SECCIÓN II

Directrices para los Comités y grupos de acción intergubernamentales especiales del Codex

DIRECTRICES PARA LOS GOBIERNOS HOSPEDANTES DE COMITÉS DEL CODEX O GRUPOS INTERGUBERNAMENTALES ESPECIALES

INTRODUCCIÓN

En virtud del párrafo 7 de los Estatutos de la Comisión del Codex Alimentarius y el Artículo XI.1 b) de su Reglamento, la Comisión ha establecido un cierto número de Comités del Codex y grupos intergubernamentales especiales para preparar normas, de acuerdo con el Procedimiento para la elaboración de normas del Codex, así como Comités Coordinadores para ejercer funciones de coordinación general de su labor en determinadas regiones o grupos de países. El Reglamento de la Comisión se aplicará, mutatis mutandis, a los Comités del Codex y a los Comités Coordinadores y grupos intergubernamentales especiales. Las directrices para los comités del Codex expuestas en esta sección se aplicarán también a los grupos intergubernamentales especiales.

COMPOSICIÓN DE LOS COMITÉS DEL CODEX

MIEMBROS

Podrán ser Miembro de los Comités del Codex todos los Miembros de la Comisión que hayan notificado al Director General de la FAO o de la OMS su deseo de ser considerados Miembros de los mismos, o determinados Miembros designados por la Comisión. Podrán ser Miembros de los Comités Coordinadores Regionales únicamente los Miembros de la Comisión pertenecientes a la región o el grupo de países en cuestión.

OBSERVADORES

Cualquier otro Miembro de la Comisión o cualquier Miembro o Miembro Asociado de la FAO o de la OMS que no sea Miembro de la Comisión, podrá participar en calidad de observador en cualquier Comité del Codex si ha notificado al Director General de la FAO o de la OMS tal deseo. Los países en cuestión podrán participar plenamente en las deliberaciones del Comité y disponer de las mismas oportunidades que los otros miembros de expresar su parecer (e incluso de presentar memorandos), pero sin tener derecho a votar ni a presentar mociones ni de fondo ni de procedimiento. Las organizaciones internacionales que mantienen relaciones oficiales con la FAO o con la OMS deberán ser invitadas también a asistir, en calidad de observadores, a las reuniones de los Comités del Codex que sean de su interés.

ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDADES

PRESIDENCIA

La Comisión del Codex Alimentarius encomendará a un Estado Miembro de la Comisión que haya manifestado su disposición a aceptar las responsabilidades financieras y de otro tipo pertinentes, la responsabilidad de nombrar un presidente del Comité. El Estado Miembro en cuestión deberá nombrar el presidente del Comité de entre sus propios nacionales. Si, por cualquier razón, esta persona no pudiera ocuparse de la presidencia, el Estado Miembro en cuestión designará otra persona para desempeñar las funciones de presidente en tanto éste estuviera incapacitado para ello. Un Comité podrá nombrar en cualquier período de reunión uno o más relatores de entre los delegados presentes.

SECRETARÍA

Un Estado Miembro, al cual se le haya asignado un Comité del Codex, se hará cargo de proporcionar todos los servicios necesarios para la celebración de las reuniones, incluidos los de la Secretaría. La Secretaría deberá disponer de suficiente personal de apoyo administrativo que pueda trabajar con facilidad en los idiomas que se utilicen en la reunión y deberá disponer de equipos adecuados de tratamiento de textos y reproducción de documentos. Deberán proporcionarse servicios de interpretación, preferiblemente simultánea, de y a todos los idiomas empleados en la reunión y, cuando el informe de ésta haya de aprobarse en más de uno de los idiomas de trabajo del Comité, deberán facilitarse los servicios de un traductor. La Secretaría del Comité y la Secretaría Conjunta FAO/OMS del Codex se encargarán de preparar el proyecto de informe, en consulta con los relatores, si los hubiera.

FUNCIONES Y MANDATOS

Las funciones de un Comité del Codex serán las siguientes:

a) redactar una lista de prioridades, según se considere oportuno, entre los asuntos y productos comprendidos en su mandato,

b) examinar los tipos de elementos (o recomendaciones) relativos a la calidad y la inocuidad que habrán de regularse ya sea mediante normas de aplicación general o respecto de productos alimenticios específicos,

c) examinar los tipos de productos que habrán de ser regulados por las normas, es decir, si deben incluirse materiales que hayan de elaborarse ulteriormente para la producción de alimentos,

d) preparar proyectos de normas del Codex conforme a su mandato,

e) presentar un informe a la Comisión en cada período de sesiones de ésta sobre la marcha de sus trabajos y, cuando sea necesario, sobre cualquier dificultad ocasionada por su mandato, junto con propuestas de enmienda del mismo.

f) examinar y, según proceda, revisar periódicamente y con arreglo a un programa las normas y los textos afines vigentes, con objeto de que las normas y los textos afines que derivan de su mandato estén en consonancia con los conocimientos científicos del momento y otras informaciones pertinentes del momento.

REUNIONES

FECHA Y LUGAR

Los Directores Generales de la FAO y la OMS consultarán al Estado Miembro al que se haya atribuido un Comité del Codex, antes de determinar cuándo y dónde se celebrará la reunión de dicho Comité.

El Estado Miembro debería examinar qué disposiciones se podrían tomar para poder celebrar reuniones del Codex en los países en desarrollo.

INVITACIONES Y PROGRAMA PROVISIONAL

Las reuniones de los Comités del Codex y de los Comités Coordinadores serán convocadas por los Directores Generales de la FAO y de la OMS de común acuerdo con el Presidente del respectivo Comité del Codex. El Secretario de la Comisión del Codex Alimentarius, Programa Conjunto FAO/OMS sobre Normas Alimentarias, FAO, Roma, en consulta con el Presidente del Comité correspondiente, deberá preparar la carta de invitación y el programa provisional para que los Directores Generales los envíen a todos los Miembros y Miembros Asociados de la FAO y de la OMS, o, en el caso de los Comités Coordinadores, a los países de la región correspondiente o al grupo de países interesado, a los Puntos de Contacto del Codex y a las organizaciones internacionales interesadas de acuerdo con las listas oficiales de direcciones postales de la FAO y de la OMS. Antes de finalizar los proyectos, los presidentes deberán informar y consultar al punto de contacto del Codex nacional, donde exista uno establecido, y, si es necesario, obtener la aprobación de las autoridades nacionales competentes (Ministerio de Asuntos Exteriores, Ministerio de Agricultura, Ministerio Sanidad o el organismo de que se trate). La invitación y el programa provisional presentados por el Presidente serán traducidos y distribuidos por la FAO/OMS en los idiomas de trabajo de la Comisión, al menos cuatro meses antes de la fecha de la reunión.

Las invitaciones deberán comprender lo siguiente:

a) título del Comité del Codex,
b) hora y fechas de apertura y clausura de la reunión,
c) lugar de la reunión,
d) idiomas que han de emplearse y posibles servicios de interpretación, es decir, si es o no simultánea,
e) cuando se considere apropiado, información sobre alojamiento en hoteles,
f) petición de que se comuniquen los nombres del jefe de la delegación y de los otros miembros de ella, y de que se informe si el jefe de la delegación del Gobierno en cuestión asistirá en calidad de representante o de observador.

Normalmente, se pedirá que las respuestas a las invitaciones se envíen para que estén en poder del Presidente lo antes posible y en todo caso no menos de 30 días antes de la reunión. Deberá también enviarse una copia al Secretario de la Comisión del Codex Alimentarius, Programa Conjunto FAO/OMS sobre Normas Alimentarias, Roma (Italia). Es de la máxima importancia que todos los gobiernos y organizaciones internacionales que tengan intención de participar contesten a las invitaciones para la fecha requerida. En la contestación se deberá especificar el número de copias y el idioma de los documentos que se necesitan.

El programa provisional deberá indicar la hora, fecha y lugar de la reunión y contener los temas siguientes:

a) aprobación del programa,

b) elección de relatores, si se considera necesario,

c) temas relacionados con las cuestiones que han de examinarse, incluido, cuando proceda, el trámite del Procedimiento de la Comisión para la elaboración de normas en que se examinará el asunto en la reunión. Deberá también hacerse referencia a los documentos del Comité atinentes al tema,

d) otros asuntos,

e) fecha y lugar que se proponen para la siguiente reunión,

f) aprobación del proyecto de informe.

El trabajo del Comité y la duración de la reunión deberán organizarse de modo que se disponga de tiempo suficiente al final de la reunión para que pueda prepararse y aprobarse un informe de las deliberaciones del Comité.

ORGANIZACIÓN DE LOS TRABAJOS

Un Comité o Comité Coordinador del Codex puede asignar tareas específicas a países, grupos de países o a organizaciones internacionales representadas en las reuniones del Comité y puede pedir a Estados Miembros y organizaciones internacionales que formulen sus opiniones sobre cuestiones específicas.

Los Grupos Especiales de Trabajo que se creen para desempeñar tareas específicas deberán disolverse una vez que hayan realizado las tareas encomendadas por el Comité.

Un Comité o Comité Coordinador del Codex no puede establecer subcomités permanentes, estén o no abiertos a todos los Miembros de la Comisión, sin la aprobación específica de la Comisión.

PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

El Presidente del Comité en cuestión deberá enviar los documentos para una reunión por lo menos dos meses antes de que comience ésta a:

i) todos los Puntos de Contacto del Codex;

ii) los jefes de las delegaciones de los Estados Miembros, de los países observadores y de las organizaciones internacionales; y

iii) otros participantes, según las respuestas recibidas. Deberán enviarse veinte ejemplares de todos los documentos, en cada uno de los idiomas empleados en el Comité en cuestión, al Secretario de la Comisión del Codex Alimentarius, Programa Conjunto FAO/OMS sobre Normas Alimentarias, Roma (Italia).

Los documentos para una reunión preparados por los participantes deberán redactarse en uno de los idiomas de trabajo de la Comisión, que, de ser posible, deberá ser uno de los idiomas empleados en el Comité del Codex interesado. Estos documentos deberán enviarse al Presidente del Comité, con una copia Secretario de la Comisión del Codex Alimentarius, Programa Conjunto FAO/OMS sobre Normas Alimentarias, Roma (Italia), con tiempo suficiente para que puedan incluirse en la distribución de documentos para la reunión.

Los documentos distribuidos durante la reunión de un Comité del Codex, que no sean los proyectos de documentos preparados en la reunión y finalmente publicados en forma definitiva, deberán luego seguir la misma distribución que los otros documentos preparados para el Comité.

Los Puntos de Contacto del Codex se encargarán de asegurar que los documentos^[12] de trabajo lleguen a los interesados en su propio país y de que se adopten las medidas necesarias para la fecha señalada.

Se asignarán números de referencia consecutivos en series apropiadas a todos los documentos de los Comités del Codex. El número de referencia deberá figurar en el ángulo superior derecho de la primera página juntamente con una indicación del idioma en que se ha preparado el documento y la fecha de su preparación. Deberá indicarse claramente la procedencia (origen o país autor) del documento inmediatamente debajo del título. El texto del documento deberá dividirse en párrafos numerados. Al final de estas directrices figura una serie de signaturas para los documentos del Codex, que la Comisión del Codex Alimentarius ha adoptado para sus períodos de sesiones y los de sus órganos auxiliares.

Los Miembros de los Comités del Codex deberán comunicar al Presidente del Comité, por intermedio de sus Puntos de Contacto del Codex, el número de ejemplares de documentos normalmente requeridos.

Los documentos de trabajo de los Comités del Codex podrán distribuirse libremente a todos aquellos que colaboren con una delegación en la preparación de los asuntos del Comité; sin embargo, estos documentos no deberán publicarse. No obstante, no se hace objeción alguna a que se publiquen los informes de las reuniones de los Comités o los proyectos de normas terminados.

DIRECTRICES PARA LA CELEBRACIÓN DE REUNIONES DE LOS COMITÉS DEL CODEX Y GRUPOS INTERGUBERNAMENTALES ESPECIALES

INTRODUCCIÓN

En virtud del párrafo 7 de los Estatutos de la Comisión del Codex Alimentarius y el Artículo XI.1 b) de su Reglamento, la Comisión ha establecido un cierto número de Comités del Codex y grupos intergubernamentales especiales para preparar normas, de acuerdo con el Procedimiento para la elaboración de normas del Codex, así como Comités Coordinadores para ejercer funciones de coordinación general de su labor en determinadas regiones o grupos de países. El Reglamento de la Comisión se aplicará, mutatis mutandis, a los Comités del Codex y a los Comités Coordinadores y grupos intergubernamentales especiales. Las directrices para la celebración de reuniones de los Comités del Codex expuestas en esta sección se aplicarán también a los Comités Coordinadores Regionales y los grupos intergubernamentales especiales.

DIRECCIÓN DE LAS REUNIONES

Las reuniones de los Comités o los Comités Coordinadores del Codex serán públicas, a menos que el Comité en cuestión decida otra cosa. El Gobierno responsable del Comité o del Comité Coordinador del Codex decidirá quién ha de inaugurar en su nombre, oficialmente, la reunión.

Las reuniones deberán realizarse de acuerdo con el Reglamento de la Comisión del Codex Alimentarius.

Solamente podrán hacer uso de la palabra los jefes de las delegaciones de los Estados Miembros, o de los países observadores o de las organizaciones internacionales, a menos que éstos autoricen a otros miembros de sus delegaciones a ejercer este derecho.

Los representantes de las Organizaciones regionales de integración económica remitirán al Presidente del Comité, antes de que comience la reunión, una declaración por escrito en la que se indicará cuál es el reparto de competencias entre su Organización respectiva y los Miembros pertenecientes a ella con respecto a cada uno de los temas del programa provisional, o subtemas, según convenga, en conformidad con la declaración de competencia que esas organizaciones deben efectuar en aplicación del Artículo II del Reglamento de la Comisión del Codex Alimentarius. Por lo que respecta a los ámbitos de competencia mixtos de esas Organizaciones y sus Miembros, en la declaración se debe señalar claramente qué parte tiene el derecho de voto.

Las delegaciones de los Miembros y las delegaciones de los países observadores que deseen hacer constar su oposición a una decisión del Comité, tienen derecho a hacerlo, independientemente de que la decisión se haya tomado o no por votación, solicitando que conste su opinión en el informe del Comité. Esta declaración no deberá limitarse al empleo de una simple frase como "La delegación de X se reservó su posición", sino que habrá de aclarar el alcance de la oposición de la delegación a una decisión particular del Comité y declarar si se opone simplemente a la decisión o si se desea disponer de una nueva oportunidad para examinar la cuestión.

INFORMES

Al preparar los informes, habrán de tenerse en cuenta los puntos siguientes:

a) las decisiones deberán formularse con toda claridad; las medidas tomadas con respecto a las declaraciones relativas a consecuencias económicas deberán consignarse por entero; todas las decisiones sobre proyectos de normas deberán ir acompañadas de una indicación del trámite del Procedimiento que han alcanzado las normas;

b) si han de adoptarse medidas antes de la siguiente reunión del Comité, deberá indicarse claramente la naturaleza de tal medida, quién ha de adoptarla y cuándo deberá haberse terminado la aplicación de dicha medida;

c) cuando las cuestiones necesiten ser examinadas por otros Comités del Codex, deberá indicarse claramente este requisito;

d) si el informe es de una cierta extensión, al final del mismo se resumirán los puntos sobre los cuales se ha llegado a un acuerdo y las medidas que han de adoptarse y, en todo caso, deberá incluirse al final del informe una sección en la que se resuma todo ello claramente,

- las normas examinadas en la reunión y los trámites que han alcanzado;

- las normas elaboradas en cualquier trámite del Procedimiento, cuyo examen se haya aplazado o quedado en suspenso, y los trámites que han alcanzado;

- las nuevas normas propuestas para examen. La fecha probable de su examen en el Trámite 2, y quién se ha de encargar de la redacción del primer proyecto.

Al informe se adjuntarán los siguientes apéndices:

a) la lista de participantes con la dirección postal completa,
b) los proyectos de normas con una indicación del trámite del Procedimiento que han alcanzado.

La Secretaría Conjunta FAO/OMS se ocupará de que, tan pronto como sea factible, y en todo caso no más tarde de un mes o después de terminada la reunión, se envíen copias del informe final aprobado a todos los participantes y a todos los P

ELABORACIÓN DE NORMAS Y TEXTOS AFINES DEL CODEX

Todo Comité del Codex, al redactar normas y textos afines, deberá tener presente lo siguiente:

a) las pautas establecidas en los Principios Generales del Codex Alimentarius;
b) que todas las normas y textos afines vayan precedidos de un prefacio que contenga la siguiente información:

- descripción de la norma o texto afín,

- breve descripción del ámbito de aplicación y de los objetivos de la norma o texto afín,

- la indicación del trámite al que la norma o texto afín ha llegado en el Procedimiento de la Comisión para la elaboración de normas y textos afines, junto con la fecha en que se aprobó el proyecto,

- las cuestiones del proyecto de norma o texto afín que requieren la ratificación o intervención de otros Comités del Codex.

c) que por lo que se refiere a normas o a cualquier texto afín para un producto que comprenda un cierto número de subclases, el Comité dará preferencia a la elaboración de una norma general o texto afín con disposiciones específicas, cuando proceda, para las subclases con requisitos diferentes.

DIRECTRICES PARA LOS PRESIDENTES DE LOS COMITÉS DEL CODEX Y GRUPOS INTERGUBERNAMENTALES ESPECIALES

INTRODUCCIÓN

En virtud del párrafo 7 de los Estatutos de la Comisión del Codex Alimentarius y el Artículo XI.1 b) de su Reglamento, la Comisión ha establecido un cierto número de Comités del Codex y grupos intergubernamentales especiales para preparar normas, de acuerdo con el Procedimiento para la elaboración de normas del Codex, así como Comités Coordinadores para ejercer funciones de coordinación general de su labor en determinadas regiones o grupos de países. El Reglamento de la Comisión se aplicará, mutatis mutandis, a los Comités del Codex y a los Comités Coordinadores y grupos especiales intergubernamentales. Las directrices para los Presidentes de los Comités del Codex expuestas en esta sección se aplicarán también a los Presidentes de los Comités Coordinadores y los grupos intergubernamentales especiales.

NOMBRAMIENTO

La Comisión del Codex Alimentarius encomendará a un Estado Miembro de la Comisión que haya manifestado su disposición a aceptar las responsabilidades financieras y de otro tipo pertinentes, la responsabilidad de nombrar un presidente del Comité. El Estado Miembro en cuestión deberá nombrar el presidente del Comité de entre sus propios nacionales. Si, por cualquier razón, esta persona no pudiera ocuparse de la presidencia, el Estado Miembro en cuestión designará otra persona para desempeñar las funciones de presidente en tanto.

CRITERIOS PARA LA ELECCIÓN DE LOS PRESIDENTES

En virtud del Artículo 7 de los Estatutos de la Comisión del Codex Alimentarius, la Comisión puede crear los órganos auxiliares que considere pertinentes para el cumplimiento de su labor.

Los Países Miembros designados en aplicación del Artículo XI.10, como responsables de la elección de los Presidentes de los órganos auxiliares creados en virtud del Artículo XI.1 b) i) y del Artículo XI.1 b) ii) tendrán derecho a designar como Presidente a la persona de su elección.

Para escoger a esa persona, se podrán tener en cuenta los siguientes criterios:

• que sea un nacional del Estado Miembro encargado de designar al Presidente del Comité;

• que posea conocimientos generales en los ámbitos de competencia del órgano auxiliar interesado y sea capaz de entender y analizar cuestiones técnicas;

• que esté en condiciones de desempeñar la presidencia de manera duradera, en la medida de lo posible;

• que esté familiarizado con el sistema del Codex y sus reglamentos y posea experiencia en la labor de otros organizaciones internacionales pertinentes, ya fueren gubernamentales o no gubernamentales;

• que sea capaz de comunicar claramente, tanto oralmente como por escrito, en una de los idiomas de trabajo de la Comisión;

• que haya demostrado capacidades para presidir reuniones con objetividad e imparcialidad y para facilitar la creación de consensos;

• posea los dones de tacto y apertura necesarios para abordar las cuestiones que revisten una importancia especial para los miembros de la Comisión; y

• que no haya realizado actividades que puedan suscitar un conflicto de interés en relación con uno cualquiera de los temas que figuren en el programa del Comité.

DIRECCIÓN DE LAS REUNIONES

El Presidente invitará a los Miembros del Comité a que formulen observaciones acerca del programa provisional y, a la luz de tales observaciones, pedirá formalmente al Comité que apruebe el programa provisional o el programa modificado.

Las reuniones deberán realizarse de acuerdo con el Reglamento de la Comisión del Codex Alimentarius. Se llama particularmente la atención sobre el Artículo VIII.7 que dice: "Las disposiciones del Artículo XII del Reglamento General de la FAO se aplicarán, mutatis mutandis, a todas las cuestiones que no estén específicamente reguladas por el Artículo VIII del presente Reglamento".

El Artículo XII del Reglamento General de la FAO, del cual se enviará una copia a todos los presidentes de los Comités y Comités Coordinadores del Codex, da instrucciones completas sobre el procedimiento que ha de seguirse respecto de las votaciones, cuestiones de orden, aplazamiento y suspensión de las reuniones, aplazamiento y clausura de los debates sobre una cuestión particular, nuevo estudio de un asunto sobre el cual se ha tomado ya una decisión y orden en que deben tratarse las enmiendas.

Los presidentes de los Comités del Codex deberán asegurarse de que se examinen todas las cuestiones por completo, en particular las declaraciones relativas a posibles consecuencias económicas de las normas examinadas en los trámites 4 y 7.

Los presidentes deberán también asegurarse de que los comités examinen todas las observaciones por escrito enviadas a su debido tiempo por los miembros y observadores que no estén presentes en la reunión. Todos los puntos que los comités tengan que examinar se presentarán con claridad. Normalmente, el modo mejor de hacerlo es indicar cuál es el punto de vista que parece aceptable en general y preguntar a los delegados si oponen alguna objeción a que se apruebe.

Para evaluar la situación, los Presidentes recurrirán a las declaraciones formuladas por los representantes de las Organizaciones regionales de integración económica con respecto a las competencias respectivas de esas Organizaciones y de sus Miembros.

CONSENSO^[13]

Los presidentes deberán intentar siempre llegar a un acuerdo por consenso y no deberán pedir al Comité que se proceda a votación si puede llegarse a un consenso sobre la decisión del Comité.

El Procedimiento para la elaboración de normas del Codex y textos afines permite que las cuestiones en discusión se debatan a fondo y sean objeto de un intercambio de pareceres detallado, a fin de garantizar la transparencia del proceso y llegar a compromisos que faciliten el consenso.

A los Presidentes les incumbe una responsabilidad considerable en el logro del consenso.

Cuando adopten medidas para hacer progresar los trabajos de un Comité, los Presidentes tendrán que tomar en cuenta:

a) la necesidad de progresar a un ritmo apropiado en la elaboración de las normas;

b) la necesidad de lograr un consenso entre los miembros sobre el contenido y la justificación de los proyectos de normas;

c) la importancia de lograr un consenso en cada trámite de elaboración de las normas y de conseguir que los proyectos de normas se sometan en principio a la Comisión con vistas a su adopción tan sólo después de que se haya alcanzado un consenso en el plano técnico.

Los Presidentes deberán también tener presente la aplicación de las siguientes medidas para facilitar el logro del consenso durante la elaboración de las normas en el seno de los Comités:

a) garantizar que el fundamento científico se basa en datos recientes, comprendidos, cada vez que sea posible, datos científicos e información sobre la ingestión y exposición en los países en desarrollo; hacer una petición explícita para recoger y hacer accesibles los datos procedentes de los países en desarrollo, cuando no estén disponibles; y cuando sea necesario, efectuar estudios suplementarios para aclarar las cuestiones que son objeto de controversia.

b) garantizar que las cuestiones se discuten a fondo en las reuniones de los Comités interesados;

c) organizar reuniones informales de las partes interesadas cuando surjan desacuerdos, a condición de que los Comités interesados definan claramente los objetivos de esas reuniones y de que se admita que todas las delegaciones y observadores participen en ellas para preservar la transparencia;

d) pedir a la Comisión que defina de nuevo, en la medida de lo posible, el ámbito de discusión para la elaboración de las normas, a fin de descartar las cuestiones sobre las que no se puede lograr un consenso;

e) garantizar que las cuestiones debatidas no pasen de un trámite a otro sin que se hayan tomado previamente en consideración todas las preocupaciones pertinentes y se hayan alcanzado los compromisos adecuados;^[14]

f) facilitar una implicación y participación acrecentada de los países en desarrollo.

DIRECTRICES PARA LOS GRUPOS DE TRABAJO BASADOS EN LA PRESENCIA FÍSICA

INTRODUCCIÓN

Los grupos de trabajo se crearán para desempeñar tareas específicas y todos los Miembros podrán participar en ellos. Además, tendrán en cuenta los problemas que plantea la participación de los países en desarrollo y sólo se crearán después de que se haya llegado a un consenso en el Comité correspondiente para establecerlos y de que se hayan examinado otras soluciones posibles.

Las reglas de procedimiento y directrices para el funcionamiento de un Comité del Codex se aplican, mutatis mutandis, a los grupos de trabajo creados por ese Comité, a no ser que las presentes Directrices dispongan lo contrario.^[15]

Las presentes directrices aplicables a todo grupo de trabajo basado en la presencia física de los Comités del Codex (denominado en lo sucesivo "grupo de trabajo") se aplicarán también a los grupos de trabajo creados por los Comités Coordinadores Regionales y los grupos especiales intergubernamentales.

COMPOSICIÓN DE LOS GRUPOS DE TRABAJO

Miembros

Los miembros de un grupo de trabajo notificarán su participación en el mismo al Presidente del Comité del Codex y la secretaría del país hospedante del Comité.

Cuando un Comité del Codex cree un grupo de trabajo, deberá garantizar en la medida de lo posible que la participación en el mismo sea representativa de los Miembros de la Comisión.

Observadores

Los Observadores tendrán que notificar al Presidente del Comité del Codex y la secretaría del país hospedante del Comité su intención de participar en un grupo de trabajo. Los Observadores podrán participar en todas las reuniones y actividades de un grupo de trabajo, a no ser que los miembros del Comité dispongan lo contrario.

ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDADES

Un Comité del Codex podrá decidir que el grupo de trabajo sea dirigido por la Secretaría del gobierno hospedante o por otro Miembro de la Comisión (en lo sucesivo denominados "el país hospedante") que se haya prestado voluntariamente a asumir esa responsabilidad y haya sido aceptado por el Comité.

Presidencia

Al país hospedante le incumbirá la responsabilidad de designar a la persona que presida el grupo de trabajo. Para seleccionar a esa persona, el país hospedante podrá aplicar, si fuere pertinente, los Criterios para la elección de los Presidentes.^[16]

Secretaría

El país hospedante se encargará de proporcionar al grupo de trabajo todos los servicios de conferencia necesarios, incluidos los de secretaría, y cumplirá con todas exigencias aprobadas por el Comité cuando se creó el grupo de trabajo.

Funciones y mandato

El mandato del grupo de trabajo lo establecerá el Comité en sesión plenaria, se circunscribirá a la tarea para la que se ha creado y, en principio, no deberá ser modificado ulteriormente.

El mandato deberá definir con precisión el o los objetivos que se pretenden alcanzar con la creación del grupo de trabajo, así como la(s) lengua(s) que se va(n) a utilizar. Deberán ofrecerse servicios de interpretación en todas las lenguas del Comité, a no ser que éste disponga lo contrario.

El mandato indicará claramente en qué plazo deberán estar ultimados los trabajos. Las propuestas o recomendaciones de un grupo de trabajo se presentarán al Comité para que éste las examine.

Esas propuestas o recomendaciones no tendrán carácter vinculante para el Comité.

El grupo de trabajo se disolverá en cuanto hayan finalizado los trabajos previstos o cuando haya expirado el plazo fijado para realizarlos, o en cualquier otro momento si así lo decide el Comité del Codex que lo estableció.

En un grupo de trabajo no se podrá tomar ninguna decisión en nombre del Comité, ni proceder a ninguna votación sobre cuestiones de fondo o procedimiento.

REUNIONES

Fecha

Las reuniones de los grupos de trabajo podrán celebrarse en cualquier momento, ya sea en concomitancia con la reunión del Comité que los haya creado, ya sea en el intervalo entre dos reuniones de éste.

Cuando la reunión de un grupo de trabajo tenga lugar en el intervalo entre dos reuniones del Comité, tendrá que organizarse de manera que el grupo de trabajo pueda presentar su informe al Comité con antelación suficiente a la celebración de la siguiente reunión de este último, a fin de que los países u otras partes interesadas que no formen parte del grupo puedan formular observaciones sobre las propuestas que éste pueda presentar al Comité.

Si durante una reunión del Comité se reúne un grupo de trabajo, la reunión del grupo deberá organizarse de manera que todas las delegaciones presentes en la reunión del Comité puedan asistir a la del grupo de trabajo.

Notificación de reunión y programa provisional

Las reuniones del grupo de trabajo serán convocadas por el Presidente designado por el país hospedante.

Si se ha previsto que el grupo de trabajo se reúna en el intervalo entre dos reuniones del Comité, al país hospedante le corresponderá preparar, traducir y difundir la notificación y el programa provisional de toda reunión de un grupo de trabajo. Esos documentos deberán enviarse a todos los Miembros y Observadores que hayan manifestado su deseo de participar en la reunión y se difundirán con la mayor antelación posible a la celebración de ésta.

Organización de los trabajos

La secretaría del país hospedante difundirá las observaciones formuladas por escrito a todas las personas interesadas.

Preparación y distribución de los documentos

La secretaría del país hospedante difundirá los documentos por lo menos dos meses antes de que comience la reunión.

Los documentos para la reunión preparados por los participantes se enviarán a la Secretaría del país hospedante con la suficiente antelación.

CONCLUSIONES

Después de la reunión de un grupo de trabajo, la Secretaría del país hospedante remitirá lo antes posible a la Secretaría Conjunta FAO/OMS y la secretaría del país hospedante del Comité un ejemplar de las conclusiones finales, así como una lista de los participantes.

La Secretaría Conjunta FAO/OMS se encargará de difundir con suficiente antelación las conclusiones de los grupos de trabajo, en forma de documento de debate o de trabajo, así como la lista de los participantes, entre todos los Puntos de Contacto del Codex y los Observadores, a fin de que éstos puedan disponer del tiempo necesario para examinar a fondo las recomendaciones de los grupos de trabajo.

La Secretaría Conjunta FAO/OMS se encargará de que esas conclusiones figuren en los documentos distribuidos para la siguiente reunión del Comité del Codex.

El grupo de trabajo informará por conducto de su Presidente sobre el estado de adelanto de sus trabajos en la siguiente reunión del Comité que lo creó.

DIRECTRICES PARA LOS GRUPOS DE TRABAJO POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

INTRODUCCIÓN

La búsqueda de un consenso mundial y una mayor aceptabilidad de las normas del Codex exigen la colaboración de todos los miembros del Codex, así como una participación activa de los países en desarrollo.

Es necesario realizar esfuerzos especiales para incrementar la participación de los países en desarrollo en los Comités del Codex, intensificando el uso de las comunicaciones por escrito, y más concretamente la participación a distancia mediante el correo electrónico, Internet y otras técnicas modernas, en el contexto de los trabajos que se efectúen en el intervalo entre dos reuniones de los Comités.

Cuando decidan emprender un trabajo en el intervalo entre dos de sus reuniones, los Comités del Codex examinarán prioritariamente la posibilidad de crear grupos de trabajo por medios electrónicos.

Las reglas de procedimiento y directrices para el funcionamiento de un Comité del Codex se aplican, mutatis mutandis, a los grupos de trabajo por medios electrónicos creados por ese Comité, a no ser que las presentes Directrices dispongan lo contrario.^[17]

Las presentes directrices aplicables a los grupos de trabajo por medios electrónicos de los Comités del Codex se aplicarán también a los creados por los Comités Coordinadores Regionales y los grupos intergubernamentales especiales.

COMPOSICIÓN DE LOS GRUPOS DE TRABAJO POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

Miembros

Los miembros de un grupo de trabajo por medios electrónicos notificarán su participación al Presidente del Comité del Codex y la secretaría del país hospedante del Comité.

Cuando un Comité del Codex cree un grupo de trabajo por medios electrónicos deberá procurar, en la medida de lo posible, que quienes lo compongan sean representativos de los miembros de la Comisión.

Observadores

Los Observadores tendrán que notificar al Presidente del Comité del Codex y la secretaría del país hospedante del Comité su intención de participar en un grupo de trabajo. Los Observadores podrán participar en todas las reuniones y actividades de un grupo de trabajo, a no ser que los miembros del Comité dispongan lo contrario.

ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDADES

Un Comité del Codex podrá decidir que el grupo de trabajo por medios electrónicos sea dirigido por la Secretaría del gobierno hospedante o por otro Miembro de la Comisión (en lo sucesivo denominados "el país hospedante") que se haya prestado voluntariamente a asumir esa responsabilidad y haya sido aceptado por el Comité. Los Miembros del Codex -por conducto de los Puntos de Contacto nacionales- y las organizaciones que gozan de la calidad de Observadores deberán notificar al país hospedante quiénes van a participar en el grupo de trabajo por medios electrónicos.

Dirección

El país hospedante se encargará de la dirección del grupo de trabajo por medios electrónicos para el que haya sido designado.

La actividad de un grupo de trabajo por medios electrónicos se realizará exclusivamente por dichos medios.

Secretaría

El país hospedante se encargará de proporcionar a la secretaría del grupo de trabajo por medios electrónicos todos los servicios necesarios para su funcionamiento, en particular el equipamiento informático, y cumplirá con todas exigencias aprobadas por el Comité cuando se creó el grupo de trabajo.

Funciones y mandato

El mandato del grupo de trabajo por medios electrónicos lo establecerá el Comité en sesión plenaria, se circunscribirá a la tarea para la que se ha creado y, en principio, no deberá ser modificado ulteriormente.

El mandato deberá definir con precisión el (los) objetivo(s) que se pretende(n) alcanzar con la creación del grupo de trabajo, así como la(s) lengua(s) que se va(n) a utilizar. Deberán ofrecerse servicios de interpretación en todas las lenguas del Comité, a no ser que éste disponga lo contrario.

El mandato indicará claramente en qué plazo deberán estar ultimados los trabajos.

El grupo de trabajo por medios electrónicos se disolverá en cuanto hayan finalizado los trabajos previstos o cuando haya expirado el plazo fijado para realizarlos, o en cualquier otro momento si así lo decide el Comité del Codex que lo estableció.

En un grupo de trabajo por medios electrónicos no se podrá tomar ninguna decisión en nombre del Comité, ni proceder a ninguna votación sobre cuestiones de fondo o procedimiento.

NOTIFICACIÓN DE GRUPO DE TRABAJO POR MEDIOS ELECTRÓNICOS Y PROGRAMA DE TRABAJO

Al país hospedante le corresponderá preparar y traducir la notificación de inicio de la actividad de un grupo de trabajo por medios electrónicos y el programa de trabajo, así como difundirlos entre todos los Miembros y Observadores que hayan manifestado su deseo de contribuir a los trabajos del grupo.

ORGANIZACIÓN DE LOS TRABAJOS

Cuando se difundan los proyectos de documentos y las peticiones de formulación de observaciones, se pedirán los nombres, funciones y direcciones de correo electrónico de todas las personas que deseen efectuar aportaciones a las actividades del grupo de trabajo por medios electrónicos.

Los participantes presentarán sus observaciones por medios electrónicos exclusivamente. El país hospedante se encargará de difundir esas aportaciones entre todas las personas interesadas.

Cada participante deberá estar informado de las aportaciones de los demás.

En cada reunión del Comité del Codex que haya establecido el grupo de trabajo, el país hospedante presentará un informe sobre el estado de adelanto de sus trabajos señalando cuántos países han enviado aportaciones. Una recopilación de esas aportaciones tendrá que estar disponible.

PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos se enviarán a la Secretaría del país hospedante con la antelación suficiente.

Todos los documentos remitidos por un participante durante la actividad de un grupo de trabajo por medios electrónicos tendrán que ser difundidos por el país hospedante entre los demás participantes del grupo.

Deberán tenerse en cuenta los imperativos de tipo técnico (tamaños y formatos de los archivos, límites de la amplitud de banda, etc.) y se prestará una atención especial a la tarea de garantizar la más amplia difusión de todos los documentos disponibles.

CONCLUSIONES

Después de la reunión de un grupo de trabajo por medios electrónicos, la Secretaría del país hospedante remitirá lo antes posible un ejemplar de las conclusiones finales y una lista de los participantes a la Secretaría Conjunta FAO/OMS y la secretaría del país hospedante del Comité.

La Secretaría Conjunta FAO/OMS se encargará de difundir con suficiente antelación las conclusiones de los grupos de trabajo por medios electrónicos en forma de documento de discusión o de trabajo, así como la lista de los participantes, entre todos los Puntos de Contacto del Codex y los Observadores, a fin de que éstos puedan disponer del tiempo necesario para examinar a fondo las recomendaciones de los grupos de trabajo.

La Secretaría Conjunta FAO/OMS velará por que esas conclusiones figuren entre los documentos distribuidos para la siguiente reunión del Comité del Codex que creó el grupo de trabajo.

Criterios para el establecimiento de las prioridades de los trabajos

Cuando un Comité del Codex tenga el propósito de elaborar una norma, código de prácticas o texto afín, de conformidad con su mandato, deberá examinar ante todo las prioridades establecidas por la Comisión en el plan estratégico, los resultados pertinentes del examen crítico efectuado por el Comité Ejecutivo y la perspectiva de completar el trabajo en un plazo razonable. Deberá evaluar, asimismo, la propuesta respecto de los criterios que se exponen a continuación.

Si la propuesta es ajena al mandato del Comité, deberá informarse de la propuesta a la Comisión, por escrito, presentando a la vez las propuestas de enmienda al mandato del Comité que se estimen necesarias.

CRITERIOS

CRITERIO GENERAL:

La protección del consumidor desde el punto de vista de la salud, la seguridad alimentaria, garantizando prácticas leales en el comercio de alimentos y teniendo en cuenta las necesidades identificadas de los países en desarrollo.

CRITERIOS APLICABLES A LAS CUESTIONES GENERALES:

a) Diversificación de las legislaciones nacionales e impedimentos resultantes o posibles que se oponen al comercio internacional.

b) Objeto de los trabajos y establecimiento de prioridades entre las diversas secciones de los trabajos.

c) Trabajos ya iniciados por otros organismos internacionales en este campo y/o propuestos por el organismo o los organismos pertinentes internacionales de carácter intergubernamental.

CRITERIOS APLICABLES A LOS PRODUCTOS:

a) Volumen de producción y consumo en los diferentes países y volumen y relaciones comerciales entre países.

b) Diversificación de las legislaciones nacionales e impedimentos resultantes o posibles que se oponen al comercio internacional.

c) Mercado internacional o regional potencial.

d) Posibilidades de normalización del producto.

e) Regulación de las principales cuestiones relativas a la protección del consumidor y al comercio en las normas generales existentes o propuestas.

f) Número de productos que necesitarían normas independientes, indicando si se trata de productos crudos, semielaborados o elaborados..

g) Trabajos ya iniciados por otros organismos internacionales en este campo y/o propuestos por el organismo o los organismos pertinentes internacionales de carácter intergubernamental.

Criterios para el establecimiento de órganos auxiliares de la Comisión del Codex Alimentarius

Cuando se formule la propuesta de elaborar una norma, código de prácticas o texto afín en un campo ajeno al mandato de cualquiera de los órganos auxiliares existentes^[18], o de revisar las normas, los códigos de practicas u otros textos elaborados por órganos auxiliares que han aplazado sine die sus reuniones, dicha propuesta deberá acompañarse de una declaración escrita dirigida a la Comisión en que se explique su justificación con respecto a los Objetivos a Plazo Medio de la Comisión y en que figure, de ser posible, la información contenida en los Criterios para el establecimiento de las prioridades de los trabajos.

Si la Comisión decidiera establecer un órgano auxiliar con objeto de elaborar un proyecto de norma o texto afín pertinente o de revisar una norma o normas o un texto o textos afines existentes, deberá examinarse primero la posibilidad de establecer un grupo de acción intergubernamental especial, con arreglo al Artículo XI.1 b)i) del Reglamento de la Comisión, en las condiciones siguientes:

1. MANDATO

• el mandato del grupo de acción intergubernamental especial se limitará a la tarea inmediata en cuestión y normalmente no se modificará ulteriormente;

• el mandato deberá indicar claramente los objetivos que han de alcanzarse mediante el establecimiento del grupo de acción intergubernamental especial;

• el mandato deberá indicar claramente sea i) el número de reuniones que habrán de celebrarse, sea ii) el plazo (año) en que se prevé terminar el trabajo que, en todo caso, no deberá ser exceder de cinco años.

2. PRESENTACIÓN DE INFORMES

El grupo de acción intergubernamental especial presentará informes sobre la marcha de sus trabajos a la Comisión del Codex Alimentarius y al Comité Ejecutivo. Los informes del grupo de acción intergubernamental especial se comunicarán a todos los Miembros de la Comisión y a la organización internacional interesada.

3. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

No se preverá ninguna asignación para los gastos de funcionamiento del grupo de acción intergubernamental especial en las estimaciones de los gastos del Programa Conjunto FAO/OMS sobre Normas Alimentarias, salvo cuando se considere que los gastos ocasionados por el trabajo preparatorio constituyen gastos de funcionamiento de la Comisión de conformidad con el Artículo 10 de sus Estatutos.

4. ACUERDOS SOBRE LOS GOBIERNOS HOSPEDANTES

Al establecer el grupo de acción intergubernamental especial, la Comisión se cerciorará de que se hayan adoptado disposiciones apropiadas de asignación de gobiernos hospedantes para garantizar el funcionamiento del grupo de acción durante la ejecución del mandato de éste^[19].

5. PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

Los grupos de acción intergubernamentales especiales estarán abiertos a todos los Miembros de la Comisión y a tales grupos se aplicarán, mutatis mutandis, el Reglamento de la Comisión del Codex Alimentarius y el Procedimiento uniforme para la elaboración de normas y textos afines del Codex.

6. DISOLUCIÓN

El grupo de acción intergubernamental especial se disolverá una vez que haya terminado el trabajo especificado o cuando expire el número de reuniones o el plazo fijado para el trabajo.