés au cours d'un atelier national. Celui-ci doit être organisé dans un lieu accessible à tous, durer au moins trois jours et être organisé avec toute la solennité possible pour en faire un véritable événement national et partant, un élément important du débat national. Il faut bien entendu s'assurer de la présence active de la presse écrite et des autres médias.
Les objectifs principaux de cet atelier doivent être de :
Il faut déterminer avec précision le nombre maximum de participants à l'atelier, s'assurer à l'avance de la participation active de tous, et organiser les débats afin de solliciter constamment les motivations personnelles. Il faut donc bien connaître au préalable les acteurs que l'on souhaite voir intervenir activement dans l'atelier et dont une liste indicative figure ci-après.
Doivent être invités à prendre part active à cet atelier:
Les principaux ministères ayant un rôle actif dans la sécurité alimentaire doivent être représentés au niveau décisionnel:
Les responsables des administrations locales, responsables directement ou indirectement de la sécurité alimentaire, qui doivent être invités à participer à l'atelier sont notamment:
S'il existe une (ou plusieurs) association nationale de coordination des ONG, elle doit bien entendu être associée à l'organisation de l'atelier. Il faudra de toute façon s'assurer de la participation d'un certain nombre de représentants des ONG, nationales et internationales, ayant une bonne représentativité de toutes les actions menées dans ce domaine. Il importera en particulier d'inviter les représentants des ONG dont les responsabilités concernent:
La représentation des associations de producteurs, de consommateurs, de petits commerçants, de transporteurs, etc., devra aussi être assurée.
Il est toujours préférable d'associer les représentants des principaux partenaires du développement à tout le processus de définition et de montage du SISAAR. Il est souhaitable que leurs collaborateurs techniques prennent une part active dans les GTP, ce qui leur garantit dans le système une place d'observateur et l'assistance (financière ou technique), le cas échéant. Les principaux partenaires doivent, bien entendu, être représentés au niveau décisionnel, à l'atelier national.
Un de ces représentants peut être nommé représentant de la communauté des donateurs, et prendre part à la table d'honneur de l'atelier. Il peut lui être demandé de faire un discours à la cérémonie d'inauguration ou de clôture, pour présenter l'intérêt des donateurs dans ce processus.
Des représentants des agences techniques (Nations Unies, agences de développement, banques internationales, etc.) doivent aussi être invités à participer, aux cérémonies d'ouvertures et de clôture, mais également aux débats.
Il est fondamental d'assurer une représentation du secteur privé impliqué dans la sécurité alimentaire nationale dans l'atelier. Bien entendu, s'il existe dans le pays des chambres d'agriculture et de commerce, leurs responsables seront invités à participer activement à l'atelier. Dans les cas où le secteur privé n'est pas bien organisé, il faut tout de même inviter les représentants des:
Tous les documents doivent être clairement présentés dés le début de l'atelier. Dans la mesure du possible les documents techniques seront envoyés au préalable, avec la convocation. Ils peuvent être rassemblés dans une chemise ou dans une pochette et l'on inscrira sur la couverture, le nom de l'atelier. Il convient aussi d'y joindre des feuilles blanches et un stylo bille pour que les participants puissent prendre des notes, s'ils le désirent.
Ces documents sont de trois types :
Les principaux documents techniques à distribuer sont les suivants :
Tous ces documents doivent être courts, synthétiques, faciles à lire et parfaitement compréhensibles par tous.
Les principales fiches de travail doivent être:
Il faut lancer une campagne de presse annonçant l'atelier à l'avance, de façon que lorsque les participants recevront leur convocation, ils soient déjà au courant de cet événement. Les articles de presse préparés à l'avance doivent être concis et clair. Il doivent indiquer les objectifs de l'atelier, la liste des participants et mettre l'accent sur les personnalités présentes et les cérémonies prévues.
L'envoi des documents techniques et d'organisation doit être fait, de préférence, avec la convocation. Ainsi, tous ceux qui le souhaitent pourront les lire tranquillement, les analyser et chercher des compléments d'information sur les domaines qui les intéressent, avant son début. Certains documents peuvent cependant être distribués au dernier moment avec les fiches de travail. Il faut bien entendu prévoir beaucoup plus d'exemplaires de documents que le nombre des participants.
Le nombre des participants à un tel atelier national est important (souvent de 50 à 100 participants). Il faut donc prévoir une salle de conférence importante, bien éclairée, bien aéré, si possible climatisée. Il faut aussi prévoir une grande salle pour le secrétariat, un bureau de réception dans le hall d'entrée et trois ou quatre salles plus petites pour le travail de groupe. Un matériel de rétro-projection et de vidéo-projection ainsi que des tableaux et des écrans doivent être disponibles.
Bien entendu, il faut disposer d'un secrétariat à plein temps permettant la reproduction nécessaire, la dactylographie immédiate des comptes-rendus de réunion et de groupes de travail, le secrétariat téléphonique, la gestion des collations, etc.
Le budget alloué à l'atelier doit comprendre:
En général, les participants à l'atelier nomment un président (e) général de l'atelier et des présidents particuliers pour chaque séance, qui désignent à leur tour un secrétaire de séance (chargé de faire le compte-rendu) et un rapporteur si nécessaire.
L'atelier doit commencer par une cérémonie d'ouverture dont le protocole dépend des habitudes du pays. Il doit comporter au début des séances plénières de présentation des documents et du contexte de sécurité alimentaire (un jour, ou un jour et demi) puis continuer par des groupes de travail dont les thèmes et les participants devront être préalablement déterminés en plénière. Chaque groupe de travail nomme son président, son secrétaire et son rapporteur.
Comme déjà mentionné, tous les comptes-rendus de séances plénières ou groupes de travail doivent être remis à la fin des étapes par les rapporteurs au secrétariat, dactylographiés immédiatement, reprographiés et distribués à tous les participants à la séance suivante.
Le compte-rendu final doit être disponible, au moins en forme résumée à la séance de clôture, ce qui permet son approbation formelle par les participants. S'il doit être complété par la suite par l'équipe nationale, la distribution doit de toutes façons en être faite très rapidement, pour éviter la désaffection des participants et leur donner l'image d'un système rapide et efficace.
Il faudra donner une valeur nationale aux résultats de l'atelier qui doit absolument être un point fort de concertation nationale sur la sécurité alimentaire dans le pays. Il faut donc s'assurer du concours de la presse écrite, et des autres médias (radio, télévision) pour amplifier la portée des résultats et des décisions qui y auraient été prises.
