Sería muy desalentador si el apoyo prestado a una comunidad, grupo o solicitante individual, debiera terminar con la presentación de la propuesta de inversión a la entidad financiera. A pesar de que esto podría parecer la meta final mientras la formulación estaba en proceso, en realidad, éste es solo el inicio.
Entre la formulación de una propuesta de inversión y la puesta en marcha del proyecto, existen varias tareas que son extremadamente difíciles para las personas que no cuentan con experiencia en negociar con banqueros, abogados y funcionarios gubernamentales (ya sean municipales o del gobierno central, como es el caso cuando se solicitan permisos sanitarios). Aun cuando estos obstáculos se han superado, todavía queda el enorme reto de hacer que la inversión funcione sin problemas. Si surge un problema a los pocos meses del inicio de la operación, ¿a dónde debe acudir el grupo en busca de ayuda?
A fin de conseguir que el funcionamiento del proyecto tenga éxito, es vital que los pequeños inversionistas cuenten con una fuente confiable y asequible de apoyo y de seguimiento durante el período de preparación y durante el período inicial. La persona más idónea para prestar este apoyo es, sin duda, la misma que ayudó al grupo a identificar y formular la propuesta. Si por alguna razón es imposible para el técnico de campo continuar con el grupo, puede ser reemplazado por alguien más, no obstante, siempre se debe poner a disposición del grupo algún tipo de apoyo durante este período crítico. Si este apoyo no se presta, el esfuerzo realizado estará en peligro, ya que hay una buena posibilidad de que el proyecto nunca se ponga en marcha como se concibió.
Entre las tareas más importantes que se deben tomar en cuenta durante este período se encuentran las siguientes:
a) Ayudar a los solicitantes a reafirmar su compromiso con el proyecto y su participación (especialmente en el caso de proyectos basados en la comunidad);
b) Acompañar a los solicitantes en las negociaciones financieras, la obtención de permisos legales, etc.;
c) Apoyar en la preparación del plan de puesta en marcha;
d) Procurar o contratar bienes y servicios requeridos en la inversión y su instalación, así como su supervisión;
e) Hacer un seguimiento en el proceso de ejecución.
A continuación se describen en detalle cada una de estas tareas:
Para asegurar el compromiso total de los solicitantes con el proyecto final, primero es necesario contar con su participación activa a lo largo del proceso, comenzando con la identificación. A medida que el diseño final surge del proceso de formulación, es importante verificar que el grupo tiene la capacidad y la voluntad de prestar su contribución, como se estipula en el diseño final, cuando se requiera, ya sea en efectivo, mano de obra o en el suministro de materiales. Para evaluar esta capacidad y disponibilidad, el técnico, que trabaja con los solicitantes, debe realizar por lo menos una reunión antes de presentar la propuesta final a la entidad financiera, para explicarla a los solicitantes y para asegurarse que el producto final refleja sus intensiones e intereses.
Una vez que el proceso de formulación y evaluación se ha concluido, el técnico debe dirigir una reunión adicional organizada por los miembros del grupo solicitante a su pedido. Una condición que el grupo debe cumplir es la asistencia y la participación personal en las reuniones de todos los miembros adultos (hombres y mujeres, de las familias participantes). Como consecuencia, deben desarrollar un resumen del plan de ejecución que especifique:
Actividades necesarias, fechas límite, y personas responsables del desempeño de las mismas.
Contribuciones financieras y materiales acordadas por parte de los miembros del grupo.
El técnico de campo, con la aprobación del grupo solicitante, debe ponerse en contacto con las instituciones financieras que colaboran con el proceso de inversión. Esto podría implicar consultas periódicas con la entidad financiera en lo referente al progreso de las propuestas en formulación, o puede requerir solamente una presentación al término de la propuesta detallada. No obstante, una vez que se completa la fase de formulación y evaluación, el técnico es responsable de aconsejar a los participantes en lo referente a requisitos administrativos específicos de la entidad financiera. Esto puede incluir, por ejemplo, adjuntar varios documentos legales relacionados con los solicitantes de la propuesta de inversión.
La entidad financiera también puede requerir que los solicitantes, o por lo menos sus representantes delegados, asistan a una reunión formal para el análisis de la solicitud, y éstos deben contar con el apoyo del técnico en esta reunión. El técnico también puede ayudar reuniendo información en cuanto a aspectos legales o prestando ayuda cuando se deban rellenar formularios obligatorios.
Es posible que el grupo pueda necesitar de guía al escoger entre opciones financieras alternativas.
Ya sea durante la fase de formulación y evaluación detallada, o durante la etapa de procuración de recursos, el técnico de campo debe prestar apoyo al grupo de trabajo designado por el grupo solicitante, a fin de preparar un plan para la implementación del proyecto basado en la propuesta de inversión. Este plan debe incluir:
Directrices generales respecto al cronograma y objetivos del proceso de implementación;
Una lista de las actividades específicas requeridas y su cronograma de implementación;
Identificación de personas responsables de estas actividades al interior del grupo de solicitantes;
La lisita de organizaciones e instituciones que hayan ofrecido apoyo en diferentes actividades;
Las contribuciones exactas tanto financieras como materiales que harán los miembros del grupo en distintas actividades y el cronograma de estas contribuciones;
Indicadores de monitoreo del proceso de implementación incluyendo la contabilidad y la medición de cantidades físicas (cuando sea necesario).
Es imprescindible que los grupos reciban una capacitación adecuada en la administración de fondos. Entre otras tareas, el técnico de campo puede aconsejar al grupo en lo referente a aspectos de contabilidad o de administración general; de manera alternativa puede actuar como intermediario para obtener este tipo de asistencia de otro técnico.
Una vez que el proyecto esté en marcha la presencia del técnico se limitará a visitas periódicas para hacer el seguimiento del progreso de la inversión. En especial, es importante tratar de identificar problemas antes de que éstos causen dificultades serias, y ayudar a los miembros del proyecto a obtener consejo adecuado sobre cómo tratar con estos problemas. A este respecto, se recomienda que la agencia que patrocine el proceso de inversión, mantenga un registro de técnicos especializados de entidades gubernamentales y no gubernamentales a quienes puedan acudir los proyectos con problemas.
Un registro de técnicos aprobados puede ser una herramienta importante si se establecen requerimientos específicos para quienes deseen ofrecer sus servicios. Se puede requerir, por ejemplo, que quienes deseen aparecer en la lista del registro, participen en la capacitación de RuralInvest, y quienes no tengan un buen desempeño pueda ser removidos del registro (esta última medida requiere que el trabajo de cada técnico sea evaluado por parte de los miembros del proyecto). No obstante, la importancia del registro puede ser aun mayor: contar con una lista de expertos aprobados permitirá a la entidad patrocinadora dejar la selección de la persona requerida en las manos del grupo solicitante y así fortalecer su participación en el proceso.
La entidad financiera probablemente tendrá requerimientos y estándares para la procuración de bienes y servicios, por ejemplo, requerir tres cotizaciones en un proceso de selección transparente. Incluso si no existen estos procedimientos establecidos, es importante que los solicitantes sigan un proceso claro de identificación, evaluación y selección de los vendedores y proveedores de servicios. Más aún, deben existir normas para el monitoreo y control de las actividades llevadas a cabo por los contratistas, incluyendo procedimientos para el control de materiales, registro de los avances y certificación del tiempo dedicado a la consecución del trabajo por parte del contratista y su equipo.
Cada entidad o proyecto de financiamiento debe tener su propia metodología para el proceso de seguimiento de la implementación de la inversión. El aspecto importante es que se cuente con una metodología. Las inversiones que se ponen en marcha sin algún tipo de seguimiento, tienen más posibilidades de fracasar que aquéllas que reciben apoyo y asistencia.
En muchos casos los participantes del proyecto requerirán de capacitación en contabilidad y en la legislación local en materias relacionadas a impuestos, permisos de salud y beneficios sociales para los empleados, entre otras.
Con frecuencia, los directores de proyecto, necesitarán capacitación en planificación, comercialización y temas similares. Si el proyecto incluye el manejo de procesos de producción, es posible que existan problemas técnicos durante el primer año de operaciones.
Existen dos modelos generales para tratar con este tipo de apoyo. El primero es seguir adelante con el técnico de campo o promotor comunitario, que representa el papel de "médico de familia"; esto significa que el técnico visita la comunidad o inversión cada mes o cada seis semanas y vigila el progreso del trabajo. Si surge un problema, es responsabilidad del técnico solicitar la aprobación de la entidad financiera o patrocinador para contactar a un técnico especializado y seleccionar, o ayudar a los inversionistas a escoger a la persona adecuada para el trabajo requerido.
El segundo modelo es contratar a una firma consultora local, ONG u otro grupo para que se haga responsable por completo de apoyar a los miembros del proyecto durante un período de uno o dos años. Con un monto establecido de recursos disponibles, los técnicos facilitan la provisión del apoyo que el grupo necesita. En un nivel más sofisticado, debería ser posible vincular la remuneración recibida por los técnicos con el éxito de la inversión, aunque, en la práctica, este arreglo no es tan sencillo.
