Développer l'AGPA
Section 1
Gestion des services
La plupart des AGPA prospères démarrent modestement, même si elles ont un objectif à long terme plus ambitieux. Au début, elles n'offrent généralement qu'un ou deux services à leurs groupes. Mais à mesure qu'une AGPA acquiert de l'expérience et accroît ses ressources, ses membres peuvent décider d'étendre le nombre de services fournis.
Voici quelques conseils pour gérer efficacement les services offerts par l'AGPA:
Une erreur commise par de nombreuses AGPA à leurs débuts est de poursuivre trop de buts à la fois et d'offrir trop de services différents aux membres, ce qui tend à faire régner la confusion et se traduit par des résultats médiocres. En se limitant à des buts moins variés et plus réalistes, l'AGPA concentre l'action de ses membres, et les services sont plus faciles à gérer. Soyez donc modestes au début et attendez d'acquérir de l'expérience pour passer à des projets plus ambitieux.
Les AGPA prospères commencent par mobiliser les ressources de leurs membres (généralement, temps et argent) et non pas les ressources de l'extérieur. Si les membres investissent leur temps dans la définition du service à fournir, et le financent avec leurs propres deniers, ils se sentiront plus impliqués et tiendront à sa réussite. En effet, l'aide offerte par des étrangers peut affaiblir l'intérêt et la détermination des membres.
Chacun devrait avoir une idée précise des tâches à effectuer, de la personne censée les remplir et de la façon dont elles pourraient être organisées et gérées pour offrir le meilleur service possible.
Un bon moyen consiste à dresser une liste des tâches en leur faisant correspondre la personne au sein de l'AGPA qui est capable de - et disposée à - les effectuer. Etablir ensuite un ordre de priorité des tâches, laquelle vient en premier, en deuxième, etc. Puis dessiner un simple diagramme à barres pour voir leur enchaînement, et approfondir la discussion.
Pour veiller au bon déroulement de ces démarches, l'AGPA pourrait soumettre certaines fonctions à la surveillance des comités suivants:
La plupart des gens sont disposés à payer pour un timbre au service postal pour qu'il achemine leur courrier. De la même façon, si les groupes membres apprécient un service, ils seront probablement prêts à payer une petite somme pour couvrir les frais.
L'AGPA n'a pas besoin de facturer aux groupes chaque service offert à ses membres. Par exemple, le Conseil de l'AGPA peut décider de facturer à ses membres une petite commission sur tous les intrants achetés par l'AGPA ou sur les récoltes commercialisées par son entremise. Mais il pourrait aussi fournir gratuitement d'autres services, comme l'enseignement et la formation. C'est tout à fait acceptable, tant que l'AGPA tire de la prestation de ces services des revenus supérieurs aux frais qu'elle encourt.
Plus on mise sur la qualité et le volume des services fournis aux groupes, plus les groupes seront satisfaits. Toutefois, l'AGPA doit également surveiller les coûts occasionnés par la prestation d'un service et s'assurer que ce service (ou d'autres activités) lui rapportent suffisamment pour en couvrir les frais (voir Section 3 Suivi des résultats de l'AGPA)
La prospérité d'une AGPA se mesure aux recettes dérivant des services, qui doivent être supérieures aux dépenses. Ceci veut dire qu'elle réalisera une plus-value ou un profit, et qu'elle devra décider de ce qu'elle doit en faire. Si l'AGPA voulait améliorer la qualité ou le volume de ses services, elle pourrait prélever une partie de ces fonds pour acheter du nouveau matériel ou agrandir ses locaux. Ou alors, l'AGPA pourrait décider de restituer une partie des bénéfices sous forme de `prime' aux groupes membres qui, en s'acquittant de leurs commissions de service, ont contribué pour beaucoup à la croissance de l'AGPA.
Les membres soutiennent fréquemment que tous les profits devraient leur être rétrocédés, mais si une AGPA accède à cette demande, elle n'aura plus de fonds pour d'autres projets- comme remplacer du matériel obsolète ou acheter de nouveaux équipements. Il ne faut pas oublier que les investissements sont indispensables pour améliorer la qualité des services offerts aux membres!
Les AGPA sont libres de se lancer dans tout service que ses groupes jugent utile. Toutefois, ces services se divisent généralement en quatre grandes catégories:
La solidarité intergroupes et la formation sont normalement la première activité que les groupes entreprennent, même avant de décider de constituer une AGPA, et qu'ils poursuivent par la suite. Cette catégorie de services comprend: la résolution des conflits au sein des groupes et entre eux, la promotion du partage d'informations entre les groupes, la formation générale et l'éducation des membres et les aménagements collectifs.
Il ne faut pas de gros moyens pour assurer des services de coordination et d'échange d'information aux groupes affiliés. La ressource la plus importante est le temps. Au début, l'enthousiasme sera forcément grand et les membres et chefs du Conseil de l'AGPA seront plus disposés à faire don de leur temps. Mais ceci peut changer avec le temps- l'organisation des réunions locales et des ateliers de formation avec l'aide d'un vulgarisateur ou d'un formateur pourrait nécessiter de dépenses de trésorerie.
Par conséquent, les membres du Conseil de l'AGPA doivent périodiquement revoir les activités de coordination et de formation qu'ils offrent à leurs groupes membres, examiner leurs objectifs, et évaluer les ressources de temps et d'argent nécessaires pour octroyer les services (voir section 3: Suivi des résultats de l'APGA).
Si les tâches de coordination et de formation sont trop astreignantes pour le Comité de direction de l'AGPA, un Groupe ou Comité spécial d'éducation/formation pourrait être constitué pour les alléger. Il pourrait se composer de membres du Conseil de l'AGPA ainsi que de membres ordinaires souhaitant offrir leur aide.
Il arrive qu'une AGPA décide d'organiser des activités de formation spéciales qui requièrent des financements supplémentaires. Pour dégager ces ressources, on peut demander aux groupes membres de verser une contribution complémentaire, ou encore organiser des activités destinées à recueillir des fonds (manifestations sportives, culturelles ou sociales) en fixant une petite cotisation pour les membres comme pour les non membres.
Une fois que les membres et les chefs de l'AGPA ont acquis une certaine expérience dans la coordination et la formation intergroupes, ils comprennent vite que la coopération entre les groupes peut être également avantageuse d'un point de vue économique.
Les groupes peuvent économiser en faisant passer leurs achats d'intrants agricoles, de biens de consommation ou de services par l'AGPA. En effet, les fournisseurs sont généralement disposés à offrir des remises de prix à l'unité pour de grosses commandes, et l'AGPA peut économiser sur les frais de transport en organisant une seule livraison de toutes les commandes.
Toutefois, il y a aussi des chances que les fournisseurs demandent un acompte pour un achat groupé. Par conséquent, l'AGPA devra d'abord recueillir le paiement anticipé des groupes. Elle devra ensuite calculer combien et de quel type d'intrants ses groupes ont besoin et à quel moment. Par exemple, si des semences sont nécessaires avant le début de la campagne des semis, elles devront parvenir à l'AGPA bien avant.
Le service offert par l'AGPA comprend donc les mesures suivantes:
Pour couvrir les frais, l'AGPA doit fixer une commission équitable qu'elle facturera à ses membres.
Tandis que le Président et le Trésorier de l'AGPA peuvent intervenir et recueillir les acomptes des groupes, négocier les achats en gros avec le vendeur et effectuer les règlements, ils n'ont pas forcément besoin de s'en occuper directement. Par exemple, l'organisation des achats groupés nécessitant une consultation étroite avec les groupes, cette tâche pourrait être déléguée à un membre qualifié de l'AGPA ou assignée à un Comité spécial d'achat des intrants.
NOTE AUX ANIMATEURS DE GROUPE ET AUX MEMBRES
Dresser une liste des tâches à accomplir et des personnes qui en seront chargées, et examiner quels problèmes seraient susceptibles de surgir et comment les affronter. Plus les membres sont prêts à affronter ces problèmes, plus le service a de chances de réussir.
La commercialisation collective permet aux groupes membres de partager les frais de transport de leurs produits sur le marché et de négocier avec les acheteurs locaux un meilleur prix de vente unitaire qu'ils ne pourraient obtenir à titre individuel. La commercialisation collective peut engendrer de gros revenus et profits pour une AGPA - mais également une concurrence très vive. Dans certains pays, les marchés de produits locaux sont rigoureusement contrôlés par des intermédiaires qui peuvent considérer les AGPA comme une menace à leurs propres intérêts commerciaux.
Par voie de conséquence, les AGPA ne se lancent dans cette activité qu'une fois qu'elles ont acquis une expérience suffisante dans l'achat groupé des intrants. Au départ, elles limitent leur commercialisation collective à un seul produit ou culture.
Savoir à quel moment vendre, et avoir les moyens d'attendre pour obtenir le meilleur prix, est difficile dans la commercialisation intergroupes. Cela demande une bonne connaissance des prix futurs escomptés sur le marché, la capacité de rassembler et de stocker en lieu sûr la production des membres, un certain fonds de roulement pour fournir aux membres une avance partielle sur leurs livraisons, et la disponibilité des membres à attendre le paiement final.
SOUVENEZ-VOUS
Plus l'AGPA est en mesure de financer ses propres activités de commercialisation et plus les membres sont prêts à participer à cet effort, plus l'AGPA sera libre de choisir les mécanismes de commercialisation les plus adaptés à ses groupes.
Les groupes membres doivent être disposés à livrer leur production à l'AGPA dans les délais requis avant d'être payés. Ils doivent également être prêts à verser à l'AGPA une commission destinée à couvrir les dépenses occasionnées par la vente groupée. Autrement dit, ils doivent doivent être confiants et loyaux envers leur association.
L'AGPA, à son tour, offrirait les services suivants:
Le Président ou Trésorier de l'AGPA intervient généralement dans l'estimation du volume et de la valeur de la production des groupes destinée à la commercialisation et dans le ramassage et le stockage de la production en attendant la vente. Ils versent également une petite avance aux groupes lors de la livraison de leur production à l'AGPA, négocient le prix d'achat groupé au nom des groupes participants et effectuent les paiements finals.
Cependant, l'ensemble du processus doit être bien coordonné. Il peut s'avérer utile de créer un Groupe ou Comité spécial de commercialisation pour les aider à s'acquitter de ces tâches. Les membres du Groupe spécial devraient comprendre le Président et le Trésorier, au moins un membre de chaque Groupe de petits agriculteurs et une personne qualifiée pour la commercialisation.
UN COMITÉ DE COMMERCIALISATION PEUT AIDER L'AGPA À VENDRE SA PRODUCTION AU MEILLEUR PRIX
NOTE AUX AIG ET AUX MEMBRES
Dresser une liste des tâches à accomplir et des personnes qui en seront chargées, quand et où. Examiner les problèmes qui pourraient survenir et comment les affronter. Plus les membres savent affronter ces problèmes, plus il y a de chances que le service soit une réussite.
Tous les groupes de petits agriculteurs fonctionnant bien pratiquent d'une façon ou d'une autre une épargne régulière au sein du groupe. Au début, ils peuvent utiliser l'épargne et les bénéfices accumulés au cours de leurs activités rémunératrices comme fonds d'intervention pour les prêts ou les dons aux membres individuels en cas de besoin. L'avantage d'octroyer des prêts plutôt que des dons est que les membres doivent rembourser l'emprunt, et ce faisant, reconstituent le fonds de sorte qu'il puisse être réutilisé indéfiniment. Si les membres ne remboursent pas le montant dû, le fonds se tarit rapidement.
Lors de la création d'une AGPA, les groupes peuvent appliquer la même démar che au niveau intergroupes en mettant en place un fonds d'épargne/crédit pour l'AGPA. Ils versent leur argent sur le fonds de l'AGPA pour le prêter aux groupes qui en ont besoin. Chaque groupe affilié con vient de verser une somme fixe. Pour aider à couvrir les dépenses d'exploitation du fonds intergroupes, chaque groupe ou membre individuel contractant un emprunt devra payer une commission sur la prestation de ce service.
La commission peut être une somme fixe, indépendamment du montant du prêt - ou une somme mensuelle proportionnelle (c'est- à-dire un pourcentage de la valeur du prêt octroyé), à payer chaque mois jusqu'au remboursement total de l'emprunt. Quel que soit le montant, il devrait être nettement inférieur aux taux d'intérêt demandés par les prêteurs privés, mais peut être supérieur aux taux facturés par les banques locales. Cette décision relève des membres; après tout, il s'agit de leur argent et c'est à eux de décider collectivement comment ils entendent utiliser ou réinvestir les revenus dégagés.
Ce type particulier de service prévoit de:
Il est capital de veiller à ce que les groupes aient une pleine confiance dans la gestion du service, ce qui implique franchise et impartialité dans l'administration des demandes des membres. Ainsi, tous les membres devraient être tenus au courant des transactions, du montant de l'épargne accumulée sur le fonds, des prêts accordés et des emprunts non amortis. Ils devraient également savoir - s'il y a lieu- quels groupes n'ont pas honoré leurs engagements sur les emprunts et quelles mesures ont été prises, et des mesures prises pour recouvrer cet argent. Tout le monde tirera parti de transactions transparentes.
Au départ, cette activité relèvera du Trésorier de l'AGPA. Toutefois, lorsque les opérations de prêt commenceront à prendre de l'ampleur, il serait bon de créer un Comité spécial chargé des prêts pour l'aider à examiner les demandes de prêts, à fixer les commissions de service sur les prêts, à superviser le remboursement, à prendre des mesures contre les défaillants et à encourager les groupes à cotiser régulièrement au fonds commun. Outre le Président et le Trésorier, ce comité devrait inclure au moins un membre de chaque groupe affilié pour garantir l'équité et la transparence.
Lorsque le fonds d'épargne a atteint un niveau suffisant, il pourrait être utile d'ouvrir un compte d'épargne auprès d'une banque voisine et d'y verser une partie ou la totalité du fonds de l'AGPA, où l'argent sera plus en sécurité.
En résumé, le service d'épargne/crédit offert par une AGPA et supervisé par un comité des prêts peut comporter les tâches principales suivantes:
NOTE AUX AIG ET AUX MEMBRES
Dresser une liste des tâches principales que comporte la gestion d'un service d'épargne et de crédit. Qui en sera chargé?
Au départ, les besoins de trésorerie d'une AGPA sont minimes. Tout ce qui pourrait être nécessaire est l'investissement de temps libre de la part des membres intéressés.
Mais à mesure que les activités et les services aux membres grandissent, l'AGPA devra faire face à des dépenses. Par exemple, elle aura besoin d'espèces pour acheter les registres et la papeterie, pour payer les frais de déplacement des membres du Conseil de l'AGPA en mission officielle ou pour louer un camion pour le transport de la production groupée ou un bureau pour l'AGPA. Comment les membres peuvent-ils mobiliser les ressources nécessaires à la gestion de l'AGPA et l'aider à se développer?
Les sources internes de financement comprennent:
Si les fonds des membres ne sont pas suffisants, l'AGPA peut s'efforcer de trouver des sources externes de financement pour réaliser ses investissements et services. Les fonds externes peuvent s'avérer d'une grande utilité, mais être aussi parfois source de problèmes, aussi faut-il faire attention. On peut citer comme sources de crédit externe:
SOURCES DE FINANCEMENT
Conclusion: si les ressources internes ne suffisent pas à financer les plans d'expansion de l'AGPA, un crédit externe peut s'avérer utile, mais attention - trop de crédits extérieurs accordés à faible intérêt ont provoqué la chute de plus d'une AGPA...
Offrir des services gratuitement à tous les groupes membres peut paraître une excellente idée-première vue (qui refuserait la gratuité des services?). Le problème est que tous les groupes le voudront à ces conditions, et offrir ce «service gratuit» aura un coût en termes de temps et d'argent pour l'AGPA.
Le meilleur moyen de contourner cet obstacle est de prélever une commission qui couvre juste les frais de prestation du service. La redevance décourage ainsi les «profiteurs», à savoir les membres qui veulent bénéficier des services de l'AGPA sans rien offrir en échange. Elle fournit également un retour d'information constructif des membres à la direction de l'AGPA sur la qualité du service (si les membres paient ne serait-ce qu'une petite somme en échange d'un service, ils s'attendent à en avoir pour leur argent).
TARIFICATION DES SERVICES
Il y a deux moyens, grosso modo, de chiffrer les services offerts aux membres, soit:
Le premier système est plus facile à administrer, mais le deuxième est plus efficace pour se débarrasser des "profiteurs."
