PARTE II

ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO DE REHABILITACIÓN AGROPECUARIA DE EMERGENCIA EN KOSOVO RELATIVOS A LA FASE DE EJECUCIÓN CORRESPONDIENTES AL PERÍODO TERMINADO EL
31 DE DICIEMBRE DE 2001

INFORME DEL AUDITOR EXTERNO

El personal a mi cargo verificó los estados financieros adjuntos, correspondientes a la fase de ejecución del Proyecto de Rehabilitación Agropecuaria de Emergencia (PRAE) en Kosovo con relación al período terminado el 31 de diciembre de 2001. Tal como se define en el mandato convenido entre el Banco Mundial y la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO), estos estados abarcan lo siguiente: Estado 1-A y 1-B respectivamente titulados “Fuentes y utilización de los fondos del proyecto por categoría de gastos” y “Utilización de los fondos por actividad del proyecto”, tal como figuran en los informes sobre la administración del proyecto (IAP). Estos estados financieros son responsabilidad del Director General de la FAO, que ejecutó el proyecto. Mi responsabilidad consiste en emitir una opinión acerca de estos estados financieros sobre la base de la auditoría.

La auditoría se llevó a cabo de conformidad con las normas comunes de verificación del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los organismos especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica y con arreglo al mandato mencionado. Esas normas exigen que la auditoría se planifique y realice de forma que permita obtener garantías razonables de que los estados financieros no contienen ninguna declaración o indicación errónea de carácter esencial. Una auditoría incluye el examen, con las verificaciones pertinentes, de los comprobantes que justifican las cantidades, indicaciones e información que figuran en los estados financieros. Una auditoría comprende también una evaluación de los principios contables utilizados y una estimación de la presentación general de esos estados. A mi juicio, la auditoría realizada constituye una base razonable para emitir mi opinión.

Como se indica en el mandato mencionado, los estados financieros adjuntos se prepararon sobre una base de contabilidad en valores de caja, tal como lo exige el Banco Mundial, y de conformidad con las prescripciones del Acuerdo concertado el 14 de agosto de 2000, entre la Misión de Administración provisional de las Naciones Unidas en Kosovo (UNMIK) y la FAO.

En mi opinión, los estados financieros indicados en el primer párrafo no presentan claramente, en todos los aspectos esenciales, los fondos recibidos y desembolsados durante el período que terminó el 31 de diciembre de 2001 de conformidad con la base de contabilidad en de los valores de caja mencionada anteriormente debido a la omisión de un monto de 1 481 000 dólares EE.UU. que corresponde a un desembolso efectuado con cargo al compromiso especial número 3 (carta de crédito emitida por el Banco Mundial para la adquisición de ganado tal como se detalla en los párrafos 17 a 21 y 28 a 31 de la carta a la administración).

No obstante, en mi opinión, los estados financieros indicados en el primer párrafo presentan de manera adecuada, en todos los aspectos esenciales, los saldos de caja del PRAE al 31 de diciembre de 2001.

Tal como se exigía en el mandato más arriba mencionado, el personal a mi cargo verificó también las cinco declaraciones de gastos utilizadas como base para la presentación de solicitudes de retirada de fondos: tres de la donación de la Asociación Internacional de Fomento (AIF), una con respecto a la donación holandesa y otra con respecto a la donación sueca. Las verificaciones y los controles aplicados incluyeron en particular el examen de los documentos justificativos de las declaraciones de gastos (DG) y la conciliación entre las DG y las solicitudes de retiradas de fondos, por un lado, y los estados financieros, por el otro. Se consideró que todos los gastos eran admisibles.

El presente informe está destinado a facilitar información a la FAO, la AIF, la UNMIK y el Banco Mundial.

François LOGEROT
Primer Presidente del Tribunal de Cuentas
de la República Francesa
Auditor Externo

5 de julio de 2002

PARTE III

CARTA A LA ADMINISTRACIÓN ACERCA DE LA AUDITORÍA DEL PROYECTO DE REHABILITACIÓN AGROPECUARIA DE EMERGENCIA EN KOSOVO CORRESPONDIENTE AL PERÍODO FINANCIERO QUE TERMINÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 2001

CONSIDERACIONES GENERALES

Introducción

1. La presente carta a la administración se refiere a los resultados de la auditoría del proyecto de rehabilitación agropecuaria de emergencia (PRAE) en Kosovo correspondiente al período que terminó el 31 de diciembre de 2001. Este proyecto, financiado por conducto del Banco Mundial, fue ejecutado por la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO) en nombre de la Misión de Administración Provisional de las Naciones Unidas en Kosovo (UNMIK) (véase el anexo I para la información de base sobre el proyecto). Esta auditoría concreta fue solicitada por el Comité de Finanzas en mayo de 2000 (94º período de sesione), de conformidad con el artículo 12.6 del Reglamento Financiero de la FAO. Su alcance se determinó con arreglo a lo dispuesto en el Acuerdo entre la UNMIK y la FAO concertado el 14 de agosto de 2000 y el mandato revisado entre el Banco Mundial y la FAO en 2002. La auditoría se llevó a cabo en la Sede y sobre el terreno. El personal a mi cargo visitó los locales del PRAE en Prístina en abril de 2002, y efectuó algunas verificaciones en un municipio y en los suburbios de Prístina en que se ejecutaba el proyecto.

2. La presente carta a la administración, que se redactó en inglés, incluye las observaciones y recomendaciones derivadas de la auditoría de los estados financieros del PRAE correspondientes al período que terminó el 31 de diciembre de 2001 (primera parte) y de los exámenes concretos llevados a cabo tal como se solicitaba en el párrafo 6 del mandato revisado mencionado más arriba (segunda parte). La presente carta a la administración incluye también observaciones sobre las medidas adoptadas en respuesta a las recomendaciones contenidas en mi carta anterior a la administración relativa al período que terminó el 31 de diciembre de 2000. Las observaciones sobre estas cuestiones se han incorporado a las secciones que corresponden o se han agrupado al final del documento en una sección separada en la que se analizan y evalúan las medidas de seguimiento.

Auditoría de los estados financieros del proyecto

3. De conformidad con el párrafo 1 del mandato revisado, el personal a mi cargo verificó los estados financieros del PRAE correspondientes al período que terminó el 31 de diciembre de 2001, que comprenden los siguientes:

4. Estados de los fondos recibido y de los gastos efectuados [Estados 1-A y 1-B titulados “Fuentes y utilización de fondos del proyecto por categoría de gastos” y “Utilización de fondos por actividad del proyecto”, respectivamente], tal como se comunicaba en los informes sobre la administración del proyecto”; y

5. “Declaraciones de gastos” utilizadas como base para la presentación de solicitud de retirada de fondos.

4. La auditoría se llevó a cabo de conformidad con las normas comunes de verificación del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los organismos especializados y el Organismos Internacional de Energía Atómica. Esas normas exigen que la auditoría se planifique y realice de forma que permita obtener garantías razonables de que los estados financieros no contienen indicaciones ni declaraciones erróneas de carácter esencial. El Director General es el responsable de preparar esos estados financieros, y yo soy responsable de emitir una opinión sobre ellos.

5. La auditoría se llevó a cabo de conformidad con el mandato revisado mencionado más arriba. Incluyó un examen, en forma de verificaciones y pruebas, de los justificantes de los datos revelados en los estados financieros del PRAE. También incluyó una evaluación de los principios contables aplicados contables aplicados y del ejercicio de las atribuciones, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Las normas y los procedimientos de la FAO eran aplicables al PRAE, con excepción, no obstante, de cualesquiera normas, procedimientos y prácticas óptimas concretas prescritas o recomendados por los donantes como condiciones de los acuerdos relativos a las donaciones. De hecho, las adquisiciones tenían que hacerse de conformidad con las normas y procedimientos del Banco Mundial y éste también determinaba la forma de presentación de los informes operacionales y financieros.

6. La auditoría me permitió emitir el dictamen sobre los estados financieros correspondientes al período que terminó el 31 de diciembre de 2001, que se reproduce en la página.

Exámenes concretos

7. Además de la auditoría de las cuentas, mi personal llevó a cabo exámenes concretos, tal como se pedía en el párrafo 6 del mandato mencionado más arriba:

6. En la Sede y en Prístina se examinaron las modificaciones introducidas en la Organización, los sistemas y los procedimientos establecidos para ejecutar el proyecto. Se examinaron específicamente los siguientes aspectos: organización y dotación de personal (véanse los párrafos 36 a 42) y los sistemas de pago (véanse los párrafos 43 a 46), las responsabilidades financieras (véanse los párrafos 47 a 50) y la presentación de informes además de, en lo que respecta a las actividades de campo, inventarios (véanse los párrafos 51 a 53).

7. Se examinó el aspecto relacionado con las adquisiciones: todas las licitaciones (salvo las correspondientes a la contratación directa) relativas a la adquisición de bienes y servicios realizadas en 2001 (véanse los párrafos 54 a 59). Se revisaron asimismo las cartas de acuerdo concertadas con los organismos de ejecución (véanse los párrafos 60 a 62).

8. Sobre el terreno, el personal a mi cargo revisó la ejecución de los cuatro componentes del proyecto hasta la fecha y el seguimiento relativo a las observaciones y recomendaciones contenidas en mi carta anterior a la administración (véanse los párrafos 63 a 75).

RESUMEN DE LAS RECOMENDACIONES

8. En el cuadro que figura a continuación se recapitulan mis recomendaciones. Tal como pidió el Comité de Finanzas en septiembre de 2001 (79º período de sesiones), en el cuadro se indica la prioridad relativa de esas recomendaciones (fundamental, significativa o digna de atención¹) así como el calendario para su puesta en práctica.

AUDITORÍA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO

Informes sobre la Administración del Proyecto (IAP)

Fecha de presentación y contenido de los IAP

9. Con arreglo a la cláusula general (CG) 3.6 del Acuerdo concertado con la UNMIK, la FAO tenía que preparar los informes y documentos especificados en el Apéndice IV. Entre ellos destacaban los IAP “que se deben preparar sobre una base trimestral durante todo el período que dure el proyecto“ en formas de presentación compatibles con el Anexo 6 del Manual de aplicación de la iniciativa para modificar la administración de los préstamos (LACI). Como se recapitula en el cuadro 2 que figura a continuación, el primer IAP se presentó al Banco Mundial más de dos meses después del final del trimestre al que se refería debido a cuestiones pendientes con el Banco. Los IAP posteriores siempre se enviaron dentro del plazo prescrito en el Manual de aplicación de la LACI².

10. Con arreglo al párrafo 3 del mandato revisado con respecto a la Auditoría del PRAE, los IAP deben incluir:

23. a) Estados de las fuentes y utilización de fondos del proyecto en relación con el ejercicio fiscal corriente y con cifras acumulativas hasta la fecha, en los que figuren comparaciones de los fondos presupuestados y efectivos recibidos del Banco Mundial, los fondos para el proyecto procedentes de otros donantes y los fondos de contraparte, por separado, así como una indicación de la utilización de los fondos por principales categorías de gastos; y

24. b) Estados de utilización de los fondos por actividades del proyecto en los que figuren comparaciones de los gastos presupuestados y efectivos de los principales rubros en las distintas fases del proyecto, tanto en términos del ejercicio fiscal corriente como en forma acumulativa hasta la fecha”.

Así se hizo efectivamente en lo que respecta al IAP presentado con relación al proyecto en 2001.

11. Además, “como anexo del informe sobre la administración del proyecto al 31 de diciembre de 2001, la FAO [debería] preparar una conciliación entre las cantidades indicadas como recibidas por el proyecto del Banco Mundial y las indicadas como desembolsadas por el Banco Mundial. Como parte de esa conciliación, la FAO [debería] indicar el mecanismo para los desembolsos, verbigracia las declaraciones de gastos, los compromisos especiales o el reembolso directo”. Este anexo se facilitó efectivamente con el IAP correspondiente al 4º trimestre de 2001.

Saldo de apertura de los fondos disponibles

12. Con arreglo al IAP presentado con respecto al 1^er trimestre de 2001, el saldo de apertura al 1º de enero de 2001 ascendía a 826 000 dólares EE.UU.. Además, se dedujo también una “discrepancia inexplicada” de 15 000 dólares EE.UU. lo que redujo el saldo de apertura a 811 000 dólares EE.UU. De hecho, el saldo de apertura debería haber sido de 839 000 dólares EE.UU. tal como se indicaba en los estados financieros del proyecto comprobados correspondientes al período terminado el 31 de diciembre de 2000. La discrepancia se debió a que el IAP del 1^er trimestre de 2001, que se presentó al Banco Mundial en junio de 2001, se basaba en el IAP del 4º trimestre de 2000, y no en los estados financieros del proyecto, que no se concluyeron hasta noviembre de 2001.

13. Lamentablemente y como ya mencioné en mi carta anterior a la administración (véase el parr. 30), el monto total indicado en “fuentes de los fondos” en el IAP del 4º trimestre de 2000 era erróneo. Debería haber sido 4 341 000 dólares EE.UU. y no 4 328 000 dólares EE.UU. (lo que representa una diferencia de 13 000 dólares EE.UU.) debido a lo siguiente:

25. El monto de las dos cartas de crédito emitidas por el Banco Mundial se había sobrevalorado en 15 000 dólares EE.UU.

26. No se había tenido en cuenta el monto relacionado con los ingresos en concepto de interese de 28 000 dólares EE.UU.

El monto excesivo de las cartas de crédito se corrigió en el IAP del 1^er trimestre de 2001, lo que explicaba la deducción de 15 000 dólares EE.UU. anteriormente mencionada. Los ingresos en concepto de intereses se indicaron finalmente en el IAP del 2º trimestre de 2001.

Conclusiones de la auditoría relativas a las fuentes de fondos

Estado separado para cada donación

14. La fase de ejecución fue financiada inicialmente por la Asociación Internacional de Fomento (AIF) y el gobierno de los Países Bajos con 10 000 000,00 de dólares EE.UU.³ y 1,8 millones de dólares EE.UU.⁴ respectivamente. En 2001 se obtuvo una financiación adicional del gobierno de Suecia y de la AIF por 1 millón de dólares EE.UU⁵.y 4,1 millones de dólares EE.UU.⁶ respectivamente. En mi carta anterior a la administración (véase el par 27), señalé que como todas las donaciones se canalizaban a través de la AIF, no se emitieron estados separados. Sin embargo, a raíz de la petición del Banco Mundial de que se identificaran claramente las diversas contribuciones y que los gastos conexos se cargaran a componentes concretos, de conformidad con el presupuesto del proyecto, la FAO indicó que cumpliría esta exigencia a partir del informe correspondiente al 2º trimestre de 2001.

15. Así se hizo efectivamente. A partir del 2º trimestre de 2001, todos los IAP incluían estados separados (estados 1-E1 a 1-E3) en los que se indicaba, para cada donación, la situación de los fondos recibidos y gastados. Sin embargo, el personal a mi cargo observó lo siguiente:

27. Aunque los estados 1-E se habían completado en dólares EE.UU., las cifras se habían redondeado a menudo en miles de dólares (véanse los estados 1-E1 y 1-E2 con respecto a los trimestres 2º, 3º y 4º y el estado 1-E3 con respecto al 4º trimestre).

28. Se advirtió un pequeño error en el estado 1-E3 (donación de Suecia) con relación al 3^er trimestre. Los fondos recibidos ascendieron a 863 689,67 dólares EE.UU. y no a 863 719 dólares EE.UU. como se indicó. No obstante, la cifra correcta se mencionó en el anexo al IAP correspondiente al 4º trimestre de 2001, en el que se recapitulaban los fondos recibidos.

16. Además, aunque se emitieron estados separados para cada donación, en sus propios libros de contabilidad la FAO siguió, con respecto a la fase de ejecución, reagrupando todos los fondos recibidos en un único fondo fiduciario (FF)⁷ en armonía con su práctica habitual de contabilidad de los proyectos de múltiples donantes. Como esta situación no facilitó la localización de los fondos recibidos y la presentación de informes a los donantes, recomiendo que, en lo que respecta a los futuros proyectos de múltiples donantes, se establezcan fondos fiduciarios separados para cada donante.

Diferentes fuentes de fondos

17. Según los procedimientos convenidos, se pueden poner a disposición del proyecto fondos procedentes de las distintas fuentes siguientes:

29. De conformidad con la CG 6.4 del Acuerdo entre la UNMIK y la FAO, la FAO podría solicitar anticipos para sufragar el costo estimado del suministros de servicios y bienes por un período inicial.

30. Posteriormente, la FAO tenía que “preparar periódicamente estados que reflejasen los gastos efectuados durante el período de ese estado, en la forma especificada en el Apéndice IX” (declaración de gastos normalizada) junto con una solicitud de retiro de fondos.

31. Parra la adquisición de bienes cuyo valor exceda de un millón de dólares EE.UU. por contrato/orden de compra, el Banco Mundial emitía directamente cartas de crédito, pero sólo por el 80 por ciento del contrato/orden de compra relacionado con la adquisición. El pago de un anticipo del 10 por ciento y del 10 por ciento restante que había que pagar después de la aprobación final de la FAO se tramitaron por los procedimientos regulares de desembolso de la FAO.

18. Como se recapitula en el cuadro 3 que figura a continuación, se tramitaron 6 solicitudes de retirada de fondos (4 con relación a la donación de la AIF y 2 con relación a la donación de Suecia) en 2001, sea con relación a anticipos de fondos o de reembolso de los gastos sobre la base de las declaraciones de gastos presentadas. Además, el Banco Mundial emitió 2 cartas de crédito en octubre de 2001, para la adquisición de ganado y tractores por 1 481 896 dólares EE.UU. y 803 520 dólares EE.UU., respectivamente. Sin embargo, sólo la primera dio origen a un desembolso en 2001 (1 481 571 dólares EE.UU. desembolsados el 29 de noviembre de 2001 y un monto de 325 dólares EE.UU. que no se desembolsó).

19. Se obtuvieron ingresos en concepto de intereses sobre el saldo de los fondos no utilizados. A falta de disposiciones en el Acuerdo entre la UNMIK y la FAO sobre los ingresos en concepto de intereses, la FAO aplicó sus procedimientos corrientes relativos a los FF. Con arreglo a la sección 250.253 del Manual de la FAO “los intereses se calculan semestralmente al tipo medio de interés correspondiente a los 6 meses precedentes, aplicados a las cuatro quintas partes del saldo en efectivo de cada cuenta del fondo fiduciario al final de cada uno de los meses anteriores”. No obstante, si el fondo fiduciario registrara un saldo en efectivo deficitario, los intereses se cargarían sobre el monto íntegro del déficit, con arreglo a lo dispuesto en la sección 250.252 del Manual de la FAO. En conjunto los intereses netos obtenidos con relación al proyecto en 2001 ascendieron a 19 030 dólares EE.UU., en comparación con 23 338 dólares EE.UU. en 2000. Sin embargo, en el IAP correspondiente al 3^er trimestre de 2001 sólo se incluyó en “fuentes de fondos” un monto de 13 000 dólares EE.UU., correspondiente a los ingresos en concepto de intereses devengados en el 1^er semestre de 2001. Se informó al personal a mi cargo de que el ingreso correspondiente al 2º semestre de 2001 se comunicó en el IAP del 1^er trimestre de 2002. Por añadidura, a falta de fondos fiduciarios separados establecidos en los libros de contabilidad de la FAO, los ingresos en concepto de intereses no se asignaron a cada donación. Recomiendo que se obtengan del Banco aclaraciones sobre la utilización de los ingresos en concepto de intereses obtenidos por el proyecto hasta la fecha.

20. Como se indicaba en el cuadro 3 supra, los fondos puestos a disposición del proyecto en 2001 ascendieron a 5 262 770 dólares EE.UU. en total. Este monto no se conciliaba con la suma indicada en “fuentes de fondos” en los IAP trimestrales, que sólo ascendía, a 3 781 000 dólares EE.UU. La discrepancia de 1 481 000 dólares EE.UU. se debía a la omisión del desembolso efectuado en 2001 de una de las dos cartas de crédito emitidas en octubre de 2001. La misma discrepancia se observó, por supuesto, con respecto al total de fondos puestos a disposición del proyecto desde su iniciación. En el IAP presentado con respecto al 4º trimestre de 2001 se indicó un monto de 10 922 000 dólares EE.UU., tanto en el estado 1-A como en el Anexo relativo a la “conciliación entre las sumas que figuraban como “recibidas por el proyecto del Banco Mundial” y las que figuraban como desembolsadas por el Banco Mundial”. En vista de cuanto antecede, opino que el IAP del 4º trimestre de 2001 no presenta de manera clara, en todos los aspectos esenciales, las sumas de fondos puestas a disposición del proyecto para el período que terminó el 31 de diciembre de 2001 así como del proyecto hasta la fecha.

Résultados de la auditoría con respecto a las utilizaciones de fondos

21. De conformidad con el párrafo 4 del mandato revisado, y además de la verificación de los IAP, se me pidió también que comprobara todas las declaraciones de gastos utilizadas como base para la presentación de solicitudes de retirada de fondos y que aplicara las pruebas y los controles que considerara necesarios. A este respecto, el mandato revisado indicaba lo siguiente:

32. “Los gastos deben compararse meticulosamente, en lo que respecta a su admisibilidad por el proyecto, con los acuerdos de financiación pertinentes y con referencia al documento de evaluación del proyecto (DEP) para fines de orientación, cuando se considere necesario.

33. Si se determina que se han incluido gastos no admisibles en las solicitudes de retirada de fondos y que se han reembolsado en el marco de éstas, el Auditor debería indicarlo por separado”.

22. Además de las declaraciones de gastos que hay que verificar, se proporcionaron también al personal a mi cargo las listas de gastos de las transacciones respectivas cargadas al proyecto con arreglo a los libros de contabilidad de la FAO. El personal a mi cargo utilizó esos documentos para revisar la conciliación de los montos indicados en los IAP y en las declaraciones de gastos presentadas al Banco Mundial con los libros de contabilidad de la FAO al 31 de diciembre de 2001. Como se indica en el párrafo 2 d) del mandato, deberían existir vínculos claros entre los libros contables y los informes presentados al Banco Mundial”.

Declaraciones de gastos (DG) presentadas

23. como se recapitula en el cuadro 4 que figura a continuación se presentaron cinco DG con respecto a los gastos efectuados con respecto al proyecto en 2001: tres correspondientes a la donación de la AIF, una correspondiente a la donación de los Países Bajos y otra a la donación de Suecia. No se presentaron con carácter regular o cuando el monto de los gastos había alcanzado determinada cifra. Por ejemplo, la única DG presentada con respecto a la donación de Suecia abarcaba los gastos efectuados en el período comprendido entre julio de 2001 y enero de 2002 por un monto total de 958 129 dólares EE.UU. Análogamente, en lo que respecta a la donación de la AIF, la DG presentada con la solicitud de retirada de fondos Nº7 incluía gastos efectuados desde julio hasta diciembre de 2001 por un monto total de más de 1 700 000 dólares EE.UU. Entre tanto, se solicitó un anticipo de 1 000 000 de dólares EE.UU.

24. Con respecto a la frecuencia adecuada de presentación de las DG, la CG6.4 d) del Acuerdo concertado entre la UNMIK y la FAO indica que esta última “preparará en forma periódica estados que reflejarán los gastos pagados durante el período abarcado por dicho estado, en la forma especificada en el apéndice IX”. Sin embargo, con arreglo al Manual sobre desembolsos del Banco Mundial, “las DG deben normalmente prepararse sobre una base mensual o trimestral”⁸. En lo que respecta al proyecto en 2001, opino que su presentación una vez por trimestre como mínimo habrán producido las siguientes ventajas:

34. Habría evitado la presentación de DG por grandes sumas con numerosas partidas tal como se mencionó anteriormente y en consecuencia, habría reducido al mínimo los riesgos de error.

35. Habría facilitado la preparación de los IAP, que se tienen que preparar trimestralmente.

36. Habría evitado que la FAO tuviera que adelantar fondos para el proyecto en el último trimestre de 2001. Esto no sólo estaba en contradicción con el principio recordado en la sección 250.113 del Manual de la FAO⁹, si no que tampoco habría resultado apropiado teniendo en cuenta la situación de tesorería de la Organización.

En vista de cuanto antecede, recomiendo que en el futuro se presenten declaraciones de gastos por lo menos una vez al trimestre.

25. En cuanto a las Políticas Operacionales del Banco (PO), el sistema de las declaraciones de gastos exige que la entidad encargada del proyecto disponga en particular de “una capacidad administrativa y contable para preparar y mantener registros de declaraciones de gastos y los ponga prontamente a disposición para su inspección”, puesto que se conserva toda la documentación de comprobación. En lo que respecta al proyecto, se informó al personal a mi cargo de que las declaraciones de gastos se prepararon sobre la base de las listas de gastos de las transacciones cargados al proyecto, tal como se extraía del almacén de datos en Excel las hojas de cálculo electrónico. Sin embargo, el problema estribó en que no se pudo facilitar al personal a mi cargo esas hojas de cálculo electrónico (en forma electrónica o impresas), lo que constituían la verificación de comprobación entre los libros de contabilidad de la FAO y cada una de las declaraciones de gastos presentada. De hecho, sólo se proporcionó una hoja de cálculo electrónico con respecto al total de gastos para 2001.En vista de ello, recomiendo que se mejore el registro de las declaraciones de gastos y que se efectúe una verificación de comprobación para cada declaración de gastos, no sólo en lo que se refiere a los gastos pagados en la Sede, sino también a los gastos pagado sobre el terreno.

26. Mi personal advirtió que en la declaración de gastos presentada con la solicitud de retirada de fondos Nº 4 (donación de la AIF, la cantidad indicada en la columna “pagos totales acumulados efectuados” indicaba erróneamente la cifra de 1 498 610 dólares EE.UU. en lugar de 1 717 821 dólares EE.UU. debido a una deducción de 219 211 dólares EE.UU. “para no superar los fondos totales disponibles de la donación en esa fecha”. En mi opinión, esta presentación resultaba confusa. La cifra que figuraba en la columna “pagos totales acumulados efectuados” debería reflejar el monto de los gastos pagados. Cualquier deducción de anticipos sólo debería afectar a la columna “monto solicitado en esta solicitud”.

27. En lo que se refiere a los gastos pagados sobre el terreno, la presentación de información clasificada por la índole de los gastos deja mucho que desear debido a que los gastos se han cargado a menudo en una categoría errónea en los libros de contabilidad de la FAO. Por ejemplo, en el párrafo 68 se describió de manera detallada la compra local de 25 toros por 18 366,20 dólares EE.UU., junto con otros gastos por una cuantía total de 28 521 dólar EE.UU., bajo el título de “equipo relacionado con la oficina “ en la declaración de gastos presentada con la solicitud de retirada de fondos Nº 7 (donación de la AIF).

Conciliación de los montos indicados en “Utilización de fondos”

28. Como parte de las “pruebas y los controles considerados necesarios” para la auditoría de las declaraciones de gastos tal como se prescribía en el mandato revisado más arriba mencionado, el personal a mi cargo intentó conciliar las cuantías de gastos (de acuerdo con las declaraciones de gastos presentadas y con la carta de crédito emitida) con los IAP, por un lado, y con los libros de contabilidad de la FAO, por el otro. La conciliación resultó imposible con respecto a cada trimestre de 2001 debido a la falta de emisión de las declaraciones de gastos sobre una base trimestral y a la falta de una verificación de comprobación tanto con respecto a las declaraciones de gastos como a los IAP.

29. Se debe señalar que estos últimos no se establecieron sobre la base de declaraciones de gastos, sino de acuerdo con las declaraciones de gastos relativos a las transacciones que figuran en los libros de contabilidad de la FAO. La codificación de los gastos (por donación con arreglo al estado 1-A y por actividad del proyecto que corresponde a cada componente en el estado 1-B) se efectuó con hojas de cálculo electrónico de Excel. Al personal a mi cargo sólo se le proporcionaron algunas de ellas, pero no todas. Además, los documentos de trabajo no constituían una clara verificación de comprobación de las enumeraciones de las transacciones los IAP. Como resultado de ello, el personal a mi cargo sólo pudo efectuar una conciliación global del proyecto hasta la fecha. Dado cuanto antecede y como complemento de mis recomendaciones anteriores (véanse los párrs. 24 y 25), recomiendo que en el futuro se aplique la misma fecha límite a los IAP y a las DG, de manera que los primeros se puedan establecer sobre la base de las últimas con una verificación de comprobación adecuada.

30. Como se recapitula en el cuadro 5 que figura a continuación, los gastos del proyecto hasta la fecha ascendían a 12 629 797 dólares EE.UU. teniendo en cuenta la cuantía desembolsada con arreglo a las cartas de crédito emitidas y a las DG presentadas con las siguientes correcciones, no obstante, con respecto a estas últimas:

37. Se dedujo un monto de 69 886 dólares EE.UU. de la suma comunicada con la solicitud de retirada de fondos Nº 5 (donación de la AIF) puesto que el Banco no aceptó el gasto a falta de justificantes. Como la cuantía del contrato superaba el umbral establecido en el Acuerdo FF, había que proporcionar una documentación completa. El monto se reclamó con la solicitud de retirada de fondos Nº 7 (donación de la AIF) y los documentos justificativos se incluyeron en la forma debida.

38. Se dedujo un monto de 78 000 dólares EE.UU. de la suma comunicada con la solicitud de retirada de fondos Nº 3 (donación de Suecia) puesto que el gasto no se había pagado hasta enero de 2002.

31. Con arreglo al IAP del 4º trimestre de 2001, se comunicó un monto de 11 148 000 dólares EE.UU. como gasto del proyecto hasta la fecha. Esta cuantía se conciliaba con el monto de los gastos atribuidos al proyecto en los libros de contabilidad de la FAO al 31 de diciembre de 2001. No obstante, existía una discrepancia de 1 481 000 dólares EE.UU. con el monto computado en el cuadro 5 supra debido a que no se había tenido en cuenta la carta de crédito emitida por el Banco Mundial en 2001 con respecto a la cual se había efectuado un desembolso en 2001. En vista de ello, opino que el IAP correspondiente al 4º trimestre de 2001 no presenta de manera adecuada, en todos los aspectos esenciales, las cuantías de fondos desembolsada por el proyecto con respecto al período que terminó el 31 de diciembre de 2001 así como del proyecto hasta la fecha.

32. Otra conciliación realizada por el personal a mi cargo tenía por objeto verificar si el desglose de gastos por donación tal como figuraba en el IAP del 4º trimestre de 2001 (estado 1-A) correspondía realmente a las DG presentadas y a las cartas de crédito emitidas (la emitida en 2001 no se tuvo en cuenta puesto que se omitió en el IAP tal como se mencionó anteriormente). Como se recapitula en el cuadro 6 que figura a continuación, se advirtió una pequeña discrepancia (probablemente debida al redondeo de las cifras) con respecto a la donación de Suecia.

33. En lo que se refiere a las diferencias relativas a las donaciones de la AIF y de los Países Bajos, se explicaron por la reclasificación de gastos siguiente. En junio de 2001 la FAO había solicitado que los gastos de 337 054 dólares EE.UU. correspondientes a mercancías y de 5 464 dólares EE.UU. correspondientes a consultores se transfirieran de la donación de la AIF a la donación de los Países Bajos “sobre la base de la asignación presupuestaria”. La solicitud fue aprobada por el Banco Mundial el 22 de agosto de 2001 y la reclasificación se reflejó debidamente en el último IAP correspondiente al año que terminó el 31 de diciembre de 2001.

34. El personal a mi cargo procuró también verificar si el desglose de gastos por actividad del proyecto tal como figuraba en los IAP con respecto al 4º trimestre de 2001 (estado 1-B) correspondía efectivamente a la índole de los gastos pagados. A falta de una verificación de comprobación, especialmente en lo que respecta a los gastos efectuados sobre el terreno, su conciliación no pudo ser exhaustiva. Las pruebas que realizaron con relación a todos los gastos pagados en la Sede no revelaron ningún error.

Saldos de cierre

35. Sobre la base de los resultados de su verificación, el personal a mi cargo reconstituyó lo que deberían haber sido las fuentes y utilizaciones de fondos del PRAE del proyecto hasta la fecha para determinar el saldo de cierre al 31 de diciembre de 2001. A falta de una verificación de comprobación, los gastos se asignaron a cada trimestre sobre la base de la DG presentada y la reclasificación más arriba mencionada. Tal como se recapitula en el cuadro 7 que figura a continuación, el saldo global de cierre ascendía a menos 225 729 dólares EE.UU., cifra redondeada en menos 225 000 dólares EE.UU. en el IAP correspondiente al 4º trimestre de 2001. En lo que a los saldos de cierre por donación se refiere, las diferencias señaladas se podrían atribuir al redondeo. En vista de cuanto antecede, opino que el IAP del 4º trimestre de 2001 no presenta de manera clara, en todos los aspectos esenciales, el saldo en efectivo del proyecto al 31 de diciembre de 2001, así como del proyecto hasta la fecha.

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¹ La prioridad de las recomendaciones se clasificó como sigue:

· Fundamental: medidas que se consideran imperativas para garantizar que la Organización no corra riesgos importantes. Si no se adoptaran medidas podrían producirse graves consecuencias financieras y registrarse importantes perturbaciones de las operaciones.

· Significativa: medidas que se consideran necesarias para evitar una exposición a riesgos considerables. Podría entrañar consecuencias significativas, inclusive de carácter financiero, y poner en peligro la consecución de los objetivos.

· Digna de atención: se considera oportuno adoptar medidas, las cuales deberían traducirse en un mayor control o en una mayor eficacia en función de los costos.

² Con arreglo a la Sección 5.01 de la LACI, “el Banco debe recibir los IAP en un plazo de 45 días a partir del final del trimestre precedente, se requieran o no otros anticipos”.

³ Acuerdo de donación de fondo fiduciario de la AIF 023907 de 25 de julio de 2000.

⁴ Acuerdo de donación de fondo fiduciario del Gobierno de los Países Bajos 023822 de 23 de junio de 2000.

⁵ Acuerdo de donación de fondo fiduciario del Gobierno de Suecia 024902 de 22 de diciembre de 2000.

⁶ Acuerdo de donación de fondo fiduciario de la AIF 23907-1 de 29 de agosto de 2001.

⁷ TF2Z19K000131 para la fase de ejecución (para la fase preparatoria se estableció TF2Z19K000045).

⁸ Véase la instrucción para completar la solicitud de retirada de fondos – Declaraciones de gastos (DG) – Anexo 8 del Manual sobre Desembolsos –Banco Mundial -1992.

⁹ Con arreglo a la sección 250.113 del Manual de la FAO, “En principio, la Organización no asume ningún compromiso financiero ni efectúa ningún desembolso de fondos con cargo a un fondo fiduciario hasta que se han recibido fondos. En circunstancias excepcionales se pueden concertar acuerdos de financiación anticipada”.