Section 3
Suivi des résultats de l'AGPA
Le principal objectif de la plupart des AGPA est d'offrir des services de qualité à leurs groupes membres. Toutefois, ceci requiert un suivi permanent de ses réalisations. L'AGPA doit savoir si les membres sont satisfaits de la qualité des services et, sinon, comment ceux-ci pourraient être améliorés. Elle doit aussi savoir combien elle dépense pour offrir ces services et si elle rentre dans ses frais.*
Quand nous comptons combien d'argent nous avons en poche par rapport à hier, nous faisons «un suivi de nos résultats économiques». Chose relativement facile au niveau individuel, lorsque les transactions sont limitées. Mais une AGPA en pleine croissance conduit de nombreuses transactions et doit savoir combien ses groupes ont investi, combien elle doit aux autres, qui doit être payé et combien de personnes sont concernées. Autrement dit, cela peut devenir assez compliqué.
Afin de pouvoir offrir des conseils efficaces à la direction de l'AGPA, les membres du Conseil devraient être dûment informés des thèmes discutés et des décisions prises par le Comité de direction. Ils doivent être également au courant des activités et besoins des groupes membres. Un des rôles fondamentaux du Secrétaire de l'AGPA consiste à veiller à tenir le Conseil informé. Tenir des registres des principaux sujets discutés et décisions prises à chaque réunion de l'AGPA est par conséquent essentiel.
Voici quelques idées pour favoriser un système de rapports systématique et non limité:
Ces cinq procédures sont particulièrement efficaces pour assurer la bonne marche de l'AGPA.
CETTE AGPA PROSPÈRE- ET ÇA SE VOIT
Dans une AGPA, les ressources productives (par exemple, lieu de réunion, mobilier, fournitures, avoirs en caisse et dépôts bancaires) sont la propriété commune des membres de base. Ceux-ci, à leur tour, élisent leur Conseil et leur Comité de direction pour les administrer. Un système de notification est un outil de suivi qui aide le Comité de direction et le Conseil à gérer ces ressources collectives de façon plus rentable et efficace. Il sert également à fournir aux membres de base des informations périodiques sur les résultats économiques de l'AGPA. Il offre aux membres, au Conseil et au Comité de direction de l'AGPA des informations sur deux points importants:
En sachant exactement quelles ressources sont employées et d'où elles viennent, l'AGPA peut trouver de meilleurs moyens de gérer ses activités de service. En sachant ce qui a été dépensé et ce qui a été gagné, les dirigeants et membres de l'AGPA sont en mesure de garantir que les revenus créés par l'AGPA sont suffisants pour couvrir ses coûts. Autrement dit, les registres financiers permettent de constater aisément si une affaire se porte bien ou non.
La tenue des registres aide également les chefs et membres de l'AGPA à se souvenir qui a payé quoi, comment l'argent a été utilisé, qui a reçu quelle somme et quels montants sont à rembourser. Sans comptes écrits, on oublie facilement ces détails ce qui peut porter à des contestations. Consigner au registre les prix ou la valeur de chaque chose, comment elle a été utilisée et quel revenu en a été tiré sert également à la programmation de la croissance future.
Les nouvelles AGPA n'ont généralement pas les moyens d'embaucher leur propre comptable, c'est donc le Trésorier qui tient les registres, parfois avec l'aide de l'animateur intergroupes. Dans une AGPA qui démarre, les transactions seront peu nombreuses, mais à mesure que l'AGPA grandit et que d'autres services viennent s'ajouter, les transactions se multiplieront, et la tâche deviendra plus difficile et il pourrait être nécessaire d'embaucher quelqu'un.
La personne chargée de la tenue des registres doit être ordonnée et habile en calcul. Comme il est facile de faire des erreurs dans les additions et les soustractions, une calculette à pile serait utile, en particulier si elle peut imprimer les calculs qui peuvent ainsi être vérifiés. Mais une calculatrice manuelle, dotée d'une manivelle et d'un rouleau de papier, est probablement plus fiable.
Pour administrer les affaires de l'AGPA, le Comité de direction doit répondre à trois questions fondamentales:
Penchons-nous sur ces questions de plus près.
Le Comité de direction doit périodiquement surveiller les ressources que l'AGPA possède et qu'elle peut utiliser pour prodiguer des services aux membres et créer suffisamment de revenus pour couvrir ses frais d'exploitation. A cet effet, il enregistrera et examinera régulièrement la valeur d'achat de toutes les ressources de l'AGPA à une certaine date.
Ces ressources productives sont des Actifs et comprennent tous les postes que l'AGPA utilise pour fournir des services à ses membres pour lesquels elle perçoit une rémunération: solde en caisse, promesses de paiement à l'AGPA (par exemple, prêts aux groupes, souvent appelés sommes à recevoir), terrains, biens immobiliers, matériel, fournitures, etc.
Le Comité de direction doit aussi savoir combien l'AGPA doit à ses membres ou à des tiers. Ceci est important car si l'AGPA ne rembourse pas ses dettes à l'échéance, cela lui vaudra une mauvaise réputation, voire des problèmes avec la loi.
Ces obligations sont appelées Passif et comprennent, par exemple, des emprunts bancaires contractés par l'AGPA, des effets à payer aux fournisseurs ou aux membres pour des marchandises ou des services reçus, etc.
Le Comité de direction doit aussi savoir ce qu'il resterait une fois que toutes les dettes ont été remboursées.
Ce montant correspond à la situation nette et s'obtient en soustrayant ce que l'AGPA doit (Passif) du total de ce que l'AGPA possède (Actif). Elle sert à indiquer ce que l'AGPA vaut pour ses membres une fois qu'elle a payé toutes ses dettes - autrement dit, ce qu'il resterait aux membres après avoir remboursé tous les effets à payer.
Les AGPA qui se portent bien sont celles qui ont un niveau élevé de fonds propres et un passif relativement faible. Si la situation nette augmente, l'AGPA prospère. Si au contraire, elle diminue, elle a des problèmes.
Les informations concernant ce dont l'AGPA dispose, ce qu'elle possède et ce qu'elle vaut pour ses membres à une certaine date sont consignées sur une feuille de bilan qui indique, d'un côté, l'argent que l'AGPA a investi dans l'affaire et, de l'autre, comment cet argent est utilisé.
La valeur des écritures des deux listes du bilan devrait s'équilibrer - tels les deux plateaux d'une balance -, c'est-à-dire arriver au même total. Vérifier que les deux listes s'équilibrent est un moyen de s'assurer que rien n'a été oublié dans les calculs.
Accroître la situation nette est un facteur de réussite et de viabilité pour l'AGPA. Mais comment procéder? De deux façons:
Cependant, les membres de l'AGPA n'ont pas juste besoin de savoir combien ils ont, combien ils doivent et ce qu'il leur reste. Ils ont également besoin de savoir si leur AGPA réalise des bénéfices.
Les bénéfices sont une bonne chose. Ils sont la récompense de services efficaces offerts aux membres, et peuvent être réinvestis dans l'AGPA pour aider à financer sa croissance. Si les revenus tirés de la prestation de services dépassent les coûts de ces services, on parle pour l'AGPA de «recettes nettes» (c'est-à-dire qu'elle réalise un bénéfice ).
Les bénéfices influent sur le bilan de deux manières: en accroissant l'actif de l'AGPA (entrées), et en accroissant la situation nette (ce qui veut dire que l'AGPA vaut davantage pour ses membres). Si les dépenses dépassent les gains, l'AGPA perd de l'argent (sorties) ce qui réduit sa trésorerie (actif) ainsi que la valeur de la situation nette.
LES BÉNÉFICES SONT LA RÉCOMPENSE D'UNE GESTION EFFICACE
Le compte de dépenses et de recettes aide les membres et chefs de l'AGPA à établir si les revenus tirés des services fournis aux membres ont dépassé les coûts ou les dépenses liés à la prestation de ces services durant une période donnée. Il ressemble à ceci :
Les transactions sont des activités accomplies qui ont une influence immédiate sur le bilan et/ou le compte de dépenses et de recettes de l'AGPA et peuvent être mesurées en termes monétaires. On peut citer par exemple: acheter ou vendre un bien ou un service, recevoir des liquidités ou effectuer des paiements au comptant.
Les informations sur les transactions sont tenues dans des comptes détaillés. Ces comptes indiquent tout changement intervenu pour chaque poste du bilan (actif, passif et situation nette) et du compte de dépenses et de recettes, et sont généralement inscrites dans un registre ou un cahier à feuillets mobiles, appelé grand-livre.
Le nombre d'articles qu'une AGPA voudra créer dépendra de sa taille, du volume et du nombre des services offerts aux membres, etc. Dans une nouvelle AGPA, le nombre de comptes détaillés nécessaires à des fins de suivi sera relativement limité, mais à mesure que l'AGPA grandit, elle aura besoin d'ajouter d'autres comptes à son système de suivi.
Chaque compte contient toutes les informations essentielles sur chaque article. Par exemple, le compte de caisse comprend des informations sur toutes les opérations de caisse, notamment, la date de chaque transaction au comptant, une brève description de la transaction et de son montant. Et de même pour chaque article de l'actif et du passif, pour la situation nette et pour les dépenses et les recettes.
Chaque compte détaillé figurera sur un feuillet individuel de papier réglé comportant des colonnes verticales pour séparer les informations. Dans sa forme la plus simple, un compte a trois éléments: un titre, une colonne des débits à gauche, et une colonne des crédits à droite. Si l'AGPA ne peut se procurer de vrai papier comptable sur place, elle peut facilement le confectionner par ses propres moyens avec un cahier d'écolier en insérant le nom de chaque poste en haut de la page, et en divisant ensuite la page en quatre colonnes comme ci-dessous.
Les comptes ont deux colonnes pour permettre de suivre plus facilement les fluctuations (hausses ou baisses) de chaque compte détaillé. Ce système aide également à établir le solde du compte (la somme de toutes les hausses moins les baisses) - autrement dit, ce qui reste sur le compte une fois que toutes les hausses et baisses ont été prises en compte. Dans l'exemple ci-dessus, le solde de caisse au 30 novembre figure dans la colonne des débits et s'élève à 42 $ (50 $ de cotisations moins 8 $ d'achats).
Calculer le solde courant avec un compte à deux colonnes est chose facile. Il suffit d'additionner tous les nombres apparaissant au débit et de soustraire de ce total la somme de tous les nombres figurant au crédit.
Les livres comptables sont la «mémoire financière» de l'AGPA. Ils aident le Comité de direction, le Conseil et les membres de l'AGPA à suivre ce qu'elle a, qui a payé combien à qui, et qui doit quoi à qui. Une AGPA sans aucune forme de système de comptabilité n'ira pas loin. Cela revient à se retrouver dans un lieu inconnu sans carte. Vous ne savez pas où vous êtes, d'où vous venez ni où vous allez!
Voici quelques-uns des livres comptables qui seront nécessaires à l'AGPA:
C'est le principal livre d'écritures pour l'enregistrement de toutes les transactions de l'AGPA, qu'elles concernent des mouvements d'espèces ou non. Il sert également de livre d'entrée vers d'autres comptes, car il fournit des informations sur quels autres comptes détaillés ont déjà été - ou auront besoin d'être - corrigés pour consigner la transaction. Toutes les AGPA devraient tenir au moins un journal général ou un livre des rentrées et des sorties. C'est indispensable!
C'est le type le plus simple de journal général: un petit livre contenant des pages séparées numérotées pour consigner l'information relative à chaque transaction (entrées et sorties de caisse ou non). Les informations devraient comprendre: une brève description de la transaction, la date, le montant concerné, plus la signature du Trésorier confirmant que l'article a été reçu ou payé. Si nécessaire, l'autre partie intervenant dans la transaction peut aussi signer pour confirmer que la transaction a bien eu lieu, et donc que l'argent a bien été versé ou reçu.
Certaines AGPA préfèrent tenir deux livres distincts - un livre pour les rentrées d'argent et un autre pour les quittances de paiement - de sorte que l'information sur les entrées (de caisse ou non) ne soit pas confondue avec celle sur les sorties (de caisse ou non). Il appartient à chaque AGPA de décider à sa convenance.
Un des points faibles du journal général ou du livre d'entrées/sorties est que les informations sur les transactions, quelles qu'elles soient, sont stockées en séquence et sont donc difficiles à classer et à résumer. Ce problème se résout en créant des comptes détaillés (pour différents postes du bilan ou du compte de dépenses et de recettes intéressant particulièrement l'AGPA). Le compte le plus important que l'AGPA doit suivre est le compte de caisse. C'est absolument indispensable pour arriver à suivre combien d'argent entre dans l'AGPA et d'où il provient, combien en sort et où il va, et ce qu'il reste. Cette tâche relève du Trésorier. Certaines AGPA tiennent un compte de caisse séparé pour stocker ces informations essentielles.
A mesure que l'AGPA grandit, elle peut décider d'augmenter le nombre de comptes pour suivre de plus près les changements intervenant dans les articles du bilan (Actif - Passif) ou du compte de dépenses et de recettes.
Lorsqu'il existe d'autres registres, il vaut mieux les tenir tous, y compris le compte de caisse, dans un unique cahier à feuillets mobiles appelé grand-livre. Cela facilite énormément la tâche du Trésorier. D'autres préféreront peut-être tenir leurs comptes sur de grandes fiches - une fiche par compte - qu'ils garderont dans une boîte. A vous de décider!
Une AGPA peut en avoir autant qu'elle le souhaite. Plus elle a de registres, plus les comptes seront détaillés, mais ceci peut aussi créer une surcharge de travail pour le comptable et augmenter les risques d'erreurs. Aussi vaut-il mieux n'envisager que les comptes les plus importants.
Pour décider quel type de comptes envisager, il peut être utile de commencer par dessiner un «tableau de comptes», à savoir un plan sur comment consigner de façon systématique les informations financières sur les services offerts par l'AGPA à ses membres. Le nombre et les catégories de comptes dépendront des exigences de chaque AGPA et seront variables. Le tableau ci-dessous présente un tableau de comptes pour une AGPA qui fournit des services d'achat et de commercialisation groupés à ses membres:
Une AGPA peut décider d'augmenter ou de réduire le nombre de ses comptes à tout moment. Le Comité de direction devrait en permanence se poser la question suivante: Les avantages liés à la tenue de ces registres détaillés aident-ils à améliorer la prise de décisions et sont-ils supérieurs aux coûts? Si c'est le cas, cela vaut la peine de les garder; sinon, il faut les éliminer.
Passons maintenant en revue les différentes étapes à suivre pour consigner au registre n'importe quelle transaction. Supposons que la transaction soit la cotisation mensuelle de 5 $ d'un groupe membre de l'AGPA:
Etape 1. Le Trésorier note qu'il a reçu 5 $ du représentant du groupe auquel il donne un reçu signé.
Etape 2. Le Trésorier consigne ensuite cette information dans le compte de caisse dans les entrées, notant la date de la transaction, le but et le numéro.
Etape 3. La même information est alors transférée dans le grand-livre dans le compte «Cotisations mensuelles des membres à percevoir».
Vous pouvez vous aider du diagramme ci-dessous pour suivre ces étapes:
Le Trésorier ou le Comité de direction devrait préparer des rapports sur les résultats financiers de l'AGPA, qui seront examinés lors des réunions mensuelles du Conseil de l'AGPA, ou seront présentés à tous les membres lors de l'Assemblée générale annuelle des membres.
Pour préparer un bilan ou un compte de dépenses et de recettes, les chiffres de chaque compte détaillé distinct doivent être périodiquement additionnés et équilibrés. Les baisses de chaque compte sont soustraites des hausses, et on note ce qui reste dans le compte, à savoir le solde.
La règle la plus importante à ne pas oublier pour équilibrer les comptes est que la somme des soldes de tous les comptes d'actif doit équivaloir à la somme des soldes de tous les comptes autres que l'actif. Autrement dit, la somme des soldes de tous ses comptes à l'actif (en caisse, effets à recevoir, équipement, constructions, etc.) doit être égal au solde de tous les autres comptes de la colonne du Passif et de la Situation nette, y compris les recettes nettes accumulées durant la période, c'est-à-dire le solde des recettes moins le solde des dépenses).
