Les principales étapes comptables du système retenu se subdivise en deux catégories: celles qui sont effectuées par le personnel de l'après-projet et celles qui sont automatiquement traitées par l'ordinateur.
ETAPES MANUELLES
Préparation des pièces justificatives (émission et classement des pièces internes et leur approbation par les responsables mandatés (Responsables des services et Direction).
Enregistrement, approbation et classement des piéces externes (Secrétariat, Responsables des services, Direction, Comptabilité).
Indiçage/imputation des pièces comptables, émission des ordonnances d'écritures (opérations diverses/redressements) et leur saisie (Secrétariat, Comptabilité et Direction).
Établissements des déclarations fiscales, sociales et des statistiques (Comptabilité et Direction).
ETAPES AUTOMATIQUES
Les étapes ci-après feront objet d'un traitement automatique par l'ordinateur:
établissement des Journaux: journaux auxiliaires et centralisateurs;
établissement des grands-livres: grands livres auxiliaires et grand livre général;
établissement des balances genérales de vérification provisoires périodiques;
établissement des balances génerales de vérification définitives; et
établissements des Etats financiers de synthèse.
Les directives générales concernant les pièces justificatives sont les suivantes:
Chaque transaction donne naissance à une pièce justificative interne ou externe.
PIECES INTERNES
les pièces justificatives internes au niveau de l'après-projet sont des bons de commande, des états de besoin des centres d'exploitation, des facturiers ventes, des listes de paie, des reçus, quittanciers, des fiches d'exploitation des pêcheurs, des fiches de production, des fiches de suivi des stocks, des bons d'entrées, des bons de sorties et autres document et correspondance que la direction jugerait nécessaire.
Il est recommandable d'utiliser une prénumérotation ou une numérotation chronologique et sequéntielle continue des pièces internes en vue de garantir un contrôle interne rapide et efficace.
PIECES EXTERNES
Il s'agit des factures fournisseurs, des diverses notes de débit/crédit clients et/ou fournisseurs, des extraits des comptes bancaires, des documents et autres correspondances à incidence comptable.
A l'exception des extraits bancaires dont la numérotation est chronologique et sequéntielle, il est recommandable de tenir au Secrétariat un registre séparé du courrier comptable pour le contrôle postérieur des transactions non encore comptabilisées.
Les pièces justificatives devraient être minutieusement examinées et vérifiées (authénticité, exactitude) et approuvées par les responsables mandatés.
Il est donc recommandable d'utiliser un cachet d'acheminement qui serait préalablement apposé sur les pièces justificatives au niveau du Secrétariat et au niveau de la Comptabilité.
Les paraphes des divers responsables attesteront ainsi que ces pièces ont été verifiées, autorisées et approuvées.
Les pièces justificatives doivent être clairement libellées quant à la nature et à la destination de la transaction pour pouvoir permettre l'identification de son centre d'exploitation, d'élément du patrimoine et de son numéro de compte (Indiçage et imputation).
a) INDICAGE
L'indiçage des pièces justificatives consistent à porter ces pièces des références nécessaires pour permettre une identification complète de la nature et de la destination de la transaction.
Il permet également un classement permettant de retrouver facilement la pièce en cas de besoin.
Il est recommandable d'utiliser un cachet ou un état de dépouillement standardisé attaché sur chaque pièce.
Selon le procédé utilisé, les principales indications d'indiçage sont:
Le cachet ou l'état de dépouillement de l'indiçage peut être apposé ou annexé aux pièces dès leur réception par le Secrétariat.
b) IMPUTATIONS
Les imputations consistent au niveau de la comptabilité de codifier les pièces comptables en déterminant les comptes qui interviennent dans la comptabilisation des transactions.
Cette opération vise les comptes de la comptabilité générale et/ou les comptes de la comptabilité analytique.
On y associe également l'opération routinière de la vérification arithmétique des calculs, les autres vérifications (réception, conformité) étant supposées avoir été effectuées par les responsables des services concernés et par la Direction telles que les attestent les paraphes sur l'état ou le cachet de dépouillement.
Au cours de cette étape les libellés sont complétés ou abrèges selon les cas suivant un code des libelles et abréviations que nous suggérons en annexe 1.
La codification des comptes respecte la liste des comptes adapte aux activités de l'après-projet dans le contexte du Plan Comptable National Rwandais en viguer axe sur le Plan Comptable Genéral de l'OCAM et sur les plans comptables sectoriels d'activités de pêche.
Dans le traitement informatique les opérations de journalisation, de centralisation et des reports dans les grands livres se font simultanément et automatiquement.
JOURNALISATION ET CENTRALISATION
Cette opération consiste à saisir chronologiquement et de regrouper les transactions ayant les mêmes sources de flux, d'encaissements ou de décaissements.
Ces sources constituent individuellement les journaux auxiliaires et globalement le journal général ou centralisateur.
Le nombre des journaux est variable selon l'importance des transactions et ils seront déterminés dans le chapitre trois du présent guide comptable en analysant leurs traitements (Voir liste des journaux en annexe 5.3).
GRANDS LIVRES
Les transactions de même nature et de même destination saisies dans les divers journaux auxiliaires sont automatiquement regroupées dans leurs comptes spécifiques de même codification comptable (soit par centre d'exploitation ou soit par groupe des comptes: clients, fournisseurs, stocks).
L'ensemble des comptes spécifiques constitue les grands livres auxiliaires et l'ensemble des grands livres auxiliaires constitue le grand livre général.
Ils reprennent chronologiquement tous les mouvements enregistrés par compte au cours de la période, cumulativement pour les périodes précédentes et en dégagent le solde.
A la clôture d'une période comptable, les comptes ne reflètent pas nécessairement la réalité économique du moment: la depréciation des immobilisation n'est pas encore prise en charge; les comptes de gestion ont enregistre des charges ou des produits qui ne sont pas relatives a cette période.
La correction de ces enregistrements constituent les écritures de redressement, d'ajustement ou de légularisation.
Ces balances reprennent les totaux des mouvements des comptes des grands livres auxiliaires ou du grand livre général ainsi que les soldes qui en découlent.
Elles sont des instruments de vérification de l'equilibre et de l'exactitude de la comptabilisation et servent de base è l'établissement des états de synthèse.
Établies avant les ecritures correctives de redressements elle sont dénommées Balances de Vérification Provisoires (BVP). Âpres la passation de ces écritures, elles portent le nom des Balances de Vérification Définitives (BVD).
Certains logiciels permettent de tirer des états de synthèse selon n'importe quelle présentation voulue (verticale ou horizontale) et d'autres n'admettent qu'une présentation standardisée.
Ces états de synthèse prescrits par le Plan Comptable National Rwandais sont pour une petite et moyenne entreprise de prèmiere catégorie (entreprises publiques, parapubliques, individuelles, sociétés et projets à vocation commerciale ou de production) dépassant des ventes ou des recettes annuelles de 20.000.000 FRW:
tableau des soldes caracteristiques de gestion (comptes d'exploitation, de pertes et profits) qui dégage le résultat d'exploitation et hors exploitation;
le tableau de passage aux soldes des comptes patrimoniaux qui a pour but de retracer l'èvolution des comptes et d'analyser les variations et les mouvements intervenus eu cours de la période; et
le bilan qui résume la situation financière de l'entreprise à la date de la clôture en reprennant l'utilisation et la source des ressources.
A moins des exonérations statutaires et bénéfice des autres avantages, les principales déclarations à établir sont:
a) FISCALEMENT
Déclaration d'impôt sur chiffre d'affaires (ICHA) : impôt payable pour les produits importés et sur les ventes.
Cette déclaration est établie au plus tard dans les quinze jours qui suivent la fin de chaque mois et payée dans cette même période.
Les entreprises publiques et parapubliques sont exonérées pour le moment.
Déclaration de l'impôt mobilier: impôt payable sur les revenus des capitaux.
Non applicable aux établissements publics.
Déclaration sur les revenus professionnels: pour les bénéfices réalisés au cours de l'exercice ainsi que les rémunérations diverses de toutes personnes rétribuées sans être liées par un contrat d'entreprise.
Les entreprises publiques et parapubliques en sont également exonérées pour le moment.
Déclaration des taxes professionnelles sur les rémunérations: (TPR) impôt sur les salaires et autres avantages accordés au personnel.
Cet impôt est à charge du personnel, il est retenu à la source par l'employeur selon un barême mensuel tenant compte du niveau des salaires et des personnes à charge.
Les versements de cet impôt se font trimestriellement avant les quinze jours du mois qui suit.
Annuellement on établit une déclaration sur base des fiches individuelles du personnel calculé sur base du barême annuel et des versements effectués.
Les Offices et les établissements publics ne sont pas exonérés de cette retenue car cet impôt est à la charge du personnel.
Déclaration sur les revenus locatifs: impôt sur les loyers encaissés: non applicable pour le moment aux offices et établissements publics.
Déclaration sur l'impôt personnel: impôt sur les superficies des terrains et constructions occupées. sur les bateaux et embarcations ainsi que sur les véhicules. Les offices et établissements publics en sont pour le moment exoneré.
Droit de patente: acompte sur l'impôt des revenus professionnels. Non applicable aux offices et établissements publics pour le moment.
b) SOCIALEMENT
Pour les risques professionnels et pensions de vieillesse, l'employeur retient à la source 3% du salaire imposable de son personnel et prend à sa charge 5%.
Cette cotisation sociale est versée trimestriellement avant les quinze jours du mois suivant à la caisse sociale du Rwanda où l'employeur et son personnel devraient être immatriculés.
Etant donne que l'après-projet assurera la gestion de son personnel il sera tenu également aux retenus des cotisations pour divers organismes et associations dans son chef et dans le chef de ses employés à savoir: cotisations MRND et cotisations CESTRAR ainsi que la CPM (Contribution Personnelle Minimum) à verser dans les communes d'origine de ses employés.
c) STATISTIQUEMENT
Les entreprises de première catégorie (publiques et privées) doivent obligatoirement établir annuellement les annexes statistiques demandés par le Ministère du Plan et par la Banque Nationale du Rwanda.
