La préparation des pièces comptables dans sa phase d'émission des ordonnances des écritures pour la saisie des divers journaux ouverts se fera principalement avec des outils et supports comptables suivants:
La liste des comptes de l'après-projet repris en annexe numéro 2 est l'outil de base pour l'enregistrement de ses transactions.
Il est caractérisé par les points ci-après:
Sa codification respecte le cadre comptable du plan comptable national rwandais axe lui même sur le plan OCAM en ce qui concerne les classes des comptes et les comptes principaux.
Le premier chiffre est la codification de la classe et l'après-projet utilisera les classes 1 à 8 compte tenu de la nature de ses transactions et des procédures de comptabilisation retenues. Ces prodédures de traitement ont été décrites dans le chapitre 3. de la présente étude.
Les classes 1 à 5 enregistrent les mouvements patrimoniaux, les classes 6 et 7 les charges et produits par nature. La classe 8 donne les soldes caractéristiques de gestion.
Chaque classe est subdivisée en dix comptes cadres (comptes à deux chiffres) qu'on est obligatoirement tenu de respecter dans la codification des comptes.
Les comptes cadres sont subdivisés en comptes principaux (comptes à trois chiffres). Ces comptes principaux peuvent être également subdivisés en comptes divisionnaires et sous-comptes (comptes à plus de trois chiffres).
A chaque niveau de cette subdivision on peut ouvrir des mêmes comptes pour différents centres de coûts: ce sont des comptes analytiques.
La codification des comptes de l'après-projet sera donc structurée comme suit:
XX YY ZZ - XX étant les comptes cadres (allant de 10 à 89).
YY étant le numéro d'odre dans l'ouverture des comptes principaux et opérationnels de l'après-projet (allant de 01 à 99).
ZZ étant la codification du centre de coût ou section de gestion allant de 0 à 9.
Les comptes de la situation patrimoniale et les comptes de gestion hors-exploitation seront précèdes d'un zéro.
L'ouverture des nouveaux comptes ainsi que la suppression des anciens comptes devraient être approuvées par la Direction de l'après-projet.
Il arrive parfois que les libelles des transactions soient trop longues pour ne pas contenir sur une ligne et prendre plusieurs lignes tant au niveau de la tenue des livres auxiliaires qu'au niveau de la saisie.
Dans pareilles circonstances il est recommandable de recourir à une liste des codes et abréviations ce qui rend facile et rapide les enregistrements et saisies comptables des transactions.
En annexe 2 vous trouverez les principales abréviations que vous pourriez compléter au fur et à mesure.
Il s'agit du plan comptable national rwandais et du plan général OCAM.
Le plan comptable national rwandais
Le plan comptable national rwandais a été créé par le décret-loi numéro 19/78 du 14 août 1978. Les mesures d'exécution de ce décret ont été fixées par l'arrête ministériel numéro 006/FIN du 22 juin 1983.
Les dispositions d'application ont entre en vigueur à partir de l'exercice 1984 et il est axé sur le plan directeur de l'OCAM.
Le plan comptable général de l'OCAM
Le plan comptable général de l'OCAM s'applique à l'ensemble des Etats adhérants à l'Organisation Commune des Etats Africains, Malgache et Mauricien.
Ce plan est axé sur le plan général français 1967 et il a été adopté officiellement en janvier 1970.
Ce plan vise la normalisation des comptabilités des pays membres tout en améliorant la satisfaction des besoins des informations économiques des divers utilisateurs.
Il comprend un cadre comptable, des dispositions relatives à la comptabilisation du patrimoine et de l'exploitation ainsi que des dispositions relatives à l'analyse des comptes.
Il constitue pour le chef du comptable un outil indispensable pour maîtriser le fonctionnement des comptes.
