Chapitre 6: Charges communes

799. Sous la gestion de la Division des services administratifs (AFS), le présent chapitre englobe les coûts des charges communes, y compris le courrier et la valise diplomatique, la distribution de documents, l'organisation des archives, les achats, l'entretien des bâtiments et la sécurité au siège de l'Organisation et dans les Bureaux régionaux et sous-régionaux.

800. Le Sous-Programme 6.0.0.1 concerne le courrier, la valise diplomatique, la distribution des documents et les archives. Avec la mise en place d'un Système de gestion des archives numériques, le Groupe des archives fait face progressivement aux besoins courants de gestion des archives numériques.

801. La priorité absolue du Sous-Programme Entretien des locaux (6.0.0.2) est de couvrir les coûts des services collectifs et les besoins d'entretien courants, notamment le nettoyage, la rénovation et la restauration des locaux. Ce sous-programme inclut aussi des travaux d'entretien importants, mais exceptionnels, des bâtiments et des installations techniques auxiliaires. Comme par le passé, les crédits alloués aux travaux d'entretien importants et à l'amélioration des installations restent limités. Pour ces derniers travaux, le Gouvernement italien ainsi que des donateurs publics ou privés ont continué à apporter une aide généreuse sous forme de fonds extrabudgétaires. La Division des services administratifs a réservé des fonds au titre de la contribution de l'Organisation aux travaux auxiliaires associés aux grands projets financés grâce à des ressources extrabudgétaires.

802. Le Sous-Programme 6.0.0.3 couvre le Service des contrats et des achats (AFSP) qui est responsable des achats de biens ou de services, des contrats et des appels d'offres nationaux ou internationaux et des activités d'achat connexes au titre des programmes ordinaire et de terrain. Du fait du nombre croissant des urgences, l'importance des achats s'est considérablement accrue et l'on prévoit le maintien d'un volume important d'activités. Le Service examinera la possibilité d'élargir l'utilisation de l'Internet et des fonctions liées aux achats électroniques en ce qui concerne ses opérations. En regroupant certaines tâches relatives à l'inventaire des actifs et à la mise au point des systèmes, le Service des achats et des contrats supprime un poste d'administrateur, réduisant ainsi l'augmentation générale des ressources, bien qu'il assume les responsabilités et les fonctions du règlement des factures qui étaient auparavant à la charge de la Division des finances (AFF).

803. Le Sous-Programme Sécurité et transports (6.0.0.4) couvre la protection des personnes, des biens et des locaux du siège et la coordination de ces activités avec les autorités gouvernementales. Il englobe également la prévention des incendies et les transports officiels locaux. L'augmentation des ressources est due à la centralisation dans le Service de la sécurité de toutes les fonctions concernant la délivrance de cartes d'accès aux bâtiments - dont certaines relevaient de la Division de la Conférence, du Conseil et du Protocole (GIC), et au transfert de fonds résiduels afin de couvrir les services de chauffeur qui relevaient de 6.0.0.2.

804. Le Sous-Programme 6.0.0.9 (gestion du programme) concerne maintenant l'ensemble du Bureau du Directeur de la Division des services administratifs (AFS) dont une partie relevait précédemment du Chapitre 5. L'augmentation des ressources est due à ce transfert, à celui du poste de Coordonnateur de la bureautique de la division et aux frais d'entretien du matériel de restauration, qui relevaient auparavant de 6.0.0.2. Le Bureau du Directeur s'occupe activement d'importantes opérations d'achats en Iraq et du suivi nécessaire des grands projets relatifs à l'infrastructure du siège.

Activités proposées pour 2002-03

805. Les principales activités prévues incluent:

1. le suivi de la construction de la nouvelle bibliothèque et d'autres travaux importants dans les bâtiments A (restructuration afin de respecter les normes de sécurité et de sûreté de l'UE) et D (climatisation et installations sanitaires) financés par le gouvernement du pays hôte;
2. la réalisation de travaux importants (signalisations dans les bâtiments);
3. l'élaboration d'une nouvelle stratégie d'achats dans le contexte de l'Internet;
4. la restructuration du Groupe des archives en même temps que la gestion courante du Système de gestion des archives numériques;
5. la mise en place de nouveaux plans de sécurité, compte tenu des possibilités offertes par les installations et les technologies récentes, et du problème que pose la présence de matériels de bureau de grande valeur.