Il serait très regrettable que l'assistance accordée à une communauté, à un groupe ou à un individu se termine avec la présentation de la proposition d'investissement à l'institution de financement. Bien que cela puisse paraître le but final au moment de la formulation c'est, en réalité, juste le commencement.
Il existe un abîme qui peut être extrêmement difficile à franchir pour les personnes n'ayant pas l'habitude de négocier avec des banquiers, des juristes et des responsables du gouvernement (soit au niveau municipal soit au niveau du gouvernement central comme cela est le cas pour la demande d'autorisation sanitaire) entre la formulation d'une proposition d'investissement et le lancement réel du projet. Même lorsque ces obstacles ont été franchis, faire fonctionner un investissement harmonieusement est encore un énorme pari. Si le groupe rencontre des problèmes quelques mois après la mise en route des opérations, qui l'aidera?
Afin de mettre en œuvre avec succès un projet, il est vital que les petits investisseurs bénéficient d'une assistance et d'un suivi facilement accessibles et garantis durant la période de préparation et de démarrage. La personne la mieux à même de fournir cette assistance est, sans aucun doute, la personne qui a identifié et formulé la proposition. Si pour une raison quelconque il est impossible au technicien de terrain de continuer à assister le groupe, il devra être remplacé par quelqu'un d'autre, mais une assistance devra toujours être disponible durant cette phase critique. Si elle n'est pas fournie, l'effort tout entier est en péril, et il sera peut-être impossible de mettre en œuvre le projet tel qu'il avait été conçu.
Les tâches les plus importantes durant cette phase sont les suivantes:
a) assistance aux promoteurs qui ont réaffirmé leur engagement et leur participation au projet (spécialement dans le cas de projets s'adressant à des communautés);
b) accompagnement des porteurs de projet dans leurs négociations financières, dans l'obtention des autorisations légales, etc.;
c) aide à la préparation du plan d'opération;
d) fourniture ou commande des biens et des services nécessaires à l'investissement, à son installation et à sa mise en route;
e) suivi de la phase d'exécution.
Ces différentes tâches sont décrites en détail ci-après.
Il est avant tout nécessaire que les promoteurs participent activement à l'ensemble du processus, et ce dès l'identification, afin de s'assurer de leur engagement total dans le projet final. Au moment de la finalisation de la formulation, il est important de vérifier que le groupe est capable et désireux d'apporter sa contribution lorsque cela sera nécessaire, conformément à ce qui est indiqué dans la version finale du document de projet - que cette contribution soit en argent, en travail ou en matériel. Le technicien travaillant avec les porteurs de projet devra organiser au moins une réunion avec eux avant la présentation de la proposition finale à l'institution de financement, pour leur présenter cette version finale, pour contrôler qu'elle correspond bien à leurs intentions et à leurs intérêts et pour s'assurer de leur capacité à la mettre en œuvre et de leur disponibilité.
Le technicien devra conduire une autre réunion, organisée à sa demande par les membres du groupe de promoteurs, lorsque le processus de formulation et d'évaluation sera terminé. La présence et la participation personnelle des membres adultes (hommes et femmes des familles participantes) à ces réunions seront exigées. Ils devront à leur tour préparer une ébauche de plan d'exécution spécifiant:
Le technicien de terrain, avec l'assentiment du groupe, devra contacter les institutions financières qui collaboreront au processus d'investissement. Il peut s'agir de rencontres périodiques avec l'institution de financement, destinées à discuter des progrès réalisés dans la formulation des propositions ou d'une seule visite pour la présentation de la proposition détaillée, lorsque celle-ci sera terminée. Toutefois, lorsque la phase de formulation et d'évaluation sera terminée, le technicien aura la responsabilité d'assister les promoteurs pour les aider à répondre à toute demande administrative de l'institution de financement. Ces demandes peuvent être, par exemple, la fourniture de certains documents légaux concernant les porteurs de projet.
L'institution de financement peut aussi exiger que les promoteurs, ou tout au moins leurs représentants désignés, assistés du technicien, participent à la réunion officielle d'examen de leur requête. Le technicien peut aussi les aider à rassembler l'information sur les aspects légaux ou à remplir des formulaires obligatoires.
Le groupe peut avoir besoin de conseils pour faire son choix entre divers montages financiers.
Soit durant la phase de formulation et d'évaluation, soit au cours du stade de la mise en place des ressources, le technicien de terrain devra aider un groupe de travail choisi parmi les porteurs de projet à préparer, à partir de la proposition d'investissement, un plan pour l'exécution du projet. Ce plan devra contenir:
les directives générales concernant le calendrier et les objectifs du processus d'exécution;
une liste des activités spécifiques nécessaires et leur calendrier d'exécution;
l'identification des personnes responsables de ces activités, au sein du groupe des promoteurs;
la liste des institutions et organisations qui ont promis leur appui technique aux différentes activités;
les contributions financières et matérielles exactes des membres du groupe pour les diverses activités et le calendrier de ces contributions;
les indicateurs nécessaires au suivi du processus d'exécution - registres et mesures des quantités physiques (le cas échéant).
Il est essentiel que les groupes bénéficient d'une formation à la gestion des fonds. Entre autres tâches, le technicien de terrain pourra les conseiller en matière de comptabilité et de gestion administrative. Il pourra aussi servir d'intermédiaire pour obtenir l'assistance d'un autre conseiller.
Une fois le projet lancé, le technicien ne fera normalement que des visites périodiques afin de suivre la progression de l'investissement. Il est, en particulier, important d'essayer d'identifier les problèmes avant qu'ils n'entraînent de sérieuses difficultés et d'aider les membres du projet à obtenir des conseils adaptés sur la façon de résoudre ces problèmes. A cet égard, il est recommandé que l'institution qui finance l'investissement possède une liste de conseillers spécialisés, du gouvernement et des institutions non-gouvernementales, vers lesquels les projets qui rencontrent des difficultés peuvent se tourner.
Une telle liste de conseillers approuvés peut être un outil efficace pour établir les exigences spécifiques du projet vis à vis de ceux qui veulent offrir leurs services. On peut, par exemple, demander aux intervenants qui veulent être inscrits sur cette liste de participer à une formation à RuralInvest; ceux qui auraient les plus mauvais résultats pourraient être retirés de la liste (cette dernière procédure implique que le travail de chaque conseiller soit évalué par les membres du projet). La liste d'experts approuvés peut avoir encore un intérêt majeur si elle permet aux institutions de financement de laisser au groupe de porteurs de projet le choix des personnes qui leur apporteront un appui technique, et de renforcer ainsi leur participation au processus.
L'institution de financement aura probablement des exigences et des standards régulant la fourniture des biens et des services, par exemple, la présentation de trois devis et un processus de sélection transparent. Même si une telle procédure n'existe pas, il est important que les porteurs de projets suivent un processus clair d'identification, d'évaluation, et de sélection des fournisseurs de biens et de services. De plus, il doit exister des normes pour le suivi et le contrôle des activités menées par les entrepreneurs, des procédures pour le contrôle des matériaux, des registres de l'état d'avancement et de certification du temps de travail de l'entrepreneur et de son équipe.
Chaque institution de financement ou chaque projet peut avoir sa propre méthodologie de suivi de l'exécution de l'investissement. Ce qui est important est que cette méthodologie existe Les investissements qui démarrent sans aucune forme de suivi auront plus de chances d'échouer que ceux qui reçoivent une assistance et des conseils.
Dans de nombreux cas, les participants d'un projet auront besoin de formation en comptabilité et en législation locale portant, entre autres, sur les taxes, les autorisations sanitaires et la sécurité sociale des employés. Très souvent, les directeurs de projet auront besoin de formation en planification, marketing et autres sujets similaires. Si le projet implique la gestion d'un processus de production, il est possible que des problèmes techniques surgissent durant la première année d'opération.
Il existe deux solutions pour ce type d'assistance. La première consiste à continuer avec le technicien de terrain ou avec le facilitateur de la communauté qui jouera le rôle de «médecin de famille»; cela veut dire que le technicien visitera la communauté ou l'investissement chaque mois ou chaque semaine et qu'il suivra les progrès accomplis. Si un problème surgit, il est de sa responsabilité de demander l'approbation de l'institution de financement ou du donateur pour faire appel à une consultation spécialisée et de sélectionner ou d'aider les investisseurs à choisir la personne adéquate pour apporter l'appui nécessaire.
La deuxième solution consiste à faire appel à une société locale de consultants, ONG ou autre prestataire, et de lui laisser l'entière responsabilité d'assister les membres du projet durant une période d'un an ou deux. Les conseillers couvrent alors tous les besoins en assistance du groupe, sur la base d'une rémunération forfaitaire. A un niveau plus élaboré, il pourrait être possible de lier le montant de la rémunération perçue par les conseillers au succès de l'investissement; ce type d'arrangement est, en pratique, difficile à mettre en place.
