1- هذا هو التقرير السابع عن نشاط مكتب المفتش العام. وقد وُضع التقرير الأول عام 1995 وكان المقصود منه أن يُقدم للمدير العام موجزاً للأعمال التي أنجزها المكتب. ومنذ عام 1996 عمد المدير العام إلى إتاحة هذه التقارير السنوية للجنة المالية ليتمكّن أعضاؤها من استعراض طبيعة عمل المكتب. وكانت هذه المبادرة موضع تقدير كبير منذ ذلك الوقت وأصبحت بنداً مستديماً في جدول أعمال اللجنة في دورة مايو/أيار. ويُقدم التقرير إلى أمين اللجنة لترجمته وتوزيعه في نفس وقت تقديمه إلى المدير العام.

2- وقد أثار التقرير السنوي مناقشات واسعة في لجنة المالية واقتراحات، في عدة مناسبات، لتحسين طريقة عرضه. وأثناء عام 2002 جاءت أيضاً تعليقات من مراجع الحسابات الخارجي بهدف الاستمرار في تعزيز هذا التقرير السنوي. وقد نظرت لجنة المالية في هذه التعليقات، وعلى ذلك فإن التقرير الحالي يُقدم تفاصيل أكبر عن تنفيذ التوصيات، وعن الأعمال المنجزة بالمقارنة بالأعمال المقررة.

3- وفي عام 2002 أصدر المكتب 59 تقريراً. ويرد حصرها في الضميمة "ألف" مرتبةً تبعاً للمجموعة التنظيمية، مع مقارنة العمل المنجز بالعمل المقرر للعام المعنى. وتتضمن الضميمة "باء" التوصيات الرئيسية التي جاءت في التقارير إلى جانب المذكرات عن حالة التنفيذ. وتتضمن الضميمة "جيم" جدول التوظيف في تاريخ إعداد التقرير. وقد أُنجز عمل المكتب بالمخصصات الصافية التي رصدت للسنة الأولى من برنامج العمل والميزانية في الفترة المالية 2002-2003، (700 157 2 دولار).

4- يُسلّط هذا القسم الضوء على طائفة متنوعة من المسائل التي عالجها المكتب خلال عام 2002، كما يتضمن إشارة موجزة إلى التدابير التي اتخذتها مختلف مستويات الإدارة تجاوباً مع القضايا التي أمكن التعرف عليها.

• التقارير التقديرية

5- أصبح ميثاق مكتب المفتش العام جزءاً من دليل التعليمات الإدارية في المنظمة. وبموجبه أصبح أيضاً للمفتش العام أن يقدم تقارير خاصة، بناء على تقديره، للجنة المالية حيثما رأى أن مستويات الإدارة العليا أخفقت في معالجة أية قضايا مثارة على نحو مناسب. ومرة أخرى، لم تكن هناك ضرورة لمثل هذا الإجراء في السنة قيد الاستعراض.

• المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية

6- وَجَّه المراجعون الداخليون الملتحقون بالعمل في المكاتب الإقليمية، مع استكمالهم ببعثات المراجعة التي تُوفد من المقر الرئيسي، اهتماماً خاصاً لإطار المراقبة الداخلية في تلك المكاتب، إلى جانب الأداء العام في مجال الإدارة. وشملت الاستعراضات قدرات الإدارة المالية والإدارية والتنفيذية، أنشطة وضع البرامج، برنامج العمل والميزانية، المسؤوليات والعلاقات، نُظم تقانة المعلومات، ترتيبات السفر، أنشطة المشتريات، شؤون العاملين بما في ذلك التوظيف والاستخدام وتقديم الخدمات. وبصفة عامة كلما كانت هناك توصيات محددة خاصة بإجراء عمل تصحيحي أو بإدخال تحسينات فإن الإدارة على مختلف مستوياتها اتخذت الخطوات المناسبة لمعالجة تلك القضايا.

7- وفي عام 2002، خضعت للاستعراض أيضاً ترتيبات نقل المسؤوليات بين الممثلين الإقليميين في كل من المكتب الإقليمي للشرق الأدنى والمكتب الإقليمي لأفريقيا.

• المكاتب والمشروعات القطرية

8- نفذت عدة مهام مراجعة حسابات في بلدان معينة وفقاً لخطة المراجعة. فإلى جانب مراجعة حسابات المكاتب القطرية، أجرى المراجعون بصفة عامة استعراضات لمشروعات معينة كانت في أغلب الحالات تضم مشروعات التعاون الفني ومشروعات بموجب البرنامج الخاص للأمن الغذائي. وبصفة عامة، كان مجال العمل يُغطي الرقابة الداخلية في المكاتب القطرية والمشروعات القطرية. وبوجه خاص عُولجت مجموعة واسعة من المسائل المالية والإدارية إلى جانب العلاقات مع الحكومات والجهات المانحة وغير ذلك من قضايا الاتصال. وقد كانت توصيات مراجعة الحسابات تُقابَل بقبول حسن من جانب الإدارة المحلية، مع متابعتها أيضاً في المقر الرئيسي.

• الترتيبات الجديدة للبرنامج الميداني

9- مع تنفيذ ترتيبات جديدة للعمليات في كثير من البلدان تركزت جهود المراجعة في المكاتب القطرية، على تقييم قدرة إدارة العمليات، وأنشطة وضع البرامج، والدعم الذي تحصل عليه المكاتب القطرية من أجل حُسن تَحمّل مسؤولياتها الجديدة.

10- وفي عام 2002 أمكن التعرف على قضايا مهمة بشأن عمليات البرنامج الميداني، والترتيبات المالية في المشروعات المنفذة تنفيذاً قطرياً والممولة من حسابات الأمانة. وللتجاوب مع الفرص الإنمائية وتحسين المزايا النسبية لمنظمة الأغذية والزراعة وُضعت توصيات لتقوية قدرة المكاتب القطرية من حيث التوظيف، الترتيبات المصرفية، المحاسبة ونُظم تقانة المعلومات. وبالمثل ركّز العمل على ضرورة تحسين الترتيبات التنفيذية والضوابط الداخلية.

11- وقد قبلت الادارة فى الميدان وفى المقر الرئيسى هذه التوصيات. ونُفذّت الاجراءات التصحيحية، حيثما أمكن، أو هي في سبيلها إلى التنفيذ، أو هي قيد النظر المستمر.

• الاحتيال أو افتراض وقوعه

12- وضع فريق المراجعين الخارجيين للأمم المتحدة ووكالاتها المتخصصة والوكالة الدولية للطاقة الذرية تعريفاً للاحتيال، عُرض على لجنة المالية في تقرير النشاط عن عام 2001. وفي ضوء هذا التعريف أُعيد فحص الحالات التي أُبلغت إلى المراجع الخارجي في الفترة 2000-2001 وليست هناك تعليقات أخرى. وتُعتبر هذه الحالات منتهية من وجهة نظر مراجعة الحسابات.

13- وبوجه خاص أوصى المراجع الخارجي بعمل استعراض آخر للضوابط الداخلية على استخدام موارد المنظمة. وفي هذا الصدد أُبرم عقد مع خبير استشاري لوضع منهجية جديدة لتقييم المخاطر، وعلى أساس ذلك سيعاد النظر في المسألة في النصف الأول من عام 2003.

14- وخلال عام 2002 صدر تقرير واحد عن خسارة مبلغ 300 34 دولار في أحد المكاتب القطرية نتيجة تحويل صكوك كانت صادرة لدائنين حسني النيّة. وقد ارتُكب هذا الاحتيال لعدة سنوات وفُصل الموظف المعني من المنظمة ولكن احتمالات استرداد المبلغ تُعتبر بعيدة.

15- وفي أغسطس/آب 2002 اكتشف موظفو أحد المكاتب القطرية الأخرى أن مساعداً إدارياً كان قد فصل حديثاً غيَّر اسم المستحق على ستة صكوك مصرفية وقدمها للتحصيل. وقد نفّذ مكتب المفتش العام مهامه في نوفمبر/تشرين الثاني 2002 وأثبت أن الموظف المعني استطاع خلال سنتين ادخال تحوير فى أكثر من 70 صكاً كانت خاصة بصناعات مؤممة وشركات خاصة واستشاريين. ولا يزال هذا الاستعراض جارياً ولكن الخسارة ستتراوح بين 000 50 و000 60 دولار في نهاية الأمر. وستقدم نتائج التحقيق كاملة عام 2003.

16- وكلتا الحالتين تتطلب إدخال تحسينات على بيئة الرقابة الداخلية في المكاتب القطرية التابعة للمنظمة بصفة عامة، وبوجه خاص على كفاية الإشراف، والفصل بين مختلف الواجبات، وإدارة الأموال النقدية، ومضاهاة البيانات المصرفية وبوجه خاص على إعداد التقارير المالية. وهذه المسائل موضع اهتمام الإدارة الآن. كما تثير الحالتان قلقاً من نوعية عمل بعض مراجعي الحسابات المحليين. وقد كان هذا القلق موضع اهتمام الفحص الخاص الذي أُجري أخيراً لمشروع سيأتي الحديث عنه في مكان آخر من التقرير.

17- وكان من رأي مكتب الشؤون القانونية أن كلتا الحالتين تُبرز الحدود الموضوعية لقدرة المنظمة على التحقيق في مسائل معينة فيما يجاوز نقطة محددة إما لأن التحقيقات تشمل أشخاصاً لم يعودوا في خدمة المنظمة، أو أطرافاً ثالثة، وإما لأنها تشمل وقائع ليس للمنظمة أي رقابة عليها. وفي هذه الحالات لا يكون للمدير العام "سلطات الشرطة في التحقيق بالطريقة المطلوبة لإثبات" الوقائع بصورة كاملة. ولهذا فإن المنظمة تتصل في الوقت الحاضر بالأمم المتحدة للحصول على معلومات عن مثل هذه الأوضاع، مع الاهتمام بوجه خاص بمدى إمكان استعانة الأمم المتحدة بأخصائيين محليين أو بسلطات الشرطة المحلية. وبصفة عامة فإن هذه القضية معقدة وحساسة.

• النفط مقابل الغذاء

18- يظل برنامج النفط مقابل الغذاء واحدا من المجالات الرئيسية لاهتمامات المراجعة وأولوية عليا للمنظمة. وطوال عام 2002 كان هناك مراجع مقيم في العراق. وإلى جانب ذلك كانت لدى المراجع الداخلي المقيم في القاهرة مسؤوليات جديدة في هذا المجال. ويقع الإشراف العام على هذا البرنامج على مجموعة المهام والتحقيقات الخاصة في المقر الرئيسي

19- وقد أصدر المكتب خلال عام 2002 ثمانية تقارير نوعية تعالج مسائل شتى حسبما يرد موجزه في الضميمة ألف (iii). وقد قُدمت توصيات لتحسين الإجراءات والممارسات المتبعة في الشراء المحلي، وأساليب تقييم العطاءات واختيار البائعين. كما قُدمت توصيات إضافية لتعزيز إدارة جرد المخزونات من مضخات الآبار العميقة وغير ذلك من المعدات، ولتحسين أساليب صون الأصول، ولإقامة آليات معينة لحُسن معالجة قضايا الموارد البشرية. وكل هذه التوصيات موضع قبول إيجابي من جانب الإدارة في الميدان وفي المقر الرئيسي ومن الجهات المعنية في مقر الأمم المتحدة في نيويورك. وقد نفذت إجراءات المتابعة المناسبة أو هي في سبيلها إلى التنفيذ أو هي قيد النظر بصورة نشيطة.

• أفغانستان

20- في عام 2002 أنشأت المنظمة مكتباً في أفغانستان وعيَّنت ممثلاً قطرياً. وفي نوفمبر/ تشرين الثاني 2002، وكان البرنامج الميداني يتألف من 34 مشروعاً عاملاً تبلغ ميزانيتها 38 مليون دولار تقريباً.

21- وهناك عمل كثير يجري تنفيذه بالفعل وترتيبات يجري اتخاذها لمعالجة احتياجات المراجعة في برنامج أفغانستان. ونظراً لتوقعات تطور البرنامج الميداني وُوفق على إنشاء وظيفة مراجع حسابات داخلي مقيم في كابول. كما تعاقدت المنظمة مع استشاري مراجعة حسابات لفترة مدتها ستة شهور مبدئياً، ومن المتوقع أن يكون هناك مراجع حسابات يعمل طوال الوقت في الجزء الأخير من عام 2003. وإلى أن يُنفّذ ذلك أُرسلت بعثة مراجعة حسابات من جانب المراجع المقيم في بانجكوك. وتقع على مجموعة الأنشطة الميدانية المسؤولية الشاملة عن هذه الأنشطة.

• برنامج أمبليوما في منطقة البحر الكاريبي

22- في عام 2002 أُجري للمرة الرابعة استعراض لبرنامج أمبليوما في الكاريبي (المعروفة أيضاً باسم قُرادة بونت) في بربادوس. وهذا البرنامج هو واحد من أهم أنشطة المشروعات في منطقة الكاريبي من حيث وضوحه وحجمه المالي. وقد أبرز التقرير الأخير الذي صدر في يناير/كانون الثاني 2003 ضرورة تحسين ترتيبات الإشراف وإيجاد مبررات أقوى لإعادة اختيار موقع المشروع في أنتيغوا كما هو مقترح.

23- وفي الوقت الحاضر يعمل البرنامج من سنتياغو، ولكن مكتب المفتش العام يرى أن مسؤوليات إدارة عمليات هذا البرنامج يمكن أداؤها على وجه أفضل من بربادوس. وسيكون ذلك متفقاً مع سياسة لا مركزية العمليات على المستوى الميداني. يُضاف إلى ذلك أنه لوحظ أن كفاءة الإدارة وسهولة الاتصال مع المسؤولين عن التنفيذ ستتحسن بدرجة كبيرة إذا كان مقر إقامة الموظف المسؤول عن المشروع القطري داخل هذا الإقليم الفرعي. وهذه القضية بأكملها هي موضع نظر في الوقت الحاضر من جانب الإدارة.

• تأصيل القضايا الجنسانية

24- في عام 2002 أجرى المكتب استعراضاً لتقييم العملية التي سارت عليها المنظمة في إعداد خطة العمل الثالثة لمعالجة قضايا المرأة والتنمية في الفترة 2002-2007. وتأصيل القضايا الجنسانية هو واحد من مجالات الأولوية الست عشرة للعمل المتعدد التخصصات التي تعرفت عليها الخطة المتوسطة الأجل للمنظمة 2002-2007.

25- وقد تبين لنا بصفة عامة أن الإجراءات والممارسات المتبعة لوضع خطة العمل الجديدة تُعتبر معقولة ومتفقة مع احتياجات المنظمة ولجنة البرنامج. ولكن أمكن التعرف على بعض المجالات التي ما زال فيها إمكانية للتحسين، وقد قدمنا عدداً من التوصيات لتعزيز التعرّف على النواتج وقياسها ورصدها باستخدام قواعد البيانات، والتدريب، والتنسيق بين الوحدات المسؤولة في المقر الرئيسي والوحدات الميدانية، وإجراءات تخصيص الميزانية. ويسرنا أن نقول أن التوصيات قد قوبلت بالاهتمام المناسب من جانب الإدارة.

• الإنعاش بعد الكوارث

26- عانى هذا المجال من نقص الموارد المالية في المنظمة لعدة فترات مالية. وقد انتهى الاستعراض الذي أجريناه إلى أن التخطيط للإنعاش بعد الكوارث ليس كافياً وأن الأعمال لا تُنفذ بطريقة منسقة. وهناك سياسات رسمية وُضعت منذ عشر سنوات ولم تتغير من ذلك الوقت. وفي حالة الكوارث، يعتمد الإنعاش على مهارات موظفي قسم نُظم وتقانة المعلومات على ابتكار الأعمال الضرورية تحت ضغط الموقف. وفي هذا الصدد، هناك قلق من ألا تستطيع المنظمة أن تستعيد مستوى معقولاً من النشاط في فترة معقولة، لذلك ومع أن تأثير ذلك على العمليات وما يتصل بها من تكاليف سيكون تأثيراً قاسياً.

27- ومن الموصى به اتباع أسلوب أكثر تفاعليةً في تخطيط الإنعاش بعد الكوارث، وذلك بصفة عاجلة، على أن يشمل هذا الأسلوب خطة شاملة للإنعاش بعد الكوارث ضمن إطار تقانة المعلومات. وقيل للقسم المسؤول بضرورة متابعة هذه المسألة بالاهتمام اللازم من خلال القنوات المناسبة (لجنة إدارة المعلومات والتكنولوجيا) حتى يحصل على الموارد المالية اللازمة. ونتيجة لهذا الاستعراض، زاد الوعي بالمشكلة التي قد تنشأ، وسيكون الموضوع محل متابعة من جانب مكتب المفتش العام في 2004 للتعرف على الأعمال التي نُفذت في هذا المجال.

• رسائل الاتفاقات

28- بصدور التقرير الشامل عن قضايا السياسات في هذا المجال يكون المكتب قد أنهى الاستعراض الذي بدأه عام 2001 لرسائل الاتفاقات في المنظمة بأكملها. وهذه الرسائل هي صكوك توقع مع المؤسسات الحكومية والإقليمية والمؤسسات المشتركة بين الحكومات أو غيرها من المؤسسات التي لا تسعى إلى الربح، ويُشار هنا إليها بأنها المنظمات المتلقية، لتوريد خدمات معينة أو أداء أي أعمال محددة أخرى. وقد بلغت الالتزامات هنا أكثر من 22 مليون دولار عام 2002 أي أن رسائل الاتفاقات بند هام من بنود إنفاق المنظمة.

29- وقد تبيّن لنا في أغلب الحالات عدم وجود مستندات تُبرر اختيار منظمات متلقية دون غيرها، بل لم يكن هناك إلا الحد الأدنى فحسب من عمليات الرصد أو التقييم وكثيراً ما كانت الرقابة المالية غير كافية. وهناك قلق من أن المستفيدين لا يمتثلون دائماً للوائح المطبقة، وفي بعض الحالات التي أصدرنا فيها رأياً عن مسألة القيمة مقابل المال لاحظنا أن قيمة النواتج المنصوص عليها كانت تقدَّر بأقل من المبلغ المدفوع مقابلها.

30- ورغم أننا انتهينا إلى أن دليل التعليمات الإدارية في المنظمة يُعتبر إطاراً معقولاً للاستخدام في هذه الرسائل فإن الحاجة لا تزال تدعو إلى إعادة تقييم بعض الجوانب في هذا الدليل وإعادة النظر في نطاقه. وقد أمكن التعرف على الجوانب التالية بوجه خاص: توضيح أدوار موظفي المنظمة المشتركين في هذه العملية ومدى مساءلتهم (أي الموظفين المسؤولين عن بدء الاتصالات، والموظفين المسؤولين عن الترخيص بالصرف، والمسؤولين عن الرصد، والموظفين المسؤولين وأصحاب حق التوقيع)؛ رصد هذه الرسائل بواسطة وظيفة مستقلة لديها الموارد اللازمة؛ رسم دور المكاتب الميدانية في هذه العملية رسماً واضحاً. ولمعالجة جميع هذه النواحي، ولإدخال تحسينات على أقسام دليل التعليمات الإدارية على النحو المقترح في تقرير المراجعة فمن الموصى به أن تتولى مصلحة الشؤون الإدارية والمالية دور القيادة في جماعة عمل مناسبة تضم مختلف المصالح التي تستخدم هذا النظام وجميع الوحدات المعنية الأخرى، بما في ذلك مكتب المستشار القانوني. ويكون الهدف الأولي هو وضع أنسب إطار إداري لهذه الأداة والتعرف على الوحدة أو الوحدات المسؤولة عن إدارته.

• عقود المؤلفين

31- تلجأ أقسام المنظمة إلى هذه العقود من أجل استخدام كتاب فنيين أو محررين فنيين أو رسامين أو مترجمين أو مراجعين أو طابعين أو مصححين أو ناشرين أو مصممين أو ناشرين من منازلهم لإعداد مواد تُصدرها المنظمة في شكل مطبوعات أو وثائق. وأثناء عام 2002 أُنفق مبلغ 9.8 مليون دولار على هذا النوع من العقود.

32- وقد استعرض المكتب استخدام هذه الأداة في المنظمة بأكملها حتى يستطيع أن يُطمِئن الإدارة إلى أن هذه الأداة تستخدم استخداماً سليماً وحكيماً. وأصدر المكتب تقارير فردية للمصالح السبع، إلى جانب تقرير شامل.

33- وقد لوحظ بصفة عامة أن أقسام المنظمة تتبع الإجراءات والممارسات المناسبة في استخدام هذه الأداة التعاقدية ولكن أمكن التعرّف على بعض مجالات تحتاج إلى تحسين، وقُدمت توصيات من أجل حُسن توزيع المسؤوليات، ووضع سوابق المكافآت للذين سبق التعاقد معهم، وضرورة تحسين التقارير في حالة الاستثناءات، والرقابة على نُظم الإنذار الحاسوبية المناسبة، وتقييم أداء المتعاقدين ووضع خطوط توجيهية وإجراءات مستكملة ومتفقة مع الأحوال الجارية.

34- وقد قوبلت التوصيات بقبول حسن من مختلف المصالح، التي تعهدت ببذل كل جهد لضمان حُسن استخدام عقود المؤلفين بما يتفق مع الأحكام الجديدة في دليل التعليمات الإدارية.

• المؤهلات الدراسية للموظفين

35- جاء في التقرير السنوى لعام 2001 أن المكتب قام بعمل واسع بشأن الضوابط في موضوع المؤهلات الدراسية للموظفين. وقد استمرت هذه المتابعة طوال عام 2002. وقد كشفت إحدى التحقيقات عن أن أحد الموظفين قدّم شهادة جامعية مزورة إلى المنظمة دعماً لترقيته من فئة الخدمات العامة إلى الفئة الفنية. ولما كانت هذه الترقية قد حدثت بسبب احتيالي فقد أُعلن بطلانها وعدم صلاحيتها وأُعيد تصنيف الموظف في فئة الخدمات العامة ثم فُصل من العمل. وقد أمكن استعادة مبالغ الفروق في المرتب والاستحقاقات بالكامل من مستحقات نهاية الخدمة لهذا الموظف.

• تليفود

36- في أكتوبر/تشرين الأول عام 2001 استضافت مدينة سياتل سلسلة من الحفلات الموسيقية بهدف رفع الوعي والحصول على أموال لمشروع تليفود. وقد بيعت جميع المقاعد في هذه الحفلات، واستطاعت تلك الأحداث أن تُثير خيال الجمهور والصحافة. وكانت تلك المبادرة هي الأولى من نوعها على هذا النطاق، وأجرى مكتب المفتش العام تقييماً لهذه العملية بأكملها. وكانت هذه الحفلات الموسيقية طموحة، ولم يكن من السهل على الإطلاق تخطيطها وتنفيذها، ورغم ذلك فإنها كانت ناجحة سواء من حيث رفع الوعي أو من حيث الحصول على أموال رغم أنها جاءت بالضبط في أعقاب الهجمات الإرهابية فى 11 سبتمبر/أيلول 2001 في الولايات المتحدة. وقد أبرز المكتب الدروس الرئيسية المستفادة والقضايا التي يجب النظر فيها عند تنظيم حدث من هذا النوع في المستقبل. ومن هذه القضايا الجهة الراعية للحدث، والتكاليف والأموال المتحصلة، العلاقات العامة، المسؤولية القانونية، المتابعة، والاتصالات الداخلية. وقد قوبلت التوصيات والملاحظات التي جاءت في التقرير بقبول حسن من الإدارة واعتبرت ذات قيمة كبيرة لتخطيط أحداث تليفود عام 2002 وما بعده.

• الخط الساخن

37- ينص ميثاق مكتب المفتش العام على أن يتلقى المكتب الشكاوى أو المعلومات عن احتمال وجود غش أو تبديد أو إساءة استخدام السلطة أو غير ذلك من الأنشطة والممارسات غير المشروعة. ورغبة في تسهيل الإًبلاغ عن هذه المسائل، ومراعاةً لتوصيات مراجع الحسابات الخارجي أُنشئ خط فاكس ساخن وسري عام 2002 وأُبلغ ذلك على نطاق واسع لجميع الموظفين.

38- ويجدر بالذكر أن وسائل الاتصال التقليدية كانت لا تزال، وقت كتابة هذا التقرير، هي القنوات المفضلة لدى الموظفين للإبلاغ عن مثل هذه المسائل، ومع ذلك فإن خط الفاكس الساخن الجديد أصبح متاحاً للاتصال بالمكتب.

• خطة مراجعة الحسابات محلياً

39- أُجري استعراض لخطة مراجعة الحسابات محلياً وانتهى في ديسمبر/كانون الأول 2002. وحاول التقرير تقييم التكاليف والمنافع في هذه الخطة. وانتهى إلى أن هناك حاجة جلية وفورية إلى توفير ضمانات معقولة ومستقلة في تشغيل المشروعات الميدانية للمنظمة وفي إدارتها المالية. كما انتهى التقرير إلى أن استخدام مراجعين محليين يتكلّف أقل بكثير من اللجوء إلى المراجعين المعينين في المنظمة. ولكننا لاحظنا أن هذه الخطة رغم أنها مطبقة منذ سبع سنوات لم تُثمر جميع ثمارها بالكامل لضمان المستوى المناسب من الرقابة الإدارية والمالية على العمليات الميدانية. وقد صدر هذا التقرير كمساهمة في عمل مواز بشأن تلك الخطة أجرته مصلحة الشؤون الإدارية والمالية.

• التعاون مع وكالات الأمم المتحدة الأخرى

40- خلال هذا العام، استمر التعاون والتعاضد مع بقية وكالات الأمم المتحدة. وقد تعاون مكتب المفتش العام في قضايا العاملين مع الوكالة الدولية للطاقة الذرية وبرنامج الأغذية العالمي والصندوق الدولي للتنمية الزراعية وأمانة الأمم المتحدة. وفي كثير من الحالات، ولأسباب كثيرة، أدى ذلك إلى اتخاذ تدابير تأديبية شملت الفصل من الخدمة. كما نفذ المكتب عدة عمليات تُعتبر جديدة في بابها مع الأمم المتحدة وغيرها من الوكالات المتخصصة.

• قرار المراجعة

41- تنظر منظمة الأغذية والزراعة نظرة جادة جداً لمسألة "قرار المراجعة" ويتولى المدير العام المساعد/ مدير مكتب المدير العام متابعة معظم توصيات المراجعة المهمة. وهو يؤدي هذا العمل بإبلاغ فرادى مدراء البرامج بتعليمات المدير العام الخاصة بالتنفيذ، وتحديد تواريخ معينة لَلإبلاغ عما اتُخذ من إجراءات، ثم إجراء المتابعة التالية إذا كانت لازمة. و"قرار المراجعة" يُعتبر بهذا الشكل أداة قوية إلى أبعد حد لتنفيذ المتابعة المعتادة من جانب مكتب المفتش العام. وقد أثبتت هذه التوليفة أنها فعالة جداً.

• اتصالات المراجعة

42- اجتمع ممثلو إدارات المراجعة الداخلية في منظومة الأمم المتحدة ومؤسسات التمويل المتعددة الأطراف في نيويورك في يونيو/حزيران 2002. ومثّل المفتش العام المنظمة في هذا الاجتماع. وكانت نقطة التركيز هي اعتماد إطار جديد لمعايير ممارسة مهنة المراجعة الداخلية ومدوّنة للسلوك المهني. وانعقد المؤتمر الثالث للمحققين في منظمات الأمم المتحدة ومؤسسات التمويل المتعددة الأطراف في واشنطن في مارس/آذار 2002 بتنظيم من البنك الدولي. وقد حضر هذا المؤتمر كبير مراجعي الحسابات. وكان هذان الاجتماعان منتديين ممتازين لتبادل الآراء والتجارب بين المراجعين الداخليين والمحققين وسائر هيئات الإشراف من مجتمع المحترفين الدوليين لأعمال المراجعة والتحقيق.

43- وفي روما نظّم المكتب ندوة تدارس في الموقع حققت نجاحاً باهراً في موضوع منع الاحتيال والكشف عنه والتحقيق فيه. وقد أدار هذه الدورة خبير دولي معترف به في مجال جرائم موظفي المكاتب، وحضره جميع موظفي مكتب المفتش العام. وبالإضافة إلى ذلك دُعي موظفون من منظمات أخرى منها برنامج الأغذية العالمي والصندوق الدولي للتنمية الزراعية ومكتب الأمم المتحدة في جنيف ومنظمة الأمم المتحدة للتنمية الصناعية ومنظمة الصحة العالمية ومنظمة الأمن والتعاون في أوروبا، قبلوا الاشتراك وحضروا بالفعل على أساس المشاركة في التكاليف. وكجزء من هذه الندوة نُظِّمت دورة خاصة للمديرين العامين المساعدين ولرؤساء المكاتب المستقلة في موضوع "الانتباه للتحايل".

44- وواصل المفتش العام عقد اجتماعات شهرية منتظمة للنظراء الموجودين في روما، وأبقى على الاتصالات الوثيقة مع مديري وحدات المراجعة والتحقيق في وكالات الأمم المتحدة والمؤسسات الدولية. كما أنه نظَّم استعراضاً صغيراً بين النظراء في موضوع وظيفة الإشراف في منظمة الأمن والتعاون في أوروبا.

45- ورغبة في تسهيل الاتصالات بموظفي المنظمة بصفة عامة أنشأ المكتب موقعاً على الإنترنت يُقدم معلومات عن ولاية المكتب، وعن أخلاقيات العمل، وعن ميثاق المراجعة، وعن كيفية الاتصال بالمكتب بواسطة رقم الفاكس السري.

46- يجري تخطيط أنشطة المراجعة في المكتب وتنظيمها وإدارتها وإعداد التقارير عنها حسب الخريطة التنظيمية الواردة في الضميمة "جيم". ولما كان برنامج العمل والميزانية للمنظمة يوضع كل سنتين، فإن نفس النهج هو المتبع في خطة عمل المراجعة. ويراعى في التخطيط أيضاً الإطار الاستراتيجي، والخطة المتوسطة الأجل، وكذلك بطبيعة الحال برنامج العمل والميزانية نفسه. وتكون المناقشات في كل من المؤتمر والمجلس ولجنتي البرنامج والمالية، إضافة إلى بيانات ومبادرات السياسات التي تصدر عن المدير العام، جزءاً لا ينفصل من عملية التخطيط. ويجري في وقت لاحق وضع الخطة بقدر أكبر من التفصيلات داخل مكتب المفتش العام على أساس أدوات التخطيط العادية مثل أخطار المراجعة، والتناوب، وطلبات الإدارة، أو البنود التي تستدعي اهتماماً خاصاً. ومن ثم ترفع إلى المدير العام لاستعراضها والموافقة عليها. وعلى الرغم مما تقدم، فهي خطة تتسم بالمرونة. إذ يمكن إدخال تعديلات عليها رهنا بتغير الظروف، سواء بناء على طلب من الإدارة العليا أو من جانب المفتش العام نفسه. كما أنها تكون موضع تحديث بين السنة الأولى والسنة الثانية من كل فترة مالية، وفي هذه السنة أُجريت مقارنة بين العمل المخطط والعمل الذي أُنجز وهي موجودة في الضميمة "ألف" بهذا التقرير، في حين أن الضميمة "باء" تستعرض التوصيات الرئيسية.

47- وتنتهي جميع أنشطة المراجعة في العادة بإصدار تقارير مراجعة نوعية. ولكن مكتب المفتش العام يساهم في عملية عامة للرقابة الإدارية في المنظمة بعدة طرق تتجاوز بكثير مجرد إصدار تقارير رسمية. وترد هذه الأنشطة بصورة موجزة في الفقرات التالية التي توضح طابع ونطاق العمل الذي أنجز خلال العام.

48- مصلحة الشؤون الإدارية المالية هي من أهم المتعاملين مع مجموعة المقر الرئيسي، ويشمل ذلك الخدمات المالية وخدمات تقانة المعلومات والموارد البشرية والخدمات الإدارية. بيد أن عمل المراجعة أصبح يشمل أيضاً جانباً كبيراً من المصالح الفنية في المقر الرئيسي. ولا تزال الخبرة الرئيسية المطلوبة في هذه المجموعة تضم نقطة الاتصال في تخصصات المالية والخزانة والمحاسبات واًلإدارة، ولكنها تعمل أيضاً كنقطة اتصال في شؤون تقانة المكاتب ونُظم المعلومات وسائر جوانب المعالجة الإلكترونية للبيانات. وتنفذ مجموعة المقر أيضاً استعراضات سنوية لصندوق التسليف والإدخار ومجمّع السلع والخدمات، وذلك على أساس أتعاب محددة، كما أنها تؤدي دوراً مهماً في تقديم المشورة لبقية الوحدات في المقر الرئيسي بشأن القضايا المتعلقة بمراجعة الحسابات.

49- ومجموعة المقر الرئيسي مسؤولة أيضاً عن استعراض ترتيبات المراجعة وشروط المراجعة الواردة في اتفاقات الشراكة وما يماثلها. وفي عام 2002 استعرضت المجموعة 58 من هذه الاتفاقات.

50- وفي عام 2002 صدرت 10 تقارير مراجعة نوعية يرد وصفها في الضميمة ألف (i).

51- تتولى هذه المجموعة مسؤولية الاستعراضات والتحقيقات الخاصة في المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية ومكاتب الاتصال بالإضافة إلى المكاتب القطرية ومشروعات مختارة في مختلف الأقاليم. كما أنها تغطي عناصر الأنشطة الميدانية في المقر الرئيسي. وهذه المجموعة مسؤولة عن الإشراف على المراجعين الموجودين في خارج المقر الرئيسي، بما في ذلك تخطيط جميع عمليات المراجعة على المستوى الميداني، والموافقة عليها واستعراضها. والاستثناء الوحيد هو برنامج النفط مقابل الغذاء.

52- وهذه المجموعة هي أيضاً المصدر الأول للخبرة في شؤون اللامركزية والإقليمية والترتيبات الجديدة للبرنامج الميداني. وهي تتابع عن كثب عمل مكاتب المراجعة المحلية التي يستخدمها قسم الشؤون المالية، وفي كثير من الحالات ترجع إلى تقارير تلك المكاتب من أجل تخطيط عمل المراجعة ورصد أداء الإدارة. وتتولى المجموعة أيضاً مناقشة اهتمامات مراجعة الحسابات كجزء من برنامج التوجيه والتلقين للمعينين حديثاً ولغيرهم من كبار الموظفين. ويشمل هذا أيضاً تقديم مساهمات فيما بعد في تقييم الأداء أثناء الخدمة، وترتيبات نقل المسؤوليات عند انتهاء مهام الممثلين القطريين.

53- في عام 2002 أصدرت هذه المجموعة 28 تقريراً: تسعة منها تتعلق بمختلف الجوانب الإدارية والتنفيذية في المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية وإحدى عشر تقريراً عن المكاتب القطرية وثمانية تقارير عن مشروعات بعينها وموضوعات أخرى. ونظراً للأولويات الجديدة الناشئة، وخصوصاً أعمال التحقيقات، فإن بعض التقارير عن المهام التي نفذت خلال عام 2002 لا يزال قيد الإعداد. وستصدر هذه التقارير في أوائل عام 2003.

54- تعالج هذه المجموعة معظم طلبات الاستفسارات الخاصة وأعمال التفتيش وأعمال المراجعة الخاصة والتحقيقات في مكتب المفتش العام. ومعظم هذه الأعمال يتعلق بعمليات المقر الرئيسي. وأغلبها ينشأ في مكتب المدير العام أو غيره من أعضاء الإدارة العليا، أو من فرادى الموظفين في بعض المناسبات.

55- وتشترك المجموعة أيضاً في مسائل تتعلق بالمشتريات (وخصوصاً النظر في طلبات الإعفاء من العمليات التنافسية، وعمليات فريق المناقصات) والاتصالات، والسفر، والتأمين الصحي، ومزايا الموظفين، وتُشرف بصفة عامة على مراجعة أنشطة برنامج الغذاء مقابل النفط في العراق. وتمثل هذه المجموعة مكتب المدير العام في لجنة التظلّمات في المنظمة، كما أنها تقدم الدعم للمفتش العام في كثير من شؤون الإدارة الداخلية وشؤون العاملين والشؤون الإدارية.

56- والمجموعة مسؤولة أيضاً عن استعراض المركز المالي والمصروفات الشهرية في المكتب المباشر للمدير العام، وما يتصل به في ميزانيات مختلف المصالح، وإبداء الرأي في هذه المسائل جميعاً.

57- وفي خلال العام صدر 21 تقريراً كان منها ثمانية تقارير تتعلق بالعراق و13 تتعلق بالمقر الرئيسي.

58- يحدد دليل التعليمات الإدارية للمنظمة المبادئ والإجراءات التي تنظم أعمال مشتريات المعدات والتوريدات والخدمات. ويُعهد إلى مكتب المفتش العام بمسؤولية تلقي جميع العطاءات في المناقصات، ثم فتحها وتسجيلها وحفظها حفظاً مأموناً. وفي هذا ما يكفل الاستقلالية والموضوعية والأمن والشفافية في عملية المناقصات.

59- ولقد اجتمع فريق المناقصات في 113 مناسبة، خلال العام الماضي، عالجت 387 من المناقصات. ودعيت 801 6 شركة لتقديم عطاءاتها، وورد منها 881 1 عطاءً. وظل مستوى العمليات قريباً من المستوى العالي في السنة السابقة، حيث يرجع ذلك إلى حد كبير إلى برنامج النفط مقابل الغذاء، والأنشطة في كوسوفو، والتوسع المتعمد في اختبار السوق عدة مرات فيما يتعلق بأنشطة المشتريات.

60- المكتب ممثل في عدد من "اللجان المستديمة" الهامة في المنظمة وهي: المجلس الاستشاري للبرامج والسياسات، لجنة الموارد البشرية، لجنة تكنولوجيا إدارة المعلومات (واللجان الفرعية التابعة لها)، لجنة المركز العالمي للمعلومات الزراعية، لجنة الاتصال بالجهات الراعية ومجموعة العمل التابعة لها، لجنة المشتريات، اللجنة الاستشارية للتغطية الطبية، لجنة الاستثمار واللجنة الاستشارية التابعة لها، ولجنة إدارة نظام أوراكل، اللجنة المشتركة للخدمات الغذائية، لجنة تنسيق تليفود، لجنة الاتصالات في المنظمة، لجنة البرنامج الميداني، مجلس صندوق الادخار والتسليف. كذلك يشارك المكتب في مجموعات الاستعراض الداخلي المخصصة، وفرق المهمات، ولجان التقييم وغيرها. علاوة على ذلك، يتابع المكتب عن كثب مداولات كل من لجنتي البرنامج والمالية، والمجلس والمؤتمر، كما يعقد كبار المسؤولين فيه اجتماعات من حين لآخر مع كبار المسؤولين والممثلين من البلدان الأعضاء، والمراجع الخارجي، ووحدة التفتيش المشتركة والنظراء المسؤولين عن وظائف الإشراف في الأمم المتحدة والمنظمات الدولية الأخرى.

61- وتوضح الضميمة "جيم" أحدث أوضاع التوظيف في المكتب. وقد كانت هناك ثلاثة من الوظائف الشاغرة في فئة الفنيين منها اثنتان في مراحل التعيين النهائية. بينما يجري ترتيب المقابلة الشخصية للوظيفة الثالثة. ومن المنتظر أن تصبح قدرات الموظفين في المكتب كاملة بوجود فريق حسن التوازن من الموظفين ذوى الخبرة والكفاءة العلمية العالية، سواء في فئة الموظفين الفنيين أو فئة الخدمات العامة. بيد أن المكتب عانى مرة ثانية خلال عام 2002 من وجود عدد كبير من الوظائف الشاغرة وتأخير لم يتوقع في شغلها. ومع ذلك، استطاع التعويض عن ذلك بالاستفادة من شتى برامج الشراكة، والخدمات الاستشارية لفترات قصيرة، وتوحيد الأعمال حسبما كان مناسبا. وتتضمن الضميمة "جيم" تفاصيل عن أوضاع التوظيف، إضافة إلى بعض المعلومات الديموغرافية الموجزة.

62- ويظل التدريب وتنمية القدرات جانبا هاما من جوانب أنشطة الإدارة العامة للمكتب. ويشمل ذلك ثلاثة عناصر، هي: تدريب الموظفين الفنيين في مجال المراجعة؛ والتدريب اللغوي؛ والتدريب على استخدام تقانة المكاتب. فعلى الصعيد الفني، حققت الندوة التدارسية "في الموقع" والمؤلفة من جزأين والتي ورد وصفها في القسم 2 تحت عنوان اتصالات المراجعة، نجاحا فائقا. واستفاد المكتب على نحو طيب من التسهيلات المتوافرة في المنظمة للتدريب اللغوي ولتلبية احتياجات المكتب في التدريب على تكنولوجيا المكاتب. وانخرط واحد من المراجعين في برنامج للتعلم عن بعد مع إحدى الجامعات في المملكة المتحدة، ومراجع آخر في دراسة لبعض الوقت لدرجة ماجستير في إدارة الأعمال في إحدى جامعات روما. كما شارك الموظفون من حين لآخر في برامج تدريب أخرى نظمت بواسطة قسم إدارة الموارد البشرية. ويظهر هذا الالتزام بالتدريب في نسبة الوقت المخصص للأنشطة التدريبية إذ ارتفعت من 2.5 في المائة عام 2000 إلى 3 في المائة عام 2001 ثم إلى 3.5 في المائة عام 2002. وسيظل هذا الاستثمار في التدريب وتنمية القدرات مستمراً في عام 2003.

63- وواصل المكتب عقد اجتماعات منظمة للموظفين في موضوعات محددة، حيث يقوم خبراء المنظمة وغيرها من المنظمات الدولية بإطلاع موظفي المراجعة على التطورات الجارية في مجال خبراتهم. ولا يقتصر ذلك على تغطية مجالات الشؤون المالية والإدارية التقليدية، بل يستفيد أيضا من كبار الخبراء من الأقسام الفنية. وفي عام 2002 كانت الموضوعات تشمل السلع والتجارة، المشتريات، التقييم، برنامج النفط مقابل الغذاء، العلاقات مع الجماعة الاستشارية للبحوث الزراعية الدولية، "الموضوعات الساخنة" في أوروبا، ودور وحدة الشؤون القانونية في قسم إدارة الموارد البشرية.

64- ومن بين وسائل الإدارة الداخلية المفيدة في المكتب نظام تسجيل ومراقبة الوقت. إذ يقوم جميع الموظفين بتسجيل وقتهم على أساس وحدات عمل من نصف ساعة،وتعرض كشوف الوقت على المفتش العام. ويتسنى على هذا النحو رصد جهود المراجعة في مقابل الرقم المستهدف الذي حدد في بداية العام. وكان الرقم المحدد لعام 2002 هو 25 في المائة لأنشطة المقر الرئيسي، 50 في المائة للأنشطة الميدانية، و25 في المائة لأنشطة المهام والتحقيقات الخاصة. وأوضحت تقارير جهود المراجعة الفعلية في عام 2002 أن هذه النسب كانت كالآتي: 27 في المائة لأنشطة المقر الرئيسي، 50 في المائة للأنشطة الميدانية، 23 في المائة لأنشطة المهام والتحقيقات الخاصة. وقد سبق القول بأن معظم المهام الخاصة تنفذ في المقر الرئيسي مما يجعل جهد المراجعة مقسوماً بنسبة 50 و50 بين المقر الرئيسي والميدان.

65- وفي الختام، يود المكتب أن يعرب مرة أخرى عن تقديره لجميع الموظفين الذين حدثت معهم اتصالات على جميع المستويات وخصوصاً أعضاء الإدارة العليا على دعمهم وعلى تعاونهم الإيجابي واستجابتهم ومساعدتهم طوال العام.