Section 2
Gestion de l'association
Une AGPA qui fonctionne bien sert les intérêts de tous ses membres, et non seulement ceux de ses responsables. Comment s'assurer que les leaders ne l'oublient pas? Le meilleur moyen est de faire en sorte que les représentants des groupes et les responsables de l'AGPA aient des comptes à rendre à leur propre groupe et à l'ensemble des membres de base.
A mesure qu'une AGPA grandit, il se peut que les chefs perdent le contact avec les membres de base. Dans ce cas, les responsables de l'AGPA commencent à se concentrer sur leur intérêt personnel plutôt que sur ceux des membres qui les ont élus. Les leaders deviennent moins responsables devant leurs membres, et les groupes risquent de perdre le contrôle de leur AGPA. Comment empêcher ceci?
Il y a plusieurs moyens d'encourager la «responsabilité de la base au sommet»:
SI TU N'ES PAS CAPABLE D'ÊTRE NOTRE LEADER, NOUS EN TROUVERONS UN AUTRE ....
Le meilleur moyen de garantir que les leaders s'acquittent de leurs responsabilités vis-à-vis des groupes membres est de veiller à ce que ceux-ci prennent une part active aux décisions intervenant à tous les échelons de l'AGPA - que ce soit au niveau de lée générale des membres, du Conseil de l'AGPA, du Comité de direction et des comités spéciaux, s'il y a lieu.
Cependant, divers facteurs peuvent décourager la participation des membres aux décisions intergroupes. Un animateur devrait apprendre à reconnaître et à affronter ces problèmes courants pour aider les groupes à améliorer leur prise de décisions et à devenir des organes efficaces et autonomes.
Un des plus grands problèmes est la durée des réunions. Lorsque les réunions s'éternisent, les membres deviennent frustrés, impatients, et trop fatigués ou distraits pour avoir les idées claires. Si les réunions trop longues commencent à devenir la norme dans un groupe, les membres commenceront à arriver en retard ou à ne plus assister à toutes les réunions. Les réunions qui tirent en longueur peuvent abaisser la productivité de l'AGPA en se traduisant par des décisions tardives ou peu judicieuses. Elles peuvent aussi faire perdre sa structure démocratique à l'AGPA, les membres plus dynamiques prenant le dessus sur les autres qui se lassent plus vite.
SEULS CEUX QUI PARLENT TROP AIMENT LES RÉUNIONS QUI TIRENT EN LONGUEUR...
Il y a plusieurs méthodes pour limiter la durée des réunions. En particulier:
La survie d'une AGPA dépend de la participation et de l'engagement équivalents de tous les membres. Condamner à une amende les membres qui n'ont pas versé leur cotisation peut servir à garantir des contributions financières égales. Mais il n'y a aucun moyen simple d'encourager tous les membres à investir la même énergie dans toutes les activités de l'association.
Lorsqu'on en arrive à des différences extrêmes de participation des groupes, les choses peuvent mal tourner. Les groupes qui deviennent les plus actifs se mettront à monopoliser le débat, et leur savoir-faire et leur dynamisme peuvent intimider les autres. Les membres les moins engagés pourraient commencer à éprouver du ressentiment, de l'envie ou de la crainte à l'égard d'un membre plus actif.
Il peut arriver que la participation inégale des membres soit due à l'apathie de certains groupes. Mais dans d'autres cas, elle peut s'expliquer par un ou deux membres trop actifs, qui essaient de prendre le pouvoir. Les membres devraient alors définir la juste participation et décider de rétablir un équilibre entre une participation trop faible et un engagement trop marqué. Par exemple, on pourrait encourager les membres moins engagés à participer davantage en leur confiant des tâches et des responsabilités plus claires et plus spécifiques. Quant aux membres «trop engagés», il faudrait peut-être répartir les tâches de façon plus équitable parmi les groupes, ou fixer de nouvelles règles pour une rotation plus fréquente.
Chaque culture a sa façon propre d'appréhender le conflit. Certaines cultures encouragent les différends émotionnels, tandis que d'autres préfèrent une stricte politesse et désapprouvent les conflits ouverts. Quoiqu'il en soit, il y aura toujours des conflits. L'important est de faire la distinction entre les conflits productifs et les conflits stériles.
Les conflits productifs sont ceux qui aident l'AGPA à comprendre les problèmes épineux et à choisir entre plusieurs solutions. Les conflits stériles sont ceux qui n'entraînent que de la confusion, de mauvaises décisions, du ressentiment, de la colère, voire de la violence et peuvent même porter à la dissolution de l'AGPA.
Le meilleur moyen d'éviter les conflits improductifs est d'empêcher qu'ils éclatent. Il faut pour cela encourager les chefs et les membres de l'AGPA à consacrer un peu de temps à tisser des liens d'amitié et de coopération entre les groupes.
COMMENT PARVENIR À UN ACCORD SATISFAISANT À LA FOIS POUR VOUS ET VOTRE AGPA ?
En cas de conflit, la réaction de l'animateur intergroupes et des membres dépendra des règles et des coutumes locales. Dans certaines sociétés, affronter ouvertement le conflit peut fonctionner, mais dans d'autres, il faudra peut-être sortir du cadre des réunions de l'AGPA pour régler les conflits, soit au cours d'une cérémonie officielle, soit de discussions privées.
Dans maintes AGPA, les niveaux d'alphabétisation et de communication diffèrent entre les membres de base, leurs représentants et leurs chefs. Durant les réunions, certains liront mieux, sauront prendre la parole, persuader les autres, écouter et réfléchir.
Lorsque seulement quelques membres et chefs de l'AGPA savent lire et écrire et ont une certaine expérience de discussions de groupe, ils peuvent arriver à dominer les débats, à taire d'importantes informations ou à pousser d'autres membres à quitter le groupe. Les membres illettrés et sans expérience pourraient ne pas comprendre les discussions et prendre des décisions allant à leur encontre.
La meilleure solution consisterait à relever le degré d'alphabétisation des membres les plus nécessiteux. Ceux-ci n'auront peut-être pas le temps, ni l'envie, d'apprendre parfaitement à lire et à écrire, mais ils pourront ainsi s'entraîner à parler, à écouter et à raisonner durant les réunions. Une autre bonne idée serait d'encourager les membres de l'AGPA les plus compétents à donner le bon exemple, à dispenser une instruction le cas échéant et, surtout, à se montrer rassurants et encourageants envers les autres membres.
Une fois que tous les membres auront développé leurs propres capacités, l'AGPA sera en mesure de prendre de meilleures décisions et de tenir des réunions plus fructueuses. Les techniques de communication apprises peuvent également favoriser l'AGPA dans le village et au marché, où un membre qui a du bagout peut être utile dans les ventes et pour obtenir de bonnes affaires. Dès lors que chaque membre de l'AGPA a acquis une certaine habileté dans les réunions de groupe et a appris a communiquer, c'est l'ensemble de l'AGPA qui en tirera profit.
Les membres d'une AGPA peuvent très bien appartenir à la même culture mais avoir des modes différents de communiquer, en particulier lorsqu'une AGPA est constituée d'hommes et de femmes. Certains seront polis et timides, tandis que d'autres couperont la parole pour se faire entendre avec force.
Lorsqu'au sein d'une association, les membres ont des styles de communication différents, il se crée facilement des malentendus. Ce qui peut apparaître comme une suggestion à quelqu'un résonnera comme un ordre à quelqu'un d'autre. Un membre peut interpréter à tort un silence comme un accord, alors que la personne en question veut tout simplement exprimer par là de la colère ou un dissentiment.
Différents styles de communication peuvent aussi se traduire par un manque de démocratie dans les réunions. Même s'ils n'ont pas vraiment l'intention de dominer le débat, certains membres qui interrompent, parlent directement ou pensent vite prendront le dessus sur d'autres membres qui sont plus réservés, plus prudents et plus réfléchis. Si bien que les membres les plus énergiques peuvent finir par l'emporter dans les décisions de l'AGPA.
L'animateur se doit d'insister auprès des membres sur combien il est important de permettre équitablement à chacun de prendre la parole lors des réunions. Après tout, le succès d'une AGPA requiert la participation active de tous ses membres - et pas seulement des plus loquaces. Le rôle du Président d`une assemblée équivaut à celle d'un arbitre de football - veiller à la régularité du match. Inversement, les membres de base devront trouver un nouvel arbitre!
Il se peut qu'un ou deux membres aient beaucoup plus d'autorité que les autres, par exemple, que:
LORSQUE LES DIFFÉRENCES DE POUVOIR SONT EXTRÊMES, L'AGPA PEUT AVOIR DU MAL À PRENDRE DES DÉCISIONS DÉMOCRATIQUES
Lorsqu'il existe des différences de pouvoir extrêmes, il peut s'avérer difficile pour l'AGPA de prendre des décisions démocratiques. Les membres les plus puissants auront trop d'emprise sur les décisions, ou pourraient intimider les membres qui se sentent inférieurs. Les différences de pouvoir peuvent également se traduire par des décisions impropres, les membres les moins influents étant peu disposés à soulever des questions importantes ou à faire des suggestions intéressantes car ils craignent les réactions des autres.
Par conséquent, il serait bon de former des AGPA constituées de groupes homogènes dont les membres individuels partagent des intérêts communs et ont des revenus et un statut social plus ou moins équivalents.
Toutefois, on peut voir surgir des divergences après la constitution de l'AGPA. Dans ces cas-là, le membre le plus influent peut assumer trop de responsabilités. Pour obvier à ce problème, l'animateur intergroupes et les membres devraient encourager la direction de l'AGPA à répartir les tâches plus équitablement parmi les membres. Parfois, un membre puissant peut même être en faveur d'un tel changement, mais ne pas faire confiance aux autres membres pour s'acquitter de leurs tâches. Dans d'autres cas, les membres moins influents peuvent simplement être habitués ainsi. Souvent, la meilleure solution consiste à redistribuer les tâches de l'AGPA une à une, instaurant petit à petit un climat de confiance et de nouvelles habitudes intergroupes.
L'animateur est là pour aider les membres de l'AGPA à saisir la différence entre critiquer une personne et contester ses idées, et expliquer comment une attaque personnelle est complètement différente d'une critique constructive des idées. Tous les membres de l'AGPA - du plus puissant au moins influent - devraient être prêts à accepter le dissentiment des autres membres sur les informations et suggestions qu'ils offrent durant les réunions.
Une AGPA qui fonctionne bien garde des archives rigoureuses et détaillées dans des livres reliés. Il peut s'agir de comptes rendus écrits de ce qui a été dit et décidé au cours des réunions de l'AGPA. Ou encore de livres comptables enregistrant les transactions de l'AGPA - cotisations des membres, intrants achetés, produits commercialisés, dettes à rembourser, argent dû à l'AGPA, ou recettes et dépenses. Si l'AGPA ne tient pas de registres, les membres ont du mal à se rappeler les idées qu'ils ont discutées, ce qu'ils ont décidé, et comment ils ont mis en oeuvre leurs décisions.
On peut améliorer la mémoire intergroupes en faisant lire régulièrement et en discutant les archives de l'AGPA. A chaque réunion, le secrétaire devrait faire un bref rappel de ce qui s'est passé à l'assemblée précédente. Tous les deux ou trois mois, l'AGPA peut réexaminer ses principales décisions et réfléchir sur ses succès et les erreurs qu'elle a commises. Elle peut dessiner un symbole sur le tableau ou le registre pour les événements les plus marquants de l'histoire du groupe.
