Compte tenu des activités décrites dans notre premier rapport sur les procédures existantes et sur l'identification des transactions de l'après-projet (RWA/87/012/DOC/TR/38), ces transactions peuvent être groupées en cinq rubriques:
Ces transactions concernent la dotation du patrimoine qui sera allouée à l'après-projet pour son fonctionnement.
a) PROCEDURES
Cette dotation comprendra:
AU NIVEAU DE L'ACTIF
- des biens durables:
bâtiments, installations, agencements, materiel naviguant, matériel roulant, mobilier de bureau, matériel de bureau, de l'outillage et autre petit matériel;
- des valeurs d'exploitation:
ce sont principalement des stocks du matériel de pêche et autre matériel et fourniture indispensables au fonctionnement de la pêcherie ainsi que les stocks des divers produits et sous produits de poissons qui ne seraient pas commercialisés à la date de la mise en place de l'après-projets;
- des valeurs réalisables (créances) :
ces valeurs seront constituées par des créances éventuelles non encore encaissées par le projet à la date de la mise en place de l'après-projet auprès de ses clients;
- des liquidités:
L'après-projet héritera également des fonds de roulement en espèces pour le financement de son fonctionnement sur les comptes income: comptes courant et épargne.
L'après-projet pourrait également disposer des fonds non utilisés de la petite caisse de l'income account.
AU NIVEAU DU PASSIF
- des dettes:
Il s'agira des commandes éventuelles dont les factures ne seront pas encore réceptionnées pour être payées à la date de la mise en place de l'après-projet.
Ce sont principalement des factures de consommations du carburant et lubrifiant, les factures de consommation de l'eau et d'électricité ainsi que les factures des télécommunications et autres.
- d'une dotation initiale:
Cette dotation initiale est la contrepartie de la valeur des biens actifs reçus du projet pour son fonctionnement diminuée des dettes éventuelles reprises par l'après-projet.
b) COMPTABILISATION
Ces transactions d'ouverture sont d'une grande importance pour le suivi de la gestion du patrimoine de l'après-projet et pour leur comptabilisation.
Elles méritent donc d'être saisies dans un journal auxiliaire dénommé: JOURNAL D'OUVERTURE.
La pièce justificative de leur comptabilisation sera l'inventaire de remise et de reprise des éléments ci-dessus dûment signe par les responsables mandatés.
L'inventaire sera valorise selon les modalités et les principes a arrêter ulterieurement: soit sur base de leur valeur actuelle et réelle de réalisation soit sur base d'une valeur conventionnelle ou soit sur base de la non valeur (pour mémoire).
Les numéros des comptes des éléments de l'inventaire seront ceux correspondant aux listes des comptes en annexe 5.2.
c) CODIFICATION
La codification alphabétique suggérée pour le journal d'ouverture est JOV et celle du livre ou classement des pièces justificatives est LOV.
La codification numérique des transactions de ce journal génerées par l'émission des ordonnances d'écritures (OE) y relatives sera chronologique et séquentielle en commençant par le chiffre 001 précède d'un trait.
La localisation de l'écriture sur l'ordonnance sera marquée par le numéro de la ligne de sa position précedé également d'un trait.
La codification des écritures de redressements inter-journaux auxiliaires sera marqué du numéro de la page du journal précédé par un trait et le numéro de la ligne de la transaction dans le journal.
Ces codes seront utilisés au moment de la saisie comme référence de pièce justificative.
Exemples: LOV/001/21 signifie que la pièce justificative de la transaction se trouve sur l'ordonnance d'écriture numéro un et à la ligne 21 classée dans le livre des opêrations d'ouverture.
JOV/12/45 signifie que la pièce justificative corrective est celle référencée dans le journal d'ouverture à la page 12 quarante cinquième ligne.
Les transactions bancaires continueront à passer dans les deux comptes INCOME: compte courant et compte épargne.
Compte tenu des facilités d'exonération des frais relatifs à la perte de place dont jouissait le projet et que nous espérons continuer pour l'après-projet, nous estimons - à moins que le volume des transactions dans les centres de pêche et dans le dépôt de Kigali - que l'ouverture des autres comptes n'est pas indispensable.
a) PROCEDURES
Classer les extraits suivant leur ordre chronologique et séquentiel par compte bancaire:
Numéroter les opérations qui sont reprises sur chaque extrait bancaire en partant du chiffre 01;
S'assurer que toutes les opérations sont appuyées par des pièces justificatives et y référencer le numéro de l'extrait bancaire et celui de l'ordre sur l'extrait lui attribue;
Chercher les pièces manquantes et/ ou créer des pièces internes et procéder comme au point iii. Les pièces internes étant toujours visées par la Direction ou par le responsable mandate pour autoriser cette opération;
Vérifier les approbations et les visas d'autorisations sur le cachet appose sur les pièces ou l'etat de depouillement y annexe ainsi que les calculs arithmétiques.
Au cas ou ces pièces n'accompagnent pas l'extrait, obtenir un exemplaire et le classer avec l'extrait. Pour fins de vérification postérieure, il est recommandable d'y classer l'original ou de mettre les références de son classement dans d'autres dossiers.
Vérifier si les libellés des pièces permettent l'identification de la nature et de la destination de l'opération.
Dans le cas négatif les faire compléter par le responsable de la transaction et recourir au code des abbréviations au cas où ces libellés sont d'une longueur dépassant l'écran de saisie des libellés (Voir codes des abréviations en annexe 5.1).
Mentionner sur les pièces le (les) comptes à débiter pour chaque opération pour les mouvements crédits de l'extrait et le (les) comptes à créditer pour les mouvements débits de l'extrait (Voir liste des comptes en annexe 5.2).
Apposer un cachet “COMPTABILISE” pour éviter le double emploi dans la saisie.
b) COMPTABILISATION
La comptabilisation de ces transations nécessiterait la tenue de deux journaux auxiliaires de banques:
La saisie des transactions des comptes bancaires a des contreparties automatiques. Pour les mouvements débits et crédits de plusieurs extraits il faut une seule écriture de contrepartie selon la capacité d'un écran de saisie. (Les écritures sont variables selon les logiciels: 45 à 120 écritures.
Les encaissements provenant des recettes de ventes devraient être ventilées par produits, sous-produits et autres. Au cas ou ces indications seraient portées séparément sur les borderaux de versements et/ou dans les livres de caisses des centres d'exploitation cela faciliterait les imputations et l'apurement des comptes des virements internes ainsi que du compte collectif clients comptants.
Les approvisionnements de la petite caisse INCOME passeront directement dans un compte également de virements internes de fonds et la comptabilisation des mouvements se fera au niveau de la petite caisse.
c) CODIFICATION
La codification alphabétique suggérée pour l'identification des journaux et livres des banques est:
| - JBC: | pour le journal auxiliaire du compte courant de la BCR/GISENYI; |
| - LBC: | pour le livre de banque du compte courant de la BCR/GISENYI; |
| - JBE: | pour le journal du compte épargne de la BCR/GISENYI; et |
| - LBE: | pour le livre de banque du épargne de la BCR/GISENYI. |
La codification numérique suggérée pour les pièces justificatives des opérations des extraits bancaires est le numéro de l'extrait suivi de celui de l'opération tenue séquentiellement par extrait en commençant par 01 précedé d'un trait.
Pour des écritures de redressements inter-journaux auxiliaires les références seront également celles du numéro de la page du journal de banque concerné précedé d'un trait et du numéro de la ligne de la transaction précedé d'un trait.
Exemples: LBC/126/03 signifierait qu'il s'agit d'une pièce justificative de l'opération numéro trois du compte courant BCR GISENYI classée dans le livre de la Banque.
JBE/36/01 signifie que les références de la pièce justificative de l'opération se trouve à la page 36 du journal du compte épargne ouvert auprès de la Banque Commerciale, agence de Gisenyi à la ligne numéro 01.
Ces codes seront utilisés au moment de la saisie des transactions bancaires comme référence des pièces justificatives.
Nous avons note que l'après-projet continuera avec une petite caisse income tenue au siège par le responsable ou qui le mandaterait à un agent collaborateur ou titulaire.
Compte tenu de la suppression de la petite caisse imprest, nous estimons qu'on refixera le plafond de l'encaisse de la petite caisse income de l'après-projet à un niveau raisonable pour pouvoir faire face à des petites dépenses courantes de fonctionnement.
Nous avons également recommande la tenue des livres de caisse -recettes au niveau des centres d'exploitation: les trois centres de pêche, l'unité de développement des pêches et le dépôt de Kigali.
Bien que dans les procédures actuelles du projet, les dépenses effectuées au niveau des centres de pêche sont remboursées et reversées sur le compte bancaire INCOME du projet, ces centres effectuent virtuellement des dépenses au niveau de leurs caisses recettes.
a) PROCEDURES
Les livres de caisse seront tenus en double exemplaires au moins: l'original étant envoyé au siège avec les pièces justificatives (copies des factures de ventes et originaux des pièces justificatives des dépenses). L'autre exemplaire restant comme souche dans le centre concerne.
Les livres doivent être tenus régulièrement à jour sans ratures, surcharges et transport en marges.
Les inscriptions doivent être claires, complètes en recourant même aux abbréviations pour économiser de la place et du temps.
Les chiffres doivent être alignés de façon parfaite en respectant le trace des colonnes.
Les mouvements entrées (recettes) doivent être ventilés journalièrement sur une fiche standardisée par catégories des produits, sous-produits et autres recettes suivant les divers facturiers des ventes et les références de leur numéros doivent être reprises dans la feuille journalière de ventilation des ventes (voir modèle en annexe).
Cette feuille de ventilation journalière sera établie en double exemplaire dont l'original sera envoyé au siège et l'autre gardé par le centre d'exploitation.
Les mouvements sorties doivent être également par des originaux des pièces justificatives y relatives.
Les pièces justificatives doivent être numérotées chronologiquement et séquentiellement continues sur une base de préférence mensuelle en commençant par le numéro 001.
Les libelles doivent permettre l'identification des transactions par nature et par destination.
Les reports doivent être régulièrement par folio et les verifications de l'exactitude des additions effectuées.
b) COMPTABILISATION
Les livres et journaux auxiliaires des caisses à ouvrir seront les suivants:
La saisie des transactions des comptes est similaire à celle des transactions bancaires ont des contreparties automatiques. Pour les mouvements débits et crédits de plusieurs folios il faut une seule écriture de contrepartie selon la capacité d'un écran de saisie (Les écritures sont variables selon les logiciels: 45 à 120 écritures).
Les ventes comptants des produits, sous produits et autres recettes seront comptabilisées et saisies via les caisses des centres d'exploitation.
Pour éviter le double emploi dans cette comptabilisation il serait recommandable de faire passer les paiements par des chèques et autres titres valant espèces dans les transactions des caisses.
Les ventes comptants journalières seront postées globalement aux crédits des comptes individuels des ventes des produits, sous produits et autres récettes sur base du détail ventile sur les fiches de ventilation journalière des ventes.
Les paiements de ces ventes seront portés au débit du compte collectif “clients comptants” qui pourrait être eclaté en comptes individuels si besoin se faisait sentir.
Les versements des chèques et des titres valant espèces enregistrés comme recettes transiteront dans un compte des virements internes qui sera soldé lors de leurs encaissements effectifs par la Banque.
c) CODIFICATION
La codification alphanumerique suggérée pour l'identification des journaux et livres des caisses est:
| - JCO: | pour le journal auxiliaire de la petite caisse du siége à GISENYI; |
| - LCO: | pour le livre de caisse de la petite caisse du siége à GISENYI; |
| - JC1: | pour le journal de caisse de l'UDP à GISENYI; |
| - LC1: | pour le livre de caisse de l'UDP à GISENYI; |
| - JC2: | pour le journal de caisse du DEPOT de KIGALI; |
| - LC2: | pour le livre de caisse du DEPOT de KIGALI; |
| - JC3: | pour le journal de caisse du CENTRE DE PECHE GISENYI; |
| - LC3: | pour le livre de caisse du CENTRE DE PECHE DE GISENYI; |
| - JC4: | pour le journal de caisse du CENTRE DE PECHE DE CYANGUGU; |
| - LC4: | pour le livre de caisse du CENTRE DE PECHE DE CYANGUGU; |
| - JC5: | pour le journal de caisse du CENTRE DE PECHE de KIBUYE; et |
| - LC5: | pour le livre de caisse du CENTRE DE PECHE de KIBUYE. |
La codification numérique suggérée pour les pièces justificatives des opérations des caisses auxiliaires et les numéros séquentiels continus repris dans ces livres des caissesé en commençant par 001 précèdés d'un trait et clôtures mensuellement ainsi que un chiffre commençant par 01 pour identifier les mois.
Les centres d'exploitation respecteront ainsi dans les autres comptes principaux et divisionnaires du patrimoine et de gestion qui seront ouverts:
Pour des écritures de redressements inter-journaux auxiliaires les références seront également celles du numéro de la page du journal de caisse concerné précédé d'un trait et du numéro de la ligne de la transaction précédé d'un trait.
Exemples: LC5/212/01 signifierait qu'il s'agit d'une pièce justificative de l'opération 212 du mois de janvier classée dans le livre de caisse CENTRE DE PECHE DE KIBUYE.
JC2/06/14 signifie que les références de la pièce justificative de l'opération se trouve à la page 06 ligne 14 du journal de caisse du DEPOT DE KIGALI.
Ces codes seront utilises au moment de la saisie des transactions des caisses comme références des pièces justificatives.
Les transactions relatives aux achats peuvent être classifiées en quatre catégories:
les achats de la production du poisson comme matière première: en cas de leur transformation en poisson traite, séché, fumé ou en farine ainsi que du mais;
les achats de la production du poisson comme marchandise vendue en l'etat : principalement du poisson frais et sporadiquement du poisson séché;
les achats locaux du matériel de pèche (principalement les filets et cordage, pièces de rechange pour hors bord et lampes) importe via des opérateurs nationaux; et
les achats locaux des pièces de rechange, du carburant et lubrifiant ainsi que des fournitures diverses et petit outillage.
a) PROCEDURES
Les achats de la production du poisson comme matière première et comme marchandise vendue en l'état continueront à se faire en compte courant avec les unités de pêche car l'UDP continuera à leur fournir du matériel de pêche et autres fournitures de pêcherie ainsi que l'entretien de leurs embarcations;
Ces achats de la production sont postes sur les fiches individuelles d'exploitation qui sont mensuellement clôturées via les facturiers d'achat;
Les factures d'achat de la production devraient être émises en trois exemplaires. L'original réservé aux pêcheurs, la deuxième copie transmise à la comptabilité et la troisième restant comme souche dans les centres de pêche;
Les facturiers des achats de la production devraient être numérotés séquentiellement et clôturés annuellement.
Les facturiers d'achats devraient être de préférence prénumérotés ou du moins numérotés séquentiellement et continuellement;
La plupart des achats se font au grand comptant et leurs pièces justificatives devraient se trouver soit dans la petite caisse du siège et une grande partie dans le compte courant bancaire INCOME;
Les achats à terme se feront toujours par un bon de commande émis en trois exemplaires: l'original et une copie remis au fournisseur, la troisième copie restant comme souche dans le carnet des commandes;
A la livraison du matériel commande, le fournisseur annexera à sa facture un exemplaire du bon de commande lui remis;
Les bons de commande devraient de préférence être prénumérotés, autorises et approuves par la Direction;
Les factures fournisseurs réceptionnées seront systématiquement enregistrées et on y apposera un cachet ou on y attachera un etat de dépouillement permettant de suivre si toutes les vérifications ont été faites avant leurs paiements:
Concordances des quantités et prix avec les bons de commande et les factures;
Livraison et réception de la commande dans les magasins de l'après-projet; et
Vérifications arithmétique et vérifications des approbations et des autorisations.
Les factures des fournisseurs qui ne sont pas directement payes par caisses ou banques seront après leur enregistrement distinctement classées des autres documents et correspondances par ordre chronologique et séquentiel;
Il est donc recommandable de tenir un registre séparé d'enregistrement de ces factures ce qui permet d'avoir un bon suivi de ce facturier entre.
Pour tout achat du matériel, fournitures et autres consommables n'entrant pas directement dans les magasins il faudrait obligatoirement mentionner sur leurs pièces la destination; et
Il sera prévu un facturier des notes et de débit pour la correction des erreurs éventuelles dans les factures des achats déjà établies et enregistrées.
b) COMPTABILISATION
Compte tenu des procédures ci-dessus nous estimons qu'il faudrait ouvrir deux journaux auxiliaires pour les transactions d'achat:
JOURNAL ACHATS PRODUCTION
JOURNAL ACHATS EXPLOITATION
LIVRE DES ACHATS PRODUCTION correspondrait à l'ensemble des facturiers entrés utilisés dans les centres de pêche.
LIVRE DES ACHATS EXPLOITATION qui garderait diverses factures des achats du matériel et autres fournitures dont le classement correspond à l'enregistrement.
Les achats de la production devraient d'abord transiter dans des comptes de stocks des produits (31: Matières prèmieres et fournitures).
On débitera les comptes individuels des pêcheurs par le crédit des stocks des matières premières et fournitures. Cette écriture, peut être mensuelle et passée sur base de la fiche de production.
Pour le matériel et fournitures de pêche on débitera également les comptes des stocks concernes par le crédit du compte fournisseurs.
Il serait souhaitable que le magasinier de l'UDP fasse un rapport mensuel des mouvements entrées et sorties de ce matériel séparément sur des formulaires standardises.
Le rapport des entres permettra de faire un recoupement avec les mouvements entrées de la comptabilité et ceux du magasin garantissant ainsi un contrôle interne fiable.
Pour le matériel et fournitures n'entrant pas directement dans les stocks et dont la destination est connue on débitera le compte de gestion analytique concerne par le crédit du compte financier ou du compte fournisseur.
c) CODIFICATION
La codification alphabétique suggerée pour l'identification des journaux et livres des banques est:
La codification numérique suggérée pour les pièces justificatives des opérations des achats de la production est les numéros des facturiers achats depuis le début du mois jusqu'à sa fin.
Les numéros des facturiers seront suivis par le code du centre de pêche.
La codification numérique pour les pièces justificatives des transactions des achats d'exploitation est le numéro de leur enregistrement chronologique et séquentiel.
Pour des écritures de redressement inter-journaux auxiliaires les références seront également celles du numéro de la page du journal des achats concernés précedés d'un trait et du numéro de la ligne de la transaction précedée d'un trait.
Exemples: LAP/10–12/5 signifierait qu'il s'agit d'une pièce justificative des achats production se trouvent dans les facturiers achats numéros 10 à 12 du centre de pêche de KIBUYE.
JAE/16/05 signifie que les références de la pièce justificative de l'opération se trouve à la page 16 du journal des achats exploitation à la ligne numéro 05.
Ces codes seront utilises au moment de la saisie des transactions bancaires comme référence des pièces justificatives.
Dans l'après-projet les centres de pêche et le dépôt de Kigali effectueront des ventes en gros et des ventes en détail. Nous estimons qu'il y aurait donc deux facturiers sorties:
Au niveau de l'UDP nous estimons qu'il faudrait tenir également deux facturiers sorties:
Bien que les ventes se font au comptant ou en compensation il faudrait également prévoir un facturier des ventes à crédit.
Il serait également prévu un facturier des notes de crédit et de débit pour la correction des erreurs éventuelles dans les factures des ventes déjà établies et enregistrées.
a) PROCEDURES
Les factures ventes seront émises en trois exemplaires de préférence. L'original est destine au client, un exemplaire pour la comptabilité et l'autre exemplaire reste comme souche dans le facturier;
Les factures devraient être prénumerotées ou l'être chronologiquement et séquentiellement;
Les facturiers sont numérotés également de la même manière et continuellement jusqu'a la fin de l'exercice.
Il est tenu un facturier de ventes pour chaque produit.
A la fin de chaque journée, les ventes sont ventilées par produit sur une feuille journalière de ventilation des ventes et postées dans le livre de caisse ainsi que sur les fiches de stocks; et
Les références de paiement (cash, titres valant espèces)doivent être obligatoirement mentionnées sur les factures.
b) COMPTABILISATION
Les ventes au comptant seront comptabilisées via les journaux auxiliaires des caisses et ne nécessiteront pas l'ouverture d'un journal des ventes comptants.
Les ventes en compensation du matériel et fournitures de pêche seront saisies dans un journal spécifique permettant de suivre les mouvements des fiches d'exploitation.
Les ventes à terme feront également objet d'un journal auxiliaire spécifique.
Les journaux à ouvrir pour ces transactions sont donc:
La comptabilisation des ventes au comptant se fera via les livres de caisses auxiliaires des centres d'exploitation en créditant les comptes individuels des ventes par le débit du compte financier.
Les versements des titres valant espèces enregistres comme recettes des ventes dans les caisses auxiliaires transiteront dans les comptes des virements internes et seront apures lors de leurs encaissements effectifs au niveau des transactions bancaires.
Les ventes à terme seront saisies dans le journal des ventes à terme en créditant les comptes les comptes des ventes individuels par le débit des comptes clients individuels.
c) CODIFICATION
La codification alphabétique suggérée pour l'identification des journaux et livres des banques est:
| - JVC: | pour le journal auxiliaire VENTES EN COMPENSANTION; |
| - LVC: | pour le livre VENTES EN COMPENSATION; |
| - JVT: | pour le journal VENTES A TERME; et |
| - LVT: | pour le livre VENTES A TERME. |
La codification numérique suggérée pour les pièces justificatives des opérations des VENTES EN COMPENSATION est les numéros des facturiers ventes depuis le début du mois jusqu'a sa fin.
Les numéros des facturiers seront suivis par le code du centre de
pêche.
La codification numérique pour les pièces justificatives des
transactions des ventes en compensation le numéro de leur
enregistrement chronologique et séquentiel.
Pour des écritures de redressements inter-journaux auxiliaires les références seront également celles du numéro de la page du journal des achats concernes précèdes d'un trait et du numéro de la ligne de la transaction précèdes d'un trait.
Exemples: LVT/096/4 signifierait qu'il s'agit d'une pièce justificative: facture 096 des ventes à terme du centre de pêche de KIBUYE.
JVC/06/15 signifie que les références de la pièce justificative de l'opération se trouve à la page 06 du journal des achats exploitation à la ligne numéro 15.
Ces codes seront utilises au moment de la saisie des transactions bancaires comme référence des pièces justificatives.
Les transactions diverses sont principalement celles qu'on ne rencontre pas dans les journaux et livres auxiliaires décrits cihaut.
Elles concernent:
les écritures de redressements de fin de période,
des opérations sur les immobilisations (cession et mouvements des amortissements),
facturation des travaux faits par l'entreprise pour elle-même,
comptabilisation des salaires,
constitution des provisions.
a) PROCEDURES
Les écritures relatives aux opérations diverses (OP) cidessus seront générées par les ordonnances des écritures (OE);
Les ordonnances des écritures seront appuyées par des pièces externes et/ou internes justifiant leurs calculs et leur bien fonde;
Les ordonnances des écritures des opérations diverses seront classées chronologiquement, séquentiellement et d'une manière continue à partir du numéro 001. Cette numérotation sera clôturée annuellement. Elles seront classées dans cet ordre dans un classeur distinct;
Les indications relatives aux contrôles et approbations devraient figurer sur ces OE; et
Les annexes des EO feront également objet d'une numérotation référentielle des opérations sur base des numéros des lignes d'enregistrement.
b) COMPTABILISATION
Les OD seront comptabilisées dans un journal auxiliaire des opérations diverses.
Il serait donc ouvert pour ces transactions:
La comptabilisation de ces transactions se fera analytiquement et globalement selon les cas suivant la liste des comptes opérationnels.
La comptabilisation des salaires est constatée au niveau des comptes financiers uniquement pour les rémunérations dues (nets à payer des listes de paie). Les autres écritures étant ventilées sur des feuilles de ventilation des salaires mensuels (voir modèle en annexe)
c) CODIFICATION
La codification alphabétique suggérée pour l'identification des journaux et livres des banques est:
La codification numérique suggérée pour les ordonnances des écritures des opérations diverses est leurs numéros de classement chronologique, séquentiel et contenu leur attribues.
La codification numérique pour les pièces justificatives des ordonnances des écritures est le numéro de leur annexe précédé d'un trait.
Pour des écritures de redressements inter-journaux auxiliaires les références seront également celles du numéro de la page du journal des achats concernés précédés d'un trait et du numéro de la ligne de la transaction précédés d'un trait.
Exemples: LOP/021/04 signifierait qu'il s'agit d'une pièce justificative 04 de l'ordonnance des écritures des opérations diverses numéro 021.
JOP/16/35 signifie que les références de la pièce justificative de l'opération se trouvent à la page 16 du journal des achats exploitation à la ligne numéro 35.
Ces codes seront utilisés au moment de la saisie des transactions bancaires comme référence des pièces justificatives.
